E-Mail-Knigge: Der ultimative Leitfaden für professionell wirkende E-Mails

Eine E-Mail schreiben zu können gehört heutzutage zu den wichtigen Kommunikationsfähigkeiten. Deswegen sollten wir uns an eine angemessene E-Mail-Etiquette halten.

Was versteht man unter E-Mail-Etiquette, weswegen ist sie wichtig – und wie halten Sie sich an die Regeln, wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails professionell ankommen? All das finden Sie in diesem Artikel, also lassen Sie uns gleich einsteigen.

Was ist E-Mail-Etiquette?

In einer Welt, die von schnelllebigen, chaotischen und oftmals toxischen sozialen Medien dominiert wird, mag auch nur die Erwähnung von so etwas wie „Etiquette“ absurd und veraltet erscheinen. Das ist es aber nicht.

Wir benötigen noch immer einige Richtlinien in Bezug darauf, wie wir uns verhalten, welche Sprache wir nutzen, wie wir jemanden ansprechen und auch, was unsere Grammatik und Rechtschreibung betrifft.

Das ist insbesondere dann der Fall, wenn wir formeller wirken möchten, sei es bei unserem*unserer aktuellen oder einem*einer zukünftigen Arbeitgeber*in, bei Lehrer*innen, einer Autoritätsperson oder gegenüber jedem, den wir nicht so gut kennen.

Der E-Mail-Knigge liefert uns Richtlinien, an die wir uns halten können, damit unsere E-Mails professioneller aussehen.

Warum ist die E-Mail-Etiquette wichtig?

Wie würden Sie jemanden beurteilen, den Sie zum ersten Mal persönlich treffen?

Normalerweise spielen hier gewisse Kriterien eine Rolle, zum Beispiel, wie fest der Handschlag dieser Person ist oder wie sie Ihnen bei ihrer Vorstellung in die Augen geschaut hat. Außerdem gehört es sich, dass sie aufsteht, wenn sie sitzt, ihren Namen sagt und dabei deutlich spricht und lächelt (oder zumindest nicht finster dreinblickt).

Was aber, wenn Ihr Gegenüber nichts davon täte? Wie würde Ihre Reaktion dann ausfallen, oder was würden Sie denken?

Wahrscheinlich würden Sie denken, dass der*die andere unhöflich oder ein wenig seltsam ist, und kein großes Verlangen danach haben, mit ihm*ihr zusammenzuarbeiten.

Bei E-Mails können wir einander offensichtlich nicht sehen oder die Hand schütteln – und die meisten von uns schreiben ihre E-Mails im Sitzen.

Und doch ist es auch hier wichtig, eine angemessene Etiquette zu befolgen, wenn wir möchten, dass wir in den Augen unseres Gegenübers nicht nur professionell, sondern auch seiner Zeit würdig sind.

22 Regeln & Tipps aus dem E-Mail-Knigge

Einige Regeln, an die Sie sich halten sollten, wenn Sie jemanden persönlich kennenlernen, haben wir bereits erwähnt. Die meisten von uns haben diese hoffentlich bereits als Kind gelernt. Bei E-Mails kann dies etwas komplizierter sein, weil es normalerweise niemanden gibt, der uns diese Regeln beibringt.

1. Beginnen Sie mit einer klaren Betreffzeile

Nach Angaben der Technologie-Marktforschungsgruppe Radicati werden im Jahr 2023 jeden Tag 347,3 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen.

Eine durchschnittliche Person empfängt demnach täglich zwischen 100 und 120 E-Mails, während ein*e Berufstätige*r etwa 40 E-Mails pro Tag versendet.

Bei den meisten dieser E-Mails handelt es sich um Spam, und selbst ein großer Teil der E-Mails, bei denen das nicht der Fall ist, landet aus einem entscheidenden Grund im Papierkorb: Sie haben keine klare Betreffzeile.

Die Betreffzeile gibt an, worum es in Ihrer E-Mail geht. Im Grunde ist sie die Überschrift Ihrer E-Mail. Wahrscheinlich haben Sie einen Blick auf den Titel dieses Artikels geworfen, um festzustellen, ob es sich lohnt, Ihre Zeit dafür aufzuwenden, ihn zu lesen (das hoffen wir!). Der*Die Empfänger*in Ihrer E-Mail wird zuerst die Betreffzeile lesen, um zu entscheiden, ob er*sie die E-Mail überhaupt öffnen sollte.

2. Überprüfen Sie den Namen des*der Empfänger*in

Wie würde es Ihnen gehen, wenn jemand Sie mit dem falschen Namen anspräche?

Wahrscheinlich würden Sie denken, dass der*die Absender*in sich kaum die Mühe gemacht hat, etwas über Sie herauszufinden, weswegen es wenig Grund gibt, sich mit dem zu befassen, was er*sie zu sagen hat.

Das ist ein denkbar schlechter erster Eindruck, und es gibt keine Entschuldigung dafür, wenn Sie eine E-Mail an jemanden schicken und ihn nicht korrekt ansprechen. Vor allem dann, wenn Sie diese Person bitten möchten, etwas für Sie zu tun.

Vergewissern Sie sich daher, dass Sie den richtigen Namen der Person verwenden und ihn richtig geschrieben haben, ohne Rechtschreibfehler.

Beispielsweise mögen die Namen Thorsten und Torsten zwar gleich klingen, sind aber nicht identisch – und ein Torsten wird möglicherweise leicht Anstoß daran nehmen, wenn Sie ihn Thorsten nennen, und umgekehrt.

Dasselbe gilt für das Abkürzen von Namen. Nehmen wir an, in Ihrem beruflichen Umfeld gilt das vertraulichere „du“ – wenn Sie beispielsweise nicht sicher wissen, dass Hans-Peter lieber Hans genannt werden möchte, sollten Sie ihn in Ihrer E-Mail mit seinem vollen Namen ansprechen.

3. Beginnen Sie mit einer angemessenen Anrede

Genau wie bei einem persönlichen Kennenlernen ist eine angemessene Begrüßung auch im E-Mail-Knigge äußerst wichtig.

Wenn Sie mit dem Verfassen einer klaren Betreffzeile den Fuß in die Tür bekommen haben, sorgt eine professionelle Begrüßung in der E-Mail dafür, dass Ihnen die Tür nicht sofort wieder ins Gesicht geschlagen wird.

Die Art der Begrüßung wird in Ihrer E-Mail von der Situation abhängen, außerdem von der Person, die Sie anschreiben, wie gut Sie sie kennen etc. Im Allgemeinen ist es jedoch besser, sich an eine dieser Begrüßungen zu halten (in der Reihenfolge von vertraulich nach förmlich):

• Liebe [Vorname]
• Hallo [Vorname]
• Hallo [Herr*Frau Nachname]
• Sehr geehrte*r Herr*Frau [Nachname]

4. Stellen Sie sich vor

Wenn Sie jemandem eine E-Mail schreiben, den Sie nicht kennen (oder der Sie nicht kennt), können Sie nicht direkt mit der Tür ins Haus fallen und auf Ihr Anliegen zu sprechen kommen.

Zunächst müssen Sie sich vorstellen.

Das heißt jedoch nicht, dass Sie dem*der Empfänger*in Ihre Lebensgeschichte erzählen sollen. Eine einfache, kurze Vorstellung, in der Sie erklären, wer Sie sind, und einige relevante Informationen über sich nennen, reicht aus, bevor Sie zum wesentlichen Punkt Ihrer E-Mail kommen.

Wenn Sie sich bereits kennen, ist es nicht nötig, sich vorzustellen. Wenn Sie sich jedoch vor langer Zeit einmal begegnet sind, sollten Sie das Gedächtnis Ihres Gegenübers vielleicht kurz auffrischen, indem Sie kurz erwähnen, wo und wann Sie sich zuletzt getroffen haben.

5. Kommen Sie schnell zum Punkt

Niemand hat die Zeit, Ihre ausschweifenden Erklärungen und Geschichten zu lesen.

Kommen Sie direkt zum Punkt.

Würden Sie diesen Artikel lesen, wenn ich anfangen würde, über alle möglichen irrelevanten Dinge zu schreiben? Natürlich nicht. Und Ihr*e Empfänger*innen haben mit Ihren E-Mails noch weniger Geduld.

Idealerweise sollte Ihre E-Mail nicht länger sein als drei bis fünf Absätze, die Begrüßung nicht eingeschlossen. Dabei sollte jeder Absatz ein bis drei Sätze umfassen.

Wenden Sie diese fünf Regeln bereits an? Wunderbar. Dann gehen wir mit den nächsten Tipps noch einen Schritt weiter!

6. Was ist das Ziel Ihrer E-Mail?

Am besten ist es, wenn Ihre E-Mail nur ein Ziel hat. Doch manchmal müssen Sie vielleicht mehrere Dinge abdecken.

Erklären Sie in diesem Fall kurz das wichtigste Thema Ihrer E-Mail und fassen Sie alle sekundären Themen in Aufzählungspunkten zusammen, statt eine lange E-Mail zu schreiben.

7. Verwenden Sie ein geeignetes E-Mail-Format

Jede E-Mail, ob formell oder informell, sollte sich an ein sehr simples Format halten. Diese Struktur besteht aus sechs wichtigen Elementen:

1. Betreffzeile
2. Begrüßung
3. Eröffnungssatz
4. Text/wichtigster Punkt
5. Aufforderung zur Handlung (CTA)
6. Unterschrift und Grußformel

Ihre E-Mail sollte strukturiert sein, damit sie leicht lesbar ist und der*die Empfänger*in sie schnell überfliegen kann. Das heißt, Sie müssen diese Fragen beantworten:

• Warum? Warum schreiben Sie der Person diese E-Mail? (Betreffzeile)
• Wer? Wer sind Sie? (Begrüßung und Vorstellung)
• Was? Was wollen Sie? (Text und Handlungsaufforderung)

8. Achten Sie auf eine korrekte Grammatik

Schlechte Grammatik und Rechtschreibung können Sie Punkte kosten, vor allem dann, wenn Sie sich professionell mit jemandem austauschen möchten.

Deshalb sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre E-Mail vor dem Absenden Korrektur zu lesen und auf Grammatik- und Rechtschreibfehler zu überprüfen. Dies dauert weniger als eine Minute, die gut investiert ist, denn wenn Sie es nicht tun, kann es dazu führen, dass Sie faul und unprofessionell wirken.

9. Spielen Sie nicht mit Schriftarten herum

Es gibt Hunderte, wenn nicht Tausende von Schriftarten, aber nicht alle sind für die Verwendung in E-Mails geeignet.

Einige Schriftarten sind schlichtweg unleserlich, andere sehen unprofessionell aus, wieder andere werden zu oft verwendet.

Gute Fonts für E-Mails sind in der Regel:

• Helvetica
• Verdana
• Baskerville

Ungeeignete Schriften:

• Times New Roman
• Gothic
• Comic Sans

10. Achten Sie auf Ihren Ton

Sie sollten Ihren Tonfall stets im Zaum halten, weil Sie nie sicher sein können, wie Ihr Gegenüber Ihre Worte interpretiert.

Bei einer E-Mail ist dies sogar noch wichtiger, da die andere Seite Ihre Intonation nicht hören und Ihre Mimik nicht sehen kann.

Mehr noch: In einem Gespräch im wirklichen Leben könnten Sie Ihre Stimmung oder die Situation als Entschuldigung für einen plötzlichen Ausbruch anbringen, aber bei der Online-Kommunikation gibt es keine solche Entschuldigung. Auch wenn Sie mit jemandem oder etwas nicht einverstanden sind, sollten Sie also erst einmal tief durchatmen und überlegen, was Sie dem anderen schreiben sollten.

In E-Mails ist kein Platz für Beleidigungen oder Streitereien.

11. Sparen Sie sich Witze für Menschen, die Sie kennen

Was für Sie lustig sein mag, ist es für die andere Person vielleicht nicht. Oder es kann sogar beleidigend für sie sein. Wenn Sie die Person nicht kennen und wissen, dass sie gut auf Ihren Humor reagiert, sollten Sie Ihre Witze und vor allem Ihren Sarkasmus beiseite lassen und ernst bleiben.

12. Setzen Sie Ausrufungszeichen (sehr) sparsam ein

Für die Verwendung von Ausrufungszeichen gibt es die richtige Zeit und den richtigen Ort. In Bezug auf die E-Mail-Etiquette sollten Sie besonders auf sie achten.

Normalerweise ist ein Ausrufungszeichen, mit dem Sie Ihre Begeisterung über etwas ausdrücken, in Ordnung, aber alles, was darüber hinausgeht, ist schlichtweg unprofessionell.

13. Vermeiden Sie Emojis

Emojis sind toll, aber in Ihren geschäftlichen E-Mails haben Sie nichts zu suchen. Wenn Sie sich mit der anderen Person nicht gerade gut verstehen, sollten Sie Ihre Smiley- oder Tränengesichts-Emojis für Chats oder soziale Medien aufheben, wo sie hingehören.

14. Antworten Sie immer auf Ihre E-Mails

Sie könnten gefeuert werden. Oder Ihre Bewerbung wird abgelehnt. Seien wir ehrlich, viele E-Mails, die Sie erhalten, bringen schlechte Nachrichten.

Egal, ob gut oder schlecht, die richtige E-Mail-Etikette schreibt vor, dass Sie auf jede E-Mail umgehend antworten.

Für Cc und Bcc gelten hier etwas andere Regeln.

15. Sie sollten wissen, wann Sie „Allen antworten“ sollten

Der Button „Allen antworten“ kann Ihnen viel Zeit sparen, wenn Sie mit einer Gruppe von Personen kommunizieren, insbesondere in einem E-Mail-Thread – aber auch diese Funktion hat ihre Zeit und ihren Platz.

Die E-Mail-Knigge-Regel für „Allen antworten“ ist sehr einfach: Verwenden Sie die Funktion, wenn Ihre Antwort für alle relevant ist. Ist dies nicht der Fall, bleiben Sie bei einer direkten Antwort.

16. Seien Sie vorsichtig mit Cc

Oftmals müssen Sie zusätzlich zu dem*der direkten Empfänger*in im An-Feld noch eine weitere Person in den E-Mail-Thread aufnehmen. Dafür ist die Cc-Zeile (für „Carbon Copy“ oder „Kopie“) gedacht.

Die CC-Zeile gehört jedoch zu den Funktionen, die in E-Mails am wenigsten verstanden werden, und viele Menschen nutzen sie falsch.

Wenn Sie z. B. eine direkte Antwort von der Person benötigen oder die E-Mail für sie überhaupt nicht relevant ist, sollten Sie sie nicht ins Cc nehmen.

17. Und noch vorsichtiger mit Bcc

Wenn Sie sich jemals Gedanken darüber gemacht haben, wen Sie bei einer E-Mail ins Cc nehmen sollen, werden Sie vielleicht erleichtert sein zu erfahren, dass die Bcc-Zeile, auch bekannt als „Blind Carbon Copy“ oder „Blindkopie“, ein höheres Maß an Privatsphäre bietet.

Die Bcc-Zeile ist die beste Option, wenn Sie eine E-Mail an Personen senden möchten, die am Inhalt Ihrer E-Mail interessiert sind, anderen Empfänger*innen gegenüber aber ihre Anonymität wahren möchten. Sie kann in Situationen nützlich sein, in denen es um vertrauliche oder sensible Kommunikation geht.

Durch die Verwendung der Bcc-Zeile bleibt die E-Mail-Adresse des*der Empfänger*in vor anderen Empfänger*innen verborgen, sodass sie die E-Mail lesen und beantworten können, ohne ihre Identität preiszugeben. Dies kann sowohl für den*die Absender*in als auch für den*die Empfänger*in einen zusätzlichen Schutz der Privatsphäre und Sicherheit bieten.

18. Leiten Sie eine E-Mail nur weiter, wenn es nötig ist

Wenn Sie eine E-Mail weiterleiten, informieren Sie die andere Person zuerst darüber. Bei der Weiterleitung von E-Mails sollten Sie besonders kritisch sein, wenn die Nachricht sensible oder private Informationen enthält. Am besten lassen Sie diese in der weitergeleiteten E-Mail weg und fassen die ursprüngliche Nachricht für den*die Empfänger*in, an den*die Sie sie weiterleiten, zusammen.

19. Vorsicht beim Versenden von Anhängen

Die meisten E-Mail-Empfänger*innen sind bei Anhängen vorsichtig, und das aus gutem Grund: Sie enthalten oft Malware.

Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, fügen Sie nur dann einen Anhang hinzu, wenn der*die Empfänger*in ihn bereits von Ihnen erwartet.

Wenn Sie sich zum Beispiel für einen Job bewerben, ist es normal und wird sogar erwartet, dass Sie Ihren Lebenslauf und ein Anschreiben beifügen. Oder vielleicht bittet Ihr*e neue*r Arbeitgeber*in Sie, ihm*ihr Ihr Profilbild für die Website zu schicken.

All dies sind in diesen Fällen relevante Anhänge. Ist der Anhang weder relevant noch wird er erwartet, senden Sie ihn nicht mit.

20. Sie sollten wissen, wie Sie eine E-Mail abschließen

Der Abschluss Ihrer E-Mail sollte nichts Ausgefallenes sein, sondern stattdessen kurz und professionell.

Hier geht es darum, die Unterhaltung auf die richtige Art und Weise zu beenden, sodass Sie eine höhere Chance auf eine weitere Unterhaltung haben.

Aus diesem Grund sollten Sie besonders darauf achten, wie Sie sich in Ihrer E-Mail verabschieden und wie Ihre E-Mail-Signatur aussieht.

Verwenden Sie für die Verabschiedung „Gruß“, „Mit freundlichen Grüßen” oder „Vielen Dank“. Was die Signatur betrifft, sollten Sie sie kurz halten und Ihren Namen, Ihren Titel und Ihre Kontaktinformationen angeben.

21. Vergessen Sie nicht, nachzufassen

Sie haben eine E-Mail an jemanden gesendet und nach ein oder zwei Tagen noch nichts von der Person gehört?

Geduld ist eine Tugend, aber sie hat ihre Grenzen. Ihre Zeit ist ebenso wertvoll wie die des*der Empfänger*in, und wenn Sie einen guten Grund für Ihre E-Mail hatten, dann wollen Sie eine Antwort.

Manchmal braucht Ihr Gegenüber vielleicht einen kleinen Anstoß, um zu antworten. Hier kommen Follow-up-E-Mails ins Spiel.

22. Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz ein

Da wir gerade über Menschen gesprochen haben, die nicht auf E-Mails reagieren: Ein Grund könnte sein, dass sie nicht im Büro sind.

Statt E-Mails für eine längere Zeit unbeantwortet zu lassen, schlagen wir vor, dass Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten, die als automatische Antwort versendet wird, um die Absender*innen von E-Mails darüber zu informieren, wenn Sie im Urlaub, auf Reisen oder einfach nicht im Büro sind.

Fazit

Wie Sie sehen, gibt es eine ganze Reihe von Regeln des E-Mail-Knigge zu beachten. Bei einigen geht es darum, wie Sie einen guten ersten oder letzten Eindruck hinterlassen, bei anderen darum, wie Sie dafür sorgen, dass Ihre E-Mail professionell aussieht, aber alle haben ein Ziel: Ihre Chancen auf eine Antwort zu erhöhen.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, haben Sie großartige Werkzeuge zur Hand, wenn Sie eine Beziehung zu jemandem aufbauen und professionell auftreten möchten. Wenn Sie gerne mit E-Mail arbeiten, werfen Sie doch einmal einen Blick auf diese Homeoffice-Jobs.

Zu guter Letzt sollten Sie immer daran denken, dass der Schutz Ihrer Geräte und die Nutzung eines sicheren E-Mail-Anbieters wie Mailfence nicht nur eine Option ist – in der heutigen digitalen Welt handelt es sich vielmehr um eine entscheidende Notwendigkeit, um Ihre persönlichen und sensiblen Daten zu schützen.