¿Correo electrónico o mensaje? Obsoleto, anticuado y hasta «muerto»: con el advenimiento de las aplicaciones de mensajería instantánea, muchos medios de comunicación han querido predecir la desaparición del correo electrónico. Se considera que el correo electrónico consume demasiado tiempo, es estresante y ya no forma parte de la vida diaria para la generación más joven.
Pero, ¿es esto cierto? ¿Seremos testigos de la extinción del correo electrónico?
Para ayudarle a fomarse su propia opinión, hemos analizado las diferencias entre la mensajería instantánea y el correo electrónico, y hemos determinado las 5 diferencias principales que nos revelan que el correo electrónico ha llegado para quedarse.
Las 5 principales diferencias entre el correo electrónico y el chat
1. El correo electrónico es interoperable, mientras que la mayoría de las herramientas de chat son exclusivas
El correo electrónico es interoperable, lo que signfica que dos personas que usen dos proveedores de correo electrónico diferentes pueden enviarse correos electrónicos mutuamente. Sin embargo, esto no siempre es posible con la mensajería instantánea porque la mayoría de las herramientas de chat son exclusivas. No se puede chatear por Messenger con un usuario de Facebook si no se tiene una cuenta propia en esta red social. Además, las herramientas de mensajería instantánea pueden solicitarle consentimiento por parte de la persona a la quiere contactar antes de que usted pueda contactarles.
La interoperabilidad del correo electrónico lo vuelve una herramienta de comunicación mucho más abierta que la mensajería instantánea. Pero ser así de abierta también implica ciertas desventajas. Hoy en día, nuestras bandejas de entrada están repletas de mensajes no deseados. A veces es difícil identificar los mensajes más importantes.
A la vez, el correo electrónico se está convirtiendo en una herramienta de comunicación cada vez más popular para empresas que desean crear lealtad a la marca. El correo electrónico es una herramienta de marketing de muy rápido crecimiento. Los estudios indican que los consumidore no sienten hostilidad ante el correo electrónico. De hecho, muchas soluciones de correo electrónico ofrecen herramientas para desechar los boletines no solicitados tan pronto como llegan.
2. El correo electrónico se basa en un protocolo estandarizado, mientras que el chat se basa en un protocolo exclusivo
El correo electrónico, que se creó en la década de 1970, es un medio basado en un protocolo, es decir, es un estándar técnico que todos los editores de soluciones de mensajería tienen que respetar al programarlo. Este protocolo garantiza la interoperabilidad del correo electrónico, como acabamos de explicar.
Sin embargo, si bien tiene una larga trayectoria de uso, el protocolo en que se basa no ha evolucionado mucho en los últimos años. En contraste, la aplicación de chat más antigua, Slack, fue creada en 2013. Por tanto, ha podido beneficiarse de las tecnologías más recientes.
La diferencia tiene una consecuencia clara: los editores de soluciones de mensajería instantánea tienen más libertad de programación, no necesitan tener en cuenta la evolución del protocolo estándar.
Pueden ofrecer funcionalidades únicas. Estas incluyen el estado de la lectura, para saber si un mensaje se ha leído; y notificaciones, para saber si un mensaje se ha recibido.
Con frecuencia sucede que las aplicaciones de chat le permiten hacer y enviar grabaciones de vídeo y de audio. En contraste, el correo electrónico no tiene esta posibilidad. Si usted quiere enviar una imagen por correo electrónico, debe enviarla como archivo adjunto.
3. El correo electrónico es asíncrono, mientras que el chat es en tiempo real
El chat es más parecido a una conversación cara a cara, mientras que el correo electrónico es más parecido a la correspondencia escrita.
Las aplicaciones de chat son relevantes para las conversaciones espontáneas. Cuando alguien envía un mensaje, se espera que este tenga una respuesta inmediata. Por tanto, las conversaciones fluyen más rápido, lo que produce una información y decisiones más oportunas.
El ritmo del correo electrónico es más pausado; los destinatarios no necesariamente responden de inmediato. Por tanto, las conversaciones tardan más y, la mayor parte del tiempo, los mensajes están mejor redactados.
Cada proveedor de correo electrónico tiene su propio servidor. Por tanto, un correo electrónico enviado de un usuario a otro generalmente tendrá que ir de un servidor a otro. Por el contrario, la mensajería instantánea funciona con un servidor central: cuando se envía un mensaje a otro usuario, este mensaje llega de inmediato.
4. El correo electrónico es adecuado para conversaciones masivas, mientras que el chat restringe el número de participantes.
El correo electrónico es especialmente conveniente para la comunicación masiva. Usted puede crear grupos de destinatarios y enviarles mensajes a grandes cantidades de personas de una sola vez.
Por el contrario, la mensajería instantánea no es idónea para las comunicaciones masivas. De nuevo, el chat suele precisar de que todos los participantes tengan una cuenta con el proveedor de aplicaciones y podrían solicitarle su consentimiento antes de enviar mensajes.
Además, el correo electrónico brinda estructura a las conversaciones entre diversas partes. Es muy fácil añadir o eliminar nuevos destinatarios, incluso durante una conversación en curso. Además, es posible responder a un mensaje y a la vez estar al tanto de lo que se ha escrito anteriormente.
Por el contrario, las aplicaciones de chat son proclives a la proliferación de conversaciones espontáneas y anárquicas, así como a una plétora de hilos de conversación. Coomo resultado, a veces es difícil seguir un tema o mensaje específicos. Una cadena de chat con demasiados participantes se vuelve confusa rápidamente.
5. El correo electrónico es cómodo para conversaciones elaboradas, y el chat para comunicaciones cortas.
El chat se suele basar en mensajes más cortos. En general, la gente tiende a saltarse las gentilezas y a usar un lenguaje más informal. Muchas aplicaciones de mensajería instantánea no graban el historial de conversaciones. Algunos solo lo hacen para las versiones de pago.
Los correos electrónicos son mejores para comunicaciones por correspondencia de mayor duración, y por tanto lucen más oficiales. Las funcionalidades de archivado para correo electrónico también son muy útiles para conservar documentos importantes. De la misma manera, usted puede crear carpetas para gestionar sus correos electrónicos. Es por esto que el correo electrónico sigue siendo la herramienta de referencia para las comunicaciones profesaionles y para enviar documentos clave a los cuales quiera hacer seguimiento (especificaciones de licitaciones, contratos, etc.). Podría parecer incongruente enviarlos por chat.
¿Por qué usar el correo electrónico cuando se debería usar el chat?
A partir de lo que hemos indicado, parece ser que el correo electrónico y el chat son complementarios.
El uso de correo electrónico es más apropiado en las siguientes circunstancias:
- Cuando el contenido es largo;
- Cuando el mensaje contiene mucha información;
- Cuando el mensaje es solemne o importante;
- Al contactar al destinatario por primera vez.
Por el contrario, la mensajería instantánea es más relevante en estas situaciones:
- Cuando el mensaje es corto;
- Cuando el mensaje es urgente;
- Cuando diversas personas quieren hablar o colaborar entre sí en tiempo real;
- Cuando es un chat casual.
¿Es el chat una sentencia de muerte para el correo electrónico?
Hay un punto en el cual no hay diferencia entre el correo electrónico y el chat: ambos tienen ventajas y desventajas.
La gente tiende a culpar al correo electrónico de ser una fuente de estrés y pérdida de productividad en el trabajo, debido a la recepción de demasiados mensajes. Y sin embargo, esto pasa por alto el hecho de que las notificaciones de mensajería instantánea también pueden ser disruptivas si son demasiado numerosas.
De manera similar, es posible criticar al correo electrónico por ser una herramienta de comunicación que consume demasiado tiempo. Y ciertamente, es posible que leer mensajes muy largos lleve mucho tiempo.
Pero las plataformas que ofrecen funcionalidades de chat también pueden ser fuente de distracción: las conversaciones familiares y no relacionadas con el trabajo abundan a diario. Además, cada vez más personas consideran que la obligación de estar conectado y disponible a toda hora es muy intrusiva. Por otra parte, la posibilidad que ofrece la mensajería instantánea de ver quién está o no en línea no ayuda a alejarse de los reclamos de atención constantes. El correo electrónico y su asincronía pueden brindar más tranquilidad.
Por último, otro elemento que se esgrime en contra del correo electrónico es que puede convertirse en una puerta de entrada a ciberataques. Pero esto realmente se debe a la gran popularidad del correo electrónico y a la universalidad de su uso. Debido al creciente uso de aplicaciones de chat, los hackers han comenzado a adoptarlo como medio para lanzar ataques. Suelen contactar a sus víctimas simulando ser alguien que no son. Usando un medio más informal, intentan acercarse emocionalmente a su víctima. Una vez que se entabla una relación (falsa), pueden convencer a sus víctimas de que les envíen dinero o credenciales. Sea como sea, es necesario estar consciente de la ingeniería social.
El futuro está en el correo electrónico Y en el chat
Tal como hemos expresado, tanto el chat como el correo electrónico tienen pros y contras. Es necesario aprender a combinarlos para obtener lo mejor de ambos mundos. Lo que distingue a la mensajería instantánea del correo electrónico son precisamente sus respectivas fortalezas.
El futuro está en la combinación e integración del correo electrónico, el chat y otros canales de comunicación, para ofrecer una mayor versatilidad. Le permite aprovechar las ventajas de cada uno según las necesidades.
Es posible que ya haya recibido mensajes de texto en los que se le invita a revisar su bandeja de correo electrónico para descubrir un correo electrónico que acaba de recibir. También ha recibido un correo electrónico para obtener todas las credenciales necesarias para asistir a una videoconferencia.
El correo electrónico es el correo postal del futuro
Las generaciones más jóvenes tendrán más afinidad por el chat, pero esto no implica que la prevalencia del correo electrónico vaya a desaparecer. Y ciertamente, la gente tiende a usar el correo electrónico, porque ofrece ciertas funcionalidades específicas y tiende a ser más adecuado para el uso profesional que el chat.
Al igual que el correo postal, el correo electrónico tenderá a satisfacer ciertas necesidades no conversacionales. Mantiene su estatus como un canal de comunicación establecido incluso cuando se usa en conjunto con plataformas de colaboración que integran herramientas de chat, como Slack. El correo electrónico no desaparecerá, sino que tenderá a usarse en contextos más específicos.
Más y más aplicaciones emergerán, ofreciendo diversas funcionalidades para atajar las debilidades del correo electrónico, pero nunca para reemplazarlo.
La estrategia óptima para las empresas es usar una solución de colaboración que combine el correo electrónico (preferiblemente uno seguro) con una funcionalidad de chat. El primero se usará para comunicarse con entes externos fuera de la empresa, mientras que el segundo tenderá a usarse para una colaboración diaria eficaz entre empleados.
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