Grupos Mailfence: colaboración grupal segura

Mailfence se esfuerza continuamente por hacer de la internet un lugar más seguro. Es por ello que hemos desarrollado nuestra solución de E-mail cifrado. Pero, en nuestra opinión, el simple hecho de ofrecer un E-mail seguro y privado no resulta suficiente. De otro modo, nuestros usuarios se verían obligados a usar soluciones inseguras para para gestionar sus citas, crear y guardar sus documentos, o conversar por internet mediante chats. Afortunadamente, Mailfence es mucho más que simplemente un E-mail seguro. Mailfence le permite organizar su vida a través de potentes herramientas para productividad, tales como Calendario Mailfence, Documentos Mailfence, Contactos Mailfence y el Chat de Grupos Mailfence. Y, ¿Sabía que se pueden crear Grupos Mailfence para intercambiar datos con sus familiares y amigos de manera segura? ¿Suena interesante? Descubra las capacidades de colaboración grupal que le ofrece Grupos Mailfence.

¿Qué son los Grupos Mailfence?

 

Grupos Mailfence

Los Grupos Mailfence son espacios de colaboración grupal que permiten intercambiar datos con otros usuarios. ¡Con los Grupos, usted podrá aprovechar todo el potencial de Mailfence!

El intercambio se puede hacer de dos maneras:

  • Intercambio mediante el espacio grupal: Documentos grupales, Calendario grupal, etc. Todos los miembros del grupo tienen acceso a este espacio común.
  • Intercambio mediante el espacio privado: esto solo puede hacerse con su Buzón de Correo y su Calendario, que pueden ser compartidos con miembros específicos del grupo.

El pertenecer a un grupo le permite:

  • Ver el buzón de correo compartido.
  • Ver los Contactos grupales compartidos.
  • Ver los intervalos de tiempo ocupados (pero no los detalles de los eventos) en los Calendarios de los miembros del grupo.
  • Compartir públicamente el Calendario grupal mediante un “enlace de acceso público”.
  • Ver todos los datos compartidos en los espacios grupales.
  • Compartir públicamente sus Documentos grupales mediante un “enlace de acceso público”.
  • Chatear con miembros del grupo mediante la mensajería instantánea, y ver si están conectados.
  • Enviar Documentos a la carpeta de un miembro del grupo.

Tenga en cuenta que algunos de sus datos Personales serán visibles para otros miembros, específicamente los siguientes: apellido, nombre, organización, dirección de E-mail y foto.

¿Cómo crear Grupos Mailfence?

Paso 1: crear el grupo

  1. Vaya a Configuración.
  2. Haga clic en Grupos en la columna izquierda (al fondo de la pantalla).
  3. Haga clic en Crear un grupo nuevo.
  4. Elija un nombre específico para el grupo. El nombre debe ser exclusivo.
  5. Usted puede introducir una descripción, que informará a los miembros acerca del propósito y contenido del grupo.
  6. Haga clic en Guardar para crear el grupo.

Pero aún faltan cosas por hacer, porque el grupo aún no tiene miembros ni datos.

Cómo crear Grupos Mailfence

Creación de un Grupo Mailfence

Paso 2: Invitar miembros

  1. Haga clic en Invitar.
  2. Elija a los miembros entre los Contactos: miembros existentes del grupo, contactos privados o contactos grupales. Si no aparecen los futuros miembros en los Contactos, puede crearlos haciendo clic en Crear nuevo Contacto.
  3. Los miembros recibirán una invitación por E-mail. Tendrán que aceptar la invitación para unirse al grupo.
  4. Las personas que hayan aceptado la invitación aparecerán en la lista de los miembros del grupo.
    Para enviarles un recordatorio a quienes no hayan aceptado la invitación, vaya a la sección de “Invitaciones Pendientes“, y seleccione “Enviar de nuevo” en las Acciones para esta persona.

Paso 3: contenidos y derechos de acceso
La creación del grupo también redunda en la creación de herramientas para el grupo, es decir, cada grupo tiene sus propios Documentos, Calendario, Contactos, etc.
En ese momento, el administrador del grupo es el único que está autorizado para añadir contenidos a las herramientas del grupo.

  • Para cada herramienta, cree la estructura de las carpetas (si fuese necesario).
  • Añada los datos al grupo.
  • Los derechos de acceso predeterminados les permiten a todos los miembros de un grupo ver todas las carpetas y datos intercambiados en el grupo, pero no les permite añadir ni eliminar nada.
  • Usted puede modificar esta configuración predeterminada, y establecer los derechos de acceso de acuerdo a sus necesidades. En nuestra sección de ayuda online, usted encontrará información detallada acerca de los derechos de acceso.

¿Cómo acceder a los espacios de mis Grupos Mailfence?

Para acceder al espacio grupal de sus Grupos Mailfence:

  1. Vaya a la herramienta que desee: Calendario, Documentos, Contactos.
  2. Seleccione el nombre del grupo en el seleccionador de contextos, cuyo valor predeterminado es “Privado”.
  3. Ahora usted podrá ver que todos los datos del grupo están compartidos con todos los demás miembros del grupo.
Cómo acceder a los Grupos Mailfence

Acceso a los Grupos Mailfence

Presencia y chat grupal

Mailfence también ofrece la posibilidad de chatear con otros miembros del grupo. Esta funcionalidad está basada en el Protocolo Jabber/XMPP.

Para acceder a este chat y a la lista de miembros del grupo con los cuales puede chatear, haga clic en el puntito verde (cliente de chat web) en la esquina inferior derecha de la pantalla, que indica cuantos miembros del grupo están conectados, como usted.

Para más información acerca de nuestra funcionalidad de chat y sus posibilidades y límites, por favor consulte nuestra sección de ayuda online.

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– El Equipo Mailfence


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