Wie Sie 2025 Ihre eigene eMail-Domain erstellen

Auf einen Blick

Wenn Sie eine eigene eMail-Domain einrichten, verleiht Ihnen das professionelle Glaubwürdigkeit und die volle Kontrolle über Ihre eMail-Identität. Sie müssen einen Domainnamen registrieren, einen Anbieter für Ihr E-Mail-Hosting wählen und Ihre DNS-Einstellungen konfigurieren. Das Ganze dauert etwa 30 Minuten und kostet bei den meisten Lösungen zwischen 10 € und 30 € im Monat.

Wenn Sie mehr als nur E-Mail suchen, bietet die Produktivitätssuite von Mailfence neben der Unterstützung eigener Domains auch verschlüsselte Kalender, Dokumente und Tools für das Gruppenmanagement – all das selbstverständlich mit integriertem Datenschutz.

Einführung

Ihre eMail-Adresse spricht Bände, bevor Sie auch nur eine Nachricht senden. Kostenlose E-Mail-Dienste eignen sich zwar prima für den privaten Gebrauch, aber im Geschäftsleben geht nichts über die Professionalität, die eine eigene eMail-Domain ausstrahlt.

Denken Sie einmal darüber nach – was wirkt glaubwürdiger: hans.meier@gmail.com oder hans@meierconsulting.com? Der Unterschied ist unmittelbar und gewaltig. Eine individuelle eMail-Adresse mit eigener Domain zeigt, dass Sie es mit Ihrer Marke ernst meinen – und dabei ist es ganz egal, ob Sie ein Unternehmen führen oder eine persönliche Marke aufbauen.

Die Einrichtung Ihrer eigenen eMail-Domain ist auch nicht kompliziert. Weder brauchen Sie technisches Fachwissen noch ein großes Budget. Genau genommen haben Sie Ihre professionelle eMail-Adresse in weniger als einer Stunde eingerichtet.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch alle Schritte – von der Auswahl Ihrer Domain bis zum Versand Ihrer ersten eMail.

Was ist eine eMail-Domain?

Lassen Sie uns zunächst einmal generell bestimmen, was eine eMail-Domain ist, bevor wir uns den eigenen Domains widmen.

Eine eMail-Adresse hat in der Regel ein Format wie IhrName@mailfence.com. Lassen Sie uns die einzelnen Bestandteile aufschlüsseln.

Die eMail-Domain ist das, was nach dem @-Zeichen (auch At-Zeichen, Affenschwanz oder Klammeraffe genannt) steht. In diesem Fall ist die Domain „mailfence“. Die Domain (im Deutschen seltener auch als Domäne bezeichnet) gibt im Wesentlichen an, an welchen Server eMails weitergeleitet werden müssen. Wenn jemand eine eMail an eine @mailfence.com-Adresse sendet, weiß der eMail-Anbieter, dass er die eMail an die Server von Mailfence senden muss.

Direkt vor dem @-Zeichen steht der Nutzername. Damit wird der*die Empfänger*in der E-Mail auf diesen Servern identifiziert.

Der letzte Abschnitt, in diesem Fall „.com“, wird als Top-Level-Domain (oder abgekürzt) TLD bezeichnet. Dies kann zum Beispiel .com oder .org sein oder auch länderspezifische TLDs wie .de, .co.uk und mehr umfassen.

Was ist eine eigene eMail-Domain?

Eine eigene eMail-Domain ist der Teil einer eMail-Adresse, der nach dem @-Zeichen anstelle der Domain eines allgemeinen Providers Ihren eigenen Domainnamen anzeigt. Dabei umfasst sie Ihren Domainnamen inklusive der Top-Level-Domain. Diese Domain gehört Ihnen und wird daher auch nur von Ihnen genutzt. Anstelle von @gmail.com oder @outlook.com können Sie so Adressen wie willkommen@IhrUnternehmen.com oder hallo@IhrName.de erstellen.

Damit haben Sie die volle Kontrolle über Ihre eMail-Identität. Die Domain gehört Ihnen, das heißt, Sie können eine unbegrenzte Anzahl von eMail-Adressen erstellen, den E-Mail-Anbieter wechseln, ohne Ihre Adresse ändern zu müssen, und in Ihrer gesamten Kommunikation ein einheitliches Branding beibehalten. Sie können weiterhin Gmail, Yahoo oder Mailfence verwenden, aber Sie ersetzen einfach deren Standarddomain durch Ihre eigene.

Für Ihre eMails macht es keinen Unterschied, ob sie eine eMail-Adresse mit Ihrer eigenen Domain nutzen oder eine eMail-Adresse eines öffentlich zugänglichen Anbieters. Beide funktionieren prinzipiell auf dieselbe Weise. Der Unterschied liegt in der Flexibilität und wem die Domain gehört. Wenn Sie die Kontrolle über die Domain haben, haben Sie auch die Kontrolle über Ihre digitale Identität. Es kann dann auch nicht passieren, dass Sie Ihre Kontakte über Änderungen informieren müssen, weil ein Anbieter plötzlich seine Bedingungen geändert oder gar den Betrieb ganz eingestellt hat.

Warum brauchen Sie eine individuelle eMail-Adresse?

Professionelle Glaubwürdigkeit erreicht ein anderes Niveau, wenn Ihre elektronische Post mit Ihrer Marke übereinstimmt. Kund*innen und Partner*innen nehmen Sie ernster, wenn sie eine eigene Domain in ihrem Posteingang sehen. Sehen Sie es wie das digitale Äquivalent zu einer ordentlichen Visitenkarte im Gegensatz zu einer auf eine Serviette gekritzelten Nummer. Studien haben gezeigt, dass 73 % der Kund*innen eher bereit sind, eine eMail von einer individuellen Domain zu öffnen¹. Die Gmail-Adresse? Schließt buchstäblich Türen, bevor Sie überhaupt anklopfen.

Grund Nr. 1: Vertrauen aufbauen

Eine eigene eMail-Domain ist ein Bestandteil Ihres Branding-Prozesses. Menschen werden Ihnen eher ihr Vertrauen schenken, da eine personalisierte eMail-Adresse professioneller wirkt als eine allgemeine.

Würden Sie eine unerwartete eMail von einer eMail-Adresse öffnen, die jedem gehören könnte? Wenn Sie unseren kostenlosen Kurs zum Thema eMail-Sicherheit und Datenschutz durchgearbeitet haben, würden Sie das vermutlich nicht tun! Da Sie einen ersten Eindruck nicht ändern können, sollten Sie darauf achten. Außerdem sind allgemein aussehende Adressen mit der Domain Ihres Providers – wie vertrieb@mailfence.com oder info@mailfence.com – wahrscheinlich bereits vergeben.

Grund Nr. 2: Konsistenz

Eine eigene eMail-Domain ist auch eine Möglichkeit, Konsistenz zu schaffen, die für das Gedeihen Ihrer Marke unerlässlich ist. Jede eMail, die Sie senden, unterstreicht Ihre Identität. Mit einer personalisierten Domain können Sie für die eMail-Adressen all Ihrer Mitarbeitenden eine gewisse Struktur vergeben, zum Beispiel Vorname@meineDomain.com. So ist es für Ihre Kund*innen einfacher, alle Ihre Mitarbeitenden zu kontaktieren, wenn sie einfach nur deren Namen kennen.

Grund Nr. 3: Einfachheit

Falls jemand Ihnen eine eMail senden will, ohne Ihre genaue eMail-Adresse zu kennen, kann er*sie einfach eine eMail an irgendwas@IhreDomain.com senden. Wenn Sie nämlich eine Catch-All-Adresse eingerichtet haben, werden alle Nachrichten, die zwar an die richtige Domain, aber an eine ungültige eMail-Adresse (genauer: eine eMail-Adresse mit einem falschen Nutzernamen und der richtigen eMail-Domain) gesendet werden, empfangen.

Dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie eine eigene Domain haben.

Das bedeutet, dass Ihnen nie wieder Anfragen von potenziellen Kund*innen entgehen werden!

Grund Nr. 4: Kontrolle über Ihre Daten

Mit einer eigenen eMail-Domain haben Sie mehr Kontrolle über Ihre eMail-Daten und Ihre Privatsphäre. Sie können Ihren Hosting-Anbieter wählen und für einen besseren Datenschutz und bessere Backup-Praktiken sorgen.

Das bedeutet auch, dass Sie Ihre eMail-Adresse nicht verlieren, wenn der eMail-Anbieter seinen Dienst einstellt. Sie können einfach einen anderen eMail-Anbieter finden und dort Ihre eigene Domain einrichten.

Sie können abteilungsspezifische Adressen wie support@, vertrieb@ oder info@ erstellen, ohne mit mehreren Konten jonglieren zu müssen. Teammitglieder können ihre eigenen professionellen Adressen haben, die alle zu Ihrer Hauptdomain gehören.

Grund Nr. 5: Einzigartigkeit

Mit einer eigenen Domain wird Ihre eMail-Adresse einzigartig und lässt sich leichter merken. So unterscheiden Sie sich von der Masse der generischen eMail-Adressen und können sich von anderen abheben.

Grund Nr. 6: Flexibilität

Mit einer eigenen eMail-Domain gewinnen Sie auch Flexibilität bei der Skalierung Ihrer Kommunikation. Während Ihr Unternehmen wächst, können Sie ganz einfach neue eMail-Konten hinzufügen, ohne Ihre Infrastruktur zu verändern. Diese Skalierbarkeit stellt sicher, dass Ihr eMail-System mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mitwachsen kann.

Aber wie kommen Sie an Ihre eigene eMail-Domain? Woher bekommen Sie sie? Müssen Sie etwas dafür bezahlen?

Lassen Sie uns Ihnen all diese Fragen beantworten.

Möchten Sie ein eMail-Konto einrichten, für das Sie keine Telefonnummer angeben müssen? Lesen Sie hier unseren aktuellen Leitfaden dazu.

_{^{1. Quelle: HubSpot E-Mail-Marketing-Statistiken 2024}}

Wie Sie eine eigene eMail-Domain erhalten: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Erstellung Ihrer eigenen eMail-Domain erfolgt in fünf wesentlichen Schritten. Jeder einzelne ist einfach und überschaubar, und Sie haben Ihre professionelle E-Mail im Handumdrehen eingerichtet.

Schritt 1: Wählen und registrieren Sie Ihren Domainnamen

Ihr Domainname wird zu Ihrer permanenten digitalen Adresse, wählen Sie ihn also sorgfältig. Idealerweise ist er kurz, einprägsam und leicht zu buchstabieren. Vermeiden Sie Bindestriche, Zahlen oder ungewöhnliche Schreibweisen, die andere verwirren.

1. Prüfen Sie die Verfügbarkeit bei Domain-Registraren wie Namecheap, GoDaddy oder Google Domains. Die meisten Domains kosten 10–20 € im Jahr. Reservieren Sie sich am besten auch gleich die passenden Nutzernamen für Social Media, damit Sie auf allen Plattformen einheitlich auftreten.
2. Ziehen Sie mehrere Domain-Endungen (.com, .net, .org) in Betracht, um Ihre Marke zu schützen. Sie können diese auf Ihre Hauptdomain umleiten oder sie später für bestimmte Zwecke verwenden.
3. Wählen Sie nach Möglichkeit eine „.com“ Top-Level-Domain. Es gibt zwar viele Möglichkeiten, aber .com ist die am weitesten verbreitete und vertrauenswürdigste. Sie verleiht Ihrer Marke Glaubwürdigkeit. Aktivieren Sie bei der Registrierung Ihrer Domain die automatische Verlängerung, damit Sie nicht riskieren, Ihren Domainnamen zu verlieren, weil er abgelaufen ist.
4. Wählen Sie anschließend bei WHOIS die Datenschutz-Option. WHOIS ist ein öffentliches „Adressbuch“ des Internets, was bedeutet, dass jede*r herausfinden kann, dass Sie eine bestimmte Domain besitzen. Wenn Sie das nicht möchten, prüfen Sie, ob Ihr Domain-Registrar oder Ihr Hosting-Anbieter eine Option zum Schützen der Domain anbietet.

Schritt 2: Wählen Sie einen Anbieter für Ihr eMail-Hosting

Der Anbieter für Ihr eMail-Hosting verwaltet die technische Infrastruktur hinter Ihrer elektronischen Post mit individueller Domain. Verschiedene Anbieter haben unterschiedliche Funktionen, Speicherplatzgrenzen und Preismodelle im Angebot.

Wichtige Merkmale und Funktionen, die Sie bei der Auswahl eines Anbieters berücksichtigen sollten:

• Nutzerfreundlichkeit: Wählen Sie einen Anbieter mit einer intuitiven Bedienoberfläche, die eine einfache Einrichtung und Verwaltung Ihrer E-Mail-Konten ermöglicht.
• Ausreichend Speicherplatz: Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter ausreichend Speicherplatz für Ihren eMail-Bedarf bietet, und berücksichtigen Sie dabei sowohl die Anzahl der Konten als auch das Speicherkontingent pro Konto.
• Spam-Schutz: Achten Sie auf robuste Funktionen zur Spamfilterung, damit Ihr Posteingang sauber und sicher bleibt.
• Support rund um die Uhr: Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der rund um die Uhr Support bietet, damit Sie Hilfe bekommen, wann immer Sie sie benötigen.
• Skalierbarkeit: Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann und Tarife anbietet, die eine steigende Anzahl von eMail-Konten und wachsende Speicherplatzanforderungen berücksichtigen.
• Sicherheitsfunktionen: Wählen Sie einen Provider, bei dem Sicherheit an erster Stelle steht und der zum Schutz Ihrer E-Mail-Kommunikation Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung anbietet.
• Preisgestaltung und Wert: Prüfen Sie die Preisstruktur und den Wert, und berücksichtigen Sie dabei die Kosten pro Konto sowie zusätzlich anfallende Kosten.
• Ruf und Zuverlässigkeit: Recherchieren Sie den Ruf des Anbieters in Bezug auf Zuverlässigkeit, einschließlich Nutzerbewertungen, Garantien für die Verfügbarkeit und die Serverleistung.
• Integration und Kompatibilität: Bewerten Sie die Kompatibilität des Anbieters mit Ihren vorhandenen Tools und stellen Sie sicher, dass diese Standardprotokolle wie IMAP, POP3 und SMTP unterstützen.

Mailfence hebt sich hier mit seinem Datenschutz-orientierten Ansatz hervor. Neben grundlegendem eMail-Hosting erhalten Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, eine sichere Kalenderintegration und Speicherplatz für Dokumente. Und alles bleibt im Rahmen der europäischen Datenschutzgesetze geschützt.

Andere Anbieter sind Google Workspace, Microsoft 365 und Zoho Mail. Jeder von ihnen hat seine Stärken, aber denken Sie darüber nach, was Ihnen am wichtigsten ist: Datenschutz, Funktionen, der Preis oder die Integration in vorhandene Tools.

Schritt 3: Verknüpfen Sie Ihre Domain mit Ihrem E-Mail-Host

Nachdem Sie Ihren eMail-Anbieter ausgewählt haben, müssen Sie Ihre Domain anbinden. Dazu müssen Sie die DNS-Einträge Ihrer Domain aktualisieren, damit sie auf die Server Ihres eMail-Anbieters verweisen. Keine Sorge – das klingt zwar technisch, aber bei den meisten Anbietern bekommen Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dafür.

Loggen Sie sich in die Bedienoberfläche Ihres Domain-Registrars ein. Finden Sie den Bereich DNS-Verwaltung. Sie müssen MX-Einträge (Mail Exchange Records) hinzufügen oder ändern, die anderen eMail-Servern mitteilen, wohin sie Ihre elektronische Post senden sollen. Ihr eMail-Anbieter wird Ihnen die genauen Einträge mitteilen, die Sie hinzufügen müssen.

Der Anbieter für Ihr eMail-Hosting kann eine Verifizierung von Ihnen verlangen, um nachzuweisen, dass Sie auch tatsächlich der Eigentümer der Domain sind. Dies soll eine unbefugte Nutzung verhindern und es gibt einige gängige Methoden dafür:

• Hinzufügen eines TXT-Eintrags: Sie erhalten von Ihrem eMail-Hoster einen eindeutigen TXT-Eintrag, um ihn den DNS-Einstellungen Ihrer Domain hinzuzufügen. Dieser Eintrag enthält einen Verifizierungscode, der nachweist, dass Sie der*die Eigentümer*in sind.
• Hochladen einer Verifizierungsdatei: Einige Anbieter bitten Sie möglicherweise, eine bestimmte Datei mit einem Verifizierungscode in das Stammverzeichnis Ihrer Website hochzuladen.
• Verifizierung per E-Mail: Der Anbieter sendet möglicherweise eine Verifizierungs-eMail an eine administrative eMail-Adresse Ihrer Domain (zum Beispiel admin@IhreDomain.com).

In der Regel dauert es 24–48 Stunden, bis sich all diese Informationen im Internet verbreitet haben. Während dieser Zeit beginnt Ihre Domain mit der Weiterleitung von eMails an Ihren neuen Host. Sobald der Prozess der Informationsverbreitung abgeschlossen ist, kommen alle E-Mails, die an Ihre eigene Domain gesendet werden, in Ihrem neuen Posteingang an.

Schritt 4: Erstellen Sie Ihre eMail-Adressen

Sobald Ihre Domain angebunden ist, können Sie eMail-Adressen erstellen. Bei den meisten eMail-Hostern ist das ganz einfach. Klicken Sie einfach in der Bedienoberfläche auf „eMail-Adresse hinzufügen“, geben Sie den gewünschten Nutzernamen ein (zum Beispiel info, hallo, support oder Ihren Namen) und legen Sie ein sicheres Passwort fest.

Verwenden Sie eine einheitliche Struktur für die Namensvergabe in Ihren eMail-Adressen:

• Vorname@IhreDomain.com: verwendet den Vornamen der Person (zum Beispiel hans@Ihre Domain.com)
• Vorname.Nachname@IhreDomain.com: verwendet den vollen Namen der Person (zum Beispiel hans.meier@IhreDomain.com)
• Abteilung@IhreDomain.com: verwendet den Namen einer Abteilung oder Funktion (zum Beispiel vertrieb@IhreDomain.com, support@IhreDomain.com)

Mit einer durchgängigen Namenskonvention wird es für Kund*innen und Kolleg*innen einfach, sich eMail-Adressen zu merken und gegebenenfalls einrihtenzu erraten.

Legen Sie Adressen für verschiedene Zwecke an. Verwenden Sie eine allgemeine Adresse wie hallo@ oder info@ für den Erstkontakt und spezifischere Adressen wie support@ für den Kundendienst. Sie können auch persönliche Adressen für Teammitglieder erstellen.

Richten Sie bei Bedarf eine eMail-Weiterleitung ein. Vielleicht möchten Sie, dass vertrieb@ an Ihren Haupteingang weitergeleitet wird, oder dass support@ an ein Teammitglied geht. So bleibt alles organisiert, ohne dass Sie ständig mehrere Posteingänge überprüfen müssen.

Vergeben Sie für jedes eMail-Konto die entsprechenden Berechtigungen, zum Beispiel die Möglichkeit, eMails zu senden und zu empfangen, auf gemeinsame Kalender zuzugreifen oder andere Konten zu verwalten. Aktivieren Sie Sicherheitsfunktionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und Optionen zur Kontowiederherstellung, um Ihre eMail-Konten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Schritt 5: Konfigurieren Sie Ihr eMail-Programm

Sie können über Webmail (in einem Browser) auf Ihre eigene eMail-Domain zugreifen oder einen eMail-Client wie Outlook, Apple Mail oder Thunderbird konfigurieren. Mit eMail-Clients haben Sie den Vorteil, offline auf Ihre eMails zugreifen zu können, und häufig bieten sie bessere Tools zur Organisation.

Stellen Sie diese Informationen und Servereinstellungen zusammen und erfragen Sie sie gegebenenfalls bei Ihrem Provider:

• Server für eingehende Mails (IMAP): die Serveradresse und die Portnummer für den Empfang von eMails
• Server für ausgehende E-Mails (SMTP): die Serveradresse und die Portnummer für den Versand von eMails
• Nutzername: Ihre eMail-Adresse oder ein eindeutiger Nutzername, der von Ihrem Hosting-Anbieter bereitgestellt wird
• Passwort: das Passwort, das Sie bei der Erstellung des eMail-Kontos festgelegt haben
• Sicherheitseinstellungen: Der Verschlüsselungstyp (SSL/TLS) und die erforderliche Authentifizierungsmethode

Konfigurieren Sie Ihren eMail-Client:

1. Fügen Sie ein neues Konto hinzu und wählen Sie den Kontotyp (IMAP oder POP3).
2. Geben Sie Ihren Namen und Ihre eMail-Adresse ein.
3. Geben Sie die Servereinstellungen für eingehende und ausgehende Mails ein.
4. Geben Sie Ihren Nutzernamen und Ihr Passwort ein.
5. Richten Sie die Sicherheitseinstellungen ein wie von Ihrem Provider gefordert.
6. Testen Sie Ihre Kontoeinstellungen, indem Sie eine Test-eMail senden.

So greifen Sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet auf Ihre eMails mit eigener Domain zu:

1. Öffnen Sie die eMail-App auf Ihrem Gerät.
2. Fügen Sie ein neues Konto hinzu und wählen Sie den Kontotyp (IMAP oder POP3).
3. Geben Sie Ihre eMail-Adresse und Ihr Passwort ein.
4. Geben Sie die Servereinstellungen für eingehende und ausgehende Mails ein.
5. Passen Sie Ihre Kontoeinstellungen an, zum Beispiel die Häufigkeit der Synchronisierung und die Benachrichtigungseinstellungen.

Testen Sie sowohl das Senden als auch das Empfangen von eMails. Senden Sie eine Testnachricht an eine andere eMail-Adresse und antworten Sie an sich selbst. Damit bestätigen Sie, dass alles korrekt funktioniert. Vergewissern Sie sich, dass in den gesendeten eMails im „Von“-Feld Ihre eigene Domain angezeigt wird und nicht die Domain des Hosting-Anbieters.

Wenn Sie bei der Einrichtung Ihres eMail-Programms auf Probleme stoßen:

• Schauen Sie sich noch einmal Ihre Einstellungen an: Vergewissern Sie sich, dass alle eingegebenen Serveradressen, Portnummern und Sicherheitseinstellungen korrekt sind.
• Überprüfen Sie Ihren Nutzernamen und Ihr Passwort: Bestätigen Sie, dass Sie die richtigen Anmeldedaten verwenden.
• Prüfen Sie Ihre Internetverbindung: Zum Senden und Empfangen von eMails ist eine stabile Verbindung erforderlich.
• Kontaktieren Sie Ihren Hosting-Anbieter: Wenn die Probleme bestehen bleiben, wenden Sie sich an das Supportteam des Anbieters.

Wie viel kostet eine individuelle E-Mail-Domain?

Die Gesamtkosten für eine benutzerdefinierte E-Mail-Domain umfassen Ihre Domainregistrierung und die Gebühren für das E-Mail-Hosting. Domainnamen kosten in der Regel $10-$20 pro Jahr, Premium-Domains können jedoch Tausende kosten.

Beim E-Mail-Hosting gibt es größere Unterschiede. Einfache Tarife beginnen bei etwa $5 pro Benutzer und Monat. Google Workspace beginnt bei $6 pro Benutzer monatlich, während Microsoft 365 bei $6 beginnt. Mailfence bietet Unterstützung für benutzerdefinierte Domains ab €3,50 pro Monat, wobei zusätzliche Datenschutzfunktionen enthalten sind.

Für kleinere Bedürfnisse gibt es günstige Lösungen. Einige Domain-Registrierungsstellen bieten eine einfache kostenlose E-Mail-Weiterleitung an. Allerdings fehlen hier Funktionen wie Webmail-Zugang, Speicherplatz und Kalenderintegration, die ein vollständiges Hosting bietet.

Bedenken Sie den langfristigen Wert. Der Glaubwürdigkeitsgewinn durch professionelle E-Mail-Adressen macht sich schnell bezahlt, da das Vertrauen der Kunden gestärkt und die Antwortraten erhöht werden. Für Unternehmen ist es eine wichtige Investition in Ihr professionelles Image.

Arten von E-Mail-Hosting

E-Mail-Hosting gibt es in verschiedenen Varianten, die jeweils auf unterschiedliche Bedürfnisse und technischen Komfort zugeschnitten sind.

Gemeinsames E-Mail-Hosting

Beim Shared Hosting befinden sich mehrere Benutzer auf demselben Server. Dies ist die günstigste Option, perfekt für kleine Unternehmen oder persönliche Marken. Sie erhalten professionelle E-Mail-Adressen, ohne die Bank zu sprengen.

Der Nachteil? Die Ressourcen werden gemeinsam genutzt, so dass starker E-Mail-Verkehr von anderen Nutzern gelegentlich zu einer Verlangsamung führen kann. Aber für die meisten kleinen Unternehmen bietet Shared Hosting alles, was sie brauchen, und das zu einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis.

Dediziertes E-Mail-Hosting

Beim Dedicated Hosting steht Ihnen ein kompletter Server für Ihre E-Mail-Anforderungen zur Verfügung. Sie erhalten garantierte Ressourcen, maximale Leistung und die vollständige Kontrolle über die Serverkonfiguration.

Diese Option eignet sich für größere Unternehmen mit hohem E-Mail-Aufkommen oder besonderen Sicherheitsanforderungen. Die höheren Kosten spiegeln die exklusiven Ressourcen und die verbesserte Leistung wider. Die meisten kleinen Unternehmen werden dieses Hosting-Niveau zunächst nicht benötigen.

Cloud-basiertes E-Mail-Hosting

Beim Cloud-Hosting werden Ihre E-Mails auf mehrere Server verteilt. Das sorgt für hervorragende Zuverlässigkeit – wenn ein Server ausfällt, springen andere ein. Außerdem können Sie Ihren Bedarf leicht skalieren, wenn Ihre Anforderungen wachsen.

Anbieter wie Google Workspace und Microsoft 365 dominieren diesen Bereich. Sie bieten eine nahtlose Integration mit anderen Produktivitäts-Tools, was sie zu einer beliebten Wahl für moderne Unternehmen macht. Mailfence bietet Cloud-Hosting mit einem Ansatz, bei dem der Datenschutz im Vordergrund steht.

Einrichten von benutzerdefinierten E-Mails ohne technische Kenntnisse

Lassen Sie sich nicht von technischen Bedenken zurückhalten. Moderne E-Mail-Anbieter haben den Einrichtungsprozess erheblich vereinfacht. Unten finden Sie 3 Beispiele für eine einfache Einrichtung.

E-Mail-Hosting-Assistenten verwenden

Die meisten Anbieter bieten Einrichtungsassistenten an, die Sie durch jeden Schritt führen. Diese Tools erkennen automatisch Ihre Domaineinstellungen und schlagen die richtige Konfiguration vor. Sie folgen einfach den Anweisungen und kopieren und fügen die Informationen wie gewünscht ein.

Unterstützung erhalten, wenn Sie feststecken

Gute E-Mail-Hosting-Anbieter bieten mehrere Support-Kanäle. Über den Live-Chat erhalten Sie sofortige Antworten auf dringende Fragen. Der E-Mail-Support behandelt detaillierte technische Fragen. Viele Anbieter unterhalten auch umfassende Wissensdatenbanken mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Benutzerdefinierte E-Mail-Domäne mit Mailfence

So konfigurieren Sie Ihre benutzerdefinierte Domain-Adresse in Ihrem Mailfence-Konto:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Nachrichten > E-Mail-Domänen > Eine E-Mail-Domäne hinzufügen.
2. Geben Sie Ihren Domainnamen ein und fahren Sie mit der Verifizierung fort.
3. Richten Sie DNS SPF- und DKIM-Einträge ein.

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in diesem Knowledge Base-Artikel über benutzerdefinierte E-Mail-Domains.

Beachten Sie, dass Sie ein kostenpflichtiges Abonnement benötigen.

Benutzerdefinierte E-Mail-Domäne in Google Mail

Um Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Adresse in Google Mail einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Erstellen Sie Ihr Gmail-Konto.
2. Öffnen Sie das Google Workspace-Einrichtungstool.
3. Fügen Sie die MX-Einträge für Gmail zu Ihrer DNS-Konsole in Ihrem Domain-Dashboard hinzu.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Leitfaden hier.

Benutzerdefinierte E-Mail-Domäne in Outlook

Um Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Adresse in Outlook einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie Ihr Microsoft 365-Konto.
2. Gehen Sie zur Einrichtungsseite für Administratoren und navigieren Sie zu „Richten Sie Ihre benutzerdefinierte Domain ein“ > Verwalten > Domain hinzufügen.
3. Geben Sie Ihren Domainnamen ein und wählen Sie dann „Diese Domain verwenden“.
4. Sie müssen sich dann bei Ihrem Hosting-Provider (z.B. GoDaddy) anmelden und dort Ihre Inhaberschaft überprüfen.

Bewährte Verfahren für die Verwaltung benutzerdefinierter E-Mail-Domänen

Die ordnungsgemäße Pflege Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Domain gewährleistet einen zuverlässigen Service und schützt Ihren professionellen Ruf.

Starke Sicherheitsmaßnahmen

Beginnen Sie mit sicheren, eindeutigen Passwörtern für jedes E-Mail-Konto. Verwenden Sie einen Passwort-Manager, um komplexe Passwörter zu erstellen und zu speichern. Verwenden Sie niemals Passwörter für verschiedene Dienste.

Aktivieren Sie, wo immer möglich, die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Dies bietet einen entscheidenden Schutz, selbst wenn jemand Ihr Passwort in die Hände bekommt. Die meisten modernen E-Mail-Anbieter unterstützen Authentifizierungs-Apps oder SMS-Verifizierung.

E-Mail-Authentifizierungsprotokolle

Konfigurieren Sie SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge über die grundlegende MX-Einrichtung hinaus. Diese Authentifizierungsprotokolle verhindern, dass andere Ihre Domain fälschen. Außerdem erhöhen sie die Zustellungsraten, indem sie den Servern der Empfänger Legitimität bescheinigen.

Regelmäßige Backups schützen vor Datenverlust. Mailfence enthält zwar automatische Backups, aber Sie können auch Ihr eigenes Archivierungssystem einrichten. Exportieren Sie wichtige Mitteilungen monatlich, um lokale Kopien zu erhalten.

Team Einarbeitung

Dokumentieren Sie Ihren E-Mail-Einrichtungsprozess für neue Teammitglieder. Dazu gehören Passwortanforderungen, Signaturvorlagen und Kommunikationsrichtlinien. Konsistenz unter den Teammitgliedern stärkt die Professionalität.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den Grundlagen der Sicherheit, z.B. im Erkennen von Phishing-Versuchen. Ein einziger angeklickter Link kann Ihre gesamte Domain gefährden. Regelmäßige Erinnerungen an die E-Mail-Sicherheit halten das Bewusstsein hoch.

Legen Sie klare Richtlinien für die E-Mail-Nutzung fest. Legen Sie fest, was für Firmenadressen und was für private Konten angemessen ist. Sprechen Sie die Anforderungen an die Aufbewahrung und die Erwartungen an die Vertraulichkeit im Voraus an.

Aktualisieren Sie Ihre Online-Präsenz

Wenn Sie Ihre neuen individuellen E-Mail-Adressen eingerichtet haben, aktualisieren Sie Ihre gesamte Online-Präsenz:

• Fügen Sie E-Mail-Adressen zu Ihrer Website hinzu: Zeigen Sie Ihre neuen benutzerdefinierten E-Mail-Adressen an prominenter Stelle auf Ihrer Website an, insbesondere auf Ihrer „Kontakt“-Seite.
• Aktualisieren Sie E-Mail-Signaturen: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder ihre E-Mail-Signaturen mit einheitlicher Formatierung aktualisieren.
• Benachrichtigen Sie Ihre Kontakte: Senden Sie eine E-Mail an Ihre Kontakte, um sie über Ihre neuen E-Mail-Adressen zu informieren.
• Drucken Sie neue Visitenkarten: Bestellen Sie neue Visitenkarten mit Ihren aktualisierten individuellen E-Mail-Adressen
• Überarbeiten Sie Marketingmaterial: Aktualisieren Sie alle Broschüren, Flugblätter oder andere Marketingmaterialien, die Ihre E-Mail-Adresse enthalten.
• Aktualisieren Sie Online-Verzeichnisse: Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse in allen Online-Verzeichnissen, Social-Media-Profilen oder Branchenverzeichnissen.

Implementieren Sie bewährte Methoden für das E-Mail-Marketing

Mit Ihren neuen benutzerdefinierten E-Mail-Adressen können Sie Ihre E-Mail-Marketingbemühungen verbessern:

• Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Liste anhand der Vorlieben, des Verhaltens oder der demografischen Daten Ihrer Abonnenten.
• Personalisieren Sie Ihre E-Mail-Kampagnen, indem Sie die Abonnenten mit ihrem Namen ansprechen
• Optimieren Sie Ihre E-Mail-Betreffzeilen, um die Öffnungsraten zu erhöhen
• Entwerfen Sie E-Mail-Vorlagen, die auf mobile Endgeräte reagieren
• Überwachen Sie Ihre E-Mail-Leistungskennzahlen (Öffnungsraten, Klickraten, Konversionen)

Häufige Fehler, die Sie bei der Einrichtung Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Domain vermeiden sollten

Selbst bei unkomplizierten Prozessen kommt es gelegentlich zu Problemen. Das Wissen um häufige Probleme hilft Ihnen bei der effektiven Fehlersuche.

Die Wahl einer zu komplizierten Domain

Wählen Sie keinen Domainnamen, der schwer zu buchstabieren oder zu merken ist. Wenn Sie jedes Mal, wenn Sie jemandem Ihre E-Mail geben, erklären müssen, wie man ihn schreibt, haben Sie eine schlechte Wahl getroffen. Halten Sie sich an einfache Wörter und gängige Schreibweisen.

Vermeiden Sie die Verwendung von Zahlen oder Bindestrichen in Ihrer Domain. Sie verwirren die Leute und sehen unprofessionell aus. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse laut aussprechen, sollten Sie nicht „Bindestrich“ oder „die Zahl 2“ sagen müssen, damit jemand sie versteht.

Überspringen der DNS-Einrichtungsprüfung und der Verzögerungen bei der DNS-Verbreitung

Es kann bis zu 48 Stunden dauern, bis DNS-Änderungen global verbreitet werden. Die meisten sind innerhalb einer Stunde erledigt, aber manchmal ist Geduld gefragt. Geraten Sie nicht in Panik, wenn E-Mails nicht sofort nach der Konfiguration funktionieren.

Senden Sie Test-E-Mails von verschiedenen Anbietern (Gmail, Yahoo, Outlook) an Ihre neue Adresse. Senden Sie dann E-Mails von Ihrer benutzerdefinierten Domain an diese Anbieter, um beide Richtungen zu überprüfen.

Verwenden Sie Online-Tools zur DNS-Überprüfung, um sicherzustellen, dass Ihre Datensätze richtig konfiguriert sind. Falsche DNS-Einstellungen scheinen zunächst zu funktionieren, verursachen aber später Lieferprobleme. Wenn Sie sich 10 Minuten Zeit für die Überprüfung nehmen, ersparen Sie sich stundenlange Fehlersuche.

E-Mail-Weiterleitung nicht richtig einrichten

Wenn Sie Regeln für die Weiterleitung einrichten, testen Sie diese gründlich. Stellen Sie sicher, dass weitergeleitete E-Mails ihre ursprünglichen Absenderinformationen behalten und nicht als Spam markiert werden. Manchmal kann eine Weiterleitung die E-Mail-Authentifizierung unterbrechen und Ihre Zustellbarkeit beeinträchtigen.

Ziehen Sie, wenn möglich, die Verwendung von Aliasen anstelle von Weiterleitungen in Betracht. Ein Alias erstellt mehrere Adressen, die alle ohne Weiterleitung an denselben Posteingang zugestellt werden. Dies sorgt für eine bessere E-Mail-Authentifizierung und sieht professioneller aus.

Das Wichtigste zum Mitnehmen: Benutzerdefinierte E-Mail-Domäne

• Mit einer benutzerdefinierten E-Mail-Domain erhalten Sie eine professionelle E-Mail-Adresse mit Ihrem eigenen Domainnamen.
• Die Gesamtkosten liegen zwischen $15-$40 monatlich, einschließlich Domainregistrierung und Hosting.
• Die Einrichtung umfasst die Registrierung einer Domain, die Auswahl eines E-Mail-Hosts und die Konfiguration von DNS-Einträgen.
• Auf Datenschutz ausgerichtete Anbieter wie Mailfence bieten End-to-End-Verschlüsselung und GDPR-Schutz
• Es gibt kostenlose Optionen, denen es jedoch an Funktionen, Unterstützung und Datenschutz mangelt.
• Starke Passwörter, 2FA und E-Mail-Authentifizierung (SPF/DKIM/DMARC) sind entscheidend für die Sicherheit
• Vermeiden Sie komplizierte Domainnamen und überprüfen Sie immer, ob Ihre DNS-Konfiguration korrekt funktioniert.

Abschließende Überlegungen zur Erstellung Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Domäne

Ihre individuelle E-Mail-Domain ist mehr als nur eine professionelle Adresse. Es ist Ihre digitale Identität, die Grundlage Ihrer Online-Präsenz. Wenn Sie die Kontrolle über dieses wichtige Gut übernehmen, zahlt sich das in Glaubwürdigkeit und Flexibilität aus.

Die technische Einrichtung mag anfangs entmutigend erscheinen, aber moderne E-Mail-Anbieter haben den Prozess rationalisiert. Die meisten Benutzer haben ihre benutzerdefinierte Domain-E-Mail in einer Stunde eingerichtet. Der Schlüssel liegt in der Wahl eines Anbieters, der Ihren Bedürfnissen entspricht, sei es maximaler Datenschutz, niedrigste Kosten oder integrierte Produktivitätstools.

Unternehmen vertrauen auf Mailfence, wenn es um verschlüsselte Collaboration-Tools geht, die Unterstützung für benutzerdefinierte Domains, vollständige Kalenderintegration, Dokumentenbearbeitung und sicheres Gruppen-Messaging umfassen. Sie erhalten alles, was Sie für Ihre Produktivität brauchen, ohne den Datenschutz zu opfern. Und wenn Sie mehr über den Datenschutz erfahren möchten, sollten Sie unserem Newsletter folgen!