E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen: Das müssen Sie wissen

Eine E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen schützt Ihre geschäftlichen Nachrichten vor unbefugtem Zugriff und hilft Ihnen, in einer Zeit zunehmender Cyber-Bedrohungen Ihre Sicherheit zu wahren. Jede Woche stellt ein anderes kleines Unternehmen fest, dass seine Kundendaten mittels abgefangener E-Mails gestohlen wurden.

Die Realität? Hacker*innen haben es auf kleine Unternehmen abgesehen, weil deren Schutz oft schwächer ist als bei großen Unternehmen. Eine Standardlösung für Ihre elektronische Post ist nicht annähernd so sicher, wie Sie vielleicht denken.

Die gute Nachricht ist, dass eine E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen unglaublich zugänglich geworden ist. Für den Schutz Ihrer Kommunikation brauchen Sie weder eine IT-Abteilung noch besonderes technisches Fachwissen. Sichere E-Mail funktioniert bei modernen verschlüsselten E-Mail-Diensten genauso wie gewöhnliche E-Mail, bietet aber einen integrierten leistungsstarken Schutz.

Mit dem richtigen Anbieter dauert die Einrichtung weniger als eine Stunde, und in den meisten Fällen können Sie Ihre bestehende E-Mail-Adresse behalten.

Auf dem Markt lassen sich kostenlose Optionen finden, doch die kostenpflichtigen Tarife bieten erweiterte Funktionen für wachsende Unternehmen. Mit Mailfence for Business zum Beispiel erhalten Sie verschlüsselte E-Mails, sichere Kalender und Dokumente.

In diesem Leitfaden lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihre geschäftlichen E-Mails absichern. Wir vergleichen die besten verschlüsselten E-Mail-Dienste und Sie erfahren, was bei einer Verschlüsselung passiert. Außerdem erhalten Sie eine detaillierte Anleitung für die Einrichtung. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie die gängigen Fehler vermeiden können, durch die Unternehmen angreifbar werden.

Was bedeutet E-Mail-Verschlüsselung?

Bei der E-Mail-Verschlüsselung werden Ihre Nachrichten in eine nicht entzifferbare Zeichenfolge umgewandelt, die nur der*die vorgesehene Empfänger*in entschlüsseln kann. Sie können sich das so vorstellen, als würden Sie einen Brief in einer verschlossenen Box verschicken, zu der nur der*die Empfänger*in den Schlüssel hat. Ohne diesen Schlüssel sieht jede*r, der*die Ihre E-Mail abfängt, nur durcheinandergewürfelten Text.

Das Ganze läuft automatisch ab, sobald Sie es einmal eingerichtet haben. Wenn Sie auf Senden klicken, wird Ihre E-Mail auf Ihrem Gerät verschlüsselt und als verschlüsselter Text über das Internet versendet. Erst wenn Ihre Nachricht den*die Empfänger*in erreicht, wird sie wieder in eine lesbare Form entschlüsselt. Mehr über die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und wie sie Ihre Nachrichten schützt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Dieses Verfahren schützt die sensiblen Teile Ihrer E-Mail, etwa den Inhalt der Nachricht und die Anhänge. Je nach Anbieter und Protokoll können einige Metadaten – wie Betreffzeilen oder Angaben zu dem*der Absender*in oder Empfänger*in – zur Weiterleitung weiterhin für Mailserver sichtbar sein.

Nehmen wir wieder das Beispiel von oben, so können Sie sich das so vorstellen, als würden Sie Ihre Konversation in eine verschlossene Box geben: Außenstehende können sehen, dass eine Nachricht gesendet wurde und an wen – aber nicht, was in ihr steht.

Was ist E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen?

E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen geht über die privaten Anforderungen an den Datenschutz hinaus. Sie schützt Kundendaten, Finanzinformationen, Verträge und Ihre strategische Kommunikation. Ihre geschäftlichen E-Mails enthalten sensible Details, die Wettbewerber oder Kriminelle nur zu gerne in die Finger bekommen würden.

Anders als bei der Verschlüsselung für den privaten Bedarf müssen Unternehmenslösungen für ganze Teams funktionieren. Sie müssen sich in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe integrieren, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Mit den besten Lösungen können Mitarbeitende verschlüsselte E-Mails genauso einfach versenden wie gewöhnliche E-Mails.

Kleine Unternehmen haben oft mit denselben sensiblen Daten zu tun wie große Unternehmen. Kreditkartendaten von Kund*innen, Gesundheitsinformationen, juristische Dokumente und Geschäftsgeheimnisse laufen alle über E-Mail. Doch kleine Unternehmen verfügen in der Regel nicht über eigenes IT-Sicherheitspersonal. Deshalb ist es für Unternehmen jeder Größe unerlässlich, sich an die Best Practices für die Sicherheit von Geschäfts-E-Mails zu halten.

Wann sollten Sie eine E-Mail verschlüsseln?

E-Mails sollten Sie immer dann verschlüsseln, wenn sie sensible oder vertrauliche Informationen enthalten. Dazu gehören Nachrichten mit personenbezogenen Daten Ihrer Kund*innen, Zahlungsdetails oder Kontonummern. E-Mails mit Passwörtern, Anmeldedaten oder Sicherheitscodes müssen ebenfalls verschlüsselt werden.

Juristische Dokumente, Verträge und Angebote sollten immer verschlüsselt werden. Das gilt auch für Mitarbeiterdaten wie Gehaltsinformationen, Leistungsbewertungen und medizinische Unterlagen. Wenn Sie Ihre Geschäftsstrategie, neue Produkte oder Ihre Preisgestaltung besprechen, verhindert eine Verschlüsselung, dass Ihre Konkurrenz mitliest.

Es gibt eine einfache Regel: Wenn Sie nicht möchten, dass eine E-Mail online veröffentlicht werden würde, dann verschlüsseln Sie sie. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, standardmäßig alle E-Mails zu verschlüsseln. Das erspart Ihnen das Rätselraten und stellt sicher, dass sensible Informationen nicht ungeschützt nach außen dringen.

Warum ist eine E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen notwendig?

Laut dem Verizon Data Breach Investigations Report (DBIR) 2024 sind kleine Unternehmen von 43 Prozent aller Cyberangriffe betroffen. Diese Angriffe kosten durchschnittlich 150.000 USD pro Vorfall für kleinere Datenschutzverletzungen. Der IBM Cost of a Data Breach Report 2024 hingegen zeigt auf, dass der weltweite Durchschnitt für alle Datenschutzverletzungen einen Betrag von 3,4 Millionen USD erreicht.

Die meisten kleinen Unternehmen können nicht einmal die niedrigere Zahl verkraften. Nach Angaben der National Cyber Security Alliance schließen viele innerhalb von sechs Monaten nach einem größeren Verstoß ihre Geschäftstüren.

Ihre Kund*innen vertrauen Ihnen ihre Daten an. Eine einzige Datenpanne zerstört dieses Vertrauen sofort. Nachrichten über Datenschutzverletzungen verbreiten sich schnell in den sozialen Medien. Es kann Jahre dauern, bis Ihr Ruf wiederhergestellt ist, wenn überhaupt.

In vielen Branchen ist Verschlüsselung inzwischen vorgeschrieben. HIPAA schreibt sie für Gesundheitsdaten vor. Die DSGVO verlangt sie für europäische Kundendaten, während britische Unternehmen auch nach dem Brexit die britische GDPR einhalten müssen, die ähnliche Anforderungen stellt, allerdings mit speziellen Leitlinien des britischen Information Commissioner’s Office (ICO).

Für Finanzdienstleistungen gelten ähnliche Anforderungen unter PCI DSS. Bei Nichteinhaltung drohen hohe Geldstrafen zusätzlich zu den Kosten für den Verstoß.

Vergleich: Kosten für Datenschutzverletzungen vs. E-Mail-Verschlüsselung

Faktor	Kosten einer Datenpanne	Jährliche Kosten für Verschlüsselung
Direkte Kosten	40.000 USD – 150.000 USD*	45–450 USD pro Benutzer*in
Erholungsdauer	2–6 Monate	1 Stunde Einrichtung
Kundenverlust	20–40 %**	0 %
Rechtskosten	15.000 USD – 75.000 USD	0 USD
Rufschädigung	Schwerwiegend, lang anhaltend	Keine
Geldstrafen	Bis zu 40.000 USD***	0 USD

* Bei kleineren Vorfällen; Verstöße in Unternehmen belaufen sich auf durchschnittlich 3,4 Mio. USD (IBM 2024)
** Ponemon Institute SMB Cyber Resilience Study 2024
***UK ICO kann eine Geldstrafe von bis zu 17,5 Mio. GBP oder 4 % des weltweiten Umsatzes verhängen

Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Sicherheit und E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen?

Unter dem Begriff E-Mail-Sicherheit versteht man alle Methoden, mit denen Sie Ihr E-Mail-System schützen. Dazu gehören Spamfilter, Antiviren-Scans, Phishing-Erkennung und Benutzerauthentifizierung. Betrachten Sie sie als Ihr komplettes Verteidigungsarsenal gegen E-Mail-Bedrohungen.

E-Mail-Verschlüsselung hingegen ist ein spezieller Bestandteil dieses Sicherheitssystems. Sie schützt den Inhalt Ihrer Nachrichten während der Übertragung und der Speicherung. Während andere Sicherheitsmaßnahmen verhindern, dass schädliche E-Mails Sie erreichen, schützt die Verschlüsselung Ihre eigenen E-Mails davor, dass sie von anderen gelesen werden.

Für einen vollständigen Schutz brauchen Sie beides. Sicherheitsfunktionen stoppen eingehende Angriffe. Eine Verschlüsselung schützt Ihre ausgehenden sensiblen Daten. Zusammen bilden sie einen robusten Schutzschild um Ihre E-Mail-Kommunikation.

Sicherheit vs. Verschlüsselung: Kurzübersicht

• E-Mail-Sicherheit: blockiert Spam, Viren und Phishing-Versuche; schützt Ihren Posteingang
• E-Mail-Verschlüsselung: verschlüsselt den Inhalt Ihrer Nachrichten; schützt Ihre gesendeten E-Mails
• Beide zusammen: vollständiger Schutz für die gesamte E-Mail-Kommunikation

Die wichtigsten Vorteile der Nutzung eines verschlüsselten E-Mail-Dienstes für kleine Unternehmen

• Der offensichtlichste Vorteil ist der Schutz der Privatsphäre. Ihre geschäftliche Kommunikation bleibt zwischen Ihnen und den von Ihnen vorgesehenen Empfänger*innen. Ihr Wettbewerb kann Ihre Strategien nicht ausspionieren. Kriminelle können keine Kundendaten aus abgefangenen E-Mails stehlen.
• Die Einhaltung von Vorschriften wird mit dem Einsatz einer Verschlüsselung viel einfacher. Sie erfüllen automatisch die E-Mail-Sicherheitsanforderungen der meisten Regulierungen. Dies erspart Ihnen komplizierte Compliance-Prozesse und mögliche Geldstrafen. Ihr*e Rechtsberater*in und Ihr*e Buchhalter*in werden es Ihnen danken.
• Das Vertrauen Ihrer Kund*innen wächst, wenn sie wissen, dass Sie Sicherheit ernst nehmen. Viele Kund*innen fragen mittlerweile in Sachen Verschlüsselung nach, bevor sie Geschäfte machen.
• Sie haben mit einer angemessenen Verschlüsselung eine deutlich niedrigere Haftung. Wenn es trotz Ihrer Vorsichtsmaßnahmen zu einer Panne kommt, beweist die Verschlüsselung, dass Sie angemessene Schritte zum Schutz der Daten unternommen haben. Dies kann rechtliche Risiken und Versicherungsansprüche mindern und zeugt von Professionalität und Verantwortung.
• Sie erhalten einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen, die keine Verschlüsselung einsetzen. Sicherheitsbewusste Kund*innen wählen von sich aus geschützte Anbieter. Für Regierungsaufträge ist oft eine verschlüsselte Kommunikation erforderlich. Sie qualifizieren sich für Gelegenheiten, die unverschlüsselte Wettbewerber nicht wahrnehmen können.

Dedizierte Dienste, die E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen anbieten

Dies sind eigenständige Plattformen, die von Grund auf für Datenschutz und Sicherheit entwickelt wurden. Sie bieten eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sicheres Teilen von Dokumenten und oft zusätzliche Datenschutzfunktionen. Sie eignen sich am besten für Unternehmen, deren Priorität auf höchster Sicherheit und maximalem Datenschutz liegt.

• Mailfence: bietet eine umfassende Produktivitätssuite mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sicheren Kalendern und Dokumenten
• Proton Mail: bekannt für starken Datenschutz und Open-Source-Transparenz
• Tuta: konzentriert sich auf Einfachheit und Datenschutz, mit automatischer Verschlüsselung und Open-Source-Code
• Hushmail: spezialisiert auf sichere E-Mails für das Gesundheitswesen und den juristischen Bereich, mit eingebauten Compliance-Funktionen
• Zoho Mail: integrierte Verschlüsselung und DLP (Data Loss Prevention, also Maßnahmen zum Schutz von Datenverlust)

Einen detaillierten Vergleich anderer führender Anbieter finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden für sichere Business-eMail. Diese Analyse umfasst Anbieter mit kompletten Produktivitätssuiten und integrierten Kollaborationstools.

Integration und Zusatzlösungen

Diese Lösungen erweitern Ihre bestehende E-Mail-Plattform (Gmail, Outlook etc.) über Plug-ins, Erweiterungen oder Gateways mit Verschlüsselung. Sie eignen sich am besten für Unternehmen, die ihre aktuelle E-Mail-Adresse und ihren Workflow beibehalten möchten.

• Virtru: erweitert Gmail und Outlook um Verschlüsselung
• FlowCrypt: integriert PGP-Verschlüsselung in Gmail
• EncryptTitan: bietet TLS-Verify-Verschlüsselung und sichere Portale
• Zix: automatisierte richtlinienbasierte Verschlüsselung und DLP
• Paubox: reibungslose Verschlüsselung für das Gesundheits- und Finanzwesen

Spezialisierte Verschlüsselungslösungen für kleine Unternehmen

Anbieter	Am besten geeignet für	Wichtigste Funktion	Kategorie
Mailfence	Datenschutz, integrierte Business-Tools	Ende-zu-Ende-Verschlüsselung	Dedizierte verschlüsselte E-Mail
Proton Mail	Datenschutz	Ende-zu-Ende-Verschlüsselung	Dedizierte verschlüsselte E-Mail
Tuta	Datenschutz	Automatische Verschlüsselung	Dedizierte verschlüsselte E-Mail
Hushmail	Gesundheitswesen/ Juristischer Sektor	HIPAA-Konformität	Dedizierte verschlüsselte E-Mail
Zoho Mail	Integrierte Business-Tools	Verschlüsselung, DLP, Cloud	Dedizierte verschlüsselte E-Mail
Virtru	Gmail/Outlook-Anwender*innen	Ein-Klick-Verschlüsselung	Integration/Add-on
FlowCrypt	Google Workspace	PGP für Gmail	Integration/Add-on
EncryptTitan	Gemischte Empfänger*innen	Automatisches TLS	Integration/Add-on
Zix	Compliance, DLP	Automatisierte richtlinienbasierte Verschlüsselung	Integration/Add-on
Paubox	Gesundheitswesen, Finanzsektor	Reibungslose Speicherung in der Cloud	Integration/Add-on

Lösungen für große vs. kleine Unternehmen

Verschlüsselungstools für Großunternehmen wie Microsoft Purview oder Symantec erfordern eine komplizierte IT-Infrastruktur. Sie setzen voraus, dass Sie über dediziertes IT-Personal und auf Großunternehmen ausgelegte E-Mail-Server verfügen. Die Einrichtung kann Wochen dauern und Tausende Euro an Beratungsgebühren kosten.

Lösungen für kleine Unternehmen funktionieren anders. Sie sind für eine schnelle Einrichtung ohne technisches Fachwissen konzipiert. Sie können in der Regel innerhalb einer Stunde mit dem Versand verschlüsselter E-Mails beginnen. Die Preise passen der Größe Ihres Teams an und erfordern keine großen Investitionen vorab.

Auch die Funktionen sind besser auf den Bedarf kleiner Unternehmen abgestimmt. Sie erhalten eine unkomplizierte Verschlüsselung ohne überwältigende Komplexität. Die Supportteams verstehen die Herausforderungen kleiner Unternehmen. Updates erfolgen automatisch, ohne Ihre Arbeit zu unterbrechen.

Wie Sie einen verschlüsselten E-Mail-Dienst für Ihr kleines Unternehmen auswählen

Beginnen Sie, indem Sie eine Liste der Funktionen erstellen, die Sie unbedingt benötigen. Brauchen Sie eine Kalenderintegration? Wie viel Speicherplatz pro Benutzer*in? Muss die Lösung mit Ihrem vorhandenen E-Mail-Programm kompatibel sein? Wenn Sie Ihre Anforderungen kennen, können Sie die Optionen schnell eingrenzen.

Berücksichtigen Sie, in welchem Maß Ihr Team mit Technik zurechtkommt. Einige Dienste erfordern mehr Einrichtungsaufwand als andere. Wenn Ihr Team technisch nicht versiert ist, sollten Sie benutzerfreundliche Optionen bevorzugen. Die beste Verschlüsselung ist die, die Ihr Team auch tatsächlich nutzt.

Denken Sie an Wachstum. Wenn Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der mit Ihnen wächst, vermeiden Sie später mühsame Migrationen. Prüfen Sie, wie sich die Preise ändern, wenn Sie weitere Benutzer*innen hinzufügen. Einige Anbieter bieten bessere Mengenrabatte als andere.

Diese Fragen sollten Sie sich stellen, bevor Sie eine Wahl treffen

Wie viele Teammitglieder benötigen verschlüsselte E-Mail?

Dies wirkt sich sowohl auf die Kosten als auch darauf aus, welche Anbieter sinnvoll sind. Manche bieten bessere Preise für größere Teams. Andere sind auf Funktionen für kleine Teams spezialisiert.

Welche Compliance-Anforderungen müssen Sie erfüllen?

Unternehmen im Gesundheitswesen müssen die HIPAA-Vorschriften einhalten. Für Finanzdienstleistungen gelten andere Anforderungen. Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte Anbieter die Standards Ihrer Branche erfüllt.

Wie wichtig ist Ihnen Kundensupport?

Wenn Sie bei der Einrichtung oder der laufenden Nutzung Hilfe benötigen, sollten Sie sich über die Qualität des Supports informieren. Lesen Sie Bewertungen, die sich auf Erfahrungen mit dem Support beziehen. Testen Sie die Reaktionszeiten, bevor Sie sich festlegen.

Benötigen Sie eine Integration mit anderen Tools?

Einige Anbieter bieten APIs, Plug-ins für Outlook/Gmail oder IMAP/SMTP-Unterstützung, sodass Sie Ihr vorhandenes E-Mail-Programm weiter nutzen können. Andere funktionieren nur als eigenständige mobile oder Web-Apps. Berücksichtigen Sie, wie sich die Verschlüsselung in Ihr derzeitiges E-Mail-Set-up und Ihren breiteren Technologie-Stack integrieren lässt.

Muss ich meine bestehende E-Mail-Adresse für die Verschlüsselung ändern?

Für die Verschlüsselung brauchen Sie nicht immer eine neue E-Mail-Adresse. Viele Verschlüsselungsdienste arbeiten über Plug-ins oder Apps mit Ihrer vorhandenen E-Mail. So können Sie die etablierten E-Mail-Adressen Ihres Unternehmens beibehalten, während Sie sie um Verschlüsselungsfunktionen erweitern.

Dienste wie Virtru und FlowCrypt erweitern Gmail und Outlook um eine Verschlüsselung und werden als Browsererweiterungen oder mobile Apps installiert. Ihre E-Mail-Adresse bleibt gleich, aber Sie erhalten zusätzliche Verschlüsselungsfunktionen. Dies eignet sich gut für Unternehmen, die bereits in Google Workspace oder Microsoft 365 investiert haben.

Ein Wechsel zu einem speziellen Anbieter für verschlüsselte E-Mail bietet jedoch einen stärkeren Schutz. Mailfence bietet hier einen hervorragenden Mittelweg. Sie können Ihre bestehende Unternehmens-Domain weiter nutzen und gleichzeitig in den Genuss aller Vorteile der Verschlüsselung kommen.

So funktioniert’s: Wenn Sie bereits ein Mailfence-Konto haben, behalten Sie Ihre @mailfence.com-Adresse und fügen zusätzlich Ihre eigene Domain hinzu. Sie können Aliasnamen wie ihrname@ihredomain.com erstellen. Beide Adressen bestehen gleichzeitig im selben Konto, sodass Sie während der Umstellung flexibel sind.

Für Ihre eigene Domain verweisen Sie die MX-, SPF- und DKIM-Einträge der Domain auf Mailfence. Sie können auch DMARC für einen noch stärkeren Schutz einrichten. Dann erstellen Sie über die Admin-Konsole E-Mail-Adressen mit Ihrer eigenen Domain als Aliase oder Benutzerkonten.

Mailfence setzt für alle Nachrichten eine OpenPGP-Verschlüsselung ein. OpenPGP ist ein Open-Source-Verschlüsselungsstandard, der auf PGP (Pretty Good Privacy) basiert, während S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) auf Zertifikaten basiert. Der Hauptunterschied: Mit OpenPGP können Sie Ihre eigenen Schlüssel generieren und verwalten und haben so die volle Kontrolle, während für S/MIME Zertifikate von einer Zertifizierungsstelle notwendig sind, was zusätzliche Kosten und mehr Komplexität mit sich bringt.

OpenPGP funktioniert auch mit anderen Anbietern verschlüsselter E-Mails, sodass Sie nicht an das Ökosystem eines bestimmten Anbieters gebunden sind.

Wer ist der beste kostenlose Anbieter von E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen?

Kostenlose E-Mail-Verschlüsselungsdienste bieten echten Schutz ohne jegliche Kosten. Mailfence bietet 1 GB kostenlosen Speicherplatz für E-Mails und Dokumente. Damit können Sie die vollständige Produktivitätssuite von Mailfence testen und herausfinden, ob die kostenpflichtigen Tarife den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, bevor Sie sich festlegen. Weitere Optionen finden Sie in unserem Vergleich der besten sicheren E-Mail-Anbieter.

Mit der kostenlosen Version von Proton Mail erhalten Sie 1 GB Speicherplatz und können 150 Nachrichten pro Tag versenden. Das ist genug für Freelancer*innen und sehr kleine Unternehmen, die gerade erst am Anfang stehen.

Tuta (ehemals Tutanota) bietet 1 GB kostenlosen Speicherplatz mit unbegrenzt vielen E-Mails. Die Benutzeroberfläche ist einfach gehalten und die Verschlüsselung funktioniert automatisch.

Wie sieht es mit Verschlüsselungs-Add-ons aus? Die meisten browserbasierten Verschlüsselungs-Add-ons sind umständlich oder auf Mobilgeräten unbrauchbar (mit ein paar Ausnahmen wie der FlowCrypt-App). Browser für mobile Geräte schränken die Möglichkeiten von Erweiterungen aus Sicherheits- und Leistungsgründen ein, und Apple verbietet unter iOS die meisten Krypto-Erweiterungen von Drittanbietern.

Es gibt zwar kostenlose Add-ons, aber sie beschränken sich in der Regel auf eine grundlegende Verschlüsselung, bieten keine Unterstützung für mobile Geräte und erfordern für die volle Funktionalität oft kostenpflichtige Upgrades. Für Mobilgeräte bieten spezielle Datenschutz-Apps wie Mailfence und Proton bessere kostenlose Optionen.

Versteckte Kosten, die Sie berücksichtigen sollten

• Bei kostenlosen Tarifen ist der Speicherplatz oft begrenzt auf 1 GB oder weniger; durch regelmäßigen Austausch von Anhängen ist dieser schnell aufgebraucht.
  
  
• Ein Upgrade auf kostenpflichtige Tarife ist in der Regel notwendig, wenn Ihr Unternehmen wächst – planen Sie diese Ausgaben in Ihr Budget ein.
  
  
• In den meisten kostenlosen Tarifen wird die Nutzung eigener Domains eingeschränkt, und anstelle von @ihrunternehmen.com erhalten Sie eine @anbieter.com-Adresse.
  • Die Nutzung einer Anbieter-Domain wirkt auf Kund*innen weniger professionell; für eigene Domains ist in der Regel mindestens der einfachste kostenpflichtige Tarif erforderlich.
• Der Support kümmert sich in der Regel zuerst um Kund*innen mit bezahlten Tarifen; Nutzer*innen kostenloser Tarife müssen möglicherweise tagelang auf eine Antwort warten.
  • Für den Geschäftsbetrieb ist eine schnelle Unterstützung wichtig – berücksichtigen Sie dies bei der Wahl zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen Optionen.

Wie funktioniert die E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen mit Gmail und Outlook?

Gmail bietet über S/MIME eine grundlegende Verschlüsselung, allerdings nur für kostenpflichtige Workspace-Konten. Für die Einrichtung sind IT-Kenntnisse erforderlich und sowohl Absender*in als auch Empfänger*in müssen über Zertifikate verfügen. Die meisten kleinen Unternehmen finden Lösungen von Drittanbietern einfacher.

Outlook umfasst in den Business-Tarifen von Microsoft 365 auch Verschlüsselungsoptionen. Empfänger*innen ohne Outlook müssen ein Webportal nutzen, um verschlüsselte Nachrichten zu lesen. Dieser zusätzliche Schritt kann Kund*innen, die mit dem Verfahren nicht vertraut sind, frustrieren.

Add-ons von Drittanbietern vereinfachen die Verschlüsselung für beide Plattformen. Sie übernehmen automatisch die komplizierten Teile. Die Empfänger*innen können verschlüsselte Nachrichten in der Regel ohne spezielle Software lesen. Dies schafft einen Ausgleich zwischen Sicherheit und Komfort.

So verschlüsseln Sie eine E-Mail – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Beurteilen Sie Ihren Verschlüsselungsbedarf

Ermitteln Sie, mit welchen Arten von sensiblen Daten Sie umgehen. Zählen Sie, wie viele Teammitglieder eine Verschlüsselung benötigen. Bestimmen Sie Ihr Budget und Ihre Compliance-Anforderungen. Diese Vorarbeit stellt sicher, dass Sie sich für die richtige Lösung entscheiden.

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Verschlüsselungsmethode

Entscheiden Sie sich für einen vollständig verschlüsselten E-Mail-Dienst oder ein Add-on für Ihre bestehende E-Mail-Lösung. Dienste mit Komplettlösung bieten einen besseren Schutz, erfordern aber einen Anbieterwechsel. Add-ons lassen sich schneller implementieren, können aber Einschränkungen mit sich bringen.

Erwägen Sie eine symmetrische Verschlüsselung für passwortgeschützte Nachrichten an nicht verschlüsselte Empfänger*innen.

Schritt 3: Wählen Sie einen Anbieter

Nehmen Sie sich Ihre Anforderungsliste zur Hand und führen Sie einen Vergleich der Anbieter durch. Registrieren Sie sich für kostenlose Testversionen, sofern es diese gibt. Testen Sie mit Ihrem Team die Oberfläche und die Funktionen. Vergewissern Sie sich, dass jeder damit zurechtkommt, bevor Sie sich festlegen.

Schritt 4: Richten Sie Ihr Konto ein

Folgen Sie dem Einrichtungsassistenten des Anbieters. Die meisten führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Konfigurieren Sie Ihre eigene Domain, wenn Sie eine verwenden. Richten Sie E-Mail-Signaturen und Regeln für die automatische Verschlüsselung ein.

Schritt 5: Konfigurieren Sie die Einstellungen

Passen Sie die Verschlüsselungseinstellungen an Ihre Sicherheitsbedürfnisse an. Richten Sie für zusätzlichen Schutz eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ein. Konfigurieren Sie Backup-Codes für den Fall, dass Sie den Zugang verlieren. Aktivieren Sie für sensible Schlüsselbegriffe eine automatische Verschlüsselung.

Schritt 6: Testen Sie die Lösung mit Ihren Teammitgliedern

Versenden Sie zunächst Test-E-Mails zwischen Teammitgliedern. Vergewissern Sie sich, dass die Verschlüsselung korrekt funktioniert. Prüfen Sie, ob Anhänge korrekt verschlüsselt werden. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die verschlüsselten Nachrichten problemlos lesen können.

Schritt 7: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden

Planen Sie eine kurze Schulung für alle Benutzer*innen ein. Zeigen Sie ihnen, wie sie verschlüsselte E-Mails versenden können, und erklären Sie ihnen, wann eine Verschlüsselung erforderlich ist. Erstellen Sie einen einfachen Leitfaden für die häufigsten Aufgaben.

Schritt 8: Informieren Sie Ihre Kund*innen

Informieren Sie Ihre Kund*innen über Ihre neue verschlüsselte Kommunikationsmöglichkeit. Senden Sie zuerest Testnachrichten an wichtige Kund*innen. Holen Sie Feedback ein und passen Sie die Einstellungen bei Bedarf an. Weiten Sie die Nutzung schrittweise aus, wenn Sie sich mehr und mehr an die neue Lösung gewöhnt haben.

Häufige Fehler, die Sie bei der Einrichtung vermeiden sollten

• Überspringen Sie die Testphase nicht. Vergewissern Sie sich immer, dass die Verschlüsselung funktioniert, bevor Sie sensible Daten versenden. Ein falsch konfiguriertes System könnte den Anschein erwecken, dass es funktioniert, während die E-Mails ungeschützt sind. Testen Sie zuerst gründlich mit nicht sensiblen Inhalten.
• Treffen Sie Ihre Entscheidung nicht nur nach dem Preis. Der billigsten Option fehlen möglicherweise wichtige Funktionen, die Sie benötigen. Betrachten Sie den Gesamtwert einschließlich Support, Funktionen und Zuverlässigkeit. Ein etwas höherer Preis verschafft Ihnen oft einen viel besseren Service.
• Vergessen Sie nicht die mobilen Geräte. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung auf Smartphones und Tablets funktioniert. Viele geschäftliche E-Mails werden von mobilen Geräten aus verschickt. Ihre Verschlüsselung muss überall dort funktionieren, wo Ihr Team arbeitet. Die mobile Mailfence-App enthält vollumfängliche Verschlüsselungsfunktionen für iOS und Android.

Best Practices für die E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen

1. Machen Sie Verschlüsselung zum Standard, nicht zur Ausnahme

Konfigurieren Sie Ihr System so, dass alle E-Mails automatisch verschlüsselt werden. Dies verhindert, dass sensible Informationen versehentlich ungeschützt versendet werden. Benutzer*innen können die Verschlüsselung für nicht sensible Nachrichten bei Bedarf deaktivieren.

2. Bewahren Sie die Schlüssel für die Verschlüsselung sicher auf

Bewahren Sie Backup-Codes an einem sicheren Ort auf. Erwägen Sie den Einsatz eines Passwort-Managers für die Verwaltung der Teamschlüssel. Wenn Sie einen Schlüssel verlieren, bedeutet das, dass Sie auch den Zugriff auf Ihre verschlüsselten Nachrichten verlieren – für immer. Erfahren Sie mehr über die Best Practices zur Sicherheit von Benutzerdaten.

3. Mit regelmäßigen Schulungen bleiben alle aufmerksam

Planen Sie alle drei Monate eine Erinnerung an die Wichtigkeit der Verschlüsselung. Teilen Sie Beispiele von Sicherheitsverletzungen in ähnlichen Unternehmen. Aktualisieren Sie Ihre Schulungen, wenn Sie neue Teammitglieder oder Funktionen haben.

4. Beobachten Sie die Nutzung, um die Akzeptanz sicherzustellen

Die meisten Dienste zeigen Verschlüsselungsstatistiken an. Wenn die Nutzung zurückgeht, untersuchen Sie die Gründe. Kümmern Sie sich schnell um Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit, um das Schutzniveau aufrechtzuerhalten.

5. Unterstützen Sie Remote-Arbeit und hybride Modelle

Da immer mehr Teams verteilt arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Verschlüsselungslösung nahtlos auf mobilen Geräten und Cloud-basierten Plattformen funktioniert. So können Mitarbeitende verschlüsselte E-Mails sicher senden und empfangen, ganz egal, wo sie sich befinden.

E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen – die wichtigsten Erkenntnisse

• Eine E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen schützt sensible Daten vor dem Mitlesen und vor Diebstahl.
• Sie können eine Verschlüsselung implementieren, ohne Ihre E-Mail-Adressen ändern zu müssen. Nutzen Sie dafür Zusatztools oder Anbieter, die eigene Domains unterstützen.
• Kostenlose Dienste eignen sich für sehr kleine Teams, aber kostenpflichtige Tarife bieten bessere Business-Funktionen.
• Die Einrichtung dauert bei modernen verschlüsselten E-Mail-Diensten etwa eine Stunde.
• Eine Verschlüsselung kostet weit weniger als eine Datenpanne.
• Die Schulung Ihres Teams gewährleistet einen durchgehenden Schutz für die gesamte Kommunikation.

Abschließende Gedanken

Der Schutz Ihrer geschäftlichen E-Mails ist nicht mehr nur eine Option. Die Risiken sind zu hoch und die Lösungen zu zugänglich, um eine Verschlüsselung zu ignorieren. Ihre Kund*innen erwarten eine Verschlüsselung, in Vorschriften und Regulierungen wird sie immer mehr zur Pflicht, und Ihr Geschäft hängt davon ab.

Die gute Nachricht? Der Einstieg in die E-Mail-Verschlüsselung für kleine Unternehmen war noch nie so einfach. Moderne verschlüsselte E-Mail-Dienste wie Mailfence kombinieren leistungsstarken Schutz mit vertrauten Oberflächen. Und Sie können Ihre Kommunikation absichern, ohne Ihren Workflow zu unterbrechen. Wenn Sie mehr rund um den Datenschutz erfahren möchten, abonnieren Sie unseren Newsletter!