Boîte aux lettres partagée : pourquoi l’utiliser, ses fonctionnalités et comment l’activer

Une boîte aux lettres partagée consiste en une boite aux lettres à laquelle plusieurs utilisateurs peuvent accéder afin de consulter et d’envoyer des courriers électroniques. Il s’agit d’une boîte aux lettres commune. Les différents comptes fonctionnent de la même manière qu’une messagerie électronique normale, mais peuvent être gérés par plusieurs personnes. Cependant, un compte n’a qu’un seul propriétaire.

Boîte aux lettres partagée

Pourquoi utiliser une boîte aux lettres partagée

  • Une boîte aux lettres partagée est idéale pour l’utilisation des adresses électroniques du type info@ ou support@ au sein d’une même organisation.
  • Cette méthode vous permet, par exemple, de déléguer votre courrier électronique à votre assistant personnel ou à un collègue de confiance.
  • En ce qui concerne les listes d’e-mails, une boîte aux lettres partagée vous permet de ne stocker qu’une seul copie d’e-mails au lieu de plusieurs copies.

Caractértistiques d’une boîte aux lettres partagée

  • Une boîte aux lettres partagée est créée au sein d’un compte de messagerie électronique appartenant à un seul utilisateur. Ce dernier autorise alors un autre utilisateur (ou d’autres utilisateurs) à gérer leur boîte mail comme s’il s’agissait de leur compte de messagerie.
  • Les utilisateurs autorisés à utiliser le compte y ont un accès total. Ils peuvent avoir accès à tous les dossiers : boîte de messages, envoi de messages, corbeille, modèles, etc. Les utilisateurs peuvent même réaliser des recherches au sein d’un autre compte de messagerie électronique.
  • Les concepts tels que « Envoyé au nom de » (Send on Behalf of) ou « Envoyé comme » (Send As) n’existent pas.
  • Nous prévoyons de développer sous peu une fonctionnalité qui permettra aux utilisateurs de joindre une signature spécifique au compte de messagerie électronique auquel ils ont accès. Pour ce faire, la boîte aux lettres partagée devra être ajoutée aux informations personnelles du compte.

Comment configurer une boîte aux lettres partagée

Pour configurer une boîte aux lettres partagée, vous devez suivre les étapes suivantes :

  • Aller dans les paramètres
  • Sélectionnez « messages » dans la colonne gauche
  • Dans le menu, choisissez « Adresses externes »
  • Sélectionnez l’utilisateur auquel vous souhaitez donner accès à votre boîte

Conditions préalables:

  • Les deux utilisateurs doivent être membres du même Groupe.
  • L’utilisateur qui souhaite donner accès à sa boîte doit disposer d’une formule d’abonnement Pro offrant cette option.

Accès à Boîte aux lettres partagée

Une fois que vous obtenez l’accès à une boîte aux lettres, l’accès au compte est très simple :

  • Entrez dans votre propre compte
  • Choisissez l’option « Groupes » dans le menu sous le logo Mailfence. Il s’agit de l’option qui vous permet d’accéder aux environnements de groupes.
  • Choisissez la boîte aux lettres à laquelle vous voulez accéder.

Vous avez des questions ? N’hésitez pas à contacter notre support (support at mailfence dot com).

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