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Como escrever saudações de email (com exemplos para cada situação)?

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Você sabia que leva apenas 7 segundos para formar uma boa primeira impressão quando você conhece alguém? Ou seja, é importante começar com o pé direito.

Mas e quanto aos emails? A linha de abertura, ou saudação, é igualmente vital. É ela que define o tom da mensagem e, muitas vezes, faz o destinatário decidir se vai abrir o seu e-mail ou descartá-lo.

Neste guia, vamos ajudar você a formular as melhores saudações de email para diferentes situações, com dicas e exemplos.

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Como escolher uma saudação de email

Existem várias formas de começar um e email e além dizer “Olá”. Aqui estão algumas coisas que você deve considerar na elaboração as suas de saudações de email:

1. Para quem o email será enviado?

O destinatário é alguém que você já conhece ou um estranho? E se você já conhece a pessoa, você costuma chamá-la pelo primeiro nome?

Se você está escrevendo para alguém que não conhece pessoalmente, geralmente é melhor usar uma saudação formal. No entanto, se você já conhece a pessoa, uma saudação informal também pode funcionar.

O nível de formalidade também pode variar dependendo da cultura da sua empresa e de como você costuma interagir com as pessoas. Por exemplo, se você costuma chamar seu chefe pelo nome, não há problema em usar uma saudação mais casual.

No entanto, os conselhos acima se referem a como saudar pessoas individualmente. Mas e quando você precisa enviar um email para dois ou mais destinatários? Não é muito prático cumprimentar todo mundo individualmente. A solução é usar uma saudação profissional e abrangente.

2. Qual é a fase da conversa?

O segundo ponto a ser considerado é a fase da conversa.

Você está entrando em contato pela primeira vez, enviando um email de acompanhamento para uma conversa por telefone, ou simplesmente respondendo a um email anterior?

O contexto destes cenários pode mudar drasticamente e, às vezes, até mesmo eliminar totalmente a necessidade de uma saudação de email.

Por exemplo, se você está enviando o primeiro email ou um acompanhamento depois de um contato por telefone, optar por uma saudação formal geralmente é a melhor opção.

No entanto, ao responder a uma thread de email recorrente, as saudações podem ser dispensadas. A melhor opção é ir direto ao ponto sem enrolação. E isso nos leva ao terceiro ponto.

3. Outros fatores a serem considerados

Outros aspectos também desempenham um papel na hora de determinar a melhor forma de começar um email.

A hora do dia, por exemplo, pode causar algumas complicações. Primeiro por que o horário pode ser diferente para o seu destinatário e segundo, porque o destinatário pode não ler o email até mais tarde, em um horário em que a saudação já não faz mais sentido.

Portanto, recomendamos que você só utilize saudações como “Bom dia” e “Boa noite” quando tiver certeza de que o destinatário vai ler a mensagem naquele momento.

Outra consideração importante é o gênero do destinatário.

O uso de pronomes de gênero tem gerado bastante debate nos últimos tempos. Um estudo realizado pela Pew Research aponta que, em termos de gênero, 23% das pessoas se sentem desconfortáveis em usar pronomes neutros, 24% se sentem um pouco desconfortáveis, 25% se sentem confortáveis ​​e 27% se sentem um pouco confortáveis.

Curiosamente, existem cada vez mais pronomes de tratamento, embora a maioria das pessoas use Ele/Dele e Ela/Dela. Tenha isso em mente ao elaborar as suas saudações. 

As melhores saudações de email para cada situação

O proposito do seu email tem impacto direto no tipo de saudação que você deve usar. Obviamente, um email informal precisa de uma saudação diferente do que um email formal.

Melhores saudações informais

Para emails informais, ou seja, email enviados param amigos, familiares ou colegas, recomendamos as seguintes saudações:

  • Oi [Nome]
  • Olá [Nome]
  • Caro(a) [Nome]

Melhores saudações formais

Quando a situação pede mais formalidade, aqui estão as melhores opções de saudação formal:

  • Prezado(a) [Nome]
  • Para [Nome]

Obviamente, isso não significa que você não possa usar saudações como “Oi” e “Olá”, mas de modo geral, estas são saudações mais indicas para situações informais.

Da mesma forma, evite saudações como “A quem possa interessar”, “Prezado senhor” ou “Prezado cliente”. Saudações desse tipo podem soar muito impessoais.

Melhores saudações para emails de follow-up

Em emails de acompanhamento ou follow-up, você pode pular os comprimentos e ir direto ao assunto.

Aqui estão algumas excelentes maneiras de começar um email de acompanhamento:

  • Continuando nossa última conversa
  • Foi um prazer conhecê-lo [inserir lugar onde vocês se conheceram]
  • Estou entrando em contato novamente para falar sobre
  • Como prometido, aqui está
  • Estou checando
  • Como discutimos anteriormente [por telefone, em nossa reunião]

Melhores saudações para respostas de email

Se você está apenas respondendo a um email, considere as seguintes saudações:

  • Obrigado(a) por retornar
  • Obrigado(a) pela resposta
  • Obrigado(a) pela rápida resposta
  • Agradeço pela resposta
  • Agradeço pela rápida resposta
  • É ótimo/bom ouvir de você
  • É um prazer ouvir de você
  • Muito bom ouvir de você [Nome]

Melhores saudações para grupos

Ao enviar um email para um grupo de pessoas, é geralmente melhor evitar saudações casuais e optar por alternativas mais formais.

Aqui estão alguns dos melhores exemplos de saudações para grupos:

  • Saudações a todos
  • Olá a todos
  • Olá equipe
  • Olá pessoal
  • Olá [Nome 1, Nome 2, Nome 3…]

Outra coisa a se notar é que saudações como “Olá meninas/meninos” só devem ser utilizadas quando você tiver certeza de que todos os destinatários pertencem ao mesmo gênero.

Melhores saudações para diferentes momentos do dia

Como já mencionamos antes, estas saudações só devem ser usadas se você tiver certeza de que o destinatário vai ler a mensagem no horário certo.

Este tipo de saudação também pode ser utilizado para dar um tom mais amistoso ao seu email sem perder o profissionalismo.

Então aqui estão algumas saudações baseadas na hora do dia (e que você provavelmente já usa na vida real):

  • Bom dia
  • Boa tarde
  • Boa noite

As piores saudações de email

Antes de partirmos para as melhores saudações para quase toda situação, listamos algumas saudações que devem ser evitadas.

Segundo o Perkbox, aqui estão algumas das saudações que menos agradam os destinatários:

  • Nenhuma saudação – 53%
  • A quem possa interessar – 37%
  • E aí – 28%
  • Feliz [data] – 23%
  • Saudações – 22%

Mas isso significa que estas saudações nunca podem ser usadas?

Tudo depende da situação. Como já mencionado, saudações não são necessárias em respostas e emails de follow-up, por exemplo. Conversas por email devem ser tão fluidas quando conversas na vida real. Ou seja, nosso conselho é não se preocupar muito com as regras e se comunicar da forma mais natural possível.

Outro exemplo onde estas regras tão complexas não se aplicam é o “E aí”. Em geral, é melhor usar “Oi” ou “Olá”, no entanto, um “E aí” é perfeitamente aceitável se o destinatário for alguém próximo, como um colega de trabalho ou amigo.

Finalmente, tente sempre incluir o primeiro nome do destinatário na saudação. Esta é uma ótima forma de mostrar que você ao menos se deu ao trabalho de pesquisar sobre a pessoa. Ninguém gosta de ser chamado pelo seu título de trabalho. Por isso, evite saudações como “Caro gerente de contratação”, “Caro assistente”, etc.

As melhores saudações de email

Como você pode ver, existem algumas saudações que podem ser utilizadas em diferentes cenários e situações.

Aqui estão algumas das melhores saudações de email:

  • Olá [primeiro nome]

Personalizar as suas saudações é essencial, principalmente em cenários que exigem profissionalismo. “Olá [primeiro nome]” é geralmente a melhor escolha para emails profissionais e oficiais.

  • Oi [primeiro nome]

“Oi [primeiro nome]” é geralmente a melhor escolha para saudações informais. Você pode usar esta saudação para se dirigir a colegas e superiores dos quais você é próximo.

  • Prezado(a) [primeiro nome]

Se você está enviando um email para alguém em posição superior ou de respeito, o ideal é ir além do “Olá”, usando “Prezado(a)” ao invés disso.

Esta saudação é mais indicada quando você está se dirigindo a clientes e gerentes, por exemplo. Usar “Prezado(a) Sr.(a)” também é uma alternativa se você preferir ser um pouco mais formal.

O mais importante aqui é não errar o mome do destinatário ou usar apelidos, a menos que a pessoa seja chamada assim na vida real.

Por exemplo, ao enviar um email para uma pessoa chamada Jennifer, a saudação mais apropriada seria “Olá Jennifer” ao invés de “Olá Jen”.

Além disso, como já mencionamos, você precisa considerar os pronomes utilizados pela pessoa. Se você não tiver certeza, evite se referir ao destinatário como Sr. ou Sra., por exemplo.

Conclusão

Segundo o Mailchimp, a taxa média de abertura de email (em todas as indústrias) é de  22,71%, o que significa que apenas cerca de 2 entre 10 pessoas vão realmente abrir os seus emails. E mesmo assim, se a saudação não for adequada é provável que a mensagem seja fechada imediatamente.

Acertar na saudação de email é importante, mas não suficiente. Confira nosso artigo sobre etiqueta de email para saber mais.

Finalmente, se você quer deixar uma boa primeira impressão com os seus email, pare de usar um domínio genérico, como Gmail. Ao invés disso, use um domínio personalizado para aumentar a confiança, consistência e simplicidade dos seus emails.

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Patrick De Schutter

Patrick é o cofundador da Mailfence. Ele é um empreendedor em série e investidor em startups desde 1994 e lançou várias empresas pioneiras na Internet, como Allmansland, IP Netvertising ou Express.be. Ele acredita e defende firmemente a criptografia e a privacidade. Você pode seguir @pdeschutter no Twitter e no LinkedIn.

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