¿Cómo aprovechar al máximo su firma de correo electrónico?

cómo aprovechar al máximo su firma de correo electrónico

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En un día promedio, un trabajador tiende a enviar unos 40 correos electrónicos, lo que se traduce en unos 200 correos electrónicos a la semana. Por desgracia, muchos de estos correos electrónicos suelen recibir una acogida bastante gélida. ¿Se pregunta por qué?

La respuesta podría ser más sencilla de lo que se imagina: todo se basa en esa partecita del correo electrónico que viene después de la despedida, que es la firma del correo electrónico. Mucha gente no se toma el tiempo necesario para crear una firma de correo electrónico con fundamento, que luzca profesional.

Profundicemos un poco más en cómo hacer que su firma de correo electrónico trabaje para usted, ayudando a los demás a conocer más acerca de usted y su empresa.

Plantilla de correo electrónico empresarial

Antes del correo electrónico, las tarjetas de negocio eran el método preferido para compartir información acerca de nosotros mismos y nuestras empresas.

Imagínese esto: usted conoce a una persona, conversa un poco con ella, y cuando es momento de irse, usted le da su tarjeta. Su nombre, oficio y datos de contacto están muy bien presentados en esa pequeña tarjeta, para futuras referencias.

Ahora, una firma profesional de correo electrónico es como el primo digital de la tarjeta de presentación, pero con un poco más de espacio. Ese espacio adicional en una firma, en comparación con una tarjeta de presentación estándar de 9cm X 5 cm, le permite compartir más información acerca de usted.

¡Pero no se deje llevar! Solo por tener más espacio no significa que tenga que meter en ella todos los detalles del universo. ¡Que su firma de correo electrónico no es un armario!

En vez de eso, es mejor ser muy frugal con lo que se incluirá. Para ayudarle con eso, le indicamos una plantilla de firma de correo electrónico que le ayudará:

  • Su nombre y apellido
  • Una foto de usted mismo o un logotipo
  • Su cargo
  • La organización para la que trabaja
  • Otra información de contacto

Opcionalmente:

  • Perfiles de redes sociales
  • Enlaces de reservas
  • Llamado a la acción (CTA)

Tenga presente que su firma de correo electrónico no es lo mismo que una firma digital. Esta última no tiene nada que ver con la estética de sus correos electrónicos.

1. Su nombre y apellido

Esto está clarísimo.

Cuando se escribe un correo electrónico a una persona, especialmente si es su primera interacción, siempre debe incluir su nombre y apellido, para que sepan quién se comunica con ellos.

Este dato debe ser lo primero que vean en su firma. Con esto, puede posicionarla en la primera línea de texto, y los demás detalles irán a continuación.

2. Una foto suya o el logotipo de la empresa

Y cierto es que podría tener una firma de solo texto. Pero, ¿y si la personalizara todavía más? Añadir una foto suya puede brindar un toque más humano a sus correos electrónicos. Ayuda al destinatario a “ponerle una cara” a su nombre, volviéndolo más memorable.

Sin embargo, hay un punto clave a tener en cuenta: la foto debe ser profesional. Es importante que su cara sea totalmente visible, así que evite accesorios como sombreros o gafas de sol, y elija un fondo blanco o gris.

Pero, si usted ya forma parte de una organización reconocida, es posible que quiera considerar añadir su logotipo. Es una excelente manera de impulsar sutilmente la conciencia hacia su marca.

3. Su cargo

Lo siguiente en la lista es ayudar a la gente a comprender bien el cargo que desempeña. Por lo tanto, es fundamental que indique su cargo, justo debajo de su nombre, de la siguiente manera:

Nombre y Apellido

Cargo

4. Su organización y departamento

Si tiene la fortuna de trabajar para una empresa conocida, mostrar conexión con ella en su firma de correo electrónico realmente puede ayudar a captar la atención del lector.

Además, no olvide mencionar el departamento al que pertenece, esto añade una capa adicional de autenticidad a su firma.

5. Otra información de contacto

Es importante indicar una manera alternativa para que sus destinatarios puedan contactarle, además del correo electrónico. Esto podría ser, por ejemplo, su número de teléfono o de fax si su empresa todavía lo utiliza (sorprendentemente, entre el 30 % y el 35 % de las pymes siguen usando el fax).

Una cosa que es necesario evitar es incluir su dirección de correo electrónico en su firma., porque la dirección inevitablemente aparece en el campo “De”, así que sería un desperdicio de espacio en su firma.

6. Perfiles de redes sociales

Incluir sus nombres de usuario de redes sociales puede brindar un canal adicional para que la gente le contacte. Pero vale la pena pensar en sus perfiles de redes sociales más como una plataforma sobre la cual crear su marca y compartir contenidos que en un contacto principal de correo electrónico.

Ahora tenemos dos opciones: enlaces de texto o íconos. Si su firma de correo electrónico no está basada estrictamente en texto, se puede optar por los íconos de redes sociales. Son más llamativos y ayudan a ahorrar espacio valioso.

7. Enlaces de reservas

Al final del día, su objetivo seguramente sea hacer negocios con el destinatario de su correo electrónico. Pero seamos honestos: los horarios de cada quien pueden (y suelen) estar a tope. Una solución inteligente es incluir un enlace a su calendario, en el que la gente pueda planificar una reunión con usted directamente. Por ejemplo, una herramienta como Calendly puede facilitar mucho la programación de citas.

8. Llamada a la acción (CTA)

¿Quiere promover un servicio, compartir sus contenidos o animar a que se haga una compra?

Entonces lo que necesita es una clara e inconfundible llamada a la acción, o CTA (del inglés “Call To Action”).

Esta puede ser un banner, un botón o un enlace. La clave es que sea corto, fácil de entender y relevante.

Por ejemplo, si espera concertar una reunión, puede agregar un botón de convocar una reunión. Si desea compartir sus más recientes obras, un enlace de “ver mi vídeo más reciente” sería un excelente CTA.

Firma de correo electrónico para estudiantes

La firma de correo electrónico de un estudiante debe ser concisa y profesional. Aquí le brindamos un ejemplo de lo que se puede incluir en su firma de correo electrónico como estudiante:

  • 1- Su nombre completo
  • 2- La carrera que estudia (si aplica)
  • 3- El nombre de su universidad
  • 4- Su número telefónico de contacto
  • 5- Su dirección de correo electrónico profesional

Opcional: Enlaces relevantes de redes sociales (por ejemplo, LinkedIn)

Para los estudiantes, tener una firma de correo electrónico tiene una importancia especial. Es más que una formalidad: es una manera de presentarse profesionalmente en el entorno digital. Al incorporar detalles esenciales, como el nombre completo del estudiante, carrera que estudia y la institución educativa, la firma de correo electrónico brinda un contexto inmediato acerca de su identidad y pertenencia.

La inclusión de información de contacto, como números de teléfono y direcciones de correo electrónico profesionales facilita una comunicación totalmente fluida, reflejando la apertura del estudiante a la interacción. Este toque personal va más allá de las palabras: es equivalente a tender una mano virtual para un apretón de manos profesional, que promueve interacciones positivas. El contar con una firma de correo electrónico permite al estudiante proyectar una sensación de responsabilidad y atención al detalle, cualidades que permean tanto a las actividades académicas como a las futuras aspiraciones profesionales.

Consejos para una firma profesional de correo electrónico:

Cuando apareció el correo electrónico, estaba íntegramente basado en texto, al igual que casi toda la internet. Sin embargo, hoy en día se puede añadir mucho más que su nombre e información de contacto, así que aquí le presentamos algunos consejos de firma de correo electrónico que le ayudarán a aprovecharla al máximo.

  1. Que sea breve
  2. Invertir en un buen diseño
  3. Mantener la personalidad de su marca
  4. Asegurarse de que sea fácil de leer
  5. Crear una jerarquía
  6. Hacerla adaptable para móviles

1. Que sea breve

Lo ideal es que la firma de correo electrónico tenga entre 3 y 5 líneas como máximo.

Por ejemplo:

Juan Pérez

Astronauta

SpaceX

Teléfono: 111-111-111

2. Invertir en un buen diseño

¿Usted ofrecería una tarjeta de visita como esta a un cliente potencial?

firma de correo electrónico

Seguramente, no.

Un buen diseño puede mejorar muchísimo el aspecto de su firma de correo electrónico. Pero, seamos honestos, no todos podemos ser expertos en estética (¡yo ciertamente no lo soy!) Por tanto, no tema invertir un poquito de dinero en un buen diseñador, para que su firma luzca simplemente magnífica.

3. Mantener la personalidad de su marca

¿Cómo es su trabajo actual? Si es abogado, por ejemplo, el tono de su mensaje podría ser un poco más serio en comparación con el de una profesora de parvulario. Su firma de correo electrónico debe ser un reflejo de su personalidad profesional, ya sea que esta sea seria, divertida, o algo intermedio.

Además, si usted es parte de una organización grande, es importante que su marca esté en sincronía con la de la organización. Esto conlleva usar los mismos colores, fuentes y tono que ellos usan.

4. Asegurarse de que sea fácil de leer

Su firma de correo electrónico no tiene por qué ser aburrida. Pero no olvide mantener sus fuentes bajo control. Es mejor evitar fuentes demasiado llamativas o difíciles de leer, optando en su lugar por otras que sean fáciles de leer.

Utilice una o dos fuentes como mucho. Puede usar, por ejemplo, una fuente para resaltar su nombre, y otra diferente para los demás detalles.

5. Crear una jerarquía

No todos los detalles de su firma tienen el mismo peso. Identifique la información más clave y permita que ocupe el primer plano.

Típicamente, esta será su nombre. No dude en usar un tipo de letra grande (de 18 en adelante) y póngala en negrita para mayor impacto. Si se alinea con su marca y es legible, puede hasta usar un tipo de letra diferente. Después vienen su cargo y organización: considere ponerlos también en negrita, pero en un tipo de letra un poco más pequeño (14 debería funcionar bien). Para el resto de la información, como contactos y enlaces secundarios, enfóquese en un tipo de letra estándar de 12.

6. Hacerla adaptable para móviles

Los correos electrónicos visualizados en un móvil tienen un 65 % más de posibilidad de recibir interacción por parte de los clientes. Y como muchos profesionales de hoy en día prefieren las comunicaciones por dispositivos móviles, es fundamental asegurarse de que su firma sea compatible con dispositivos móviles.

Algunos correos electrónicos pueden lucir sumamente profesionales en una pantalla de ordenador de sobremesa, pero si no están optimizados para dispositivos móviles, podrían incluso hacerle parecer un novato.

¿Le gustaría saber más acerca de la etiqueta de correo electrónico? Dele un vistazo a nuestra guía definitiva para hacer que su correo electrónico luzca profesional.

Conclusión

Muchas personas tienden a concentrarse en el contenido del mensaje al redactar correos electrónicos, mientras que la firma suele pasarse por alto. ¡Pero esta es una oportunidad perdida! Su firma es un sitio excelente para hacerse publicidad, mostrar su marca y animar a los destinatarios a que se pongan en contacto o tomen acciones.

Mantenga en mente estas cosas para redactar una firma de correo electrónico profesional que realmente le haga brillar.

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Patrick De Schutter

Patrick De Schutter

Patrick es cofundador de Mailfence. Ha sido emprendedor en serie e inversor en startups desde 1994 y ha lanzado varias empresas pioneras en Internet, como Allmansland, IP Netvertising o Express.be. Es un firme creyente y defensor de la encriptación y la privacidad. Puede seguir a @pdeschutter en Twitter y LinkedIn.

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