Wie Sie eine E-Mail-Begrüßung schreiben (mit Beispielen für jede Situation)

Wussten Sie, dass Sie nur sieben Sekunden Zeit haben, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, wenn Sie jemanden kennenlernen? Damit dürfte deutlich sein, wie wichtig es ist, den richtigen Ton zu treffen – und dazu gehört auch die richtige E-Mail-Begrüßung.

Wie ist das bei E-Mails? Die erste Zeile einer E-Mail, also die Begrüßung, ist besonders wichtig. Sie gibt den Ton Ihrer Nachricht an und könnte den Ausschlag darüber geben, ob Ihre E-Mail gelesen oder in den Papierkorb verschoben wird.

In diesem Leitfaden helfen wir Ihnen bei der Formulierung der perfekten E-Mail-Begrüßungen, die für verschiedene Situationen geeignet sind. Außerdem stellen wir Ihnen einige ergebnissichere Beispiele vor, an denen Sie sich orientieren können.

Wie wählen Sie die richtige Begrüßung in EMail?

Es gibt unzählige Möglichkeiten, um eine E-Mail zu beginnen und den*die Empfänger*in Ihrer E-Mail zu begrüßen. Dies sind die drei wichtigsten Punkte, die Sie beim Verfassen der Begrüßung in Ihrer E-Mail beachten sollten:

1. An wen senden Sie Ihre E-Mail?

Senden Sie Ihre E-Mail an jemanden, den Sie kennen, oder an eine*n Fremde*n? Und wenn Sie die Person kennen, sprechen Sie sie normalerweise mit ihrem Vornamen an?

Wenn Sie jemandem schreiben, den Sie nicht persönlich kennen, wird eine formelle Begrüßung empfohlen. Kennen Sie die Person jedoch bereits, können Sie auch auf eine zwanglosere Begrüßung ausweichen.

Die Förmlichkeit kann je nach Unternehmenskultur und Ihren üblichen Interaktionen variieren. Wenn Sie Ihre*n Chef*in in der Regel mit dem Vornamen ansprechen, können Sie sich auch für eine weniger formelle Begrüßung entscheiden.

All dies bezieht sich nun auf E-Mails an eine Person. Aber was ist, wenn Sie eine E-Mail an eine Gruppe senden? Es ist nicht zweckmäßig, jeden einzeln anzusprechen, daher wählen Sie in diesem Fall am besten eine professionelle E-Mail-Begrüßung.

2. Wo stehen Sie im Verlauf der Kommunikation?

Der zweite Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, ist das Stadium Ihrer Kommunikation.

Geht es um einen sogenannten „kalten“, also einen Erstkontakt mit jemandem, den Sie nicht kennen? Senden Sie eine Folge-E-Mail nach einem Telefonat? Oder antworten Sie lediglich auf eine vorangegangene E-Mail?

Der Kontext dieser Szenarien kann die Notwendigkeit einer Begrüßung in EMail drastisch verändern und manchmal sogar überflüssig machen.

Wenn Sie z. B. eine Kaltakquise-E-Mail versenden oder nach einem geschäftlichen Anruf nachfassen, ist es in der Regel am besten, eine formelle E-Mail-Begrüßung zu verwenden.

Wenn Sie jedoch auf eine laufende E-Mail antworten, können Sie die Begrüßung weglassen und direkt zum Thema übergehen. Und damit kommen wir gleich zu unserem letzten wichtigen Punkt.

3. Andere Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten

Auch andere Aspekte spielen eine Rolle, wenn es darum geht, wie Sie eine E-Mail richtig einleiten.

Nehmen Sie zum Beispiel die Tageszeit.

Das kann knifflig sein. Nur weil es bei Ihnen morgens ist, heißt das noch lange nicht, dass es bei dem*der Empfänger*in Ihrer Mail auch der Fall ist. Außerdem öffnet er*sie Ihre E-Mail vielleicht erst am nächsten Tag.

Wir empfehlen daher, zeitabhängige Begrüßungen wie „Guten Morgen“ oder „Guten Abend“ nur dann zu verwenden, wenn Sie sicher sind, wann der*die Empfänger*in die E-Mail lesen wird.

Eine weitere wichtige Überlegung ist die Bevorzugung von Geschlechterpronomen durch Ihr Gegenüber.

Die Verwendung geschlechtsspezifischer Pronomen hat in letzter Zeit eine heftige Debatte ausgelöst. Eine Studie von Pew Research zeigt, dass die Meinungen geteilt sind: 23 % der Befragten fühlen sich unwohl bei der Verwendung geschlechtsneutraler Pronomen, 24 % fühlen sich etwas unwohl, 25 % fühlen sich wohl und 27 % fühlen sich einigermaßen wohl.

Interessanterweise gibt es inzwischen 78 geschlechtsneutrale Pronomen, obwohl die meisten Menschen er/sein und sie/ihr verwenden. Denken Sie bei der Begrüßung in EMail daran.

Die beste E-Mail-Begrüßung für alle Situationen

Der Zweck Ihrer E-Mail bestimmt häufig die Art der Begrüßung. Eine formelle E-Mail erfordert natürlich ganz eindeutig eine andere Art der Begrüßung als eine informelle E-Mail.

Die besten informellen E-Mail-Begrüßungen

Bei informellen E-Mails, das heißt E-Mails, die Sie beispielsweise an Freund*innen, Familie oder Kolleg*innen senden, ist eine Begrüßung wie folgt angemessen:

• Hi [Name]
• Hallo [Name]
• Liebe [Name]

Die besten formellen E-Mail-Begrüßungen

Wenn die Situation etwas mehr Formalität verlangt, können Sie Ihre E-Mail zum Beispiel auf diese Weise beginnen:

• Sehr geehrte*r Herr*Frau [Nachname]
• An [Vor- und Nachname]

Natürlich soll das nicht heißen, dass Sie Ihre E-Mail nicht mit „Hi“ oder „Hallo“ beginnen können, aber im Allgemeinen sind oben genannten in formellen Angelegenheiten die bessere Wahl.

Vermeiden Sie aber möglichst auch eine Anrede wie „An alle, die es betrifft“, „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Liebe*r Kund*in“, da dies zu unpersönlich sein kann.

Die besten Begrüßungen für Follow-up-E-Mails

Wenn Sie eine Follow-up-E-Mail schreiben, können Sie den „Hi/Hallo/Liebe“-Teil überspringen und direkt zum Thema kommen.

Dies sind einige ausgezeichnete Möglichkeiten, wie Sie eine Follow-up-E-Mail beginnen können:

• Anknüpfend an unser letztes Gespräch
• Es war mir ein Vergnügen, Sie/dich am [Tag des Treffens einfügen] in [Ort des Treffens einfügen] zu treffen.
• Ich melde mich wieder bei Ihnen/dir wegen
• Wie versprochen, ist hier
• Ich melde mich bei Ihnen/dir
• Wie [am Telefon, bei unserem Treffen] besprochen

Die besten Begrüßungen für E-Mail-Antworten

Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, können Sie Ihre E-Mail auf diese Weise beginnen:

• Danke, dass Sie/du sich/dich gemeldet haben/hast
• Vielen Dank für die Antwort
• Vielen Dank für die schnelle Antwort
• Ich freue mich, dass Sie/du sich/dich bei mir melden/meldest
• Vielen Dank für die schnelle Rückmeldung
• Es ist schön, von Ihnen/dir zu hören
• Ich freue mich, zu diesem Thema von Ihnen/dir zu hören
• Schön, von Ihnen/dir zu hören, [Vorname]

Die besten E-Mail-Begrüßungen für Gruppen-E-Mails

Wenn Sie Ihre E-Mail an eine Gruppe von Menschen senden, sollten Sie eine informelle Begrüßung generell vermeiden und die Adressat*innen eher professionell ansprechen.

Hier sind zum Beispiel einige Begrüßungen für Gruppen-E-Mails:

• Grüßt euch
• Hallo zusammen
• Hallo an alle
• Hi Team
• Hallo [Vorname 1, Vorname 2, Vorname 3…]

Was Sie beim Versenden von Gruppen-E-Mails vermeiden sollten, ist eine Anrede in der Art von „Hey Jungs“ oder ähnlich, es sei denn, Sie sind sicher, dass es sich nur um eine männliche Zielgruppe handelt.

Die besten Begrüßungen in EMail nach Tageszeit

Wie schon erwähnt, sollten Sie diese Tageszeit-bezogenen Begrüßungen bedacht verwenden, und nur dann, wenn Sie sicher sind, dass jemand sie zu dieser Zeit lesen wird.

Eine solche Begrüßung kann auch dazu dienen, einen freundlicheren Ton in Ihren E-Mails anzuschlagen und dabei professionell zu bleiben.

Hier also einige Begrüßungen, die sich an der Tageszeit ausrichten (Sie kennen sie wahrscheinlich aus Ihrem Alltag):

• Guten Morgen
• Guten Tag
• Guten Abend

Die schlimmsten Begrüßungen in EMail

Bevor wir Ihnen die besten E-Mail-Begrüßungen für fast jede Situation nennen, ist es gut, einige Anreden zu kennen, die Sie nicht weiterbringen und die Sie vermeiden sollten.

Laut Perkbox sind dies die Anreden, die die Empfänger*innen am wenigsten mögen:

• Keine Begrüßung – 53 %
• Sehr geehrte Damen und Herren – 37 %
• Hey – 28 %
• Fröhlichen [Tag] – 23 %
• Grüße – 22%

Sollten Sie jetzt immer auf eine derartige Anrede verzichten?

Das hängt weitgehend von der jeweiligen Situation ab. Wie wir bereits gesehen haben, können Sie die Begrüßung ganz weglassen, wenn Sie zum Beispiel auf eine E-Mail antworten oder eine Folge-E-Mail schreiben. Eine E-Mail-Konversation sollte genauso reibungslos verlaufen wie ein echtes Gespräch. Daher raten wir Ihnen, sich nicht allzu viele Gedanken über diese Regeln zu machen, versuchen Sie lieber, Ihr Gespräch so natürlich wie möglich zu gestalten.

Ein weiteres Beispiel, für das solche komplexen Regeln nicht immer gelten, ist „Hey“. Im Allgemeinen ist es besser, „Hi“ oder „Hallo“ zu verwenden. „Hey“ ist vollkommen akzeptabel, wenn Sie jemandem schreiben, zu dem Sie ein gutes Verhältnis haben (zum Beispiel einem*einer Kolleg*in).

Zu guter Letzt sollten Sie darauf achten, dass Sie den Namen der Person in der Anrede nennen. Nur so weiß Ihr Gegenüber, dass Sie sich die Zeit genommen haben, ihn zu recherchieren. Niemand möchte mit seiner Berufsbezeichnung angesprochen werden. Vermeiden Sie daher eine Anrede wie „Sehr geehrte*r Personalchef*in“, „Sehr geehrte*r Assistent*in“ etc.

Die besten Begrüßungen in EMail

Wie Sie sehen, können Sie einige der E-Mail-Anreden in verschiedenen Szenarien und Situationen verwenden.

Dies sind einige gute Möglichkeiten, wie Sie jemanden per E-Mail begrüßen können.

• Hallo Herr*Frau [Nachname]

Eine persönliche Begrüßung ist wichtig, insbesondere bei formellen E-Mails. „Hallo Herr*Frau [Nachname]“ ist in der Regel die bessere Wahl für professionelle, „kalte“ und offizielle E-Mails. Wenn Sie jemanden etwas besser kennen oder die Unternehmenskultur es erlaubt, können Sie auch „Hallo [Vorname]“ schreiben.

• Hi [Vorname]

Hi [Vorname] ist generell gut für eine informellere Begrüßung. Diese können Sie beispielsweise bei einem*einer Vorgesetzten, zu dem*der Sie eine gute Beziehung haben, verwenden, oder bei einem*einer Kolleg*in.

• Sehr geehrte*r Herr*Frau [Nachname]

Schreiben Sie einer Autoritäts- oder Respektsperson, können Sie über das „Hallo“ hinausgehen und stattdessen „Sehr geehrte*r“ verwenden.

Diese E-Mail-Begrüßung eignet sich in der Regel am besten, wenn Sie sich an eine*n Kund*in oder eine*n Vorgesetzten wenden.

Was Sie unter allen Umständen vermeiden sollten, sind Tippfehler im Namen des*der Empfänger*in oder die Verwendung von Spitznamen, es sei denn, Sie nennen die Person auch im direkten Kontakt so.

Wenn Sie zum Beispiel eine E-Mail an jemanden mit dem Namen Jennifer schreiben, sollte Ihre E-Mail mit „Hi Jennifer“ und nicht mit „Hi Jen“ beginnen.

Wie bereits erwähnt, sollten Sie auch die bevorzugten Geschlechterpronomen berücksichtigen, das heißt, ob Sie den*die Empfänger*in mit „Herr“ (für Männer) oder „Frau“ (für Frauen) ansprechen sollten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, lassen Sie sie am besten ganz weg.

Fazit

Laut Mailchimp liegt die durchschnittliche Öffnungsrate von E-Mails (branchenübergreifend) bei 22,71 %, was bedeutet, dass nur etwa zwei von zehn Personen Ihre E-Mail tatsächlich öffnen werden. Haben Sie sie geöffnet und Ihre Anrede stimmt nicht, ist Ihre Nachricht schneller weg, als Sie schauen können.

Die richtige E-Mail-Begrüßung ist wichtig, reicht aber nicht aus: Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die richtige E-Mail-Etiquette anwenden.

Wenn Sie mit Ihrer E-Mail einen starken Eindruck hinterlassen möchten, sollten Sie keine allgemeine E-Mail-Domain wie Gmail.com verwenden, sondern eine Premium-E-Mail-Domain. Dies wird das Vertrauen, die Konsistenz und die Einfachheit Ihrer E-Mails um ein Vielfaches erhöhen.

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