Wie Sie 2025 Ihre eigene eMail-Domain erstellen

Auf einen Blick

Wenn Sie eine eigene eMail-Domain einrichten, trägt das zu Ihrer professionelle Glaubwürdigkeit bei, und außerdem erhalten Sie die volle Kontrolle über Ihre eMail-Identität. Sie müssen einen Domainnamen registrieren, einen Anbieter für Ihr eMail-Hosting wählen und Ihre DNS-Einstellungen konfigurieren. Das Ganze dauert etwa 30 Minuten und kostet bei den meisten Lösungen zwischen 10 € und 30 € im Monat.

Wenn Sie mehr als nur eMail suchen, bietet die Produktivitätssuite von Mailfence neben der Unterstützung eigener Domains auch verschlüsselte Kalender, Dokumente und Tools für das Gruppenmanagement – all das selbstverständlich mit integriertem Datenschutz.

Einführung

Ihre eMail-Adresse spricht Bände, bevor Sie auch nur eine Nachricht senden. Kostenlose eMail-Dienste eignen sich zwar prima für den privaten Gebrauch, aber im Geschäftsleben geht nichts über die Professionalität, die eine eigene eMail-Domain vermittelt.

Denken Sie einmal darüber nach – was wirkt glaubwürdiger: hans.meier@gmail.com oder hans@meierconsulting.com? Der Unterschied ist unmittelbar und gewaltig. Eine individuelle eMail-Adresse mit eigener Domain zeigt, dass Sie es mit Ihrer Marke ernst meinen – und dabei ist es ganz egal, ob Sie ein Unternehmen führen oder eine persönliche Marke aufbauen.

Die Einrichtung Ihrer eigenen eMail-Domain ist auch nicht kompliziert. Weder brauchen Sie technisches Fachwissen noch ein großes Budget. Genau genommen haben Sie Ihre professionelle eMail-Adresse in weniger als einer Stunde eingerichtet.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch alle Schritte – von der Auswahl Ihrer Domain bis zum Versand Ihrer ersten eMail.

Was ist eine eMail-Domain?

Lassen Sie uns zunächst einmal generell bestimmen, was eine eMail-Domain ist, bevor wir uns den eigenen Domains widmen.

Eine eMail-Adresse hat in der Regel ein Format wie IhrName@mailfence.com. Zur Erklärung schlüsseln wir im Folgenden die einzelnen Bestandteile auf.

Die eMail-Domain ist das, was nach dem @-Zeichen (auch At-Zeichen, Affenschwanz oder Klammeraffe genannt) steht. In diesem Fall ist die Domain „mailfence“. Die Domain (im Deutschen seltener auch als Domäne bezeichnet) gibt im Wesentlichen an, an welchen Server eMails weitergeleitet werden müssen. Wenn jemand eine eMail an eine @mailfence.com-Adresse sendet, weiß der eMail-Anbieter, dass er die eMail an die Server von Mailfence senden muss.

Direkt vor dem @-Zeichen steht der Benutzername. Damit wird der*die Empfänger*in der eMail auf diesen Servern identifiziert.

Der letzte Abschnitt, in diesem Fall „.com“, wird als Top-Level-Domain (oder abgekürzt TLD) bezeichnet. Dies kann außer .com beispielsweise auch .org sein oder eine der vielen länderspezifischen TLDs wie .de, .co.uk und mehr umfassen.

Was ist eine eigene eMail-Domain?

Eine eigene eMail-Domain erkennen Sie an dem Teil einer eMail-Adresse, der nach dem @-Zeichen steht. Anstelle der Domain eines allgemeinen Providers steht hier Ihr eigener Domainname. Dabei umfasst die eigene Domain Ihren Domainnamen (hier: bobcompany) inklusive der Top-Level-Domain (hier: .com).

Eine eigene eMail-Domain gehört Ihnen und wird daher auch nur von Ihnen genutzt. Anstelle von @gmail.com oder @outlook.com können Sie so Adressen wie willkommen@IhrUnternehmen.com oder hallo@IhrName.de erstellen.

Damit haben Sie die volle Kontrolle über Ihre eMail-Identität. Da Sie Eigentümer*in der Domain sind, heißt das, dass Sie eine unbegrenzte Anzahl von eMail-Adressen erstellen oder den eMail-Anbieter wechseln können, ohne Ihre Adresse ändern zu müssen. Damit haben Sie die Möglichkeit, in Ihrer gesamten Kommunikation ein einheitliches Branding beizubehalten. Sie können weiterhin Gmail, Yahoo oder Mailfence verwenden, aber Sie ersetzen einfach deren Standarddomain durch Ihre eigene.

Für Ihre eMails macht es keinen Unterschied, ob Sie eine eMail-Adresse mit Ihrer eigenen Domain nutzen oder eine eines öffentlich zugänglichen Anbieters. Beide funktionieren prinzipiell auf dieselbe Weise. Der Unterschied liegt in der Flexibilität und wem die Domain gehört. Wenn Sie die Kontrolle über die Domain haben, haben Sie auch die Kontrolle über Ihre digitale Identität. Es kann dann auch nicht passieren, dass Sie Ihre Kontakte über Änderungen informieren müssen, weil ein Anbieter plötzlich seine Bedingungen geändert oder gar den Betrieb ganz eingestellt hat.

Warum brauchen Sie eine eMail-Adresse mit eigener eMail-Domain?

Ihre professionelle Glaubwürdigkeit erreicht ein anderes Niveau, wenn Ihre elektronische Post auf Ihre Marke abgestimmt ist. Kund*innen und Partner*innen nehmen Sie ernster, wenn Ihre elektronische Post von Ihrer eigenen Domain kommt. Betrachten Sie es als das digitale Äquivalent einer ordentlichen Visitenkarte – im Gegensatz zu einer auf eine Serviette gekritzelten Nummer. Studien haben gezeigt, dass 73 Prozent der Kund*innen eher bereit sind, eine eMail von einer individuellen Domain zu öffnen.¹ Die Gmail-Adresse? Schließt buchstäblich Türen, bevor Sie überhaupt anklopfen.

Grund Nr. 1: Vertrauen aufbauen

Eine eigene eMail-Domain ist ein Bestandteil Ihres Branding-Prozesses. Menschen werden Ihnen eher ihr Vertrauen schenken, da eine personalisierte eMail-Adresse professioneller wirkt als eine allgemeine.

Würden Sie eine unerwartete eMail von einer eMail-Adresse öffnen, die jedem gehören könnte? Wenn Sie unseren kostenlosen Kurs zum Thema eMail-Sicherheit und Datenschutz durchgearbeitet haben, würden Sie das vermutlich nicht tun! Da ein erster Eindruck nachträglich nicht geändert werden kann, sollten Sie darauf achten. Außerdem sind allgemein aussehende Adressen mit der Domain Ihres Providers – wie vertrieb@mailfence.com oder info@mailfence.com – wahrscheinlich bereits vergeben.

Grund Nr. 2: Konsistenz

Eine eigene eMail-Domain ist auch eine Möglichkeit, Konsistenz zu schaffen, die für das Gedeihen Ihrer Marke unerlässlich ist. Jede eMail, die Sie senden, unterstreicht Ihre Identität. Mit einer personalisierten Domain können Sie für die eMail-Adressen all Ihrer Mitarbeitenden eine gewisse Struktur vergeben, zum Beispiel Vorname@meineDomain.com. So ist es für Ihre Kund*innen einfacher, alle Ihre Mitarbeitenden zu kontaktieren, wenn sie einfach nur deren Namen kennen.

Grund Nr. 3: Einfachheit

Falls jemand Ihnen eine eMail senden will, ohne Ihre genaue eMail-Adresse zu kennen, kann er*sie einfach eine eMail an irgendwas@IhreDomain.com senden. Wenn Sie nämlich eine Catch-All-Adresse eingerichtet haben, werden alle Nachrichten, die zwar an die richtige Domain, aber an eine ungültige eMail-Adresse (genauer: in diesem Fall eine eMail-Adresse mit einem falschen Benutzernamen und der richtigen eMail-Domain) gesendet werden, empfangen.

Dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie eine eigene Domain haben.

Das bedeutet, dass Ihnen nie wieder Anfragen von potenziellen Kund*innen entgehen werden!

Grund Nr. 4: Kontrolle über Ihre Daten

Mit einer eigenen eMail-Domain haben Sie mehr Kontrolle über Ihre eMail-Daten und Ihre Privatsphäre. Sie können Ihren Hosting-Anbieter wählen und für einen besseren Datenschutz und bessere Backup-Praktiken sorgen.

Das bedeutet auch, dass Sie Ihre eMail-Adresse nicht verlieren, wenn der eMail-Anbieter seinen Dienst einstellt. Sie können einfach einen anderen eMail-Anbieter finden und dort Ihre eigene Domain einrichten.

Sie können abteilungsspezifische Adressen wie support@, vertrieb@ oder info@ erstellen, ohne mit mehreren Konten jonglieren zu müssen. Teammitglieder können ihre eigenen professionellen Adressen haben, die alle zu Ihrer Hauptdomain gehören.

Grund Nr. 5: Einzigartigkeit

Mit einer eigenen Domain wird Ihre eMail-Adresse einzigartig und lässt sich leichter merken. So unterscheiden Sie sich von der Masse der generischen eMail-Adressen und können sich von anderen abheben.

Grund Nr. 6: Flexibilität

Mit einer eigenen eMail-Domain gewinnen Sie auch Flexibilität bei der Skalierung Ihrer Kommunikation. Während Ihr Unternehmen wächst, können Sie ganz einfach neue eMail-Konten hinzufügen, ohne Ihre Infrastruktur zu verändern. Diese Skalierbarkeit stellt sicher, dass Ihr eMail-System mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mitwachsen kann.

Aber wie kommen Sie an Ihre eigene eMail-Domain? Woher bekommen Sie sie? Müssen Sie etwas dafür bezahlen?

Lassen Sie uns Ihnen all diese Fragen beantworten.

Möchten Sie ein eMail-Konto einrichten, für das Sie keine Telefonnummer angeben müssen? Lesen Sie hier unseren aktuellen Leitfaden dazu.

Wie Sie eine eigene eMail-Domain erhalten: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Erstellung Ihrer eigenen eMail-Domain erfolgt in fünf wesentlichen Schritten. Jeder einzelne ist einfach und überschaubar, und Sie haben Ihre professionelle eMail im Handumdrehen eingerichtet.

Schritt 1: Wählen und registrieren Sie den Domainnamen für Ihre eigene eMail-Domain

Ihr Domainname wird zu Ihrer permanenten digitalen Adresse, wählen Sie ihn also sorgfältig. Idealerweise ist er kurz, einprägsam und leicht zu buchstabieren. Vermeiden Sie Bindestriche, Zahlen oder ungewöhnliche Schreibweisen, die andere verwirren.

1. Prüfen Sie die Verfügbarkeit bei Domain-Registraren wie Namecheap, GoDaddy oder Google Domains. Die meisten Domains kosten 10–20 € im Jahr. Reservieren Sie sich am besten auch gleich die passenden Benutzernamen für Social Media, damit Sie auf allen Plattformen einheitlich auftreten.
2. Ziehen Sie mehrere Domain-Endungen (.com, .net, .org) in Betracht, um Ihre Marke zu schützen. Sie können diese auf Ihre Hauptdomain umleiten oder sie später für bestimmte Zwecke verwenden.
3. Wählen Sie nach Möglichkeit eine „.com“ Top-Level-Domain. Es gibt zwar viele Möglichkeiten, aber .com ist die am weitesten verbreitete und vertrauenswürdigste. Sie verleiht Ihrer Marke Glaubwürdigkeit. Aktivieren Sie bei der Registrierung Ihrer Domain die automatische Verlängerung, damit Sie nicht riskieren, Ihren Domainnamen zu verlieren, weil er abgelaufen ist.
4. Wählen Sie anschließend bei WHOIS die Datenschutz-Option. WHOIS ist ein öffentliches „Adressbuch“ des Internets, was bedeutet, dass jede*r herausfinden kann, dass Sie eine bestimmte Domain besitzen. Wenn Sie das nicht möchten, prüfen Sie, ob Ihr Domain-Registrar oder Ihr Hosting-Anbieter eine Option zum Schützen der Domain anbietet.

Schritt 2: Wählen Sie einen Anbieter für Ihr eMail-Hosting

Der Anbieter für Ihr eMail-Hosting verwaltet die technische Infrastruktur hinter Ihrer elektronischen Post mit individueller Domain. Verschiedene Anbieter haben unterschiedliche Funktionen, Speicherplatzgrenzen und Preismodelle im Angebot.

Wichtige Merkmale und Funktionen, die Sie bei der Auswahl eines Anbieters berücksichtigen sollten:

• Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie einen Anbieter mit einer intuitiven Bedienoberfläche, die eine einfache Einrichtung und Verwaltung Ihrer eMail-Konten ermöglicht.
• Ausreichend Speicherplatz: Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter ausreichend Speicherplatz für Ihren eMail-Bedarf bietet, und berücksichtigen Sie dabei sowohl die Anzahl der Konten als auch das Speicherkontingent pro Konto.
• Spam-Schutz: Achten Sie auf robuste Funktionen zur Spamfilterung, damit Ihr Posteingang sauber und sicher bleibt.
• Support rund um die Uhr: Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der rund um die Uhr Support bietet, damit Sie Hilfe bekommen, wann immer Sie sie benötigen.
• Skalierbarkeit: Wählen Sie einen Anbieter, der mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann und Tarife anbietet, die eine steigende Anzahl von eMail-Konten und wachsende Speicherplatzanforderungen berücksichtigen.
• Sicherheitsfunktionen: Wählen Sie einen Provider, bei dem Sicherheit an erster Stelle steht und der zum Schutz Ihrer eMail-Kommunikation Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung anbietet.
• Preisgestaltung und Wert: Prüfen Sie die Preisstruktur und den Wert, und berücksichtigen Sie dabei die Kosten pro Konto sowie zusätzlich anfallende Kosten.
• Ruf und Zuverlässigkeit: Recherchieren Sie den Ruf des Anbieters in Bezug auf Zuverlässigkeit, einschließlich Benutzerbewertungen, Garantien für die Verfügbarkeit und die Serverleistung.
• Integration und Kompatibilität: Bewerten Sie die Kompatibilität des Anbieters mit Ihren vorhandenen Tools und stellen Sie sicher, dass Standardprotokolle wie IMAP, POP3 und SMTP unterstützt werden.

Mailfence hebt sich hier mit seinem Datenschutz-orientierten Ansatz hervor. Neben grundlegendem eMail-Hosting erhalten Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, eine sichere Kalenderintegration und Speicherplatz für Dokumente. Und alles bleibt im Rahmen der DSGVO und der europäischen Datenschutzgesetze geschützt.

Andere Anbieter sind Google Workspace, Microsoft 365 und Zoho Mail. Jeder von ihnen hat seine Stärken, aber denken Sie darüber nach, was Ihnen am wichtigsten ist: Datenschutz, Funktionen, der Preis oder die Integration in vorhandene Tools.

Schritt 3: Verknüpfen Sie Ihre Domain mit Ihrem eMail-Host

Nachdem Sie Ihren eMail-Anbieter ausgewählt haben, müssen Sie Ihre Domain anbinden. Dazu müssen Sie die DNS-Einträge Ihrer Domain aktualisieren, damit sie auf die Server Ihres eMail-Anbieters verweisen. Keine Sorge – das klingt zwar technisch, aber bei den meisten Anbietern bekommen Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dafür.

Loggen Sie sich in die Bedienoberfläche Ihres Domain-Registrars ein. Finden Sie den Bereich DNS-Verwaltung. Sie müssen MX-Einträge (Mail Exchange Records) hinzufügen oder ändern, die anderen eMail-Servern mitteilen, wohin sie Ihre elektronische Post senden sollen. Ihr eMail-Anbieter wird Ihnen die genauen Einträge mitteilen, die Sie hinzufügen müssen.

Der Anbieter für Ihr eMail-Hosting kann eine Verifizierung von Ihnen verlangen, um nachzuweisen, dass Sie auch tatsächlich der Eigentümer der Domain sind. Dies soll eine unbefugte Nutzung verhindern und es gibt einige gängige Methoden dafür:

• Hinzufügen eines TXT-Eintrags: Sie erhalten von Ihrem eMail-Hoster einen eindeutigen TXT-Eintrag, um ihn den DNS-Einstellungen Ihrer Domain hinzuzufügen. Dieser Eintrag enthält einen Verifizierungscode, der nachweist, dass Sie der*die Eigentümer*in sind.
• Hochladen einer Verifizierungsdatei: Einige Anbieter bitten Sie möglicherweise, eine bestimmte Datei mit einem Verifizierungscode in das Stammverzeichnis Ihrer Website hochzuladen.
• Verifizierung per eMail: Der Anbieter sendet möglicherweise eine Verifizierungs-eMail an eine administrative eMail-Adresse Ihrer Domain (zum Beispiel admin@IhreDomain.com).

In der Regel dauert es 24–48 Stunden, bis sich all diese Informationen im Internet verbreitet haben. Während dieser Zeit beginnt Ihre Domain mit der Weiterleitung von eMails an Ihren neuen Host. Sobald der Prozess der Informationsverbreitung abgeschlossen ist, kommen alle eMails, die an Ihre eigene Domain gesendet werden, in Ihrem neuen Posteingang an.

Schritt 4: Erstellen Sie Ihre eMail-Adressen

Sobald Ihre Domain angebunden ist, können Sie eMail-Adressen erstellen. Bei den meisten eMail-Hostern ist das ganz einfach. Klicken Sie einfach in der Bedienoberfläche auf „eMail-Adresse hinzufügen“, geben Sie den gewünschten Benutzernamen ein (zum Beispiel info, hallo, support oder Ihren Namen) und legen Sie ein sicheres Passwort fest.

Verwenden Sie eine einheitliche Struktur für die Namensvergabe in Ihren eMail-Adressen:

• Vorname@IhreDomain.com: verwendet den Vornamen der Person (zum Beispiel hans@Ihre Domain.com)
• Vorname.Nachname@IhreDomain.com: verwendet den vollen Namen der Person (zum Beispiel hans.meier@IhreDomain.com)
• Abteilung@IhreDomain.com: verwendet den Namen einer Abteilung oder Funktion (zum Beispiel vertrieb@IhreDomain.com, support@IhreDomain.com)

Mit einer durchgängigen Namenskonvention wird es für Kund*innen und Kolleg*innen einfach, sich eMail-Adressen zu merken und gegebenenfalls zu erraten.

Legen Sie Adressen für verschiedene Zwecke an. Verwenden Sie eine allgemeine Adresse wie hallo@ oder info@ für den Erstkontakt und spezifischere Adressen wie support@ für den Kundendienst. Sie können auch persönliche Adressen für Teammitglieder erstellen.

Richten Sie bei Bedarf eine eMail-Weiterleitung ein. Vielleicht möchten Sie, dass vertrieb@ an Ihren Haupteingang weitergeleitet wird, oder dass support@ an ein Teammitglied geht. So bleibt alles organisiert, ohne dass Sie ständig mehrere Posteingänge überprüfen müssen.

Vergeben Sie für jedes eMail-Konto die entsprechenden Berechtigungen, zum Beispiel die Möglichkeit, eMails zu senden und zu empfangen, auf gemeinsame Kalender zuzugreifen oder andere Konten zu verwalten. Aktivieren Sie Sicherheitsfunktionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und Optionen zur Kontowiederherstellung, um Ihre eMail-Konten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Schritt 5: Konfigurieren Sie Ihr eMail-Programm

Sie können über Webmail (in einem Browser) auf Ihre eigene eMail-Domain zugreifen oder einen eMail-Client wie Outlook, Apple Mail oder Thunderbird konfigurieren. Mit eMail-Clients haben Sie den Vorteil, offline auf Ihre eMails zugreifen zu können, und häufig bieten sie bessere Tools zur Organisation.

Stellen Sie diese Informationen und Servereinstellungen zusammen und erfragen Sie sie gegebenenfalls bei Ihrem Provider:

• Server für eingehende Mails (IMAP): die Serveradresse und die Portnummer für den Empfang von eMails
• Server für ausgehende Mails (SMTP): die Serveradresse und die Portnummer für den Versand von eMails
• Benutzername: Ihre eMail-Adresse oder ein eindeutiger Benutzername, der von Ihrem Hosting-Anbieter bereitgestellt wird
• Passwort: das Passwort, das Sie bei der Erstellung des eMail-Kontos festgelegt haben
• Sicherheitseinstellungen: der Verschlüsselungstyp (SSL/TLS) und die erforderliche Authentifizierungsmethode

Konfigurieren Sie Ihren eMail-Client:

1. Fügen Sie ein neues Konto hinzu und wählen Sie den Kontotyp (IMAP oder POP3).
2. Geben Sie Ihren Namen und Ihre eMail-Adresse ein.
3. Geben Sie die Servereinstellungen für eingehende und ausgehende Mails ein.
4. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
5. Richten Sie die Sicherheitseinstellungen ein wie von Ihrem Provider gefordert.
6. Testen Sie Ihre Kontoeinstellungen, indem Sie eine Test-eMail senden.

So greifen Sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet auf Ihre eMails mit eigener Domain zu:

1. Öffnen Sie die eMail-App auf Ihrem Gerät.
2. Fügen Sie ein neues Konto hinzu und wählen Sie den Kontotyp (IMAP oder POP3).
3. Geben Sie Ihre eMail-Adresse und Ihr Passwort ein.
4. Geben Sie die Servereinstellungen für eingehende und ausgehende Mails ein.
5. Passen Sie Ihre Kontoeinstellungen an, zum Beispiel die Häufigkeit der Synchronisierung und die Benachrichtigungseinstellungen.

Testen Sie sowohl das Senden als auch das Empfangen von eMails. Senden Sie eine Testnachricht an eine andere eMail-Adresse und antworten Sie an sich selbst. Damit bestätigen Sie, dass alles korrekt funktioniert. Vergewissern Sie sich, dass in den gesendeten eMails bei der Absenderadresse im „Von“-Feld Ihre eigene Domain angezeigt wird und nicht die Domain des Hosting-Anbieters.

Wenn Sie bei der Einrichtung Ihres eMail-Programms auf Probleme stoßen:

• Schauen Sie sich noch einmal Ihre Einstellungen an: Vergewissern Sie sich, dass alle eingegebenen Serveradressen, Portnummern und Sicherheitseinstellungen korrekt sind.
• Überprüfen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Anmeldedaten verwenden.
• Prüfen Sie Ihre Internetverbindung: Zum Senden und Empfangen von eMails ist eine stabile Verbindung erforderlich.
• Kontaktieren Sie Ihren Hosting-Anbieter: Wenn die Probleme bestehen bleiben, wenden Sie sich an das Supportteam des Anbieters.

Wie viel kostet eine eigene eMail-Domain?

In die Gesamtkosten für eine eigene eMail-Domain fließen die Domainregistrierung und die Kosten für das eMail-Hosting. Domainnamen kosten in der Regel 10–20 € im Jahr, bei Premium-Domains können die Kosten allerdings in die Tausende gehen.

Beim eMail-Hosting gibt es größere Unterschiede. Einfache Tarife beginnen bei etwa 5 € pro Benutzer*in und Monat. Bei Google Workspace beginnen die Tarife ab rund 6 € pro Benutzer*in im Monat, ebenso bei Microsoft 365. Mailfence bietet Unterstützung für eigene Domains schon ab 3,50 € pro Monat, mit zusätzlichen Datenschutzfunktionen bereits inkludiert.

Für den kleineren Bedarf gibt es günstige Lösungen. Einige Domain-Registrierungsstellen bieten kostenlos eine einfache eMail-Weiterleitung an. Allerdings fehlen hier Funktionen wie Webmail-Zugang, Speicherplatz und eine Kalenderintegration, die Sie bei vollständigem Hosting erhalten.

Bedenken Sie den langfristigen Wert. Der Gewinn an Glaubwürdigkeit durch professionelle eMail-Adressen macht sich schnell bezahlt, da es das Vertrauen der Kund*innen stärkt und für höhere Antwortraten sorgt. Als Unternehmen ist eine eigene Domain eine wichtige Investition in Ihr professionelles Image.

Arten von eMail-Hosting

Fürs eMail-Hosting gibt es verschiedene Varianten, die jeweils auf unterschiedliche Bedürfnisse und technische Komfortgrade zugeschnitten sind.

Geteiltes eMail-Hosting

Beim Shared Hosting nutzen mehrere Benutzer*innen denselben Server. Dies ist preislich die günstigste Option und perfekt für kleine Unternehmen oder Personenmarken. Sie erhalten professionelle eMail-Adressen, ohne das Budget zu sprengen.

Der Nachteil? Die Ressourcen werden gemeinsam genutzt, sodass starker eMail-Verkehr anderer Benutzer*innen gelegentlich zu einer Verlangsamung führen kann. Aber für die meisten kleinen Betriebe bietet geteiltes Hosting alles, was sie brauchen – und das mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis.

Dediziertes eMail-Hosting

Beim dedizierten Hosting steht Ihnen ein kompletter Server für Ihre eMail-Anforderungen zur Verfügung. Sie erhalten garantierte Ressourcen, maximale Leistung und die volle Kontrolle über die Serverkonfiguration.

Diese Option eignet sich für größere Organisationen mit hohem eMail-Aufkommen oder speziellen Sicherheitsanforderungen. Die exklusiven Ressourcen und die verbesserte Leistung bringen auch höhere Kosten mit sich. Die meisten kleinen Unternehmen werden dieses Hosting-Niveau anfänglich nicht benötigen.

Cloudbasiertes eMail-Hosting

Beim Cloud-Hosting werden Ihre eMails auf mehrere Server verteilt. Die dadurch entstehende Zuverlässigkeit ist hervorragend: Fällt ein Server aus, springen andere ein. Außerdem können Sie leicht skalieren, wenn Ihre Anforderungen wachsen.

Anbieter wie Google Workspace und Microsoft 365 dominieren diesen Bereich. Sie bieten eine nahtlose Integration in andere Produktivitätstools, was sie zu einer beliebten Wahl für moderne Unternehmen macht. Mailfence hingegen bietet Cloud-Hosting mit Fokus auf Datenschutz.

Einrichten von eMails mit eigener Domain ohne technische Kenntnisse

Lassen Sie sich nicht von technischen Bedenken zurückhalten. Moderne eMail-Anbieter haben die Einrichtung erheblich vereinfacht. Nachfolgend haben wir Ihnen drei Beispiele für eine einfache Einrichtung zusammengestellt.

Verwenden Sie einen eMail-Hosting-Assistenten

Die meisten Anbieter bieten Assistenten für die Einrichtung, die Sie durch jeden Schritt führen. Diese Tools erkennen automatisch Ihre Domaineinstellungen und schlagen die richtige Konfiguration vor. Sie folgen einfach den Anweisungen und kopieren und fügen die Informationen wie gewünscht ein.

Holen Sie sich Unterstützung, wenn Sie nicht weiterkommen

Gute eMail-Hosting-Anbieter bieten mehrere Wege, über die Sie Support erhalten können: über einen Live-Chat erhalten Sie sofortige Antworten auf dringende Fragen, und der eMail-Support behandelt detaillierte technische Fragen. Viele Anbieter unterhalten auch umfassende Wissensdatenbanken mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Eigene eMail-Domain mit Mailfence

So konfigurieren Sie Ihre eigene Domain-Adresse in Ihrem Mailfence-Konto:

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profil-Icon bzw. Ihren Benutzernamen und wählen Sie dann Einstellungen > Nachrichten > E-Mail-Domains > Ergänzen Sie eine E-Mail-Domain. Wenn Sie noch keine angelegt haben, können Sie auch im mittleren Bereich des Fensters auf „Neu“ klicken.
2. Geben Sie Ihren Domainnamen ein und fahren Sie mit der Verifizierung fort.
3. Richten Sie die DNS-, SPF- und DKIM-Einträge ein.

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in diesem Knowledge-Base-Artikel über eigene eMail-Domains.

Bitte beachten Sie, dass Sie ein kostenpflichtiges Abonnement benötigen.

Eigene eMail-Domain in Gmail

Um Ihre eMail-Adresse mit eigener Domain in Gmail einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Erstellen Sie ein Gmail-Konto.
2. Öffnen Sie das Einrichtungstool für Google Workspace.
3. Fügen Sie in Ihrem Domain-Dashboard die MX-Einträge für Gmail zu Ihrer DNS-Konsole hinzu.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Leitfaden von Google.

Eigene eMail-Domain in Outlook

Um Ihre eMail-Adresse mit eigener Domain in Outlook einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie ein Microsoft-365-Konto.
2. Öffnen Sie die Einrichtungsseite für Administrator*innen, loggen Sie sich gegebenenfalls ein und gehen Sie zu Einrichten Ihrer benutzerdefinierten Domäne > Verwalten > Domäne hinzufügen.
3. Geben Sie Ihren Domainnamen ein und wählen Sie dann „Diese Domäne verwenden“.
4. Sie müssen sich dann bei Ihrem Hosting-Anbieter (z. B. GoDaddy) anmelden und dort verifizieren, dass Sie der Eigentümer der Domain sind.

Best Practices für die Verwaltung eigener eMail-Domains

Die ordnungsgemäße Wartung Ihrer eigenen eMail-Domain gewährleistet einen zuverlässigen Service und schützt Ihren professionellen Ruf.

Starke Sicherheitsmaßnahmen

Beginnen Sie mit sicheren, eindeutigen Passwörtern für jedes eMail-Konto. Verwenden Sie zum Erstellen und Speichern von komplexen Passwörtern einen Passwort-Manager. Nutzen Sie niemals dieselben Passwörter für verschiedene Dienste.

Aktivieren Sie, wo möglich, die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Sie bietet einen wichtigen Schutz, selbst wenn jemand Ihr Passwort in die Finger bekommt. Die meisten modernen eMail-Anbieter unterstützen Authentifizierungs-Apps oder die Verifizierung per SMS.

EMail-Authentifizierungsprotokolle

Konfigurieren Sie SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge über die grundlegende MX-Einrichtung hinaus. Diese Authentifizierungsprotokolle verhindern ein Fälschen Ihrer Domain durch Dritte. Außerdem erhöhen sie die Zustellungsraten, indem sie den Servern der Empfänger*innen die Legitimität nachweisen.

Regelmäßige Backups schützen vor Datenverlust. Im Umfang von Mailfence sind zwar automatisierte Backups enthalten, aber Sie können auch Ihr eigenes Archivierungssystem einrichten. Exportieren Sie jeden Monat wichtige Nachrichten, um lokale Kopien zu speichern.

Team-Onboarding

Dokumentieren Sie die eMail-Einrichtung für neue Teammitglieder. Denken Sie auch an Ihre Anforderungen in Bezug auf Passwörter, an Vorlagen für die Signaturen und an Kommunikationsrichtlinien. Konsistenz unter den Teammitgliedern unterstreicht die Professionalität.

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in den Grundlagen der Sicherheit, zum Beispiel im Erkennen von Phishing-Versuchen. Ein einziger angeklickter Link kann Ihre gesamte Domain gefährden. Regelmäßige Erinnerungen an die eMail-Sicherheit schärfen die Aufmerksamkeit.

Legen Sie klare Richtlinien für die eMail-Nutzung fest. Definieren Sie, was für Firmenadressen und was für private Konten angemessen ist. Sprechen Sie die Anforderungen an die Aufbewahrung und die Erwartungen an die Vertraulichkeit im Voraus an.

Aktualisieren Ihrer Online-Präsenz

Wenn Sie die neuen eMail-Adressen mit Ihrer eigenen Domain eingerichtet haben, aktualisieren Sie Ihre gesamte Online-Präsenz:

• Nennen Sie die eMail-Adressen auf Ihrer Website: Zeigen Sie Ihre neuen eMail-Adressen an prominenter Stelle auf Ihrer Website, insbesondere auf Ihrer „Kontakt“-Seite.
• Aktualisieren Sie eMail-Signaturen: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder ihre eMail-Signaturen aktualisieren und eine einheitliche Formatierung einhalten.
• Benachrichtigen Sie Ihre Kontakte: Senden Sie eine eMail an Ihre Kontakte, um sie über Ihre neuen eMail-Adressen zu informieren.
• Drucken Sie neue Visitenkarten: Bestellen Sie neue Visitenkarten mit Ihren aktualisierten eMail-Adressen.
• Überarbeiten Sie Ihre Marketingmaterialien: Aktualisieren Sie alle Broschüren, Flyer und andere Marketingmaterialien, die Ihre eMail-Adresse enthalten.
• Bringen Sie Online-Verzeichnisse auf den neuesten Stand: Ändern Sie Ihre eMail-Adresse – wo nötig – in allen Online-Verzeichnissen, Social-Media-Profilen und Branchenverzeichnissen.

Implementieren bewährter Methoden für das eMail-Marketing

Verbessern Sie mit Ihren neuen eMail-Adressen Ihre eMail-Marketingbemühungen:

• Segmentieren Sie Ihre eMail-Liste anhand der Vorlieben, des Verhaltens oder der demografischen Daten Ihrer Abonnent*innen.
• Personalisieren Sie Ihre eMail-Kampagnen, indem Sie die Abonnent*innen mit ihrem Namen ansprechen.
• Optimieren Sie die Betreffzeilen Ihrer eMails, um höhere Öffnungsraten zu erzielen.
• Entwerfen Sie eMail-Vorlagen, die auch auf mobilen Endgeräten gut dargestellt werden (sogenanntes „Responsive Design“).
• Überwachen Sie die Performance-Kennzahlen Ihrer eMails (Öffnungsraten, Klickraten, Konversionen).

Häufige Fehler, die Sie bei der Einrichtung Ihrer eigenen eMail-Domain vermeiden sollten

Selbst bei unkomplizierten Prozessen stößt man gelegentlich auf Schwierigkeiten. Das Wissen um häufige Probleme hilft Ihnen bei der effektiven Fehlerbehebung.

Die gewählte Domain sollte nicht zu kompliziert sein

Wählen Sie keinen Domainnamen, der schwer zu buchstabieren oder zu merken ist. Wenn Sie jedes Mal, wenn Sie jemandem Ihre eMail-Adresse geben, erklären müssen, wie man sie schreibt, haben Sie eine schlechte Wahl getroffen. Halten Sie sich an einfache Wörter und gängige Schreibweisen.

Vermeiden Sie die Verwendung von Zahlen und Bindestrichen in Ihrer Domain. Sie verwirren die Leute und sehen unprofessionell aus. Wenn Sie Ihre eMail-Adresse laut aussprechen, sollten Sie nicht „Bindestrich“ oder „die Zahl 2“ sagen müssen, damit jemand sie versteht.

Warten Sie die Verifizierung der DNS-Einrichtung und eventuelle Verzögerungen bei der DNS-Verbreitung ab

Es kann bis zu 48 Stunden dauern, bis DNS-Änderungen global verbreitet wurden. Die meisten Änderungen sind innerhalb einer Stunde durch, aber manchmal ist Geduld gefragt. Geraten Sie nicht in Panik, wenn eine eMail-Adresse nicht sofort nach der Konfiguration funktioniert.

Senden Sie Test-eMails von verschiedenen Anbietern (Gmail, Yahoo, Outlook) an Ihre neue Adresse. Senden Sie dann eMails von Ihrer eigenen Domain an diese Anbieter, um sicherzugehen, dass der Verkehr in beide Richtungen funktioniert.

Verwenden Sie Online-Tools zur DNS-Überprüfung, um sicherzustellen, dass Ihre Datensätze richtig konfiguriert sind. Es kann passieren, dass falsche DNS-Einstellungen zunächst funktionieren, aber später Zustellungsprobleme verursachen. Wenn Sie sich zehn Minuten Zeit für die Überprüfung nehmen, ersparen Sie sich stundenlange Fehlersuche.

Richten Sie die eMail-Weiterleitung richtig ein

Wenn Sie Regeln für die Weiterleitung einrichten, testen Sie diese gründlich. Stellen Sie sicher, dass weitergeleitete eMails ihre ursprünglichen Absenderinformationen behalten und nicht als Spam markiert werden. Manchmal kann eine Weiterleitung die eMail-Authentifizierung unterbrechen und Ihre Zustellbarkeit beeinträchtigen.

Erwägen Sie, wenn möglich, die Verwendung von Aliasen anstelle von Weiterleitungen. Ein Alias erzeugt mehrere Adressen, die alle ohne Weiterleitung an denselben Posteingang zugestellt werden. Dies sorgt für eine bessere eMail-Authentifizierung und sieht professioneller aus.

Eigene eMail-Domain: die wichtigsten Punkte

• Mit einer eigenen eMail-Domain erhalten Sie eine professionelle eMail-Adresse mit Ihrem eigenen Domainnamen.
• Die Gesamtkosten dafür liegen zwischen 15 € und 40 € im Monat, einschließlich Domainregistrierung und Hosting.
• Die Einrichtung umfasst die Registrierung einer Domain, die Auswahl eines eMail-Hosts und die Konfiguration von DNS-Einträgen.
• Auf Datenschutz ausgerichtete Anbieter wie Mailfence bieten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Schutz auf DSGVO-Niveau.
• Es gibt kostenlose Optionen, die jedoch in Bezug auf Funktionen, Support und Datenschutz Schwachstellen aufweisen.
• Starke Passwörter, 2FA und eMail-Authentifizierung (SPF/DKIM/DMARC) sind entscheidend für die Sicherheit.
• Vermeiden Sie komplizierte Domainnamen und überprüfen Sie immer, ob Ihre DNS-Konfiguration korrekt funktioniert.

Abschließende Gedanken rund um Ihre eigene eMail-Domain

Ihre eigene eMail-Domain steht für mehr als nur eine professionelle Adresse. Sie ist Ihre digitale Identität, die Grundlage Ihrer Online-Präsenz. Wenn Sie die Kontrolle über dieses wichtige Gut übernehmen, zahlt sich das in Glaubwürdigkeit und Flexibilität aus.

Die technische Einrichtung mag anfangs abschreckend erscheinen, doch moderne eMail-Anbieter haben die Vorgehensweise optimiert. Die meisten Benutzer*innen haben ihre eMail-Adresse mit eigener Domain in einer Stunde eingerichtet. Der Schlüssel liegt in der Wahl eines Anbieters, der Ihren Anforderungen entspricht, sei dies der höchste Datenschutz, die niedrigsten Kosten oder integrierte Produktivitätstools.

Organisationen vertrauen auf Mailfence, wenn es um verschlüsselte Kollaborationstools geht, die neben der Unterstützung für eigene Domains auch eine vollständige Kalenderintegration, die Bearbeitung von Dokumenten und sicheres Gruppen-Messaging umfassen. Sie erhalten alles, was Sie für Ihre Produktivität brauchen, ohne Kompromisse in Sachen Datenschutz und Privatsphäre einzugehen. Möchten Sie mehr datenschutzbezogene Inhalte lesen? Abonnieren Sie unseren Newsletter!

Quellen:

1. HubSpot Email Marketing Statistics 2024