Wenn Sie eine E-Mail an Ihre*n Chef*in oder an jemanden senden, den*die Sie noch nicht kennen, beispielweise ein*e potenzielle*r Kund*in, dann sollten Sie darauf achten, dass Ihre E-Mail freundlich und professionell klingt.
In diesem Artikel begleiten wir Sie durch die Schritte, wie Sie eine gute formelle E-Mail schreiben. Wir stellen Ihnen sogar eine nützliche Vorlage und einige echte Beispiele zur Verfügung, die in verschiedenen Situationen hilfreich für Sie sind. Legen wir los!
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4.1 basierend auf 177 Benutzerbewertungen
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Was ist eine formelle E-Mail?
Wie bekommen wir das richtige E-Mail-Format hin? Wie beginnen Sie die E-Mail richtig und wie schließen Sie sie ab?
Eine erstklassige formelle E-Mail sollte diese Schlüsselelemente enthalten:
- Sie ist an jemanden gerichtet, den Sie nicht so gut kennen, beispielsweise Ihre*n Chef*in oder eine*n potenzielle*n Kund*in.
- Sie betrifft ein wichtiges Thema, oft auf den Job bezogen.
- Sie ist in einer professionellen Sprache geschrieben, von der Anrede bis zur Grußformel.
- Sie ist klar strukturiert und leicht lesbar.
Die Unterschiede zwischen formellen und informellen E-Mails
Ganz klar ist nicht jede E-Mail, die wir senden, formell. Der Tonfall und die Struktur hängen davon ab, mit wem Sie kommunizieren und worum es dabei geht.
Wenn Sie beispielsweise nur eine Notiz wegen eines gemeinsamen Projekts an eine*n Kolleg*in senden, kann Ihr Tonfall lockerer sein. Schreiben Sie jedoch eine*n potenzielle*n Kund*in an oder senden Sie Ihrem Boss Ihre Kündigung, ist eine formelle Herangehensweise der Weg der Wahl.
Hier haben wir eine praktische Tabelle für Sie zusammengestellt, die die Unterschiede zwischen zwanglosen und formellen E-Mails aufzeigt. Hiermit haben Sie eine Hilfestellung, um herausfinden zu können, wann welches Format angebracht ist:
| Unterschied | Formelle E-Mail | Informelle E-Mail |
| Zielgruppe | Jemand, dem Sie Respekt erweisen möchten, Menschen in einer Autoritätsposition, Menschen, die Sie nicht gut kennen… | Freunde, Kollegen, Familie, Bekannte … |
| Inhalt | Informativ, professionell, auf den Job bezogen | Persönlich, locker, unterhaltungsorientiert |
| Formatierung | Weniger Raum für persönliche Vorlieben (formelle Sprache, kurzer, prägnanter Text) | Mehr Raum für persönliche Vorlieben (längerer Text, lockerere Sprache etc.) |
| Rechtschreibung & Grammatik | Korrekte Anwendung der Grammatikregeln, keine Rechtschreibfehler | Grammatik ist nicht wesentlich (Rechtschreibfehler sind kein Weltuntergang), Slang, Abkürzungen und ein plauderhafter Ton sind möglich |
Dies sollte Ihnen ein besseres Bild vermitteln, wie Sie die richtige E-Mail für die jeweilige Situation erstellen.
Wie Sie eine formelle E-Mail schreiben (mit Vorlage und Beispielen)
Jede formelle E-Mail umfasst sechs Bestandteile:
- Betreff
- Anrede
- Einführender Absatz
- Eigentlicher Text der E-Mail
- Abschluss
- Grußformel
Dies unterscheidet sich nicht allzu sehr von einer informellen E-Mail. Der wahre Unterschied liegt in der Organisation und Struktur.
Um besser zu verstehen, wie Sie eine formelle E-Mail schreiben, haben wir hier eine Vorlage für Sie, die Sie nutzen können:
Betreff: [Kommen Sie hier kurz und knapp auf den Punkt]
Anrede: Sehr geehrte*r Herr*Frau [Name], (lesen Sie hier unsere Tipps, wie Sie eine E-Mail-Begrüßung schreiben)
Einführender Absatz: Mein Name ist [Ihr Name]. Ich bin [erklären Sie, wer Sie sind und in welchem Verhältnis Sie zu dem*der Empfänger*in stehen]. Ich schreibe Ihnen, weil [geben Sie an, warum Sie der Person eine E-Mail schreiben].
Text: [Nennen Sie Ihre Absicht und einige Hintergrundinformationen zu sich selbst sowie alle zusätzlichen relevanten Informationen. Halten Sie die Nachricht dabei knapp und auf den Punkt.]
Abschluss: Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
Grußformel: [Ihre Grußformel, zum Beispiel “Mit freundlichen Grüßen”]
[Ihr vollständiger Name]
[Ihre beruflichen Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.)]
Beispiele für eine formelle E-Mail
Die Vorlage oben ist nur ein Anfangspunkt. Der Tonfall und Inhalt variieren abhängig davon, wem Sie schreiben und warum.
Als Nächstes haben wir einige fiktive Beispiele vorbereitet, um Ihnen zu zeigen, wie Sie eine formelle E-Mail basierend auf verschiedenen Szenarien beginnen und beenden:
Betreff: Bewerbung für die Position als Psychologieprofessor
Sehr geehrter Herr Friedmann,
mein Name ist Chris Perry. Ich möchte mich über die offene Stelle als Psychologieprofessor an der Elk Grove High School informieren.
Ich kontaktiere Sie heute, um mehr über die Position zu erfahren. Welche Kurse sind Teil des Lehrplans, und handelt es sich dabei um eine Vollzeit- oder eine Teilzeitstelle?
Ich freue mich sehr über alle Informationen, die Sie mir geben können, und wäre sehr dankbar, wenn Sie auf diese E-Mail antworten oder unter der unten angegebenen Nummer Kontakt mit mir aufnehmen würden.
Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen
Chris Perry
chrisperry@email.com
(61) 483-927-376
Formelle Vorlage für eine Kündigung
Betreff: Kündigung
Sehr geehrter Herr Sullivan,
hiermit kündige ich meine Position als Leiter der Forschungs- und Entwicklungsabteilung.
Ich bin dankbar für die Chance, dass ich in Ihrem Unternehmen arbeiten konnte und die letzten sieben Jahre Teil davon ausgemacht habe. Ich habe dadurch sehr viel gelernt.
Bitte kontaktieren Sie mich gerne unter dieser E-Mail-Adresse, um die Einzelheiten zu besprechen und den Übergang zu erleichtern, bis Sie einen Ersatz für mich gefunden haben.
Mit den besten Wünschen,
Samuel Guevara
Vorlage für eine Follow-up-E-Mail
(Lesen Sie für mehr Tipps unseren Artikel How to Write a Follow-up Email after an Interview.)
Betreff: Vielen Dank für Ihre Zeit
Sehr geehrte Frau Bieber,
vielen Dank für das heutige Meeting und Interview für die Position als IT-Designer in Ihrem Unternehmen, Owlimited.
Nachem ich mehr über die Kernwerte Ihres Unternehmens erfahren habe, freue ich mich noch mehr über die Möglichkeit, ein Teil Ihres Teams zu werden.
Bitte lassen Sie mich gerne wissen, wenn Sie weitere Informationen benötigen.
Freundliche Grüße
Marc Andretti
Marc.Andretti@email.com
(44) 483-927-376
Formelle Bitte
Betreff: Bitte um Ihre Unterstützung beim aktuellen Projekt
Sehr geehrter Herr Hager,
mein Name ist Dave und ich arbeite bei Micropoint.
Ich kontaktiere Sie wegen Ihres aktuellen Projekts (siehe Anhang unten).
Ich würde mich sehr über Ihren Rat und Ihre Unterstützung in diesem Projekt freuen. Können wir uns im Lauf der Woche treffen, um dies zu besprechen?
Ich weiß Ihre Kooperation in dieser Sache sehr zu schätzen.
Beste Grüße
John Ruthen
John_Ruthen@email.com
(31) 970-016-54365
Dies waren natürlich nur einige Beispiele dafür, wie Sie eine formelle E-Mail beginnen und beenden.
Fazit
Während viele Menschen E-Mails als eine formelle Art der Kommunikation ansehen, können sie genauso gut auch informell sein.
Der Tonfall hängt wirklich davon ab, um welches Thema es geht und an wen Sie die E-Mail senden.
Wenn Sie beispielsweise jemandem schreiben, den Sie sehr schätzen oder mit dem Sie ein wichtiges Thema besprechen, kann eine gut formulierte formelle E-Mail die Chance, eine positive Antwort zu erhalten, deutlich steigern. Erfahren Sie mehr über E-Mail-Etikette und den E-Mail-Knigge, um Ihre Kommunikationsfähigkeiten per E-Mail zu meistern.
Doch lesen Sie zuerst noch die folgenden Artikel, damit Sie Ihre Privatsphäre besser schützen und Fehler in Bezug auf Ihre Online-Sicherheit vermeiden können:
