Qu’est-ce qui distingue la messagerie instantanée de l’email ?

Obsolète, dépassé, et même “fini” : avec la montée en puissance des applications de messagerie instantanée, de nombreux médias nous promettent la mort de l’email. Il a la réputation d’être chronophage, de générer du stress, et il ne ferait plus partie du quotidien des jeunes générations. Mais est-ce la réalité ? Assistons-nous au déclin de l’email ? Pour vous permettre de forger votre propre opinion, nous avons cherché ce qui distingue l’email et le chat, et nous en avons tiré 5 différences cruciales qui nous indiquent que l’email est voué à perdurer.

Qu'est-ce qui distingue la messagerie instantanée de l'email ?

Les 5 différences majeures entre l’email et le chat

1. L’email est interopérable, la plupart des outils de chat sont propriétaires

L’email est interopérable, ce qui signifie que deux personnes utilisant 2 clients de messagerie différents peuvent tout de même s’échanger des emails. En revanche, cela n’est pas toujours possible avec la messagerie instantanée, parce que la plupart des outils de chat sont propriétaires. Vous ne pouvez pas chatter avec un utilisateur de Facebook via Messenger si vous n’avez pas vous-même un compte sur ce réseau social. De plus, les outils de chat peuvent vous obliger à obtenir l’autorisation préalable de la personne avec laquelle vous souhaitez entrer en contact avant de pouvoir lui envoyer un message.

L’interopérabilité de l’email en fait un outil de communication bien plus ouvert que la messagerie instantanée. Cette ouverture présente aussi certains inconvénients. De nos jours, nos boîtes de réception regorgent de messages non désirés. Il est parfois difficile d’identifier les messages les plus importants.

D’un autre côté, l’email devient un outil de communication de plus en plus plébiscité pour les entreprises soucieuses de fidéliser leurs clients. L’emailing est une technique de marketing en plein essor. Les études montrent que les consommateurs n’y sont pas hostiles. De plus, de nombreuses solutions d’email proposent des outils pour se débarrasser des newsletters non désirées dès leur réception.

2. L’email repose sur un protocole, le chat sur un protocle propriétaire

L’email, lancé dans les années 70, est un outil qui repose sur un protocole, c’est à dire une norme technique que tous les éditeurs des solutions de messagerie doivent respecter lors de leur programmation. C’est cette norme qui garantit l’interopérabilité de l’email, comme nous venons de le voir.

Néanmoins, même s’il bénéficie d’une longue expérience d’utilisation, le protocole sur lequel il se base n’a pas beaucoup évolué sur les dernières années. Par contraste, la plus ancienne des applications de chat, Slack, n’a été créée qu’en 2013. Elle a donc pu bénéficier de technologies plus modernes.

Cette différence a une conséquence directe : les éditeurs de solutions de messagerie instantanée disposent d’une plus grande liberté lors de leur programmation, ils n’ont pas besoin de prendre en compte l’évolution du protocole standard. 

Ils peuvent les doter de fonctionnalités uniques. Cela inclut le statut de lecture, permettant à l’auteur de savoir si son message a été lu, et les notifications qui permettent d’avertir le destinataire qu’il vient de recevoir un message.

Les applications de chat permettent très souvent d’adresser des vidéos et des enregistrements audios. Par contraste, L’email ne permet pas cette possibilité. Si vous voulez envoyer une image par email, vous devrez l’envoyer en pièce jointe.

3. L’email est asynchrone alors que le chat se déroule en temps réel

Le chat ressemble plus à une conversation en face-à-face, tandis que l’email s’apparente davantage à un échange de lettres.

Les applications de chat sont davantage utilisées pour des conversations spontanées. Lorsque quelqu’un envoie un message, il s’attend à une réponse immédiate. Les discussions s’enchaînent donc plus vite, ce qui mène à une information et des décisions plus rapides.

Le rythme de l’email est plus lent, les correspondants ne se répondent pas forcément instantanément. Les conversations prennent donc plus de temps, et la plupart du temps, les messages sont plus réfléchis.

Chaque fournisseur d’email possède son propre serveur. Par conséquent, un email envoyé d’un utilisateur à un autre devra généralement passer d’un serveur à un autre. À l’inverse, la messagerie instantanée fonctionne avec un seul serveur central. Lorsque vous envoyez un message à un autre utilisateur, le message arrive immédiatement.

Les différences entre la messagerie instantanée et l'email

4. L’email est adapté aux conversations de masse, le chat restreint le nombre de participants 

L’email est particulièrement adapté à la communication de masse. Il est possible de créer des groupes de destinataires et d’adresser en une seule fois un message à un très grand nombre de personnes.

Au contraire, les messageries instantanées ne sont pas très adaptées à la communication de masse. Comme nous l’avons déjà vu, le chat nécessite souvent que les utilisateurs disposent tous d’un compte auprès du fournisseur de l’application et parfois, qu’ils réclament l’autorisation préalable des différents participants avant de pouvoir leur adresser un message.

En outre, l’email structure les conversations à plusieurs. Il est très facile d’ajouter de nouveaux destinataires ou d’en retirer, même au cours d’une conversation déjà engagée. De plus, il est possible de répondre à un message en conservant la trace de ce qui a été écrit précédemment.

Au contraire, les applications de chat sont propices au développement de conversations spontanées anarchiques, et à une multiplication des fils de conversation. En conséquence, il est parfois difficile de suivre un sujet particulier. Une chaîne de chat qui intègre trop de participants engendre donc facilement de la confusion.

5. L’email est adapté aux conversations élaborées, le chat aux communications brèves

Le chat porte généralement sur des messages plus brefs. En général, on escamote les formules de politesse et on s’y exprime en langage plus familier. Beaucoup de messageries instantanées n’enregistrent pas historique des conversations. Certaines ne le font que dans leurs versions payantes.

Les e-mails se prêtent mieux aux correspondances plus longues et apparaissent de ce fait plus formels. Les fonctionnalités d’archivage de l’email sont aussi très utiles pour conserver des documents importants. C’est pourquoi l’email demeure l’outil de référence pour adresser des documents importants dont on veut garder une traçabilité de l’envoi (cahier des charges, contrat, etc.). Il semblerait incongru d’envoyer ces documents par chat.

Quand faut-il utiliser l’email et quand faut-il utiliser le chat ?

De ce que nous venons d’énumérer, il résulte que l’email et le chat sont plutôt complémentaires.

L’utilisation de l’email est plus adaptée dans les circonstances suivantes :

  • Lorsque le contenu est long ;
  • Lorsque le message contient de nombreuses informations ;
  • Lorsque le message est solennel ou important ;
  • Lorsque l’on contacte le destinataire pour la première fois.

Au contraire, la messagerie instantanée se prête mieux à ces situations : 

  • Lorsque le message est court ;
  • Lorsque le message est urgent ;
  • Lorsque plusieurs personnes souhaitent dialoguer et/ou collaborer ensemble en temps réel ;
  • Lorsqu’il s’agit d’une discussion informelle.

Le chat sonne-t-il le glas de l’email ?

Il y a un domaine où il n’y a pas de distinction entre l’email et le chat : tous deux présentent des inconvénients.

On accuse fréquemment l’email d’être une source de stress et de perte de productivité au travail, en raison de la réception de trop nombreux messages. Mais c’est oublier que les notifications des messageries instantanées peuvent être elles aussi devenir perturbatrices lorsqu’elles sont trop nombreuses.

De même, on reproche à l’email d’être un outil de communication chronophage. En effet, la lecture des longs messages prend parfois trop de temps.

Mais les plateformes qui proposent des fonctionnalités de chat peuvent aussi être une source de distractions : les conversations familières et sans rapport avec le travail y pullulent au quotidien. En outre, de plus en plus de personnes considèrent l’obligation d’être connecté et joignable à tout moment comme très intrusive. La possibilité, dans la messagerie instantanée, de voir qui est en ligne et qui ne l’est pas, ne favorise pas les moments de tranquillité sans sollicitations constantes. L’email et son asynchronisme favorisent une plus grande tranquillité d’esprit.

Enfin, on reproche à l’email d’être la porte d’entrée de la quasi-totalité des cyber-attaques. Mais cela s’explique justement par la grande popularité de l’email et de son utilisation universelle. La croissance de l’emploi des applications de chat incite désormais les pirates à les utiliser pour lancer leurs attaques.

Ils contactent généralement leurs victimes en se faisant passer pour quelqu’un d’autre. L’utilisation d’un média plus détendu leur sert à tenter de créer un lien émotionnel avec leur victime. Une fois qu’une (fausse) relation est établie, ils incitent alors leur victime à leur envoyer de l’argent ou des informations d’identification. C’est pourquoi il est important de se tenir informé sur l’ingénierie sociale.

L’avenir, c’est l’email ET le chat

Comme nous venons de le voir, l’email et le chat ont tous deux des avantages et des inconvénients. Il faut apprendre à les combiner afin de profiter du meilleur des deux mondes. Ce qui distingue la messagerie instantanée de l’email, ce sont en fait leurs points forts respectifs.

L’avenir, c’est donc la combinaison et l’intégration de l’email, du chat, et d’autres modes de communication pour offrir une plus grande polyvalence. Cela permettra de mieux exploiter les avantages propres de chacun d’eux en fonction des besoins.

Il vous arrive probablement déjà de recevoir des SMS vous invitant à consulter votre messagerie email pour y découvrir un email que vous venez juste de recevoir. Vous recevez aussi un email pour obtenir les identifiants nécessaires à la participation à une visioconférence.

L’email est le courrier postal de demain

Les jeunes générations ont plus d’affinités avec le chat, mais cela ne signifie pas que la prédominance de l’email va décliner. En effet, les gens utilisent encore largement l’email, car il offre des fonctionnalités spécifiques et tend à être plus adapté à un usage professionnel que le chat.

Tout comme le courrier postal auparavant, l’email tendra à répondre à des besoins spécifiques non conversationnels. Il conserve son statut de mode de communication officiel, même lorsqu’il est utilisé en conjonction avec des plateformes collaboratives intégrant des outils de chat, comme Slack, par exemple. L’email ne disparaîtra pas, mais tendra simplement à être utilisé dans des contextes plus spécifiques.

De plus en plus d’applications verront le jour, offrant diverses fonctionnalités pour répondre aux défauts de l’email, mais jamais pour le remplacer.

L’idéal pour les entreprises, c’est d’utiliser un outil de travail combinant email (sécurisé, de préférence) et chat. Le premier sera plus volontiers utilisé pour communiquer avec les tiers à l’extérieur de l’entreprise, tandis que l’on privilégiera le second pour une collaboration efficace au quotidien entre les collaborateurs.

Et vous savez quoi ? C’est exactement ce que la suite de Mailfence propose.

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Cette suite a été conçue pour devenir LA solution de collaboration pour les particuliers et les entreprises soucieux de leur vie privée et de leur sécurité. Mailfence répond à tous vos besoins de base en matière de communication et de collaboration, et bien plus encore.

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– L’Équipe Mailfence

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Violette Paternotte

Violette travaille comme spécialiste du marketing digital pour Mailfence et est passionnée par l'écriture et les droits numériques. Elle s'intéresse aux technologies de l'information. Pas étonnant qu'elle ait fini par écrire sur la sécurité et vie privée en ligne. Vous pouvez la suivre sur LinkedIn @violette-paternotte

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