Ao escrever um e-mail para seu chefe ou alguém que você não conhece bem, como um cliente em potencial, é importante que a mensagem seja amigável e profissional.
Neste artigo, você vai aprender a criar e-mails formais passo a passo. Também preparamos alguns templates úteis e exemplos reais para ajudar você em várias situações diferentes. Vamos lá!
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O que é um e-mail formal?
Então, como acertar na formatação do e-mail formal perfeito? Qual a melhor maneira de começar e finalizar a mensagem?
Um e-mail formal de alto nível geralmente inclui os seguintes elementos-chave:
- Ele é endereçado a alguém que você talvez não conheça bem, como o seu chefe ou um cliente em potencial.
- Ele aborda um tema essencial, muitas vezes relacionado a trabalho.
- Ele segue uma linguagem profissional, desde a saudação até a assinatura.
- Ele é organizado e fácil de entender.
Diferenças entre e-mails formais e informais
Obviamente, nem todo e-mail que você envia é formal. O tom e estrutura da mensagem vão depender da pessoa com que você está se comunicando e do assunto em questão.
Por exemplo, se você só está compartilhando uma nota sobre um projeto com um colega, o tom do seu e-mail pode ser mais casual. Por outro lado, se você estiver falando com um cliente em potencial ou enviando um pedido de demissão para o seu chefe, uma abordagem mais formal é a melhor escolha.
Aqui estão uma tabela útil que detalha as diferenças entre e-mails casuais e formais para ajudar você a entender melhor quando usar cada formato:
| Diferenças | E-mail formal | E-mail informal |
| Público | Alguém a quem você deseja mostrar respeito, como pessoas em posição de autoridade ou pessoas que você não conhece bem | Amigos, colegas, familiares, conhecidos… |
| Conteúdo | Informativo, profissional, relacionado a trabalho | Pessoal, casual, relacionado a entretenimento |
| Formatação | Menos espaço para preferências pessoais (linguagem formal, texto curto e conciso) | Mais espaço para preferências pessoais (texto mais longo, linguagem mais causal) |
| Ortografia e gramatica | Faz uso adequado de regras gramaticais e ortográficas | A gramática não é tão essencial (erros ortográficos não são o fim do mundo). Gírias, abreviações e tom coloquial podem ser usados |
Como escrever um e-mail formal (com templates e exemplos)
Todo e-mail formal é formado por seis partes:
- Assunto
- Saudação
- Frase de abertura
- Corpo
- Conclusão
- Despedida
Esta estrutura não é tão diferente da de um e-mail informal. A verdadeira diferença está em como esses elementos são organizados.
Para entender melhor como escrever um e-mail formal, use este template:
Assunto: [Seja sucinto e direto]
Saudação: Prezado [Nome] (confira as nossas dicas sobre como escrever saudações de e-mail)
Frase de abertura: Meu nome é [seu nome]. Eu sou [explique quem você é e sua relevância para o destinatário]
Corpo: [Explique suas intensões e inclua quaisquer informações adicionais relevantes, mantendo a mensagem breve e direta]
Conclusão: Por favor, entre em contato caso tenha alguma dúvida. Estou ansioso para ouvir de você.
Despedida: [Sua despedida (ex.: Atenciosamente,)]
[Seu nome completo]
[Suas informações de contato profissional (e-mail, número de telefone, etc.)
Exemplos de e-mail formal
O template acima é só o ponto de partida. O tom e conteúdo da mensagem podem variar dependendo do destinatário e do assunto da do e-mail.
A seguir, preparamos alguns exemplos fictícios para mostrar as melhores formas de iniciar e concluir um e-mail profissional em diferentes cenários:
Candidatura a emprego
Assunto: Candidatura a posição de professor de psicologia
Prezado Sr. Friedman,
Meu nome é Chris Perry. Escrevo em referência a posição de professor de psicologia na Elk Grove High School.
Gostaria de solicitar mais informações sobre a posição. Quais cursos fazem parte do currículo? Trata-se de um trabalho em tempo integral?
Qualquer informação que possa ser compartilhada será bem-vinda.
Ficaria grato se você pudesse responder a este e-mail ou entrar em contato no número abaixo.
Espero ouvir de você em breve.
Atenciosamente,
Chris Perry
chrisperry@email.com
(61) 483-927-376
Template de pedido de demissão formal
Assunto: Aviso de demissão
Caro Sr. Sullivan,
Escrevo para informá-lo sobre minha demissão como Diretor de Pesquisa e Desenvolvimento.
Sou grato pela oportunidade de ter trabalhado com a sua organização e feito parte dela nos últimos sete anos. Aprendi muito com esta experiência.
Por favor, sinta-se a vontade para entrar em contato comigo neste e-mail para discutir mais detalhes e facilitar o período de transação até que um substituto seja encontrado.
Atenciosamente,
Samuel Guevara
Template de e-mail de acompanhamento
Assunto: Obrigado pelo seu tempo
Prezada Sra. Beavis,
Obrigado por se encontrar comigo hoje e me entrevistar para o cargo de designer de TI na Owlimited.
Depois de aprender mais sobre os valores fundamentais da sua empresa, fiquei ainda mais entusiasmado com a possibilidade de fazer parte da sua equipe.
Fique à vontade para entrar em contato caso mais informações sejam necessárias,
Atenciosamente,
Marc Andretti
marc.andretti@email.com
(44) 483-927-376
Solicitação formal
Assunto: Solicitação de assistência no projeto atual
Caro Sr. Hager,
Meu nome é Dave e trabalho na Micropoint.
Entro contato em relação ao nosso projeto atual (veja o anexo abaixo).
Seus conselhos e suporte seriam muito valiosos para a conclusão deste projeto. Podemos agendar uma reunião ainda esta semana para discutir mais detalhes?
Agradeço a sua cooperação,
Atenciosamente,
John Ruthen
john_ruthen@email.com
(31) 970-016-54365
Obviamente, estes são apenas alguns exemplos de como iniciar e concluir um e-mail formal.
Conclusão
Embora muitas pessoas vejam os e-mails como um método de comunicação formal, eles também podem ser informais.
O tom da mensagem realmente depende do assunto e da pessoa para a qual o e-mail está sendo enviado.
Por exemplo, ao se dirigir a alguém que você respeita ou para discutir um assunto importante, um e-mail formal bem elaborado pode aumentar as suas chances de receber uma resposta positiva. Aprenda mais sobre etiqueta de e-mail para dominar as suas habilidades de comunicação por e-mail.
E por fim, confira estes artigos para aprender mais sobre privacidade e como prevenir erros de segurança:
