E-Mails gibt es schon seit Jahrzehnten – aber ihre Wurzeln reichen noch weiter zurück, nämlich in die Zeit, als die gesamte Kommunikation noch auf Papier erfolgte.
Das beste Beispiel hierfür ist die Funktion Cc in Emails. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Cc bei E-Mail bedeutet, wie Sie jemanden „ins Cc setzen“, und wie Sie Cc in E-Mail richtig einsetzen.
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Eine kurze Geschichte von Carbon Copy und wie Cc seinen Weg in die E-Mail fand
Bevor die E-Mail im Jahr 1971 von Ray Tomlinson erfunden wurde, haben die Menschen noch handgeschriebene Briefe verschickt. Eines der Probleme hierbei war, dass man auf diese Weise immer nur einen Brief an eine*n Empfänger*in senden konnte.
Was aber, wenn Sie denselben Brief an mehrere Menschen senden wollten?
Nun, Sie könnten denselben Brief mehrfach schreiben – aber das würde ewig dauern. Außerdem steigt mit jedem Brief, den Sie schreiben, die Gefahr, dass Ihnen ein Fehler unterläuft.
Aus diesem Grund hat man begonnen, Kohlepapier (auch Durchschlagpapier oder Pauspapier genannt) unter das Originaldokument und darunter wiederum ein leeres Blatt Papier zu legen. Dann hat man auf dem Originalpapier geschrieben, und das Geschriebene wurde über das Kohlepapier auf das leere Blatt Papier darunter übertragen.
Diese Art, Dokumente zu kopieren, wurde mit der Verbreitung von Schreibmaschinen sehr populär, insbesondere bei geschäftlicher Korrespondenz, wo es gebräuchlich war, das Kürzel „Cc“ hinzuzufügen. Damit sollte der*die erste Empfänger*in darüber informiert werden, dass der*die Absender*in einen oder mehrere Durchschläge des Dokuments angefertigt hatte.
Mit der Erfindung von Fotokopierern begann die Verwendung von Durchschlägen nachzulassen. Letztendlich hat die E-Mail im Jahr 1971 so gut wie den letzten Nagel in ihren Sarg geschlagen, auch wenn das Cc-Feld bis heute in E-Mails erhalten geblieben ist.
Was bedeutet Cc in Emails?
Bei der Verwendung in einer E-Mail können Sie mit Cc eine „Durchschrift“, also eine Kopie derselben E-Mail auch an andere Empfänger*innen senden, nicht nur an den*die erste*n Empfänger*in, den*die Sie im An-Feld angegeben haben.
Nun stellt sich die offensichtliche Frage, warum Sie Cc verwenden sollten, wenn Sie doch auch einfach mehrere Empfänger*innen in das An-Feld eingeben können? Die Antwort lässt sich auf eine angemessene E-Mail-Etikette zurückführen: Das An-Feld sollten Sie für den*die erste*n Empfänger*in der E-Mail vorbehalten, und über Cc halten Sie die anderen auf dem Laufenden.
Wen sollten Sie „ins Cc setzen“?
Am besten reservieren Sie die Cc-Zeile für alle, die keine direkten Empfänger*innen sind und die Sie in Bezug auf die Informationen im E-Mail-Thread auf dem Laufenden halten möchten.
Dies könnten beispielsweise Kolleg*innen sein, die am selben Projekt arbeiten wie Sie, ein*e neue*r Ansprechpartner*in, Stakeholder*innen etc.
Wann sollten Sie Cc nicht verwenden?
Die richtige Verwendung von Cc ist für die E-Mail-Etikette von entscheidender Bedeutung, insbesondere in geschäftlichen und formellen E-Mails. Außerdem sollten Sie wissen, wann Sie Cc nicht einsetzen sollten.
In diesen Fällen sollten Sie es lieber vermeiden, jemanden in Kopie zu nehmen:
- Die E-Mail ist nicht relevant für ihn*sie (z. B. weil er*sie nicht am Projekt beteiligt ist)
- Sie den*die erste*n Empfänger*in nicht darüber informiert oder nicht seine*ihre Zustimmung eingeholt haben
- Sie eine direkte Antwort von dieser Person benötigen (Empfänger*innen in Cc können nur „Allen antworten“)
- Die E-Mail sensible Informationen enthält
Wo finden Sie Cc in der E-Mail?
Das Cc-Feld können Sie in der Regel rechts neben der Von- oder An-Zeile aktivieren. Wenn Sie Mailfence nutzen, dann finden Sie den entsprechenden Button neben der Von-Zeile.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden unter der An-Zeile zwei neue Zeilen eingeblendet: die Cc- und die Bcc-Zeile.
Was ist der Unterschied zwischen Cc und Bcc?
Oben haben wir bereits erläutert, dass „Cc“ für „Carbon Copy“ steht. Es gibt jedoch eine weitere Zeile mit einer ähnlichen Verwendung: „Bcc“.
Bcc ist die Abkürzung von „Blind Carbon Copy“, ist also eine sogenannte Blindkopie. Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass alle Empfänger*innen einer E-Mail, egal ob direkt oder in Kopie, die E-Mail-Adresse der Empfänger*innen sehen können, die Sie ins Cc setzen. Bei Bcc ist dies nicht der Fall, und die E-Mail-Adressen der Empfänger*innen in Bcc bleiben für die anderen Empfänger*innen der E-Mail verborgen. Diese wissen also nicht, wer diese E-Mail als Blindkopie erhält (und dass sie überhaupt als Blindkopie an jemanden gesendet wird).
Ein weiterer wichtiger Unterschied ist, dass Empfänger*innen in Bcc keine E-Mail-Antworten von anderen Empfänger*innen erhalten, wenn diese an alle antworten. Hierbei ist es ganz egal, ob diese anderen Empfänger*innen in der ursprünglichen E-Mail direkte Empfänger*innen der E-Mail waren oder ob diese ihnen als Kopie zugegangen ist.
Fazit
Cc kann ein nützliches Instrument sein, insbesondere in E-Mail-Threads, und es ist sehr wichtig, dass Sie wissen, wie und wann Sie es einsetzen. Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat zu verstehen, was Cc in einer E-Mail bedeutet und wie Sie diese Funktion für eine angemessene E-Mail-Etikette einsetzen.
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