Como escrever um e-mail formal? (com templates e exemplos)

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Ao escrever um e-mail para seu chefe ou alguém que você não conhece bem, como um cliente em potencial, é importante que a mensagem seja amigável e profissional.

Neste artigo, você vai aprender a criar e-mails formais passo a passo. Também preparamos alguns templates úteis e exemplos reais para ajudar você em várias situações diferentes. Vamos lá!

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O que é um e-mail formal?

Então, como acertar na formatação do e-mail formal perfeito? Qual a melhor maneira de começar e finalizar a mensagem?

Um e-mail formal de alto nível geralmente inclui os seguintes elementos-chave:

  1. Ele é endereçado a alguém que você talvez não conheça bem, como o seu chefe ou um cliente em potencial.
  2. Ele aborda um tema essencial, muitas vezes relacionado a trabalho.
  3. Ele segue uma linguagem profissional, desde a saudação até a assinatura.
  4. Ele é organizado e fácil de entender.

Diferenças entre e-mails formais e informais

Obviamente, nem todo e-mail que você envia é formal. O tom e estrutura da mensagem vão depender da pessoa com que você está se comunicando e do assunto em questão.

Por exemplo, se você só está compartilhando uma nota sobre um projeto com um colega, o tom do seu e-mail pode ser mais casual. Por outro lado, se você estiver falando com um cliente em potencial ou enviando um pedido de demissão para o seu chefe, uma abordagem mais formal é a melhor escolha.

Aqui estão uma tabela útil que detalha as diferenças entre e-mails casuais e formais para ajudar você a entender melhor quando usar cada formato:

DiferençasE-mail formalE-mail informal
PúblicoAlguém a quem você deseja mostrar respeito, como pessoas em posição de autoridade ou pessoas que você não conhece bemAmigos, colegas, familiares, conhecidos…
ConteúdoInformativo, profissional, relacionado a trabalhoPessoal, casual, relacionado a entretenimento
FormataçãoMenos espaço para preferências pessoais (linguagem formal, texto curto e conciso)Mais espaço para preferências pessoais (texto mais longo, linguagem mais causal)
Ortografia e gramaticaFaz uso adequado de regras gramaticais e ortográficasA gramática não é tão essencial (erros ortográficos não são o fim do mundo). Gírias, abreviações e tom coloquial podem ser usados

Como escrever um e-mail formal (com templates e exemplos)

Todo e-mail formal é formado por seis partes:

  • Assunto
  • Saudação
  • Frase de abertura
  • Corpo
  • Conclusão
  • Despedida

Esta estrutura não é tão diferente da de um e-mail informal. A verdadeira diferença está em como esses elementos são organizados.

Para entender melhor como escrever um e-mail formal, use este template:

Assunto: [Seja sucinto e direto]

Saudação: Prezado [Nome] (confira as nossas dicas sobre como escrever saudações de e-mail)

Frase de abertura: Meu nome é [seu nome]. Eu sou [explique quem você é e sua relevância para o destinatário]

Corpo: [Explique suas intensões e inclua quaisquer informações adicionais relevantes, mantendo a mensagem breve e direta]

Conclusão: Por favor, entre em contato caso tenha alguma dúvida. Estou ansioso para ouvir de você.

Despedida: [Sua despedida (ex.: Atenciosamente,)]

[Seu nome completo]

[Suas informações de contato profissional (e-mail, número de telefone, etc.)

Exemplos de e-mail formal

O template acima é só o ponto de partida. O tom e conteúdo da mensagem podem variar dependendo do destinatário e do assunto da do e-mail.

A seguir, preparamos alguns exemplos fictícios para mostrar as melhores formas de iniciar e concluir um e-mail profissional em diferentes cenários:

Candidatura a emprego

Assunto: Candidatura a posição de professor de psicologia

Prezado Sr. Friedman,

Meu nome é Chris Perry. Escrevo em referência a posição de professor de psicologia na Elk Grove High School.

Gostaria de solicitar mais informações sobre a posição. Quais cursos fazem parte do currículo? Trata-se de um trabalho em tempo integral?

Qualquer informação que possa ser compartilhada será bem-vinda.

Ficaria grato se você pudesse responder a este e-mail ou entrar em contato no número abaixo.

Espero ouvir de você em breve.

Atenciosamente,

Chris Perry

chrisperry@email.com

(61) 483-927-376

Template de pedido de demissão formal

Assunto: Aviso de demissão

Caro Sr. Sullivan,

Escrevo para informá-lo sobre minha demissão como Diretor de Pesquisa e Desenvolvimento.

Sou grato pela oportunidade de ter trabalhado com a sua organização e feito parte dela nos últimos sete anos. Aprendi muito com esta experiência.

Por favor, sinta-se a vontade para entrar em contato comigo neste e-mail para discutir mais detalhes e facilitar o período de transação até que um substituto seja encontrado.

Atenciosamente,

Samuel Guevara

Template de e-mail de acompanhamento

Assunto: Obrigado pelo seu tempo

Prezada Sra. Beavis,

Obrigado por se encontrar comigo hoje e me entrevistar para o cargo de designer de TI na Owlimited.

Depois de aprender mais sobre os valores fundamentais da sua empresa, fiquei ainda mais entusiasmado com a possibilidade de fazer parte da sua equipe.

Fique à vontade para entrar em contato caso mais informações sejam necessárias,

Atenciosamente,

Marc Andretti

marc.andretti@email.com

(44) 483-927-376

Solicitação formal

Assunto: Solicitação de assistência no projeto atual

Caro Sr. Hager,

Meu nome é Dave e trabalho na Micropoint.

Entro contato em relação ao nosso projeto atual (veja o anexo abaixo).

Seus conselhos e suporte seriam muito valiosos para a conclusão deste projeto. Podemos agendar uma reunião ainda esta semana para discutir mais detalhes?

Agradeço a sua cooperação,

Atenciosamente,

John Ruthen

john_ruthen@email.com

(31) 970-016-54365

Obviamente, estes são apenas alguns exemplos de como iniciar e concluir um e-mail formal.

Conclusão

Embora muitas pessoas vejam os e-mails como um método de comunicação formal, eles também podem ser informais.

O tom da mensagem realmente depende do assunto e da pessoa para a qual o e-mail está sendo enviado.

Por exemplo, ao se dirigir a alguém que você respeita ou para discutir um assunto importante, um e-mail formal bem elaborado pode aumentar as suas chances de receber uma resposta positiva. Aprenda mais sobre etiqueta de e-mail para dominar as suas habilidades de comunicação por e-mail.

E por fim, confira estes artigos para aprender mais sobre privacidade e como prevenir erros de segurança:

Recupere sua privacidade de e-mail.

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Patrick De Schutter

Patrick De Schutter

Patrick é o cofundador da Mailfence. Ele é um empreendedor em série e investidor em startups desde 1994 e lançou várias empresas pioneiras na Internet, como Allmansland, IP Netvertising ou Express.be. Ele acredita e defende firmemente a criptografia e a privacidade. Você pode seguir @pdeschutter no Twitter e no LinkedIn.

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