An einem durchschnittlichen Tag versendet ein*e Arbeitnehmer*in etwa 40 E-Mails. Das summiert sich auf rund 200 E-Mails pro Woche. Leider ernten viele dieser E-Mails auf der Empfängerseite nichts als Schweigen. Doch warum? Spielt die Email-Signatur dabei eine Rolle?
Die Antwort ist vielleicht einfacher, als Sie denken – es geht tatsächlich um den kleinen Teil Ihrer E-Mail, der nach Ihrer Grußformel und Ihrem Namen kommt: die Email-Signatur. Viele Menschen nehmen sich nicht die Zeit, eine gut gestaltete, professionelle Signatur zu erstellen.
Lassen Sie uns im Detail beleuchten, wie Sie Ihre Email-Signatur so gestalten können, dass sie für (und nicht gegen) Sie arbeitet. Dann nämlich, wenn sie einen Mehrwert für andere bietet, weil diese mehr über Sie und Ihr Unternehmen erfahren können.
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Vorlage für eine geschäftliche Email-Signatur, an der Sie sich orientieren können
Bevor es E-Mails gab, haben wir Daten über uns und unser Unternehmen mithilfe von Visitenkarten mit anderen geteilt.
Stellen Sie sich vor: Sie treffen jemanden, unterhalten sich mit ihm, und bei der Verabschiedung haben Sie ihm Ihre Visitenkarte überreicht. Ihr Name, was Sie tun und wie Sie zu erreichen sind – all das war auf dieser kleinen Karte gut verstaut, sodass man es später wiederfinden konnte.
Eine professionelle E-Mail-Signatur ist so etwas wie der digitale Cousin (oder die digitale Cousine, wenn Sie so möchten) der Visitenkarte, nur dass Sie etwas mehr Platz bietet als bei einer Standard-Visitenkarte von etwa 9 cm x 6 cm. Diesen zusätzlichen Platz können Sie nutzen, um etwas mehr über sich zu erzählen.
Aber übertreiben Sie es nicht! Nur weil Sie mehr Platz haben, heißt das nicht, dass Sie jedes noch so kleine Detail hineinpacken sollten.
Seien Sie stattdessen sehr sparsam mit den Angaben, die Sie aufnehmen. Hier haben wir eine Vorlage für eine Email-Signatur, die Ihnen das Ganze etwas erleichtern soll:
- Ihr Vor- und Nachname
- Ein Foto von Ihnen oder ein Logo
- Ihre Stellenbezeichnung
- Das Unternehmen, für das Sie arbeiten
- Weitere Kontaktdaten
Optional :
- Social-Media-Profile
- Buchungs-/Bestelllinks
- Call to Action (CTA)
Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail-Signatur etwas anderes ist als eine digitale Signatur, welche nichts mit der Ästhetik Ihrer E-Mails zu tun hat.
1. Ihr Vor- und Nachname
Keine Frage. Das ist selbstverständlich.
Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, und gerade, wenn es Ihre erste Interaktion ist, sollten Sie immer Ihren Vor- und Nachnamen angeben, damit der*die andere weiß, wer sich bei ihm*ihr meldet.
Diese Information sollte das Erste sein, was der*die Empfänger*in in Ihrer Signatur sieht. Platzieren Sie sie also ganz oben in die erste Textzeile. Alle anderen Angaben folgen entsprechend.
2. Ein Foto von Ihnen oder das Logo Ihres Unternehmens
Sicher, Sie könnten eine einfache Email-Signatur erstellen, die nur aus Text besteht. Aber wie wäre es, wenn Sie sie ein wenig persönlicher gestalten? Ein Bild von Ihnen kann Ihren E-Mails eine menschlichere Note verleihen. Es hilft den Empfänger*innen, Ihrem Namen ein Gesicht zuzuordnen, was den kleinen Nebeneffekt hat, dass Sie sich besser bei Ihrem Gegenüber einprägen.
Ein wichtiger Punkt, den Sie allerdings beachten sollten: Verwenden Sie nur professionelle Fotos. Ihr Gesicht muss deutlich zu sehen sein, also vermeiden Sie Accessoires wie Hüte, Mützen oder Sonnenbrillen und wählen Sie einen weißen oder grauen Hintergrund.
Wenn Sie jedoch einer bekannten Organisation angehören, können Sie stattdessen das Logo dieser Organisation hinzufügen. Das ist eine gute Möglichkeit, ganz subtil die Markenbekanntheit zu steigern.
3. Ihre Stellenbezeichnung
Der nächste Punkt auf der Liste ist, den Menschen zu helfen, Ihre Rolle zu verstehen. Dazu gehört die Angabe Ihrer Berufsbezeichnung, die direkt unter Ihrem Namen stehen sollte, etwa so:
Vor- und Nachname
Stellenbezeichnung
4. Ihr Unternehmen und Ihre Abteilung
Wenn Sie das Glück haben, für ein bekanntes Unternehmen zu arbeiten, kann es sehr hilfreich sein, dies in Ihrer Email-Signatur zu zeigen, um die Aufmerksamkeit des*der Leser*in auf sich zu ziehen.
Vergessen Sie außerdem nicht, Ihre Abteilung zu erwähnen. Dadurch wird Ihre Signatur noch authentischer.
5. Weitere Kontaktdaten
Es ist wichtig, außer Ihrer E-Mail-Adresse noch weitere Möglichkeiten zu nennen, wie man mit Ihnen in Kontakt kommen kann. Dies könnte zum Beispiel Ihre Telefon- oder sogar Ihre Faxnummer sein, wenn Ihr Unternehmen Fax noch als Kommunikationsmittel nutzt (überraschenderweise nutzen 30–35 % der KMUs noch Faxgeräte).
Was Sie jedoch vermeiden sollten, ist, Ihre E-Mail-Adresse in Ihrer Signatur anzugeben – sie steht bereits im Von-Feld, daher würde sie in Ihrer Signatur nur Platz verschwenden.
6. Social-Media-Profile
Die Angabe Ihrer Social-Media-Handles kann einen weiteren Kanal bieten, über den andere Sie erreichen können. Betrachten Sie Ihre Social-Media-Profile jedoch eher als eine Plattform zum Aufbau Ihrer Marke und zum Teilen von Inhalten statt rein für Geschäftskontakte.
Hier haben Sie zwei Möglichkeiten: Textlinks oder Icons. Wenn Ihre E-Mail-Signatur nicht rein textbasiert ist, dann entscheiden Sie sich für die Icons sozialer Medien. Sie sind auffälliger und helfen, wertvollen Platz zu sparen.
7. Buchungslinks
Am Ende des Tages wollen Sie wahrscheinlich mit der Person am anderen Ende der E-Mail ins Geschäft kommen. Aber seien wir ehrlich, die Terminkalender können ziemlich voll sein. Eine clevere Lösung besteht darin, einen Link zu Ihrem Kalender einzufügen, über den Interessent*innen direkt einen Termin mit Ihnen vereinbaren können. Mit einem Tool wie Calendly zum Beispiel wird die Terminplanung ganz einfach.
8. Handlungsaufforderung (CTA)
Möchten Sie eine Dienstleistung bewerben, Ihren Content teilen oder zu einem Kauf anregen?
Was Sie hierfür benötigen, ist ein solider, unmissverständlicher Call-to-Action (abgekürzt CTA).
Dies könnte ein Banner, ein Button oder ein Link sein. Wichtig hier ist, dass der CTA kurz, prägnant und relevant ist.
Wenn Sie beispielsweise hoffen, ein Meeting zu vereinbaren, könnten Sie einen Button mit der Beschriftung “Ein Meeting buchen” hinzufügen. Wenn Sie Ihr neuestes Werk teilen möchten, wäre ein exzellenter CTA ein Link mit der Beschriftung “Sehen Sie sich mein neuestes Video an”.
E-Mail-Signatur für Studierende
Die Email-Signatur eines*einer Studierenden sollte knapp und professionell sein. Hier ist ein Beispiel dafür, was Sie als Studierende*r in Ihre Email-Signatur mit aufnehmen könnten.
- Ihren vollständigen Namen
- Ihren Studiengang
- Den Namen Ihrer Hochschule
- Ihre berufliche Telefonnummer
- Ihre berufliche E-Mail-Adresse
Optional: Relevante Social-Media-Links (zum Beispiel LinkedIn)
Für Studierende ist eine Email-Signatur von besonderer Wichtigkeit. Sie stellt mehr als nur eine Formalität dar: Sie ist eine Möglichkeit, wie Sie sich im digitalen Bereich professionell präsentieren können. Indem Sie wichtige Informationen wie Ihren vollen Namen, Ihren Studiengang und Ihre Hochschule angeben, bietet die Email-Signatur einen unmittelbaren Kontext über Ihre Identität und Zugehörigkeit.
Die Angabe von Kontaktdaten wie eine Telefonnummer und eine berufliche E-Mail-Adresse ermöglicht eine nahtlose Kommunikation und zeigt die Offenheit des*der Studierenden, mit ihm*ihr Kontakt aufzunehmen. Diese persönliche Geste geht über reine Worte hinaus, sie wirkt, als reichten Sie Ihre virtuelle Hand zu einem professionellen Handschlag – und damit fördern Sie positive Interaktionen. Eine Email-Signatur verleiht dem*der Studierenden eine Aura von Verantwortlichkeit und Aufmerksamkeit für Details und steht für Eigenschaften, die sich sowohl auf akademische Anstrengungen als auch auf zukünftiges Karrierebestreben erstreckt.
Tipps für eine professionelle E-Mail-Signatur
In der Anfangszeit von E-Mail war alles textbasiert, wie der Großteil des Internets auch. Jetzt können Sie in Ihrer Signatur jedoch mehr als nur Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten angeben. Aus diesem Grund haben wir hier einige Tipps für Ihre Email-Signatur, mit der Sie sie optimal gestalten können.
- Halten Sie sie kurz.
- Investieren Sie in gutes Design.
- Folgen Sie Ihrer Markenpersönlichkeit.
- Vergewissern Sie sich, dass Ihre Email-Signatur einfach zu lesen ist.
- Schaffen Sie eine Rangfolge.
- Achten Sie auf responsives Design für Mobilgeräte
1. Halten Sie sie kurz
Ihre Email-Signatur sollte idealerweise drei bis fünf Zeilen lang sein.
Zum Beispiel:
Hans Mann
Astronaut
SpaceX
Telefon: 111-111-111
2. Investieren Sie in gutes Design
Würden Sie einem*einer zukünftigen Kund*in eine solche Visitenkarte präsentieren?
Hoffentlich nicht.
Ein gutes Design kann Ihre Email-Signatur wirklich attraktiver machen. Aber seien wir ehrlich, wir sind nicht alle mit einem Gespür für Ästhetik geboren (ich jedenfalls nicht). Scheuen Sie sich also nicht, ein wenig in eine*n erfahrene*n Designer*in zu investieren, damit Ihre Signatur besser zur Geltung kommt.
3. Folgen Sie Ihrer Markenpersönlichkeit
Wie sieht Ihre Arbeit aus? Wenn Sie Anwalt sind, ist Ihr Tonfall vielleicht etwas seriöser als der einer Kindergärtnerin. Ihre Email-Signatur sollte Ihre berufliche Persönlichkeit widerspiegeln, sei sie nun seriös, unterhaltsam oder irgendwo dazwischen.
Wenn Sie Teil einer größeren Organisation sind, ist es außerdem wichtig, dass Ihr Branding dem Ihrer Organisation entspricht. Das bedeutet, dass Sie die gleichen Farben, Schriftarten und den gleichen Tonfall verwenden sollten.
4. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Email-Signatur leicht zu lesen ist
Ihre Email-Signatur muss nicht zwangsläufig gähnend langweilig sein. Denken Sie aber daran, Ihre Schriftarten unter Kontrolle zu halten. Vermeiden Sie am besten wilde und schwer lesbare Schriftarten und entscheiden Sie sich stattdessen für solche, die augenfreundlich sind (und dabei dennoch gut aussehen dürfen).
Beschränken Sie sich auf eine oder höchstens zwei verschiedene Schriftarten. Sie können eine Schriftart verwenden, um Ihren Namen hervorzuheben, und eine andere für alle anderen Details.
5. Schaffen Sie eine Rangfolge
Nicht jedes Detail in Ihrer Signatur ist gleich wichtig. Wählen Sie die wichtigste Information aus und stellen Sie diese in den Mittelpunkt.
In der Regel wird dies Ihr Name sein. Um diesen besonders hervorzuheben, erhöhen Sie die Schriftgröße (z. B. auf 18 oder mehr) und setzen Sie sie fett. Wenn es zu Ihrem Branding passt und gut lesbar ist, können Sie hier sogar eine andere Schriftart verwenden.
Als Nächstes kommen Ihre Berufsbezeichnung und Ihre Organisation – erwägen Sie, diese ebenfalls fett zu drucken, aber in einer etwas kleineren Schriftgröße (etwa 14 sollte ausreichen). Für die übrigen Informationen, wie sekundäre Kontaktdaten und Links, sollten Sie eine Standardschriftgröße von 12 verwenden.
6. Achten Sie auf responsives Design für Mobilgeräte
Bei E-Mails, die auf einem Mobilgerät gelesen werden, ist die Wahrscheinlichkeit um 65 % höher, dass Ihre Kund*innen reagieren. Da viele Berufstätige in der heutigen Welt die mobile Kommunikation bevorzugen, ist es wichtig, dass Ihre Signatur für Mobilgeräte geeignet ist.
Einige E-Mails können auf einem Desktop-Bildschirm sehr professionell wirken, aber wenn sie nicht für die Anzeige auf einem Mobiltelefon optimiert sind, können sie Sie wie eine*n Anfänger*in erscheinen lassen.
Möchten Sie mehr über E-Mail-Etikette wissen? Lesen Sie unseren ultimativen E-Mail-Knigge-Leitfaden, wie Sie professionelle E-Mails schreiben.
Fazit
Viele Menschen neigen dazu, sich beim Verfassen von E-Mails auf den Inhalt der Nachricht zu konzentrieren, während die Email-Signatur oft übersehen wird. Doch das ist eine verpasste Gelegenheit! Ihre Signatur ist ein hervorragender Ort, um sich zu vermarkten, Ihr Branding zu präsentieren und den*die Empfänger*in zu ermutigen, sich bei Ihnen zu melden oder aktiv zu werden.
Behalten Sie diese Tipps im Hinterkopf, um eine professionelle Email-Signatur zu erstellen, die wirklich glänzt.
Sind Sie auf der Suche nach einem E-Mail-Dienst, der Ihre Privatsphäre respektiert und bei dem Sie eine professionelle E-Mail-Adresse einrichten können? Testen Sie heute noch Mailfence.
