Como aproveitar ao máximo a sua assinatura de e-mail?

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Em um dia normal, um trabalhador tende a enviar cerca de 40 e-mails, totalizando cerca de 200 e-mails por semana. Infelizmente, muitos desses e-mails são recebidos com silêncio pelo destinatário. Sabe por quê?

A resposta é mais simples do que você pensa. O problema é aquela pequena parte do seu e-mail que vem depois da despedida: a sua assinatura de e-mail. Muitas pessoas não dedicam um tempo para criar uma assinatura profissional e bem elaborada.

Continue lendo para saber mais sobre como criar uma boa assinatura de e-mail para que as pessoas a saibam mais sobre você.

Modelo prático de assinatura de e-mail

Antes do e-mail, os cartões de visita eram a melhor forma de compartilhar detalhes sobre nós mesmos e nossos negócios.

Imagine o seguinte: você conhece alguém, vocês conversam e na hora de se despedir, você entrega o seu cartão de visita. Seu nome, o que você faz e as suas informações de contato estão todas organizados em um pequeno espaço para referência futura.

As assinaturas de e-mail podem ser consideradas como o equivalente digital dos cartões de visita, só que um pouquinho maiores. O espaço extra, em comparação a um cartão de visita padrão de 3,5 x 2,0 polegadas, permite que você compartilhe um pouco mais sobre você.

Mas não se empolgue demais! Só por que você tem mais espaço, não significa que seja uma boa ideia incluir todo tipo de detalhe e informação na sua assinatura. A sua assinatura de e-mail não é uma autobiografia!

Ao invés disso, seja econômico com as informações que você inclui. Para ajudar você com isso, aqui está um modelo fácil a ser seguido:

  • Seu nome e sobrenome
  • Uma foto sua ou o logotipo da sua empresa
  • Seu título ou cargo
  • A empresa e departamento em que você trabalha
  • Outras informações de contato

Opcional:

  • Perfis nas redes sociais
  • Links para agendamento
  • Call to Action (CTA)

Vale lembrar que assinatura de e-mail é diferente de assinatura digital, que não tem nada a ver com a estética dos seus e-mails.

1. Seu nome e sobrenome

Isso é óbvio.

Quando você envia um e-mail para alguém, especialmente se esta é a sua primeira interação, você deve sempre incluir o seu nome e sobrenome para que o destinatário saiba com quem está falando.

Esta informação dever ser a primeira coisa que as pessoas veem na sua assinatura. Ou seja, ela dever ser posicionada no topo, como a primeira linha de texto e seguida pelos demais detalhes.

2. Uma foto sua ou o logotipo da sua empresa

Obviamente, você pode ter uma assinatura simples, composta apenas por texto. Mas que tal ir mais além na personalização? Adicionar uma imagem a assinatura pode dar um toque mais humano aos seus e-mails. Isso também vai ajudar os destinatários a dar uma cara ao seu nome, tornando-o mais fácil de lembrar.

No entanto, é importante que você tenha uma coisa em mente: sua foto precisa ter aparência profissional. Seu rosto precisa estar bem visível, então evite acessórios, como óculos de sol, e opte por um fundo claro e neutro.

Mas se você é parte de uma empresa bem conhecida, vale a pena considerar incluir o logo tipo dela na sua assinatura. É uma ótima forma de aumentar sutilmente o seu reconhecimento.

3. Seu título ou cargo

O próximo item da lista é ajudar as pessoas a entender o seu papel. Isso envolve mencionar o seu cargo ou título de trabalho, que deve ser posicionamo logo abaixo do seu nome, assim:

Nome e sobrenome

Cargo/ Título de trabalho

4. Sua empresa e departamento

Se você tiver a sorte de trabalhar para uma empresa bastante conhecida, mostrar esta conexão na sua assinatura de e-mail é uma ótima forma de capturar a atenção do leitor.

Além disso, não esqueça de mencionar em qual departamento você trabalha. É outra forma de dar autenticidade a sua assinatura.

5. Outras informações de contato

É importante oferecer outras alternativas para que o destinatário entre em contato com você, além do e-mail. Você pode usar seu número de telefone, ou até mesmo fax (surpreendentemente, muitas pequenas empresas ainda o utilizam).

Uma coisa que você precisa evitar, no entanto, é incluir o seu endereço de e-mail na sua assinatura. Ele já aprece no campo “De:”, e não precisa ocupar espaço desnecessário na sua assinatura.

6. Perfis nas redes sociais

Mencionar os seus perfis nas redes sociais também é uma ótima forma de compartilhar outras informações de contato.

No entanto, é importante que você pense nos seus perfis nas redes sociais como uma plataforma para construir a sua marca e compartilhar conteúdo e não como o seu principal canal de contato.

Você tem duas opções: usar links ou ícones. Se a sua assinatura de e-mail não é 100% baseada em texto, utilize ícones. Eles são mais atraentes e ajudam você a economizar espaço.

No final das contas, é provável que o seu objetivo seja fazer negócio com o destinatário. Mas sejamos honestos, as agendas podem ficar bastante lotadas. Uma solução inteligente é incluir um link para agendamento na sua assinatura, que ajude as pessoas a marcarem um reunião diretamente. Você pode usar aplicativos como o Calendly para facilitar o processo.

8. Call to Action (CTA)

Interessado em promover um serviço, compartilhar conteúdo ou encorajar uma venda?

Então você precisa de uma chamada para ação, ou call to action, sólido e inconfundível.

Ele pode ser um banner, um botão, ou um link. O Segredo é mantê-lo curto, amigável e relevante.

Por exemplo, se o seu objetivo for marcar uma reunião, adicione um botão com o CTA “Agendar reunião” a sua assinatura. Por outro lado, se o seu objetivo for compartilhar o seu trabalho mais recente, compartilhar um link para um vídeo útil pode ser uma ótima ideia.

Assinatura de e-mail para estudantes

As assinaturas de e-mail para estudantes também devem ser concisas e profissional. Aqui está um exemplo do que incluir na sua assinatura de e-mail como estudante:

  1. Seu nome completo
  2. Seu programa de graduação (se aplicável)
  3. O nome da sua universidade
  4. Seu telefone de contato
  5. Seu endereço de e-mail profissional

Opcional: Links para perfis de rede social relevantes (LinkedIn, por exemplo)

Para estudantes, ter uma assinatura de e-mail é extremamente importante. É mais do que uma formalidade; é uma forma de se apresentar profissionalmente no mundo digital. Ao incorporar detalhes essenciais, como nome, programa de graduação e universidade, seu e-mail ganha contexto, permitindo que você seja identificado por afiliação.

A inclusão de informações de contato, como número de celular e e-mail profissional, também facilita a comunicação, refletindo a sua disposição para engajamento. Este toque pessoal vai além das palavras. Ele pode ser comparado a um aperto de mãos virtual, promovendo interações mais positivas. Ao manter uma assinatura profissional, o estudante é visto com uma pessoa responsável e comprometida, tanto com atividades acadêmicas quanto com futuras oportunidades profissionais.

Dicas importantes de assinatura de e-mail

No começo, os e-mails eram exclusivamente baseados em texto, assim como quase tudo na internet. Hoje, no entanto, você pode compartilhar mais do que apenas o seu nome e informações de contato. Por isso, aqui estão algumas dicas que vão ajudar você a acertar na assinatura de e-mail.

  1. Seja breve
  2. Invista em um bom design
  3. Siga a personalidade da sua marca
  4. Certifique-se de que ela seja fácil de ler
  5. Crie uma hierarquia
  6. Garanta compatibilidade com dispositivos móveis

1. Seja breve

A sua assinatura de e-mail deve ter entre 3 e 5 linhas no máximo.

Por exemplo:

João da Silva

Astronauta

SpaceX

Telefone: 111-111-111

2. Invista em um bom design

Você se apresentaria com um cartão de visita como este para um cliente em potencial?

Dicas de assinatura de e-mail.

Esperamos que não.

Um bom design pode realmente aumentar o apelo da sua assinatura de e-mail. Mas sejamos sinceros, nem todo mundo tem um bom olho para estética. Então não tenha medo de investir um pouco e contratar um designer qualificado para dar um toque especial a sua assinatura.

3. Siga a personalidade da sua marca

Qual é o seu trabalho? A assinatura de um advogado deve ter um tom mais sério do que a de um professor de jardim de infância, por exemplo. A sua assinatura deve refletir a sua personalidade profissional, seja ela séria, divertida, ou uma mistura dos dois.

Além disso, se você faz parte de uma empresa conhecida, é importante que você esteja em sintonia com ela. Isso significa utilizar as mesmas cores, fontes e tom.

4. Certifique-se de que ela seja fácil de ler

A sua assinatura de e-mail não precisa ser sem graça. Mas você precisa ter cuidado com as fontes utilizadas. Procure evitar fontes difíceis de ler e optar por aquelas que são mais visualmente agradáveis.

Use apenas uma ou no máximo duas fontes. Você pode usar uma fonte diferente para dar mais destaque ao seu nome, por exemplo, e outra para todos os outros detalhes.

5. Crie uma hierarquia

Nem todos os detalhes da sua assinatura têm o mesmo peso. Identifique as informações mais importantes e faça com que elas se destaquem.

Geralmente, a informação mais importante é o seu nome. Aumente o tamanho da fonte (para 18 ou mais) e coloque ele em negrito para maximizar o seu impacto. Se isso for compatível com a sua marca e a opção for legível, você pode até mesmo usar uma fonte diferente.

A próxima linha deve informar o seu cargo e a organização para a qual você trabalha. Considere colocar estas informações em negrito também, mas em uma fonte menor (14 é suficiente). Para as informações restantes, como contatos secundários e links, mantenha o tamanho de fonte padrão (geralmente 12).

6. Garanta compatibilidade com dispositivos móveis

E-mails visualizados em dispositivos móveis têm uma probabilidade 65% maior de atrair clientes. Com muitos profissionais favorecendo a comunicação móvel, é crucial que a sua assinatura seja compatível com dispositivos móveis.

Alguns e-mails podem parecer extremamente profissionais na tela de um desktop, mas se não forem otimizados para visualização em dispositivos móveis eles podem fazer você parecer amador.

Interessado em saber mais sobre etiqueta de e-mail? Confira o nosso guia completo sobre como tornar o seu e-mail mais profissional.

Conclusão

Muitas pessoas tendem a se concentrar no conteúdo da mensagem ao compor seus e-mails, deixando a assinatura em segundo plano. Mas esta é uma oportunidade perdida! A sua assinatura é uma ótima forma de se promover, mostrar a sua marca e encorajar o destinatário a entrar em contato ou realizar uma ação.

Tenha isso em mente para criar uma assinatura de e-mail que realmente se destaque.

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Patrick De Schutter

Patrick De Schutter

Patrick é o cofundador da Mailfence. Ele é um empreendedor em série e investidor em startups desde 1994 e lançou várias empresas pioneiras na Internet, como Allmansland, IP Netvertising ou Express.be. Ele acredita e defende firmemente a criptografia e a privacidade. Você pode seguir @pdeschutter no Twitter e no LinkedIn.

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