POP3 vs. IMAP vs. Exchange ActiveSync: Wo ist der Unterschied?

In diesem Blog-Beitrag vergleichen wir POP3 mit IMAP und Exchange ActiveSync. Wir werden sehen, wie diese Protokolle funktionieren. Was sind ihre Vor- und Nachteile? Abschließend geben wir Ihnen Tipps, wie Sie sie mit Ihrem Mailfence-Konto nutzen können.

Post Office Protocol (POP3)

E-Mails, die an Sie gesendet werden, werden von einem Mailserver empfangen, auf dem sie in Ihrem Postfach gespeichert werden und darauf warten, dass Sie sie lesen.
POP3 bietet eine einfache Möglichkeit, Ihre E-Mails aus dem Posteingang eines externen Postfachs in Ihr lokales Postfach herunterzuladen (POP3 lädt nur den Inhalt Ihres Posteingangs herunter, nicht den Inhalt eines anderen Ordners).
Die POP3-Client-Software verbindet sich mit einem E-Mail-Server und holt alle neuen Nachrichten (die vorher nicht bereits heruntergeladen wurden), die sich im Posteingang befinden. Dann werden je nach Benutzervorgaben die ursprünglichen Mails vom Server gelöscht oder nicht. Die E-Mails werden also entweder verschoben oder einfach nur kopiert.
Anmerkungen: Das Versenden von E-Mails unterscheidet sich deutlich vom Empfangen von E-Mails. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail von einem Computer aus senden, werden die gesendeten E-Mails nur auf dem Computer gespeichert, von dem aus Sie senden, und können nicht im Ordner „Gesendete Objekte“ anderer Geräte angezeigt werden.

Vorteile:

• POP3 ist am nützlichsten, wenn Sie nur E-Mails von einem Gerät abrufen.
• Benutzer können den Komfort genießen, ihre E-Mails offline zu lesen und zu organisieren.
• Es hilft Benutzern, die es vorziehen, ihre E-Mails aus Datenschutzgründen auf ihren lokalen Geräten zu speichern, anstatt sie (die E-Mails) auf einem Remote Server zu speichern.

Nachteile:

• Wenn mehrere Geräte dieselbe Mailbox über POP3 abrufen (Nachrichten werden nach dem Download nicht gelöscht), hat jedes Gerät seine eigenen Kopien der Nachrichten (Duplikation). Das Bearbeiten der E-Mails (Löschen, Ordner, Tags, ….) auf einem Client gilt nur für diesen Client. Es gibt keine Synchronisation zwischen den Geräten selbst, was die Verarbeitung von Nachrichten erschwert.
• Wenn ein Benutzer seinen POP3-Client so konfiguriert hat, dass er nach dem Download Nachrichten vom Server löscht, können andere Geräte diese natürlich nicht mehr abrufen. Dadurch entfällt der Komfort, E-Mails von mehreren Geräten aus zu checken.
• POP3 lädt nur den Inhalt Ihres Posteingangs herunter, nicht den Inhalt eines anderen Ordners.

Laden Sie Ihre E-Mails von Mailfence auf Ihr(e) Gerät(e) herunter (über den Mailfence POP3-Server).

Benutzer können ihre auf Mailfence-Servern gespeicherten E-Mails sicher (über SSL/TLS) mit jedem POP3-Client abrufen.

Die Einstellungen für Ihren POP3-Client finden Sie in der Mailfence-Webmailoberfläche unter „Einstellungen -> Konto -> Meine Verbindungseinstellungen“ sowie in der Online-Hilfe.

Der Mailfence-Server handelt nach den Vorgaben des Benutzers im Client-Programm (z.B. eine Kopie auf dem Server behalten oder nicht, ….).

Hinweis: Aus Sicherheitsgründen unterstützen Mailfence POP3-Server nur SSL (Port 995), der früher einmal sehr bekannte Port (Port 110) ist nicht verfügbar.

Laden Sie Ihre E-Mails von anderen E-Mail-Diensten in Ihr Mailfence-Konto herunter (mit dem Mailfence POP3-Client).

Mailfence kann auch als POP3-Client fungieren, so dass Sie Ihre E-Mails von jedem anderen E-Mail-Dienst in Ihr Mailfence-Postfach holen können.

E-Mails können nur einmal (zum Zeitpunkt der Anforderung) oder automatisch (periodisch, im Hintergrund) abgerufenwerden.

So können Sie alle Ihre Postfächer (die von verschiedenen E-Mail-Dienstleistern gehostet werden) von einem einzigen Ort aus verwalten, z.B. Mailfence.

Mit der Mailfence Webmailoberfläche können Sie den POP3-Abruf einer ‚externen Adresse‘ einrichten.

Gehen Sie zu Einstellungen -> Nachrichten -> Externe Adressen -> Andere (POP):

Verschiedene Konfigurationen sind möglich (z.B. eine Kopie auf dem Server behalten oder nicht, ….).

Stellen Sie sicher, dass Sie das Kontrollkästchen ‚Automatische Überprüfung‘ aktivieren, damit das Abholen periodisch im Hintergrund erfolgt (andernfalls wird es nur einmal durchgeführt).

Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir, immer TLS/SSL (Port 995) zu verwenden.

Wir empfehlen unseren Benutzern auch die Verwendung von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und digitalen Signaturen. Verschlüsselte Nachrichten bleiben auch dann geschützt, wenn jemand Ihr Konto kompromittiert oder wenn ein E-Mail-Dienst angegriffen wird.

Internet Message Access Protocol (IMAP)

E-Mails, die an Sie gesendet werden, werden von einem Mailserver empfangen, auf dem sie in Ihrem Postfach gespeichert werden und darauf warten, dass Sie sie lesen.

IMAP bietet eine einfache Möglichkeit, in einem externen Postfach gespeicherte E-Mails zu lesen.

Die Nachrichten bleiben auf dem Remote Server gespeichert, und ein IMAP-Client ermöglicht es Ihnen, sie zu lesen und zu bearbeiten (löschen, verschieben,….). In einfachen Worten, IMAP bietet eine synchronisierte Ansicht eines externen Postfachs auf einem beliebigen Gerät.

Vorteile:

• IMAP bietet die Möglichkeit, auf die Nachrichten von mehreren Geräten zuzugreifen. Hinweis: Wenn ein Benutzer eine Nachricht im Client löscht, wird sie möglicherweise nicht sofort vom Server gelöscht. Tatsächlich markiert (markiert) er die Nachricht nur als gelöscht, und der Server reagiert dann entsprechend auf benutzerdefinierte Angaben (z.B. in den Papierkorb verschieben, die Nachricht auf der Stelle löschen, ….). Dies ist ein wichtiger Punkt für Menschen, die sich daran gewöhnt haben, E-Mails von ihren PCs, Telefonen und Tabletts in stets vernetzten Umgebungen abzurufen.
• Der Server ist das zentrale Repository, mit dem IMAP-Clients synchronisiert werden, so dass ein Benutzer in jedem Client die gleiche Organisationsstruktur findet (Ordner, Tags, ….). Das IMAP-Protokoll ermöglicht Ihnen somit den Zugriff auf Ihre gesamte Ordnerhierarchie.

Nachteile:

• Da die E-Mails auf einem entfernten Server gespeichert bleiben, sind Sie auf die Postfachgröße des Servers beschränkt. Sie können dies aber umgehen, indem Sie lokale Archive erstellen.
• Auf den meisten Smartphones versuchen IMAP-Clients, die heruntergeladene Datenmenge zu reduzieren und stellen nur Offline-Inhalte für die neuesten Nachrichten bereit. Dieses Verhalten kann häufig geändert werden, indem die Einstellungen so angepasst werden, dass ein vollständiger Download mit Offline-Zugriff auf alle Nachrichten möglich ist.
• Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen bevorzugen einige Benutzer es, ihre E-Mails lokal zu speichern, anstatt sie auf einem Remote Server zu speichern.

Rufen Sie Ihre Mailfence-E-Mails auf Ihren Geräten auf (über den Mailfence IMAP-Server).

Benutzer können ihre auf Mailfence-Servern gespeicherten E-Mails sicher (über SSL/TLS) mit jedem IMAP-Client aufrufen.

Die Einstellungen für Ihren IMAP-Client finden Sie im Mailfence-Webmail unter „Einstellungen -> Konto -> Allgemein -> Meine Verbindungseinstellungen“ sowie in der Online-Hilfe.

Hinweis: Aus Sicherheitsgründen unterstützen Mailfence IMAP-Server nur SSL (Port 993), der früher einmal sehr bekannte Port (Port 143) ist nicht verfügbar.

Erhalten Sie eine synchronisierte Ansicht Ihrer anderen Postfächer in Ihrer Mailfence Webmailoberfläche.

Mailfence kann als IMAP-Client fungieren, so dass Sie E-Mails, die von anderen E-Mail-Diensten in Ihrem Mailfence-Webmail gehostet werden, anzeigen können.

Auf diese Weise können Sie alle Ihre Postfächer (die von verschiedenen E-Mail-Dienstleistern gehostet werden) von einem einzigen Ort aus verwalten: Mailfence.

Mit der Mailfence Webmailoberfläche können Sie den IMAP-Zugriff auf E-Mails einer ‚externen Adresse‘ einrichten.

Gehen Sie zu Einstellungen -> Nachrichten -> Externe Adressen -> Andere (IMAP):

Der Benutzer muss zunächst den Besitz der externen E-Mail-Adresse bestätigen.

Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir, immer TLS/SSL (Port 995) zu verwenden.

Wir empfehlen unseren Benutzern auch die Verwendung von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und digitalen Signaturen. Verschlüsselte Nachrichten bleiben auch dann geschützt, wenn jemand Ihr Konto kompromittiert oder wenn ein E-Mail-Dienst angegriffen wird.

Exchange ActiveSync (EAS)

Vereinfacht ausgedrückt ermöglicht es das Exchange ActiveSync-Protokoll Ihrem Gerät, E-Mails, Kalender und Kontakte mit einem Messaging-Server zu synchronisieren. Exchange ActiveSync ist ein proprietäres Protokoll, wurde jedoch später an andere Unternehmen ‚lizenziert‘. So ist es zu einer Art Standard für die Synchronisation zwischen Groupware und mobilen Geräten geworden.

Vorteile:

• Bietet die Synchronisation von E-Mails, Kontakten und Kalender auf mobilen Geräten. Dies ist der größte Vorteil gegenüber IMAP und POP, die nur für E-Mails gelten.
• Da das Exchange ActiveSync-Protokoll auch das Versenden von E-Mails erlaubt, erleichtert es das Versenden von E-Mails ein wenig (das übliche Versenden über SMTP kann sich als schwierig erweisen, aber darum geht es in einem anderen Blog-Beitrag).
• Da die E-Mails auf einem Remote Server gespeichert werden, kann der Benutzer jederzeit mit jedem beliebigen Gerät darauf zugreifen, ohne seine Organisationsstruktur (Ordner, Tags, …etc.) zu verlieren. Viele E-Mail-Clients, einschließlich der Standardanwendungen für Android Smartphones und iPhone, sind Exchange ActiveSync-kompatibel.

Nachteile:

• Ein Endgerät synchronisiert nur die neuesten E-Mails (einige Monate) vom Remote-Server, so dass ältere Nachrichten nicht offline gelesen werden können.
• Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen bevorzugen einige Benutzer es, ihre Daten lokal zu speichern, anstatt sie auf einem Remote Server zu hosten.

Synchronisieren Sie Ihr(e) Gerät(e) mit Mailfence (mit Exchange ActiveSync).

Benutzer können ihr(e) Gerät(e) mit den in ihrem Mailfence-Konto gehosteten Daten sicher (über HTTPS) mit ActiveSync Exchange synchronisieren.

Die Einstellungen für ActiveSync finden Sie im Mailfence Webmail unter „Einstellungen -> Konto -> Allgemein -> Meine Verbindungseinstellungen“ sowie in der Online-Hilfe.

Wir empfehlen unseren Benutzern auch die Verwendung von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und digitalen Signaturen. Verschlüsselte Nachrichten bleiben auch dann geschützt, wenn jemand Ihr Konto kompromittiert oder wenn ein E-Mail-Dienst angegriffen wird.

Hinweis: Für Kontakte und Kalender unterstützt Mailfence auch andere Protokolle (CardDAV, CalDAV).

Welches Protokoll sollte ich verwenden use: POP3, IMAP oder Exchange ActiveSync?

Je nach Ihren persönlichen Anforderungen und Vorlieben können Sie Ihre Auswahl einschränken:

• Wenn Sie nur von einer begrenzten Anzahl von Geräten auf Ihren Posteingang zugreifen müssen, ist POP3 eine gute Wahl. Das Versenden von E-Mails erfordert weiterhin eine separate Konfiguration der SMTP-Dienste.
• Wenn Sie auf Ihr gesamtes Postfach (d.h. alle Ihre Ordner oder nur einen Teil davon) zugreifen und von vielen Geräten aus darauf zugreifen müssen, ist IMAP die richtige Wahl. Auch hier erfordert das Versenden von E-Mails noch eine separate Konfiguration der SMTP-Dienste.
• Wenn Sie auf Ihr gesamtes Postfach, Ihre Kontakte und Ereignisse zugreifen müssen, ist ActiveSync die richtige Wahl. Es ermöglicht auch das Versenden von E-Mails ohne zusätzliche Konfiguration.

Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns diese mitzuteilen.

Mailfence ist ein sicherer und vertraulicher E-Mail-Service.