Wussten Sie, dass Sie bei einem ersten Kennenlernen nur sieben Sekunden Zeit haben, um einen guten Eindruck zu hinterlassen? Das gilt auch bei E-Mails: Die erste Zeile einer E-Mail, in der Regel also die E-Mail-Begrüßung, ist besonders wichtig.
Bei der Begrüßung Ihres Gegenübers in einer E-Mail bietet sich Ihnen die erstmalige Gelegenheit, aus diesem ersten auch einen guten Eindruck zu machen. Es kommt also darauf an, den richtigen Ton zu treffen.
In diesem Leitfaden helfen wir Ihnen bei der Formulierung einer perfekten E-Mail-Begrüßung für verschiedene Situationen und gehen außerdem auf folgende Themen ein:
- Was ist eine E-Mail-Begrüßung?
- Wie entscheiden Sie, welche E-Mail-Begrüßung Sie verwenden sollten?
- Plus: die besten E-Mail-Begrüßungen für jede Situation.
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Was ist eine E-Mail-Begrüßung?
Lassen Sie uns mit dem Wichtigsten beginnen: Was ist eine E-Mail-Begrüßung?
Stellen Sie sich eine E-Mail-Begrüßung als das Äquivalent dazu vor, wenn Sie jemandem im wirklichen Leben „Hallo“ sagen. Es ist die Eröffnungszeile der E-Mail. Sie gibt den Ton Ihrer Nachricht an und kann auch darüber entscheiden, ob sie gelesen wird oder im Papierkorb landet.
Je nachdem, wie gut Sie den*die Empfänger*in der E-Mail kennen, enthält die Begrüßung seinen*ihren Namen oder eine eher allgemeine Anrede. Zudem kann sie abhängig davon auch eher förmlich oder locker gehalten sein.
Faktoren, die Sie bei der E-Mail-Begrüßung berücksichtigen sollten
Sie können eine E-Mail auf unterschiedliche Weise beginnen. Hier sind drei wichtige Punkte, die Sie bei der Wahl Ihrer E-Mail-Begrüßung beachten sollten.
1. An wen senden Sie die E-Mail?
Der*Die Empfänger*in Ihrer E-Mail ist ausschlaggebend für die von Ihnen gewählte Begrüßung. Stellen Sie sich daher die folgenden Fragen:
- Kenne ich den*die Empfänger*in? Wenn es sich bei dem*der Empfänger*in um jemanden handelt, den Sie kennen, sprechen Sie ihn*sie dann normalerweise mit dem Vornamen an? Oder eher mit dem Nachnamen in Verbindung mit Herr/Frau und seinem*ihrem Titel? Wenn Sie sich gut kennen, ist eine lockere Begrüßung eher an der Tagesordnung.
- Ist der*die Empfänger*in ein*e Fremde*r? Der Begriff „Fremde*r“ kann sich in diesem Fall einfach auf jemanden beziehen, den Sie bislang nicht getroffen haben. Wenn Sie jemandem schreiben, den Sie nicht persönlich kennen, sollten Sie sich an eine formelle E-Mail-Begrüßung halten.
Wenn Sie mehrere Personen per E-Mail anschreiben, ist es außerdem unpraktisch, jede Person einzeln anzusprechen. In diesem Fall wählen Sie am besten eine formellere Anrede.
2. Was ist der kulturelle Kontext?
Wie förmlich eine E-Mail-Begrüßung ist, kann auch von der Unternehmenskultur abhängen und wie Sie üblicherweise interagieren.
Was ist in Ihrem Unternehmen üblich? Sprechen sich die Mitarbeitenden mit dem Nachnamen oder ihrer Berufsbezeichnung an? Oder spricht man sich mit dem Vornamen an, unabhängig von der Position oder der Unternehmenszugehörigkeit?
Wenn Sie Ihre*n Chef*in in der Regel mit dem Vornamen ansprechen, wählen Sie ruhig eine weniger formelle Begrüßung. Einige Unternehmen bestehen jedoch darauf, bei der Kommunikation die Berufsbezeichnung zu verwenden. Was Sie ebenfalls berücksichtigen sollten, ist die Geschäftskultur des jeweiligen Landes. Die Begrüßung in einer E-Mail ist beispielsweise sehr unterschiedlich, wenn Sie sich an ein amerikanisches oder ein japanisches Unternehmen wenden.
Wenn Sie sich zum ersten Mal an eine*n potenzielle*n Kund*in wenden, empfehlen wir Ihnen, dessen*deren Kultur zu verstehen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, entscheiden Sie sich lieber für eine „zu formelle“ als eine „nicht ausreichend formelle“ Herangehensweise.
3. Wo stehen Sie mit Ihrer Kommunikation?
Ein weiterer Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, ist, in welchem Stadium Sie sich mit Ihrer Kommunikation befinden.
Nehmen Sie mit einer Kaltakquise-E-Mail Kontakt auf? Senden Sie ein Follow-up nach einem Telefonat? Oder antworten Sie auf eine vorangegangene E-Mail?
Es kommt auf den Kontext dieser Szenarien an, denn manchmal ist eine E-Mail-Begrüßung gar nicht mehr nötig.
Wenn Sie zum Beispiel eine „kalte“ E-Mail versenden oder nach einem geschäftlichen Anruf nachfassen, wählen Sie in der Regel am besten eine formelle E-Mail-Begrüßung.
Wenn Sie jedoch auf einen laufenden E-Mail-Thread antworten, können Sie die Begrüßung weglassen und direkt zum Thema übergehen. Womit wir auch schon bei unserem letzten wichtigen Punkt wären:
4. Weitere Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten
Es gibt weitere Aspekte, die eine Rolle spielen, wenn Sie bestimmen möchten, wie Sie Ihre E-Mail richtig beginnen.
Nehmen Sie etwa die Tageszeit.
Eine E-Mail-Begrüßung, in der diese berücksichtigt wird, sieht zum Beispiel so aus:
- Guten Morgen
- Guten Tag
Das kann knifflig sein. Nur weil es bei Ihnen Morgen ist, heißt das nicht, dass es bei Ihrem*Ihrer Empfänger*in dieselbe Tageszeit ist. Außerdem öffnet er*sie Ihre E-Mail vielleicht erst zu einem späteren Zeitpunkt. Aus diesem Grund empfehlen wir, nur dann zeitspezifische Angaben zu machen, wenn Sie sicher sind, wann der*die Empfänger*in die E-Mail lesen wird.
Eine weitere wichtige Überlegung ist das bevorzugte Geschlechtspronomen des Gegenübers.
Die Verwendung von Geschlechtspronomen hat in den vergangenen Jahren eine heftige Debatte ausgelöst.
Eine Studie von Pew Research zeigt ein geteiltes Meinungsbild in Bezug auf die Akzeptanz geschlechtsneutraler Pronomen in der Bevölkerung:
Interessanterweise gibt es mittlerweile 78 Geschlechtspronomen, auch wenn die meisten He/Him (für das männliche Geschlecht), She/Her (für das weibliche Geschlecht) oder They/Them verwenden. Letzteres lässt sich nicht eins zu eins ins Deutsche übertragen und kann sowohl für die dritte Person Plural als auch als geschlechtsneutrales Singularpronomen für nicht-binäre Personen verwendet werden.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, werfen Sie einen Blick auf das LinkedIn-Profil der Person. Alternativ können Sie auch versuchen, frühere E-Mails zu finden, die Sie von ihr erhalten haben. Wenn Pronomen für sie wichtig sind, werden sie aller Wahrscheinlichkeit nach in ihrer Signatur und/oder LinkedIn-Bio erwähnt.
Die besten E-Mail-Begrüßungen für jede Situation
Der Zweck Ihrer E-Mail bestimmt oft die Art Ihrer E-Mail-Begrüßung. Eine formelle E-Mail erfordert natürlich eine andere Anrede als eine informelle E-Mail.
Die besten informellen E-Mail-Begrüßungen
Für informelle E-Mails, das heißt E-Mails, die Sie an Freund*innen, Familienmitglieder oder Kolleg*innen senden, die Sie gut kennen, eignen sich beispielsweise diese Begrüßungen:
- Hallo [Name], …
- Hi [Name], …
- Liebe*r [Name], …
- Grüß dich, [Name], …
- Hey [Name], …
Im Fall oben ist Ihnen der Name des*der Empfänger*in nicht bekannt. Hier könnten Sie zum Beispiel „Ich grüße Sie/dich“ oder einfach „Hallo“ oder „Guten Tag“ schreiben. Beachten Sie, dass einige dieser Anreden, wie etwa „Hallo“, „Hi“ oder „Hey“, sehr informell sind. Vergewissern Sie sich also vorher, dass Sie den richtigen Kontext haben!
Die besten formellen E-Mail-Begrüßungen
Wenn die Situation eine förmlichere Anrede erfordert, sind dies einige geeignete Begrüßungen:
- Sehr geehrter Herr [Nachname] / Sehr geehrte Frau [Nachname], …
- An [Vor- und Nachname], …
- Guten Tag Herr*Frau [Nachname]
Das soll natürlich nicht heißen, dass Sie keine Begrüßung wie „Hallo“ verwenden können, aber im Allgemeinen eignen sich diese eher in informelleren Situationen.
Vermeiden Sie außerdem die folgenden Anreden:
- An die zuständige Abteilung, …
- Sehr geehrte Damen und Herren, …
- Sehr geehrte*r Kund*in, …
Diese Anreden werden oft als zu unpersönlich empfunden. Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, aber formell bleiben wollen, beginnen Sie Ihre E-Mail einfach mit „Guten Tag, …“.
Die besten Begrüßungen für Follow-up-E-Mails
Wenn Sie eine Folge-E-Mail schreiben, können Sie die Begrüßung weglassen und direkt zum Thema kommen.
Dies sind hervorragende Möglichkeiten, eine Folge-E-Mail zu beginnen:
- Anknüpfend an unser letztes Gespräch …
- Es war mir ein Vergnügen, Sie am/bei [fügen Sie hier den Ort oder Tag ein, an dem Sie sich kennengelernt haben] kennenzulernen …
- Ich melde mich bei Ihnen wegen …
- Wie versprochen, ist hier …
- Ich frage nach wegen …
- Wie wir [am Telefon / bei unserem Treffen] besprochen haben, …
Die besten Begrüßungen für E-Mail-Antworten
Wenn Sie es sind, der*die auf eine Nachricht antwortet, können Sie sie so einleiten (wählen Sie die formelle oder informelle Anrede, je nachdem, wie gut Sie Ihr Gegenüber kennen):
- Vielen Dank für Ihre Rückmeldung
- Vielen Dank für Ihre Antwort
- Vielen Dank für die schnelle Antwort
- Ich freue mich, dass Sie sich bei mir gemeldet haben
- Es ist schön, von Ihnen zu hören
- Ich freue mich, von Ihnen über [Thema] zu hören
- Schön, von Ihnen zu hören, [Vorname]
„Danke“ wird im Allgemeinen als freundschaftlicher oder kollegialer empfunden als „Vielen Dank“. Verwenden Sie es daher also lieber nur in einem eher informellen Kontext.
Die besten E-Mail-Begrüßungen für Gruppen-E-Mails
Wenn Sie eine Gruppe von Menschen per E-Mail anschreiben, sollten Sie im Allgemeinen eine informelle Begrüßung vermeiden und sich eher für eine professionelle Variante entscheiden.
Dies sind zum Beispiel einige Begrüßungen, mit denen Sie eine E-Mail an eine Gruppe beginnen können:
- Hallo zusammen
- Hallo an alle
- Hallo Team
- Hi [Vorname 1, Vorname 2, Vorname 3…]
Eine Sache, die Sie beim Versenden einer E-Mail an eine Gruppe vermeiden sollten, ist es, mit etwas wie „Hey Jungs“ zu beginnen – es sei denn, Sie sind sich wirklich sicher, dass Sie auch wirklich nur eine männliche Zielgruppe ansprechen.
Die besten Begrüßungen nach Tageszeit
Wie bereits erwähnt empfiehlt es sich, diese Begrüßung je nach Tageszeit mit Bedacht einzusetzen und nur, wenn Sie sicher sind, dass jemand sie auch zu dieser Zeit lesen wird.
Solche Begrüßungen können auch gut sein, um einen kollegialeren Ton in Ihren E-Mails zu vermitteln und gleichzeitig professionell zu bleiben.
Dies sind einige Begrüßungen, die sich nach der Tageszeit richten (Sie kennen sie wahrscheinlich aus dem Alltag):
- Guten Morgen
- Guten Tag
- Guten Abend
Die schlimmsten E-Mail-Begrüßungen
Bevor wir Ihnen die besten E-Mail-Begrüßungen für fast jede Situation nennen, lohnt es sich, auch einige Begrüßungen zu kennen, die Ihnen nicht dienlich sind und die Sie vermeiden sollten.
Laut Perkbox sind dies die Begrüßungen, die bei den Empfänger*innen am wenigsten gut ankommen:
Dies sind die Antworten in absteigender Beliebtheit: „Grüße, …“, „Frohen [Wochentag], …“, „Hey, …“, „Sehr geehrte Damen und Herren“ und an der Spitze der Aversion: keine Begrüßung.
Sollten Sie solche Begrüßungen immer meiden? Das hängt weitgehend von der jeweiligen Situation ab.
Wie wir bereits gesehen haben, können Sie die Begrüßung ganz weglassen, wenn Sie auf eine E-Mail antworten oder eine Folge-E-Mail schreiben.
Eine Unterhaltung per E-Mail sollte genauso flüssig verlaufen wie ein echtes Gespräch. Daher raten wir Ihnen, sich nicht zu viele Gedanken um diese Regeln zu machen, sondern Ihre Unterhaltung möglichst natürlich zu gestalten.
Ein weiteres Beispiel, bei dem solche komplexen Regeln nicht immer zutreffen, ist „Hey“. Im Allgemeinen verwenden Sie besser, „Hi“ oder „Hallo“, allerdings ist „Hey“ absolut akzeptabel, wenn Sie eine E-Mail an jemanden schreiben, zu dem Sie ein gutes Verhältnis haben (zum Beispiel ein*e Freund*in oder Kolleg*in).
Zu guter Letzt sollten Sie darauf achten, dass Sie den Namen der Person in der Begrüßung erwähnen. Bei Menschen, die Sie noch nicht kennen, weiß Ihr Gegenüber nur so, dass Sie sich die Zeit genommen haben, ihn zu recherchieren. Niemand möchte mit seiner Berufsbezeichnung angesprochen werden. Anreden wie Sehr geehrte*r Personalchef*in, Sehr geehrte*r Assistent*in etc. sollten Sie also wirklich vermeiden.
Wie sieht es mit einleitenden Sätzen aus?
Bis jetzt haben wir die besten E-Mail-Begrüßungen für formelle und informelle Gelegenheiten behandelt.
Doch welche Eröffnungssätze eignen sich am besten, wenn Sie in einer E-Mail auf eine vorhergehende E-Mail aufbauen?
Dies sind zehn Beispiele, die Sie ausprobieren können:
- Ich hoffe, es geht Ihnen gut.
- Ich hoffe, Sie haben eine produktive Woche.
- Ich möchte an unser letztes Gespräch anknüpfen.
- Ich schreibe Ihnen, um [Thema] zu besprechen.
- Ich danke Ihnen für Ihre prompte Antwort auf meine vorherige E-Mail.
- Danke, dass Sie meine Anfrage berücksichtigt haben.
- Ich möchte Ihnen wichtige Neuigkeiten mitteilen.
- Es ist mir ein Vergnügen, per E-Mail mit Ihnen in Kontakt zu sein.
- Ich hoffe, Sie hatten gestern [eine erfolgreiche Veranstaltung / ein erfolgreiches Meeting].
- Ich freue mich, Ihnen [Neuigkeiten/Entwicklung] anzukündigen.
Fazit
Laut einer Studie von Mailchimp liegt die durchschnittliche Öffnungsrate von E-Mails bei etwa 20 Prozent. Deshalb ist es so wichtig, die E-Mail mit einer geeigneten Begrüßung und einem guten ersten Satz einzuleiten.
Eine E-Mail-Begrüßung reicht jedoch nicht aus, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail auch komplett gelesen wird. Wenn Sie mehr über die professionelle E-Mail-Etikette erfahren möchten, lesen Sie unseren Blogartikel dazu.
Und wenn Sie mit Ihrer E-Mail einen starken Eindruck hinterlassen wollen, sollten Sie natürlich keine allgemein zugängliche E-Mail-Domain wie „[at]gmail.com“ verwenden, sondern eine eigene Premium-E-Mail-Domain. Diese wird für mehr Vertrauen in Ihre Nachricht sorgen.
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