Veraltet, überholt und sogar “tot”: Mit dem Vormarsch von Instant Messaging-Anwendungen sagen viele Medien den Untergang der E-Mail voraus. E-Mail gilt als zeitraubend, stressig und gehört nicht mehr zum Alltag der jüngeren Generation.
Aber ist das wirklich so? Sind wir Zeugen des Aussterbens der E-Mail?
Damit Sie sich selbst ein Bild machen können, haben wir analysiert, was Instant Messaging von E-Mail unterscheidet, und sind dabei auf fünf Hauptunterschiede gestoßen, die uns davon überzeugt haben, dass E-Mail auch weiterhin Bestand haben wird.
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Die fünf wichtigsten Unterschiede zwischen E-Mail und Chat
1. E-Mail ist interoperabel, die meisten Chat-Tools sind proprietär
E-Mail ist interoperabel, d. h. zwei Personen, die zwei verschiedene E-Mail-Anbieter verwenden, können trotzdem E-Mails austauschen. Bei Instant Messaging ist dies jedoch nicht immer möglich, da die meisten Chat-Tools proprietär sind. Sie können nicht über Messenger mit einem Facebook-Nutzer chatten, wenn Sie selbst kein Konto bei diesem sozialen Netzwerk haben. Außerdem kann es vorkommen, dass Sie bei Instant-Messaging-Tools die Zustimmung der Person einholen müssen, die Sie kontaktieren möchten, bevor Sie sie tatsächlich kontaktieren können.
Die Interoperabilität der E-Mail macht sie zu einem viel offeneren Kommunikationsinstrument als Instant Messaging. Diese Offenheit hat aber auch gewisse Nachteile. Heutzutage sind unsere Posteingänge überfüllt mit unerwünschten Nachrichten. Es ist deshalb manchmal auf den ersten Blick schwierig, die wichtigsten Nachrichten zu erkennen.
Gleichzeitig wird die E-Mail zu einem immer beliebteren Kommunikationsinstrument für Unternehmen, die Markentreue aufbauen möchten. Der E-Mail-Verkehr ist ein schnell wachsendes Marketinginstrument. Studien zeigen, dass die meisten Verbraucher ihr nicht ablehnend gegenüberstehen. Viele E-Mail-Lösungen bieten sogar Tools an, mit denen unerwünschte Newsletter sofort nach Erhalt aussortiert werden können.
2. E-Mail basiert auf einem Standardprotokoll, Chat auf einem proprietären Protokoll
Die E-Mail, die in den 1970er Jahren eingeführt wurde, ist ein Medium, das auf einem Protokoll basiert, d.h. einem technischen Standard, den alle Anbieter von Messaging-Lösungen bei der Programmierung beachten müssen. Dieses Protokoll gewährleistet die Interoperabilität der E-Mail, wie wir dies gerade erläutert haben.
Trotz seiner langen Nutzungsgeschichte hat sich das Protokoll, auf dem er basiert, in den letzten Jahren allerdings nicht sehr stark weiterentwickelt. Im Gegensatz dazu wurde die älteste Chat-Anwendung Slack, erst im Jahr 2013 entwickelt. Sie konnte daher mehr von neueren Technologien profitieren.
Dieser Unterschied führt zu einer einfachen Konsequenz: Die Entwickler von Instant-Messaging-Lösungen haben mehr Freiheit bei der Programmierung, sie müssen sich nicht um die Entwicklung des Standardprotokolls kümmern.
Sie können spezielle Funktionen bieten. Dazu gehört z.B. der Lesestatus, um zu wissen, dass eine Nachricht gelesen wurde, oder Benachrichtigungen, um zu wissen, dass eine Nachricht empfangen wurde.
Mit Chat-Anwendungen können Sie sehr oft Video- und Audioaufnahmen machen und versenden. Im Gegensatz dazu bietet die E-Mail diese Möglichkeit nicht. Wenn Sie ein Bild per E-Mail versenden möchten, müssen Sie es als Anhang versenden.
3. E-Mail ist asynchron, ein Chat läuft dagegen in Echtzeit ab
Ein Chat ähnelt eher einem persönlichen Gespräch, während eine E-Mail eher einer schriftlichen Korrespondenz entspricht.
Chat-Anwendungen sind deshalb eher für spontane Unterhaltungen von Bedeutung. Wenn jemand eine Nachricht sendet, erwartet man sofort eine Antwort. So fließen Unterhaltungen schneller, was zu zeitnahen Informationen und Entscheidungen führt.
Das Tempo der E-Mail ist dagegen langsamer, die Empfänger antworten nicht unbedingt sofort. Die Gespräche dauern daher länger, und die Nachrichten sind meist durchdachter.
Jeder E-Mail-Anbieter hat seinen eigenen Server. Daher muss eine E-Mail, die von einem Benutzer an einen anderen geschickt wird, in der Regel von einem Server an einen anderen weitergeleitet werden. Im Gegensatz dazu arbeitet Instant Messaging mit einem zentralen Server. Wenn Sie eine Nachricht an einen anderen Nutzer senden, kommt die Nachricht sofort bei ihm an.
4. E-Mail eignet sich für Massenkonversationen, Chat schränkt die Teilnehmerzahl ein
E-Mail ist besonders praktisch für die Massenkommunikation. Sie können Gruppen von Empfängern bilden und eine Nachricht an eine sehr große Anzahl von Personen auf einmal senden.
Instant Messaging hingegen ist für die Massenkommunikation nicht sehr geeignet. Auch hier ist es häufig erforderlich, dass alle Teilnehmer über ein Konto beim Anbieter der Anwendung verfügen, und es kann sein, dass sie vor der Übermittlung von Nachrichten um Zustimmung gebeten werden.
Außerdem gibt die E-Mail Gesprächen mit mehreren Teilnehmern Struktur. Es ist sehr einfach, neue Empfänger hinzuzufügen oder sie zu entfernen, selbst während einer bereits laufenden Unterhaltung. Außerdem ist es möglich, auf eine Nachricht zu antworten und dabei zu verfolgen, was vorher geschrieben wurde.
Im Gegensatz dazu neigen Chat-Anwendungen zur Ausbreitung spontaner und ungeordneter Unterhaltungen und zu einer Fülle von Gesprächsfäden. Infolgedessen ist es manchmal schwierig, einem bestimmten Thema oder einer bestimmten Nachricht zu folgen. Eine Chat-Kette mit zu vielen Teilnehmern führt daher leicht zu Verwirrung.
5. E-Mail ist praktisch für ausführliche Gespräche, Chat für kurze Kommunikation
Im Chat geht es meist um kürzere Nachrichten. Im Allgemeinen neigen die Leute dazu, auf Höflichkeitsfloskeln zu verzichten und eine eher lockere Sprache zu verwenden. Viele Instant-Messenger zeichnen keine Gesprächsverläufe auf. Einige tun dies nur in ihren kostenpflichtigen Versionen.
E-Mails eignen sich besser für längere Korrespondenz und wirken daher offizieller. Die Archivierungsfunktionen von E-Mails sind darüber hinaus sehr nützlich, um wichtige Dokumente aufzubewahren. Auf die gleiche Weise können Sie Ordner anlegen, um Ihre E-Mails zu verwalten. Aus diesem Grund ist die E-Mail nach wie vor das Referenzinstrument für die berufliche Kommunikation und für den Versand wichtiger Dokumente, die Sie im Auge behalten wollen (Lastenheft, Vertrag usw.). Es wäre unpassend, sie per Chat zu versenden.
Wann sollten Sie E-Mails verwenden und wann sollten Sie chatten?
Nach dem, was wir gerade dargestellt haben, scheint es, dass E-Mail und Chat sich eher ergänzen.
Die Verwendung von E-Mail ist in den folgenden Fällen besser geeignet:
- Bei langen Inhalten;
- Wenn die Nachricht viele Informationen enthält;
- Wenn die Nachricht offiziell oder wichtig ist;
- Wenn der Empfänger das erste Mal kontaktiert wird.
Im Gegensatz dazu ist der Einsatz von Instant Messaging in den folgenden Situationen sinnvoll:
- Wenn die Nachricht kurz ist;
- Wenn die Nachricht dringend ist;
- Wenn mehrere Personen in Echtzeit miteinander sprechen und/oder zusammenarbeiten möchten;
- Wenn es sich um eine lockere Unterhaltung handelt.
Ist Chatten wirklich der Todesstoß für die E-Mail?
Es gibt einen Punkt, in dem es keine Unterschiede zwischen E-Mail und Chat gibt: Sowohl E-Mail als auch Chat haben Nachteile.
Die Leute neigen dazu, E-Mail als Quelle von Stress und Produktivitätsverlust bei der Arbeit zu beschuldigen, weil sie zu viele Nachrichten erhalten. Dabei wird jedoch übersehen, dass auch Instant-Messaging-Benachrichtigungen störend sein können, wenn sie zu zahlreich sind.
Ebenso könnte man kritisieren, dass die E-Mail ein zeitraubendes Kommunikationsmittel ist. Es kann in der Tat fast zu lange dauern, lange Nachrichten zu lesen.
Allerdings können auch Plattformen, die Chat-Funktionen anbieten, eine Quelle der Ablenkung sein: Es finden täglich viele private, nicht arbeitsbezogene Gespräche statt. Außerdem empfinden immer mehr Menschen die Verpflichtung, jederzeit verbunden und erreichbar zu sein, als sehr störend. Die Möglichkeit, bei Instant Messaging zu sehen, wer online ist und wer nicht, scheint nicht gerade dazu beizutragen, dass man sich eine Auszeit von den ständigen Anfragen nimmt. Die E-Mail und ihre Asynchronität könnten in der Tat für mehr Ruhe sorgen.
Ein weiterer Punkt, der gegen die E-Mail ins Feld geführt wird, ist die Tatsache, dass die E-Mail ein Einfallstor für Cyberangriffe sein kann. Das liegt aber tatsächlich an der großen Beliebtheit von E-Mail und ihrer universellen Nutzung. Aufgrund der zunehmenden Nutzung von Chat-Anwendungen haben Hacker begonnen, auch diese für ihre Angriffe zu nutzen. In der Regel nehmen sie Kontakt zu ihren Opfern auf und geben sich als jemand aus, der sie nicht sind. Über ein eher zwangloses Medium versuchen sie, sich ihrem Opfer emotional zu nähern. Sobald eine (Fake-) Beziehung aufgebaut ist, können sie ihre Opfer dazu bringen, ihnen Geld oder Anmeldedaten zu schicken. In beiden Fällen muss man sich also der Gefahr von Social Engineering bewusst sein.
Die Zukunft heißt E-Mail UND Chat
Wie wir bereits erwähnt haben, haben sowohl E-Mail als auch Chat ihre Vor- und Nachteile. Man muss also lernen, sie zu kombinieren, um das Beste aus beiden Welten zu erhalten. Was Instant Messaging von E-Mail unterscheidet, sind auch ihre jeweiligen Stärken.
Die Zukunft liegt in der Kombination und Integration von E-Mail, Chat und anderen Kommunikationskanälen, um eine größere Vielseitigkeit zu ermöglichen. So können Sie die Vorteile jedes einzelnen Kanals je nach Bedarf nutzen.
Sie haben sicher schon einmal eine SMS erhalten, in der Sie aufgefordert werden, Ihren E-Mail-Posteingang zu überprüfen, da Sie eine neue E-Mail erhalten haben. Sie haben wahrscheinlich auch schon eine E-Mail erhalten, in der Sie aufgefordert werden, sich für die Teilnahme an einer Videokonferenz zu legitimieren.
E-Mail ist die Briefpost von morgen
Jüngere Generationen haben eine größere Affinität zum Chatten, aber das bedeutet nicht, dass die Verbreitung der E-Mail zurückgehen wird. Die E-Mail wird nach wie vor häufig genutzt, weil sie besondere Funktionen bietet und für die berufliche Nutzung besser geeignet ist als der Chat.
Genau wie früher die Briefpost wird die E-Mail eher auf spezifische, nicht gesprächsbezogene Bedürfnisse eingehen. Sie behält ihren Status als maßgebliches Kommunikationsmittel, gerade wenn sie in Verbindung mit kollaborativen Plattformen verwendet wird, die Chat-Tools integrieren, wie z. B. Slack. Die E-Mail wird nicht verschwinden, sondern lediglich in spezifischeren Situationen verwendet werden.
Es werden immer mehr Anwendungen auftauchen, die unterschiedlichsten Funktionen anbieten, um die Schwächen der E-Mail zu beheben, sie werden sie aber niemals ersetzen können.
Die optimale Strategie für Unternehmen besteht darin, eine Lösung für die Zusammenarbeit zu verwenden, die E-Mail (vorzugsweise eine sichere) mit einer Chat-Funktion kombiniert. Die erste wird für die Kommunikation mit Dritten außerhalb des Unternehmens verwendet, während die zweite eher für die effiziente tägliche Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern genutzt wird.
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