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O que distingue as mensagens instantâneas do e-mail?

Sumário

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Obsoleto, desatualizado e até “morto”: com o surgimento dos aplicativos de mensagens instantâneas, muitos meios de comunicação estão prevendo o fim do e-mail. O e-mail é considerado demorado, estressante e não faz mais parte do cotidiano da geração mais jovem.

Mas isso é realmente verdade? Estamos testemunhando a extinção do e-mail?


Para ajudá-lo a se decidir, analisamos o que distingue as mensagens instantâneas do e-mail e apresentamos 5 diferenças principais que nos dizem que o e-mail está aqui para ficar.As 5 principais diferenças entre e-mail e bate-papo.

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1. O e-mail é interoperável, a maioria das ferramentas de bate-papo são proprietárias

O e-mail é interoperável, o que significa que duas pessoas usando 2 provedores de e-mail diferentes ainda podem trocar e-mails. No entanto, isso nem sempre é possível com mensagens instantâneas, pois a maioria das ferramentas de bate-papo é proprietária. Você não pode conversar via Messenger com um usuário do Facebook se não tiver uma conta nesta rede social. Além disso, as ferramentas de mensagens instantâneas podem solicitar que você obtenha o consentimento da pessoa com quem deseja entrar em contato antes de poder contatá-la.

A interoperabilidade do e-mail o torna uma ferramenta de comunicação muito mais aberta do que as mensagens instantâneas. Essa abertura também tem algumas desvantagens. Hoje em dia, nossas caixas de entrada estão cheias de mensagens indesejadas. Às vezes é difícil identificar as mensagens mais importantes.

Ao mesmo tempo, o e-mail está se tornando uma ferramenta de comunicação cada vez mais popular para empresas que buscam construir fidelidade à marca. O e-mail é uma ferramenta de marketing em rápido crescimento. Estudos mostram que os consumidores não são hostis a isso. De fato, muitas soluções de e-mail oferecem ferramentas para descartar boletins não solicitados assim que chegam.

2. O e-mail é baseado em um protocolo padrão, o bate-papo em um protocolo proprietário

O e-mail, lançado na década de 1970, é um meio baseado em um protocolo, ou seja, um padrão técnico que todos os editores de soluções de mensagens devem respeitar ao programar. Este protocolo garante a interoperabilidade do e-mail, como acabamos de explicar.

No entanto, apesar de ter um longo histórico de uso, o protocolo em que é construído não evoluiu muito nos últimos anos. Por outro lado, o aplicativo de bate-papo mais antigo, o Slack, foi criado apenas em 2013. Portanto, ele pode se beneficiar de tecnologias mais recentes.

Essa diferença tem uma consequência direta: os editores de soluções de mensagens instantâneas têm mais liberdade ao programá-las, não precisam levar em conta a evolução do protocolo padrão.

Os aplicativos de bate-papo geralmente permitem que você faça e envie vídeos e gravações de áudio. Por outro lado, o e-mail não permite essa possibilidade. Se pretender enviar uma imagem por correio, terá de a enviar como anexo.

3. O e-mail é assíncrono enquanto o chat é em tempo real

O chat é mais como uma conversa cara a cara, enquanto o e-mail é mais como uma correspondência escrita.

Os aplicativos de bate-papo são relevantes para conversas espontâneas. Quando alguém envia uma mensagem, espera-se uma resposta imediata. Assim, as conversas fluem mais rapidamente, o que leva a informações e decisões mais oportunas.

O ritmo do e-mail é mais lento, os correspondentes não necessariamente respondem instantaneamente. As conversas, portanto, demoram mais e, na maioria das vezes, as mensagens são mais ponderadas.

Cada provedor de e-mail tem seu próprio servidor. Portanto, um e-mail enviado de um usuário para outro geralmente terá que ir de um servidor para outro. Pelo contrário, as mensagens instantâneas funcionam com um servidor central, quando você envia uma mensagem para outro usuário, a mensagem chega imediatamente.

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4. O e-mail é adequado para conversas em massa, o bate-papo restringe o número de participantes

O e-mail é especialmente conveniente para comunicação em massa. Você pode criar grupos de destinatários e enviar uma mensagem para um número muito grande de pessoas de uma só vez.

Pelo contrário, as mensagens instantâneas não são muito adequadas para a comunicação de massa. Novamente, o bate-papo geralmente exige que todos os participantes tenham uma conta com o provedor do aplicativo e possam solicitar consentimento antes de enviar mensagens.

Além disso, o e-mail dá estrutura a conversas com várias partes. É muito fácil adicionar novos destinatários ou removê-los, mesmo durante uma conversa que já está engajada. Além disso, é possível responder a uma mensagem mantendo o controle do que foi escrito anteriormente.

Pelo contrário, os aplicativos de bate-papo são propensos à proliferação de conversas espontâneas e anárquicas e a uma infinidade de tópicos de conversação. Como resultado, às vezes é difícil seguir um determinado tópico ou mensagem. Uma cadeia de bate-papo com muitos participantes, portanto, facilmente leva à confusão.

5. O e-mail é conveniente para conversas elaboradas, bate-papo para comunicações curtas

O bate-papo geralmente é sobre mensagens mais curtas. Em geral, as pessoas tendem a ignorar a polidez e usar uma linguagem mais casual. Muitos mensageiros instantâneos não registram o histórico de conversas. Alguns só fazem isso em suas versões pagas.

Os e-mails se adequam melhor a correspondências mais longas e, portanto, parecem mais oficiais. Os recursos de arquivamento do e-mail também são muito úteis para manter documentos importantes. Da mesma forma, você pode criar pastas para gerenciar seus e-mails. É por isso que o e-mail continua a ser a ferramenta de referência para a comunicação profissional e para o envio de documentos críticos que você deseja acompanhar (especificações do concurso, contrato, etc.). Parece incongruente enviá-los por chat.

Quando você deve usar o e-mail e quando você deve usar o chat?

Pelo que acabamos de descrever, parece que o e-mail e o bate-papo são mais complementares.

O uso de e-mail é mais apropriado nas seguintes circunstâncias:

  • Quando o conteúdo é longo;
  • Quando a mensagem contém muitas informações;
  • Quando a mensagem é solene ou importante;
  • Ao entrar em contato com o destinatário pela primeira vez.

Pelo contrário, as mensagens instantâneas são mais relevantes nestas situações:

  • Quando a mensagem é curta;
  • Quando a mensagem é urgente;
  • Quando várias pessoas querem conversar e/ou colaborar juntas em tempo real;
  • Quando é um bate-papo casual.

O bate-papo é a sentença de morte do e-mail?

Há um ponto em que não há diferenças entre e-mail e bate-papo: tanto o e-mail quanto o bate-papo têm desvantagens.

As pessoas tendem a acusar o e-mail de ser uma fonte de estresse e perda de produtividade no trabalho, devido ao recebimento de muitas mensagens. No entanto, isso está ignorando o fato de que as notificações de mensagens instantâneas também podem ser prejudiciais quando são muito numerosas.

Da mesma forma, pode-se criticar o e-mail por ser uma ferramenta de comunicação demorada. Na verdade, pode demorar muito para ler mensagens longas.

Mas as plataformas que oferecem recursos de bate-papo também podem ser uma fonte de distração: conversas familiares e não relacionadas ao trabalho são abundantes diariamente. Além disso, cada vez mais pessoas consideram a obrigação de estar conectado e acessível a qualquer momento muito intrusiva.

A possibilidade, nas mensagens instantâneas, de ver quem está online e quem não está, não parece ajudar a passar algum tempo longe das solicitações constantes. O e-mail e sua assincronia podem realmente permitir mais tranquilidade.

Finalmente, outro elemento levantado contra o e-mail é que o e-mail pode ser the gateway para ataques cibernéticos. Mas na verdade isso se deve à grande popularidade do e-mail e seu uso universal. Devido ao crescente uso de aplicativos de bate-papo, os hackers começaram a adotá-los para lançar seus ataques também. Eles geralmente entram em contato com suas vítimas fingindo ser alguém que não são. Usando uma mídia mais casual, eles tentam se aproximar emocionalmente de sua vítima. Uma vez que uma relação (falsa) é construída, eles podem enganar suas vítimas para que enviem dinheiro ou credenciais. De qualquer forma, deve-se estar ciente Engenharia social.

O futuro é email E chat

Como acabamos de expressar, tanto o e-mail quanto o chat têm prós e contras. É preciso aprender a combiná-los para obter o melhor dos dois mundos. O que distingue as mensagens instantâneas do e-mail são, na verdade, seus respectivos pontos fortes.

O futuro é a combinação e integração de e-mail, chat e outros canais de comunicação para oferecer maior versatilidade. Ele permite que você aproveite as vantagens de cada um deles dependendo da necessidade.

Você provavelmente já recebeu mensagens de texto convidando-o a verificar sua caixa de entrada de e-mail para descobrir um e-mail que acabou de receber. Você também recebeu um e-mail para obter as credenciais necessárias para participar de uma videoconferência.

E-mail é o correio tradicional de amanhã

As gerações mais jovens têm mais afinidades com o bate-papo, mas isso não significa que a prevalência do e-mail diminua. De fato, as pessoas ainda usam o e-mail, porque oferece recursos específicos e tende a ser mais adequado ao uso profissional do que o bate-papo.

Assim como o Snail Mail fez antes, o e-mail tenderá a responder às necessidades específicas de não conversação. Ele mantém seu status de meio de comunicação autoritário mesmo quando usado em conjunto com plataformas colaborativas que integram ferramentas de chat, como o Slack, por exemplo. O e-mail não desaparecerá, mas simplesmente tenderá a ser usado em contextos mais específicos.

Mais e mais aplicativos surgirão, oferecendo vários recursos para responder às falhas do e-mail, mas nunca para substituí-lo.

A melhor estratégia para as empresas é usar uma solução colaborativa que combine e-mail (de preferência seguro) com recurso de chat. A primeira será utilizada para comunicar com terceiros fora da empresa, enquanto a segunda tenderá a ser utilizada para uma colaboração diária eficiente entre os colaboradores.

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Patrick De Schutter

Patrick é o cofundador da Mailfence. Ele é um empreendedor em série e investidor em startups desde 1994 e lançou várias empresas pioneiras na Internet, como Allmansland, IP Netvertising ou Express.be. Ele acredita e defende firmemente a criptografia e a privacidade. Você pode seguir @pdeschutter no Twitter e no LinkedIn.

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