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Wann sollten Sie in einer E-Mail „Allen antworten“?

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Die Funktion „Allen antworten“ in E-Mails führt nicht selten zu unangenehmen Momenten. Wenn Sie versehentlich anstelle von „Antworten“ auf die Option „Allen antworten“ klicken, kann dies zu peinlichen Situationen führen.

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In diesem Artikel möchten wir Ihnen helfen, solche Situationen zu vermeiden, und Ihnen eine Hilfestellung bieten, wann Sie die Funktion „Allen antworten“ in Ihren E-Mails richtig einsetzen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Nachricht nur die beabsichtigten Empfänger*innen erreicht.

Was ist die „Allen antworten“-Funktion in E-Mails?

Wenn Sie eine E-Mail beantworten, können Sie mit der „Allen antworten“-Funktion eine Antwort sowohl an den*die ursprüngliche*n Absender*in als auch an alle Adressat*innen senden, die im An- und CC-Feld der ursprünglichen Nachricht stehen.

Die Adressat*innen im BCC-Feld, die die E-Mail also in Blindkopie erhalten haben, werden dabei jedoch nicht mit eingeschlossen.

Wie beginnen Sie am besten?

Wenn Sie eine Nachricht verfassen, in der Sie „Allen antworten“, ist es wichtig, dass Sie in der E-Mail die richtige Anrede wählen.

Um alle Adressat*innen einzuschließen und mögliche geschlechtsspezifische Annahmen zu vermeiden, sollten Sie Ihre E-Mail besser nicht mit einer der Begrüßungen in der folgenden Art beginnen:

„Hey, Jungs!“

„Hallo, meine Herren,“

„Meine Damen!“

Der Grund dafür ist, dass im Verteiler der E-Mail Menschen verschiedenen Geschlechts enthalten sein können.

Verwenden Sie stattdessen diese alternativen und integrativen Begrüßungen:

„Hallo alle zusammen“

„Hallo Team“

„Hi zusammen!“

Wann sollten Sie „Allen antworten“?

Verwenden Sie in einer E-Mail die „Allen antworten“-Funktion in diesen Fällen:

  • Ihre Nachricht betrifft andere Personen

Antworten Sie an alle, wenn Ihre Antwort Auswirkungen auf andere Personen haben könnte. Ist zum Beispiel für nächsten Samstag eine Teamveranstaltung in Hamburg geplant und Sie sind daran interessiert, könnten Sie auf „Allen antworten“ klicken, um dies mitzuteilen.

  • Ihre Frage ist für alle wichtig

Wenn Sie eine Frage haben, die für die meisten Personen im E-Mail-Thread relevant sein könnte, zum Beispiel wenn Sie den genauen Tag des bevorstehenden Teamevents klären möchten, ist „Allen antworten“ die richtige Wahl.

  • Sie werden darum gebeten

Wenn die Person, die die ursprüngliche E-Mail gesendet hat, Sie bittet, an alle zu antworten, dann halten Sie sich daran. Sie denkt vermutlich, dass Ihr Input für alle anderen nützlich sein könnte.

  • Es ist an der Zeit, die Kommunikation abzuschließen

Eine E-Mail, in der Sie „Allen antworten“, kann eine gute Möglichkeit sein, eine E-Mail-Kette abzuschließen.

Wann sollten Sie diese Funktion nicht nutzen?

In bestimmten Situationen ist die „Allen antworten“-Funktion nicht angebracht. Hier sind einige Beispiele:

  • Irrelevante Informationen

Wenn Sie Informationen mitzuteilen haben, die nur für den*die ursprüngliche*n Absender*in oder einige wenige Personen in dem E-Mail-Thread gelten, ist es nicht nötig, Ihre Antwort an alle zu senden. Generell gilt: Wenn Ihre Antwort für die Mehrheit der Empfänger*innen irrelevant ist, sollten Sie nicht „Allen antworten“.

  • Ansprechen von Fehlern

Wenn Sie auf „Allen antworten“ klicken, um jemanden öffentlich wegen eines Fehlers zur Rede zu stellen, kann dies zu einer toxischen Atmosphäre führen und wird allgemein als unprofessionell angesehen. Wenn Sie einen Fehler einer Person ansprechen müssen, machen Sie dies besser privat, indem Sie auf die normale „Antworten“-Funktion klicken, oder – besser noch – in einem persönlichen Gespräch.

  • Beschwerden

Vermeiden Sie es, alle Beteiligten in einem E-Mail-Thread einzubeziehen, wenn Sie Ihre Unzufriedenheit zum Ausdruck bringen. Teilen Sie Ihr Anliegen stattdessen der betreffenden Partei direkt mit.

  • Persönliche Fragen

Haben Sie eine Frage an den*die Absender*in, die sich rein auf Ihre eigenen Bedürfnisse bezieht und nicht auf andere Personen im Thread zutrifft, verwenden Sie am besten „Antworten“ anstelle von „Allen antworten“.

Welche Alternativen gibt es zu „Antworten“ und „Allen antworten“?

In manchen Fällen ist keine der beiden Möglichkeiten angebracht.

Zum Beispiel, wenn Sie auf „Allen antworten“ klicken möchten, aber feststellen, dass ein*e bestimmte*r Empfänger*in Ihre Antwort nicht erhalten soll.

Oder Sie bemerken, dass eine wichtige Person in der Liste der Empfänger*innen fehlt.

Gehen Sie in solchen Situationen so vor:

  • Fügen Sie Empfänger*innen zum An-Feld hinzu oder entfernen Sie sie aus diesem

Wenn Sie auf „Allen antworten“ klicken, können Sie die Empfänger*innen in der An-Zeile ändern. Zögern Sie nicht, Personen hinzuzufügen, die Sie für das Gespräch für wichtig halten, und Personen zu entfernen, die Ihre Antwort nicht betrifft.

  • Senden Sie die E-Mail als Kopie an jemanden (CC)

Wenn Sie jemanden auf dem Laufenden halten wollen, ohne dass etwas von ihm persönlich erwartet wird, kann die CC-Funktion in einer E-Mail eine wertvolle Hilfe sein.

  • Senden Sie die E-Mail als Blindkopie an jemanden (BCC)

Wenn Sie möchten, dass jemand Ihre Antwort sieht, aber nicht unbedingt wollen, dass die anderen davon erfahren, können Sie mit BCC die Adresse des*der Empfänger*in vor den anderen Empfänger*innen verbergen.

Fail: Die bekanntesten „Allen antworten“-Fehler

  • „Die sind beide scheiße“
Quelle: iStock

Vor der Fußballweltmeisterschaft 2002 nahm BBC Sports die Kommentatoren Andy Gray und Jonathan Pearce in sein Team auf. Der Verantwortliche von BBC Sports war über diese Entscheidung jedoch nicht sonderlich glücklich. Er wollte eine E-Mail, in der er seinen Unmut zum Ausdruck brachte, an einen Kollegen schicken, sandte sie aber versehentlich an 500 Mitarbeiter*innen, darunter auch Gray und Pearce. In seiner E-Mail hieß es lediglich: „Ich finde sie beide scheiße“.

Als er seinen Fehler bemerkte, gab er ihn zu und zeigte sich schockiert über sein eigenes Verhalten. Er sagte, er könne nicht glauben, dass er „so ein Arsch“ sei.

Quelle: The first post

  • „Soll er doch der Welt erzählen, wie schlecht wir sind“

Zwei Fluggäste sandten wegen eines enttäuschenden Reiseerlebnisses eine Beschwerde an Spirit Airlines. Sie forderten eine Entschädigung für einen verspäteten Flug und ein verpasstes Konzert. Die Fluggesellschaft bot ihnen Gutscheine im Wert von 200 Dollar an, aber die Reisenden waren damit nicht zufrieden und sandten eine weitere E-Mail, in der sie mehr verlangten.

Diese E-Mail wurde an den CEO des Unternehmens weitergeleitet. Dieser war der Meinung, dass die Fluggäste keinen triftigen Grund für ihre Beschwerde hatten, und tat fälschlicherweise ihnen gegenüber seine Meinung kund, indem er auf „Allen antworten“ klickte. In seiner E-Mail stand: „Bitte antworte, Pasquale, aber was mich betrifft, schulden wir ihm nichts. Soll er doch der Welt erzählen, wie schlecht wir sind. Er ist sowieso noch nie mit uns geflogen und wird wiederkommen, wenn wir ihm einen Cent sparen.“

Quelle: Budget Travel

Fazit

E-Mail bietet uns verschiedene Möglichkeiten, wie wir jemandem antworten können. Wir können einer einzelnen Person mit der normalen „Antworten“-Funktion antworten und weitere Personen in den Feldern An, CC oder BCC hinzufügen – aber manchmal haben wir etwas zu sagen, das alle hören sollen.

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Patrick De Schutter

Patrick ist der Mitbegründer von Mailfence. Er ist seit 1994 Serienunternehmer und Startup-Investor und hat mehrere bahnbrechende Internet-Unternehmen wie Allmansland, IP Netvertising oder Express.be gegründet. Er ist ein überzeugter Anhänger und Verfechter von Verschlüsselung und Datenschutz. Sie können @pdeschutter auf Twitter und LinkedIn folgen.

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