Quando usar o “Responder a todos” nos seus emails?

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A funcionalidade “Responder a todos” no email frequentemente leva a momentos dignos de constrangimento quando utilizada acidentalmente ao invés do “Responder”.

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Neste artigo, vamos ajudar você a evitar este tipo de situação e ensiná-lo a usar a opção “Responder a todos” adequadamente. Esperamos que isso ajude você a garantir que seus emails cheguem apenas às pessoas certas.

Função Responder a todos

O que é a função “Responder a todos”?

Ao responder um email, a função “Responder a todos” permite que você envie uma resposta tanto para o destinatário primário, quanto para qualquer contato marcado nos campos “Para” e “Cc” da mensagem original.

A opção não inclui, no entanto, contatos marcados no campo “Cco”, ou “Com cópia oculta”.

Como começar do jeito certo?

Ao compor uma mensagem de resposta a todos, é crucial que você utilize uma saudação apropriada.

Para ser inclusivo e evitar suposições relacionadas a gênero, a melhor opção é evitar saudações como:

“Oi, rapazes!”

“E aí, meninas”

“Senhoras,”

Lembre-se de que a sua thread pode incluir indivíduos de vários gêneros.

Ao invés disso, considere estas alternativas mais inclusivas:

“Olá a todos,”

“Oi, equipe,”

“Olá, time,”

Quando usar o Responder a todos?

Esta funcionalidade deve ser utilizada quando:

  • Sua mensagem afeta outros:

Use a opção “Responder a todos” se a sua mensagem pode afetar outras pessoas. Por exemplo, se houver um evento agendado para o próximo sábado no lugar X e você está interessado, a melhor opção é utilizar o “Responder a todos” para que todos fiquem sabendo.

  • Sua pegunta é importante para todos

Se você tem uma pergunta cuja resposta pode ser relevante para todas as pessoas incluídas na thread de email, como pedir esclarecimentos sobre o dia e horário exato de um evento, o “Responder a todos” é a escolha certa.

  • Você foi instruído a usar a opção:

Se a pessoa que enviou o email pedir que você use o “Responder a todos”, é melhor você o faça. As informações solicitadas podem ser valiosas para todos os outros destinatários.

  • É hora de encerrar a conversa:

Usar o “Responder a todos” pode ser uma boa maneira de concluir uma thread de email. 

Quando não usar?

Existem situações em que a utilização do botão “Responder a todos” não é indicada. Aqui estão algumas delas:

  • Informação irrelevante

Se a informação que você tem para compartilhar se aplica apenas ao destinatário original ou a um grupo seleto de pessoas incluídas na thread, não há necessidade de enviar a sua resposta para todo mundo. Como regra geral, se a sua resposta é irrelevante para a maioria dos destinatários, evite usar a função “Responder a todos”.

  • Falar sobre erros

Usar o “Responder a todos” para apontar publicamente os erros cometidos por uma pessoa específica pode criar uma atmosfera tóxica. Além disso, esta é uma atitude geralmente vista como pouco profissional.

Se você precisar corrigir o erro de alguém, é melhor falar com a pessoa em particular usando o botão “Responder” ou, ainda melhor, fazendo uma reunião em pessoa.

  • Reclamações

Evite envolver todo mundo em threads expressando o seu descontentamento. Ao invés disso, comunique as suas preocupações diretamente com as partes envolvidas.

  • Perguntas pessoais

Se você tem uma pergunta para um contato em específico e ela não se aplica a ninguém mais, utilize o botão “Responder” ao invés do “Responder a todos”.

Quais são as alternativas para as opções Responder e Responder a todos?

Existem situações em que ambas as opões são inadequadas.

Por exemplo, você precisa responder a todos os envolvidos, mas um contato em específico não deve receber a sua mensagem.

Outra situação parecida é quando você percebe que alguém importante não foi incluído na lista de destinatários original.

Nessas situações, você pode:

  • Adicionar ou remover destinatários do campo “Para”

Ao clicar na opção “Responder a todos”, você será capaz de editar o campo “Para”. Com isso você pode adicionar pessoas importantes a thread de email, ou remover destinatários que não tem interesse na sua mensagem.

  • Usar a opção Com cópia (Cc)

Se você quer manter alguém atualizado, mas esta pessoa não precisa contribuir pessoalmente com a conversa, o Cc pode ser a melhor opção.

  • Usar a opção Com cópia oculta (Cco)

Finalmente, se você quiser que alguém veja a sua resposta sem que os outros saibam, a opção Cco permite que você esconda o endereço de email deste contato dos outros destinatários.

Os erros de utilização famosos da opção “Responder a todos”

  • “Ambos são uma porcaria”
Source: iStock

Antes da Copa do Mundo de 2022, a BBC Sports adicionou os comentaristas Andy Gray e Jonathan Pearce a sua equipe. No entanto, a pessoa responsável na BBC Sports não ficou contente com a decisão. Ele quereria enviar um email expressando sua dessatisfação para um colega, mas acabou acidentalmente enviando sua resposta para mais de 500 membros da equipe, incluindo Gray e Pearce. O email dizia simplesmente: “Acho que ambos são uma porcaria.”

Ao perceber o erro, ele admitiu e expressou choque com o próprio comportamento, afirmando não acreditar como pode ser “tão idiota”.

Fonte: The first post

  • “Deixe que ele diga ao mundo como somos ruins”

Dois passageiros enviaram uma reclamação à Spirit Airlines devido a uma experiência de viagem decepcionante. Eles pediam compensação pelo atraso no voo e por um show perdido como resultado. A empresa ofereceu $200 em vouchers, mas os passageiros não se contentaram e enviaram outro e-mail pedindo mais.

Este email foi encaminhado para o CEO da empresa. Ele acreditava que os passageiros não tinham qualquer razão válida para reclamar e acidentalmente expôs sua opinião ao clicar no botão “Responder a todos”. Seu email dizia: “Por favor, responda, Pasquale, mas não devemos nada a ele, na minha opinião. Deixe que ele diga ao mundo como somos ruins. Ele nunca voou conosco antes, de qualquer forma, e voltará se tiver a opção de economizar qualquer centavo.”

Fonte: Budget Travel

Conclusão

O email oferece diversas opções de resposta. Podemos responder a uma pessoa usando o botão “Responder” ou adicionar mais pessoas a conversa com os campos “Para,” “Cc” ou “Cco”. No enanto, nem sempre a sua mensagem é relevante para todos.

O botão “Responder a todos” pode ser útil, mas como você pode ver, para utilizá-lo de maneira correta você precisa conhecer etiqueta de email relevante.

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Patrick De Schutter

Patrick é o cofundador da Mailfence. Ele é um empreendedor em série e investidor em startups desde 1994 e lançou várias empresas pioneiras na Internet, como Allmansland, IP Netvertising ou Express.be. Ele acredita e defende firmemente a criptografia e a privacidade. Você pode seguir @pdeschutter no Twitter e no LinkedIn.

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