Gemeinsames Postfach: Gründe für den Einsatz, Funktionen und wie Sie es aktivieren.

Gemeinsame Postfächer erlauben es Anwendern, ihr Postfach gemeinsam mit anderen Anwendern zu nutzen, um E-Mails über ein gemeinsam genutztes Postfach aufzurufen und zu versenden. Diese Benutzerkonten funktionieren genauso wie ein normales E-Mail-Benutzerkonto, können aber von mehreren Personen verwaltet werden. Es gibt allerdings nur einen Besitzer des Benutzerkontos.

Weshalb man ein gemeinsames Postfach benötigt?

  • Ein gemeinsames Postfach ist ideal, um generische info@ oder support@ Adressen zu organisieren, die von mehreren Personen in einem Unternehmen verwaltet werden.
  • Ein gemeinsames Postfach ermöglicht es Ihnen, die Verwaltung Ihrer E-Mails an einen persönlichen Assistenten oder Kollegen Ihres Vertrauens zu delegieren.
  • Im Fall von E-Mail-Listen ermöglicht es Ihnen ein gemeinsames Postfach, nur eine Kopie einer E-Mail anstatt mehrerer Kopien zu speichern.

Welche Funktionen hat ein gemeinsames Postfach?

  • Ein gemeinsames Postfach ist ein normaler E-Mail-Account, der einem Anwender gehört. Diese Anwender erlaubt es einem anderen Anwender (oder anderen Anwendern), seine E-Mails so zu verwalten, als ob es deren eigener E-Mail-Benutzerkonto wäre.
  • Die Anwender, die auf dieses Konto zugreifen können, haben alle Zugriffsrechte. Sie können auf alle Ordner zugreifen: Posteingang, Postausgang, Papierkorb, Vorlagen,… Sie können sogar in diesem E-Mail-Konto suchen.
  • Funktionen wie Gesendet im Namen von oder Gesendet als existieren nicht.
  • Es ist eine Funktion geplant, die es Anwendern erlaubt, eine spezifische Signatur für das Postfach zu erstellen, auf das er zugreifen kann. Damit können sie die Empfänger der E-Mails, die sie versenden, darüber informieren, dass die E-Mail ‚im Namen von‘ versendet wurde. Dazu muss das gemeinsame Postfach zu den persönlichen Daten des Benutzerkontos hinzugefügt werden.

Wie man ein gemeinsames Postfach konfiguriert

Um ein gemeinsames Postfach zu konfigurieren, muss Um ein gemeinsames Postfach zu konfigurieren, muss man die folgenden Schritte durchlaufen:Wäman die folgenden Schritte durchlaufen:

  • Gehen Sie zu den Einstellungen
  • Wählen Sie Nachrichten /Zugriff in der linken Spalte

shared mailbox

  • Wählen Sie den Anwender aus, dem Sie Zugriff auf Ihr Postfach gewähren möchten

Voraussetzungen:

  • Beide Anwender müssen Mitglied derselben Gruppe sein.
  • Der Anwender, der die Zugriffsberechtigung erteilen möchte, benötigt einen Pro Plan, um diese Funktion nutzen zu können.

Zugriff auf ein gemeinsames Postfach

Nachdem Sie die Zugriffsberechtigung auf ein gemeinsames Postfach erhalten haben, ist der Zugriff auf dieses Konto sehr einfach:

  • Gehen Sie zu Ihrem eigenen E-Mail-Konto
  • Wählen Sie das Pull-down Menü unter dem Logo oben links auf dem Bildschirm. Es ist dasselbe Menü, das Sie verwenden, um auf Ihre Gruppen-Tools zuzugreifen.
  • Wählen Sie das Postfach, auf das Sie zugreifen möchten.

 
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Werner Grohmann

Werner Grohmann ist Online-Redakteur und Content Marketingberater für deutsche und internationale IT-Unternehmen. Er ist für die deutsche Version des Mailfence Blogs verantwortlich.

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