White Label Email-Hosting mit Mailfence

Mailfence ist eine private und sichere Email-Suite, die auf einer einfachen Idee beruht: Datenschutz ist ein Recht, nicht nur ein Feature. Aber Mailfence bietet mehr als nur Email. Die Plattform umfasst eine komplette Produktivitätssuite: Kalender, Dokumente, Kontakte und die Kollaboration in Gruppen.

Diese Kombination gibt es selten, denn die meisten Email-Anbieter legen den Schwerpunkt auf Sicherheit ODER auf Produktivität. Nur wenige können beides gut. Und noch weniger ermöglichen es Ihnen, diese Tools unter Ihrer eigenen Marke anzubieten. Für Kunden in regulierten Branchen oder für alle, die mit sensiblen Informationen umgehen, ist die Möglichkeit, wirklich verschlüsselte, komplett gebrandete und in der Europäischen Union gehostete Emails anzubieten, ein wertvolles Unterscheidungsmerkmal.

Hier kommt White (oder auch Private) Label Email-Hosting ins Spiel. Agenturen, Managed Service Provider, IT-Reseller und professionelle Dienstleistungsunternehmen können die sichere Infrastruktur von Mailfence übernehmen und sie ihren Benutzern als ihre eigene präsentieren. Das Ergebnis? Eine Kollaborationssuite inklusive verschlüsselter Email und eigenem Branding – ohne die Kosten für die komplette Neuentwicklung einer solchen Lösung.

Lesen Sie in diesem Artikel, wie das White-Label-Angebot von Mailfence funktioniert, was es beinhaltet und welche Organisationen am meisten davon profitieren.

Private Label, private Daten: Warum beides wichtig ist

Service-Provider stehen unter wachsendem Druck von Benutzern, die mehr als grundlegende Email-Funktionen erwarten. Sie wollen Verschlüsselung. Sie wollen Tools für die Zusammenarbeit. Und sie wollen alles aus einer Hand.

Gleichzeitig werden die regulatorischen Anforderungen immer strenger. DSGVO, Gesetze bezüglich des Datenspeicherorts und branchenspezifische Vorgaben (zum Beispiel im Gesundheits-, Rechts- und Finanzwesen) machen die Einhaltung von Vorschriften unverhandelbar. Aber bei Compliance, also der Einhaltung von Vorschriften, geht es nicht nur darum, wo die Daten gespeichert werden, sondern auch darum, wessen Gesetze für sie gelten.

US-Anbieter mit europäischen Rechenzentren fallen immer noch unter den CLOUD Act. Amerikanische Behörden können Zugriff verlangen, ganz egal, wo die Server stehen. Für Nutzende, die echte EU-Datenhoheit brauchen, reicht es nicht aus, wenn die Daten in Europa gehostet werden. Auch der Anbieter selbst muss sich außerhalb des Zuständigkeitsbereichs der USA befinden.

Letztlich erfordert echte Datensouveränität sowohl ein Rechenzentrum im Gebiet der EU als auch einen Anbieter mit Sitz in der EU – nur diese Kombination stellt sicher, dass Ihre Daten ausschließlich unter das europäische Recht fallen.

Marktprognosen vermitteln sowohl Kontext als auch Zuversicht:

Schmerzpunkte

1. Mangelnde Kontrolle über die Kundendaten. Der Weiterverkauf von Big-Tech-Email bedeutet, dass Sie die Daten Ihrer Kunden Drittanbietern überlassen – Dritte, die Emails möglicherweise für gezielte Werbung scannen, Daten in datenschutzrechtlich bedenklichen Ländern speichern oder ihre Bedingungen über Nacht umformulieren. Sie verlieren die Kontrolle, und Ihre Kunden tragen das Risiko.
2. Unsicherheit bei der Einhaltung der Vorschriften. Wo werden die Kundendaten gespeichert? Wer kann auf sie zugreifen? Können Sie bei einem Audit die Einhaltung der Vorschriften nachweisen? Diese Fragen quälen Anbieter, die sich auf undurchsichtige Plattformen verlassen.
3. Die Kosten der Nichteinhaltung: Laut der GDPR Fines and Data Breach Umfrage von DLA Piper vom Januar 2025 führte die Durchsetzung der DSGVO allein im Jahr 2024 zu Geldstrafen in Höhe von 1,2 Milliarden Euro in ganz Europa, womit sich die Geldstrafen seit 2018 auf insgesamt 5,88 Milliarden Euro belaufen. Die Niederlande, Deutschland und Polen meldeten die höchste Anzahl von Datenschutzverletzungen: 33.471, 27.829 und 14.286.
4. Inkonsistentes Branding. Nutzende melden sich bei einer Oberfläche für Emails an, bei einer anderen für Cloud-Speicher und bei einer weiteren für Kalender. Jede sieht anders aus. Keine trägt Ihre Marke. Das Benutzererlebnis fühlt sich fragmentiert an – weil es das ist.
5. Tool-Wildwuchs. Das Zusammenstückeln von Email, Filesharing und Terminplanung von verschiedenen Anbietern verursacht einen hohen Aufwand. Es bringt mehrere Verträge, mehrere Supportkanäle und mehrere Fehlerquellen mit sich.

White Label Email-Hosting löst diese Probleme, indem es sichere Email und Kollaboration in einer einzigen Plattform mit individuellem Branding vereint.

Was beinhaltet das White Label Email-Hosting von Mailfence?

Der White Label Email-Dienst von Mailfence bietet einen kompletten Kommunikations- und Produktivitäts-Stack. Das ist im Angebot enthalten:

Komplette Anpassung an Ihre Marke

Ihre Benutzer sehen Ihre Marke – nicht Mailfence. Das bedeutet, dass alle Tools mit Ihrem Domainnamen (zum Beispiel mail.ihrunternehmen.com), Ihrem Logo und Ihrem Farbschema dargestellt werden. Das Erlebnis gehört gefühlt zu Ihrer Organisation.

In der EU gehostete Infrastruktur

Alle Daten befinden sich auf Servern in Belgien und werden durch die strengsten Datenschutzgesetze in Europa geschützt. Belgische Gerichte benötigen einen gültigen Gerichtsbeschluss, um die Herausgabe von Daten zu erzwingen. Es gibt kein Befolgen ausländischer Datenanfragen, keine US-Maulkorb-Beschlüsse (Gag Orders) und keine Sicherheitsanordnungen (National Security Letters).

Mailfence ist durch und durch DSGVO-konform – was für jede Organisation wichtig ist, die europäische Kunden bedient, und jedes Unternehmen, das Wert auf Datensouveränität legt.

Auf OpenPGP basierende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Nachrichten bleiben privat – vom Augenblick des Versendens bis zur Entschlüsselung durch den Empfänger. Mailfence setzt eine OpenPGP-Verschlüsselung ein und unterstützt digitale Signaturen, damit die Empfänger die Authentizität der Nachricht verifizieren können.

Vollständige Kollaborationssuite

Email allein reicht nicht aus. Mailfence umfasst eine ganze Palette von Tools, die ineinandergreifen:

Alle diese Tools sind miteinander integriert.

Wie funktionieren die Benutzerprofile beim White-Label-Angebot von Mailfence?

Beim White-Label-Angebot von Mailfence werden die „Benutzerprofile“ komplett von der Organisation selbst verwaltet und gebrandet. Dabei gibt es einige wichtige Eigenschaften:

1. Was ist ein „Benutzerprofil“ eigentlich?

• Jedes Benutzerprofil entspricht einem regulären Mailfence-Konto (mit Email, Kalender, Kontakten, Dokumenten etc.), doch es gibt Besonderheiten:
  • Sie können mit dem Benutzerprofil Emails von Ihrer eigenen Domain wie nutzer@ihrunternehmen.com senden und empfangen, statt von mailfence.com.
  • Es wird mit Ihrem eigenen Branding dargestellt (Logo, Anmeldeseite und manchmal mit eigener Domain für die Weboberfläche).
• Aus Sicht der Endbenutzer wirkt es, als wäre es Ihr eigener Email-Dienst – und nicht wie Mailfence.

2. Wie werden diese Profile erstellt und verwaltet?

• Die Organisation (Sie) ruft die Admin-Konsole auf.
• Von dort aus können Sie verschiedene Aktionen durchführen:
  • neue Benutzerkonten (Profile) mit Ihrer Domain erstellen
  • diese Gruppen zuweisen (für gemeinsame Kalender, Dokumente etc.)
  • den Tarif wählen (wirkt sich auf Speicherplatz und Funktionen aus) und auch das Ablaufdatum
  • Aliase hinzufügen und entfernen (zum Beispiel support@ihrunternehmen.com → Benutzerprofil)
  • Passwörter zurücksetzen oder die Passwortverwaltung delegieren
  • Konten (vorübergehend) sperren oder löschen

Jedes Profil ist an einen Benutzernamen und ein Passwort gebunden (wenn Sie es eingerichtet haben, können Sie auch SSO nutzen) und verhält sich nach dem Anmelden wie ein reguläres Mailfence-Konto.

3. Branding und White-Label-Aspekte

Bei einem White-Label-Setup passt Mailfence das Benutzererlebnis an Ihre Marke an:

• Domain & Email-Adressen: Alle Profile verwenden Ihre Domain(s), nicht die von Mailfence.
• Anmeldeseite: individuell angepasst mit Ihrem Logo (damit die Benutzer Ihre Marke sehen und nicht Mailfence).
• Web-Oberfläche: Kann gebrandet werden, sodass Webmail, Kalender und Dokumente wirken wie Ihr eigenes Produkt.
• API & Automatisierung: Über die API von Mailfence können Sie Profile erstellen, aktualisieren und verwalten (für Bereitstellung, Abrechnung etc.).
• LDAP/Active Directory-Integration: Synchronisiert Ihr Unternehmensverzeichnis für die automatische Bereitstellung, Aktualisierung und Deaktivierung von Mailfence-Benutzerkonten und ermöglicht gleichzeitig nahtloses Single Sign-On (SSO) mit den vorhandenen Anmeldedaten des Unternehmens – es sind keine separaten Passwörter erforderlich.

Das macht es zu einem echten „White Label“ Service: Die Endbenutzer wissen nicht, dass sie Mailfence nutzen (es sei denn, sie werfen einen Blick auf die dem Dienst zugrunde liegende Infrastruktur).

4. Was Benutzer in ihrem Profil steuern können

Wenn sie sich angemeldet haben, können Benutzer ihre eigenen Profileinstellungen verwalten:

• Anzeigename und Avatar (wird in Emails als Absendername angezeigt)
• Email-Adressen: Festlegen der primären Adresse und Hinzufügen und Entfernen von Aliasnamen (innerhalb der Grenzen des Abonnements)
• Sicherheit: Aktivieren von 2FA, Verwalten der OpenPGP-Schlüssel, Einrichten von Wiederherstellungsoptionen
• Präferenzen: Layout, Signaturen, Abwesenheitsnachricht (Out of Office), Filter etc.
• Datenschutz: Erstellen von privaten Gruppen

Der Administrator (Sie) behält jedoch die Kontrolle über diese Elemente:

• gewählter Tarif und Funktionen
• Inhaberschaft von Domain und DNS
• Erstellung von und Mitgliedschaft in institutionellen Gruppen
• (vorübergehendes) Sperren und Löschen des Kontos

4a. Admin-Konsole

Die Admin-Konsole ist Ihr zentrales Cockpit für die Verwaltung von Benutzern, Sicherheit und Kollaboration.

Kurzüberblick

Benutzerlebenszyklus

• Konto-Aktionen: Benutzer aktivieren, (vorübergehend) sperren oder dauerhaft löschen, Massenimport/-export
• Einstellungen: Namen, Passwörter, gewählte Tarife und Ablaufdaten ändern
• Überwachung: Verbindungshistorie und Kontostatus anzeigen
• Delegieren: Co-Admins (White Label) oder „Customer Lite“-Admins zuordnen, die innerhalb ihres KMU Benutzer bereitstellen können

Identität & Adressierung

• Domains: eigene Domains hinzufügen und verifizieren, SPF/DKIM konfigurieren, Domains zu Benutzern zuweisen
• Email-Adressen: interne Adresse ändern, Benachrichtigungs-Email-Adresse
• Aliasnamen: pro Abonnement erstellen, löschen, aktivieren und deaktivieren
• Mail-Weiterleitung: Regeln für die automatische Weiterleitung oder Übertragung einrichten

Gruppen & Arbeitsbereiche

• Gruppenverwaltung: institutionelle Gruppen erstellen, Mitglieder zuweisen
• Berechtigungen: Lese-/Schreibzugriff für gemeinsame Kalender, Dokumente, Adressbücher und gemeinsame Postfächer festlegen
• Branding: White-Label-Einstellungen auf Gruppenebene anwenden
• Mitgliedschaftsarten: Unterscheiden zwischen „Customer Lite“ (nur Bereitstellung) und voller Mitgliedschaft im Arbeitsbereich

Sicherheit & Wiederherstellung

• Zwei-Faktor-Authentifizierung: global erzwingen oder pro Benutzer deaktivieren (z. B. bei Verlust des Geräts)
• Zugriffskontrolle: IP-Adress-Beschränkungen, Prüfprotokolle
• Email-Wiederherstellung: gelöschte Emails bis zu 30 Tage in die Vergangenheit wiederherstellen

Abrechnung & Nutzung

• Credits: bereitgestellte und verbrauchte Credits verfolgen, Nutzung überwachen
• Speicherplatz: Kontingente pro Abonnement zuteilen, Verbrauch pro Benutzer anzeigen
• Traffic: Berichte zum Mail-Volumen zur Kostenoptimierung erstellen

Das ist weit mehr, als wir in einem einzigen Artikel behandeln können – doch mit diesen Tools erhalten Sie die volle Kontrolle über den Lebenszyklus der Benutzer, den Sicherheitsstatus und die Kollaborationsstruktur.

5. Technische Optionen (Cloud vs. Lizenz)

Je nach Private-Label-Vereinbarung gibt es zwei Arten von Profilen:

• Cloud (gehostet von Mailfence)
  • Die Profile werden auf der Infrastruktur von Mailfence in Belgien gehostet.
  • Am besten geeignet für kleinere Implementierungen (bis zu ein paar tausend Benutzer).
  • Sie erhalten ein SLA und müssen die Server nicht verwalten.
• Lizenz (selbst gehostet)
  • Sie betreiben Mailfence auf Ihren eigenen Linux-Servern.
  • Die Profile werden gänzlich in Ihrer Infrastruktur gespeichert und verwaltet.
  • Wird in der Regel für sehr große Unternehmen (1.000+ Benutzer) verwendet, die volle Kontrolle wünschen.

6. Wie funktioniert die Preisgestaltung?

Eine der Stärken von Mailfence ist die Flexibilität: Anstatt alle Benutzer in einen einzigen Tarif zu zwingen, können Sie jedem Benutzer das richtige Abonnement für seine Rolle zuweisen. In einem Private-Label-Setup erhalten alle Benutzer eine gebrandete Email-Adresse (wie benutzer@ihrunternehmen.com) und Zugang zu den sicheren Emails, Kalendern und Dokumenten von Mailfence – aber Sie entscheiden, welchen Tarif jede Person erhält.

Dies bedeutet:

• Admins und Power-User können einen großen Speicherplatz und alle Funktionen nutzen.
• Normale Mitarbeiter erhalten solide Email und Zusammenarbeit zu geringeren Kosten.
• Wenignutzer oder externe Partner können einen Basistarif für nur 0,90 €/Monat nutzen.

Hier sehen Sie, wie das in der Praxis mit zwei realistischen Teamgrößen aussieht und wie es im Vergleich zu einem Standard-Set-up mit Microsoft 365 aussieht.

Beispiel 1: 100-Personen-Team

Stellen Sie sich ein kleines Unternehmen oder eine Agentur mit 100 Mitarbeitern vor. Zur Verdeutlichung gelten die Standardpreise von Mailfence*:

Mit einem Mengenrabatt von 15 Prozent für mindestens 100 Nutzer sinkt der Gesamtbetrag auf 272,17 € pro Monat – das sind etwa 2,72 € pro Nutzer.

Vergleich zu Microsoft 365: Dieselben 100 Benutzer im Microsoft 365 Business Basic Tarif (~4,20 € pro Benutzer und Monat) würden 420 €/Monat kosten. Der flexible Mix von Mailfence ist 35 Prozent günstiger und bietet gleichzeitig besseren Datenschutz sowie eine Datenspeicherung in der EU.

Beispiel 2: Organisation mit 1.000 Mitarbeitern

Skalieren Sie den gleichen Ansatz für ein größeres Unternehmen oder einen Managed Service Provider:

Mit einem Mengenrabatt von 30 Prozent für mindestens 1.000 Nutzer sinkt der Gesamtbetrag auf 1.823,15 €/Monat – das sind etwa 1,82 € pro Nutzer.

Vergleich zu Microsoft 365: 1.000 Benutzer im Microsoft 365 Business Basic Tarif würden 4.200 €/Monat kosten. Mailfence spart über 2.375 €/Monat – oder 28.500 €/Jahr.

^{* Die Preise sind inklusive Mehrwertsteuer. Der Einfachheit halber werden hier die Standardpreise von Mailfence verwendet. Sie können die Kosten jedoch durch quotenbasierte Optimierungen weiter senken, z. B. durch die Anpassung der Speicherplatzzuweisung basierend auf Ihren spezifischen Funktionsanforderungen.}

Welche Unternehmen profitieren am meisten von Mailfence Private Label?

Das White Label Email-Hosting von Mailfence eignet sich für Unternehmen, die verschlüsselte Kommunikation, Tools für die Zusammenarbeit und die volle Kontrolle über Branding und Daten benötigen.

KMU und IT-Dienstleister

KMU können sich von der Masse abheben, indem sie sichere Email mit ihren bestehenden Diensten bündeln. Anstatt auf Big Tech zurückzugreifen – und deren Compliance-Probleme zu übernehmen – liefern sie eine Lösung mit ihrem eigenen Branding, bei der der Datenschutz im Vordergrund steht.

Sicherheitsprioritäten von KMU: 58 Prozent der KMUs gaben 2024 mehr für Cybersicherheit aus als ursprünglich geplant, und 57 Prozent stufen Cybersicherheit jetzt als ihre oberste Geschäftspriorität ein – gegenüber 43 Prozent im Vorjahr. KMU, die sichere, konforme Email-Lösungen anbieten können, sind gut positioniert, um diese Nachfrage zu bedienen.

Anwaltskanzleien und Beratungsunternehmen

Anwälte gehen täglich mit sensiblen Informationen um. Das Anwaltsgeheimnis hängt von der Vertraulichkeit ab. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und digitale Signaturen von Mailfence schützen die Kommunikation während der Übertragung und überprüfen die Authentizität des Absenders.

AVOCATS.BE, die Organisation, die Anwälte im französisch- und deutschsprachigen Teil Belgiens vertritt, hat sich genau aus diesem Grund für Mailfence entschieden. Wie Benjamin Jennes, IT-Manager bei AVOCATS.BE, erklärt:

Lesen Sie die komplette Fallstudie.

Agenturen und professionelle Dienstleistungen

Unternehmen mit Kundenkontakt profitieren von gebrandeten Tools, die ihre Professionalität unterstreichen. Wenn sich Benutzer anmelden und Ihr Logo sehen, interagieren sie mit Ihrer Marke – und nicht mit der Plattform eines Drittanbieters.

Aya Data, ein KI-Beratungsunternehmen, ist zu Mailfence gewechselt, nachdem die starre Preisgestaltung des vorherigen Anbieters nicht mehr tragbar war. Dr. Prince Oberko, Chief Information Officer, sagt:

Lesen Sie die komplette Fallstudie.

NGOs und Interessengruppen

Organisationen, die sich mit sensiblen Themen beschäftigen – Menschenrechte, Journalismus, politische Interessenvertretung – sind dem Risiko der Überwachung ausgesetzt. Die Verschlüsselung von Mailfence und der belgische Zuständigkeitsbereich bieten Schutz vor Übergriffen.

Finanzdienstleistungen und Wirtschaftsprüfer

Die Vertraulichkeit der Kunden ist für die Arbeit im Finanzwesen von grundlegender Bedeutung. Mailfence unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und bietet gleichzeitig die Kollaborationstools (gemeinsame Kalender, Dokumentenspeicherung, Gruppenarbeitsbereiche), die moderne Praxen benötigen.

RISS, eine gemeinnützige Organisation im Telekommunikationssektor, wählte Mailfence als SharePoint-Alternative für die Zusammenarbeit an Dokumenten.

Lesen Sie die komplette Fallstudie.

Wie starten Sie mit der White-Label-Lösung von Mailfence?

Der Einstieg in das White Label Email-Hosting bei Mailfence ist ganz einfach.

Schritt 1: Definieren Sie die Anforderungen

Ermitteln Sie, was Ihr Unternehmen benötigt: wie viele Benutzer, welche Profile und welche Branding-Elemente. Überlegen Sie, ob Sie SSO-Integration oder API-Zugang für Ihre eigenen Systeme benötigen.

Schritt 2: Kontaktieren Sie Mailfence

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um Ihre Anforderungen zu besprechen. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen, die auf Ihrem tatsächlichen Bedarf basieren – und nicht auf einem Einheitsplan.

Schritt 3: Konfiguration und Anpassung

Mailfence konfiguriert Ihre Private-Label-Instanz mit Ihrer Domain, Ihrem Logo und Ihren Benutzerprofilen. Die Implementierung dauert in der Regel etwa drei Wochen:

• Woche 1: Sammlung von Informationen über einen Fragebogen
• Woche 2: Vorbereitung einer Testversion
• Woche 3: Veröffentlichung Ihrer personalisierten Version (einschließlich eventueller Migrationen)

Schritt 4: Zugang zum Admin-Panel

Sobald Sie live sind, haben Sie über das Admin-Panel die volle Kontrolle über Ihre Instanz. Erstellen Sie Konten, verwalten Sie Abonnements, benennen Sie Email-Adressen um und passen Sie Einstellungen an, ohne auf den Support des Anbieters warten zu müssen.

Schritt 5: laufende Unterstützung

Mailfence kümmert sich um Wartung, Updates und Infrastruktur. Ihr Team konzentriert sich auf die Kundenbetreuung, während Mailfence die Plattform am Laufen hält.

Die wichtigsten Erkenntnisse: White Label Email-Hosting mit Mailfence

Abschließende Überlegungen zum White Label Email-Hosting mit Mailfence

White Label Email-Hosting schließt eine echte Marktlücke. Kunden wollen sichere Kommunikation und moderne Tools für die Zusammenarbeit. Sie wollen alles unter einer Marke. Und sie wollen die Gewissheit, dass ihre Daten durch strenge Datenschutzgesetze geschützt sind.

Mailfence bietet all dies. Verschlüsselte Email, Kalender, Dokumente, Aufgaben, Umfragen und Instant Messaging – vollständig gebrandet und in der EU gehostet. Keine Werbung, kein Tracking und keine Kompromisse in Sachen Datenschutz und Privatsphäre.

Mit dem flexiblen Preismodell bietet Mailfence eine praktische Lösung für Unternehmen jeder Größe. Sie sind nicht darauf festgelegt, Unternehmenstarife für Benutzer zu zahlen, die nur einen einfachen Zugang benötigen. Und Sie müssen keine Abstriche bei den Funktionen für Benutzer machen, die die gesamte Suite benötigen.

Wenn Sie ein Managed Service Provider, eine Agentur, eine Anwaltskanzlei oder eine andere Organisation sind, die mehr als nur eine einfache Email-Lösung anbieten möchte, ist die White-Label-Lösung von Mailfence eine Überlegung wert. Sie erhalten die Infrastruktur ohne den Overhead – und Ihre Nutzer erhalten eine professionelle, sichere Erfahrung unter Ihrem Namen.

Möchten Sie mehr rund um das Thema Datenschutz und Privatsphäre erfahren? Dann vergessen Sie nicht, unseren monatlichen Newsletter zu abonnieren!