Der ultimative E-Mail-Knigge für professionelle E-Mails

E-Mails schreiben gehört heutzutage zu den wichtigen Kommunikationsfähigkeiten. Damit unsere E-Mails professionell wirken, ist es wichtig, dass wir uns an den E-Mail-Knigge halten.

Was ist der E-Mail-Knigge (oder die E-Mail-„Etikette“)? Warum ist er wichtig und welche seiner Regeln müssen Sie einhalten, wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails professionell aussehen? All das werden wir in diesem Artikel behandeln – lassen Sie uns also gleich loslegen.

E-Mail-Knigge – was ist das?

In einer Welt, die von schnelllebigen, chaotischen und oftmals toxischen sozialen Medien beherrscht wird, mag einem allein die Vorstellung einer „Etikette“ oder eines „Knigge“ absurd und veraltet vorkommen. Doch das ist sie nicht.

Wenn es darum geht, wie wir uns verhalten, welche Sprache wir einsetzen und wie wir jemanden ansprechen, brauchen wir nach wie vor Richtlinien. Dies gilt auch hinsichtlich unserer Grammatik und Rechtschreibung.

Und insbesondere dann, wenn wir formeller auftreten möchten, sei es gegenüber unserem*unserer aktuellen Arbeitgeber*in, einem*einer zukünftigen Arbeitgeber*in, Lehrer*innen, Personen in Autoritätspositionen oder allen gegenüber, die wir nicht so gut kennen.

Die E-Mail-Etikette gibt uns Leitlinien an die Hand, mit denen wir unsere Kommunikation per E-Mail professioneller gestalten können.

Warum ist die E-Mail-Etikette wichtig?

Wie würden Sie sich eine Meinung über jemanden bilden, den Sie zum ersten Mal persönlich treffen?

Normalerweise könnte dies die Festigkeit des Händedrucks sein oder wie Ihnen die Person in die Augen schaut, während sie sich Ihnen vorstellt. Außerdem macht es einen guten Eindruck, wenn die Person ihren Namen nennt, deutlich spricht und lächelt (oder zumindest nicht finster dreinschaut) und – wenn sie bei der Begegnung sitzt – aufsteht.

Täte sie eines dieser Dinge nicht – wie würden Sie reagieren oder was würden Sie denken?

Wahrscheinlich würden Sie sich denken, dass dieser Mensch unhöflich oder seltsam ist, und hätten wenig Lust, mit ihm zusammenzuarbeiten.

Bei E-Mails können wir uns natürlich nicht sehen oder die Hand geben, und die meisten von uns schreiben E-Mails im Sitzen.

Und doch ist es auch hier wichtig, die richtigen Umgangsformen zu beachten, wenn wir möchten, dass unser Gegenüber uns nicht nur als professionell, sondern auch als seiner Zeit würdig ansieht.

22 Regeln & Tipps aus dem E-Mail-Knigge

Wir haben bereits einige Verhaltensregeln erwähnt, an die Sie sich halten sollten, wenn Sie jemanden persönlich kennenlernen, und die meisten von uns haben diese hoffentlich schon als Kind gelernt. Bei E-Mails kann es jedoch etwas komplizierter sein, da uns diese Regeln in der Regel niemand beibringt.

1. Beginnen Sie mit einem klaren Betreff

Laut der Technologie-Marktforschungsgruppe Radicati wurden im Jahr 2023 täglich 347,3 Milliarden E-Mails versendet und empfangen.

Das bedeutet, dass eine durchschnittliche Person jeden Tag zwischen 100 und 120 E-Mails erhält, während ein*e Berufstätige*r etwa 40 E-Mails pro Tag versendet.

Die meisten E-Mails, die wir erhalten, sind Spam. Und selbst ein Großteil derjenigen, die kein Spam sind, landen aus einem entscheidenden Grund im Papierkorb: Sie haben keinen klaren Betreff.

Was in der Betreffzeile Ihrer E-Mail steht, gibt an, worum es in Ihrer E-Mail geht. Im Grunde genommen ist der Betreff so etwas wie die Überschrift Ihrer E-Mail.

Wahrscheinlich haben Sie sich den Titel dieses Artikels angesehen, um zu entscheiden, ob es sich lohnt, ihn zu lesen (und wir hoffen, dass dies der Fall ist). Der*Die Empfänger*in Ihrer E-Mail wird ebenfalls zuerst auf die Betreffzeile schauen, um zu entscheiden, ob er*sie sich die Mühe machen soll, die E-Mail überhaupt zu öffnen.

2. Überprüfen Sie den Namen des*der Empfänger*in

Wie würden Sie sich fühlen, wenn jemand Sie mit dem falschen Namen anspricht?

Wahrscheinlich würden Sie denken, dass diese Person sich nicht einmal die Mühe gemacht hat, auch nur ein klein wenig über Sie herauszufinden, und es daher kaum einen Grund gibt, die E-Mail bis zum Ende zu lesen.

Das ist ein schlechter erster Eindruck, und wenn Sie jemandem eine solche E-Mail senden, gibt es keine Entschuldigung dafür. Vor allem, wenn Sie diese Person bitten möchten, etwas für Sie zu tun.

Stellen Sie daher sicher, dass Sie den Namen richtig und ohne Rechtschreibfehler geschrieben haben.

Die Namen Thorsten und Torsten beispielsweise klingen zwar identisch, sind es aber nicht, und jeder Torsten würde sich vermutlich leicht beleidigt fühlen, wenn Sie ihn mit Thorsten anschreiben, und umgekehrt.

Dasselbe gilt für die Abkürzung des Namens. Wenn Sie nicht sicher wissen, dass beispielsweise Michael lieber Micha genannt wird, schreiben Sie ihn in Ihrer E-Mail mit dem ausgeschriebenen Namen an.

3. Beginnen Sie die E-Mail mit einer angemessenen Begrüßung

Genau wie bei einem persönlichen Treffen ist auch im E-Mail-Knigge eine angemessene Begrüßung von entscheidender Bedeutung.

Wenn eine klare Betreffzeile Ihnen die Tür öffnet, sorgt eine professionelle E-Mail-Begrüßung dafür, dass Ihnen die Tür nicht sofort wieder vor der Nase zugeschlagen wird.

Ihre E-Mail-Begrüßung hängt nicht nur von der Situation ab, sondern beispielsweise auch von der Person, der Sie die E-Mail schreiben, und davon, wie gut Sie diese kennen. Im Allgemeinen halten Sie sich jedoch am besten an eine der folgenden Begrüßungen (in der Reihenfolge von wenig bis mehr formell, und immer auch abhängig davon, ob Sie mit Ihrem Gegenüber per du oder Sie sind):

• Hallo [Vorname]
• Hallo Herr*Frau [Nachname]
• Guten Tag Herr*Frau [Nachname]
• Sehr geehrte*r Herr*Frau [Nachname]

4. Stellen Sie sich vor

Wenn Sie jemandem eine E‑Mail schreiben, den Sie nicht kennen (oder der Sie nicht kennt), können Sie nicht einfach direkt mit Ihrem Anliegen loslegen.

Sie müssen sich zuerst vorstellen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre Lebensgeschichte erzählen sollten. Eine einfache, kurze Vorstellung, in der Sie einige relevante Informationen über sich preisgeben, reicht aus, bevor Sie zum Hauptpunkt Ihrer E-Mail übergehen.

Wenn Sie die Person bereits kennen, brauchen Sie sich natürlich nicht vorzustellen. Aber wenn Sie sich vielleicht nur einmal getroffen haben und das auch schon eine Weile her ist, sollten Sie das Gedächtnis Ihres Gegenübers auffrischen, indem Sie kurz erwähnen, wo und wann Sie sich zuletzt getroffen haben.

5. Kommen Sie schnell zum Punkt

Niemand hat Zeit, Ihre langatmigen Erklärungen und Geschichten zu lesen.

Kommen Sie direkt zum Punkt.

Würden Sie diesen Artikel lesen, wenn ich anfangs über alle möglichen irrelevanten Dinge geschrieben hätte? Natürlich nicht. Mit E-Mails ist das nicht anders, nur dass der Geduldsfaden da in der Regel noch kürzer ist.

Idealerweise sollte Ihre E-Mail nicht mehr als drei bis fünf Absätze umfassen, die Begrüßung ausgenommen. Dabei sollte jeder Absatz aus ein bis drei kurzen Sätzen bestehen.

Wenden Sie diese fünf Regeln bereits an? Gut, dann lassen Sie uns mit den folgenden Tipps einen Schritt weiter gehen!

6. Was ist der Zweck Ihrer E-Mail?

Am besten verfolgen Sie mit Ihrer E-Mail nur einen Zweck. Doch manchmal müssen Sie möglicherweise noch weitere Dinge ansprechen.

Versuchen Sie in diesem Fall, das Hauptthema Ihrer E-Mail kurz zu erklären und alle Nebenthemen in Stichpunkten zusammenzufassen, anstatt eine lange E-Mail zu schreiben.

7. Verwenden Sie das richtige Format für E-Mails

Jede E-Mail, ganz egal, ob formell oder informell, sollte einer einfachen Struktur folgen. Dabei gibt es sechs Schlüsselelemente:

1. Betreffzeile
2. Begrüßung oder Anrede
3. Einleitungssatz
4. Hauptteil/Hauptpunkt
5. Aufruf zum Handeln (CTA)
6. Signatur und Verabschiedung

Ihre E-Mail sollte strukturiert sein, damit sie leicht zu lesen ist und der*die Empfänger*in sie schnell „überfliegen” kann. Das bedeutet, dass Sie Folgendes abdecken müssen:

• Warum? Warum senden Sie die E-Mail? – Betreff
• Wer? Wer sind Sie? – Begrüßung und Vorstellung
• Was? Was möchten Sie? – Hauptteil und CTA

8. Achten Sie auf korrekte Grammatik

Schlechte Rechtschreibung und Grammatik können Sie Punkte kosten, vor allem wenn Sie einen professionellen Austausch mit jemandem führen möchten.

Nehmen Sie sich daher die Zeit, Ihre E-Mail vor dem Versenden auf Grammatik- und Rechtschreibfehler zu überprüfen. Das dauert weniger als eine Minute, und wenn Sie es nicht tun, wirken Sie nicht nur faul, sondern vor allem auch unprofessionell.

9. Spielen Sie nicht mit Schriftarten

Es gibt Hunderte Schriftarten, aber nicht alle sind für den Einsatz in E-Mails geeignet.

Einige Schriftarten sind schlichtweg unleserlich, andere wirken unprofessionell, wieder andere werden übermäßig häufig verwendet.

Dies sind üblicherweise gute Schriftarten für E-Mails:

• Helvetica
• Verdana
• Baskerville

Schlechte Schriftarten hingegen sind diese:

• Times New Roman
• Gothic
• Comic Sans

10. Achten Sie auf Ihren Tonfall

Sie sollten immer auf Ihren Tonfall achten, da Sie sich nie sicher sein können, wie Ihr Gegenüber Ihre Worte interpretieren könnte.

Gerade bei E-Mails ist dies umso wichtiger, da Ihr Gegenüber weder Ihre Intonation hören noch Ihre Mimik sehen kann.

Darüber hinaus können Sie in einem realen Gespräch Ihr Temperament oder die Situation als Entschuldigung für einen plötzlichen Ausbruch heranziehen, aber wenn sie online mit jemandem kommunizieren, gibt es keine solche Entschuldigung. Auch wenn Sie also vielleicht mit jemandem in einer Sache nicht einer Meinung sind, atmen Sie tief durch und überlegen Sie sich, was Sie schreiben sollten.

In E-Mails ist kein Platz für Beleidigungen oder Streitigkeiten.

11. Heben Sie sich Witze für Menschen auf, die Sie kennen

Was Sie als lustig empfinden, mag es für andere noch lange nicht sein. Möglicherweise kann es sogar als beleidigend aufgefasst werden. Außer Sie kennen die Person und wissen, dass sie Ihren Humor versteht, sollten Sie Witze und insbesondere Sarkasmus beiseitelassen und ernst bleiben.

12. Verwenden Sie Ausrufezeichen (sehr) sparsam

Es gibt eine richtige Zeit und einen richtigen Ort für Ausrufezeichen. Wenn Sie sich beim Verfassen Ihrer Korrespondenz an den E-Mail-Knigge halten möchten, sollten Sie darauf achten.

In der Regel ist ein Ausrufezeichen in Ordnung, wenn Sie Ihre Begeisterung für etwas ausdrücken möchten, doch alles darüber hinaus ist unprofessionell.

13. Vermeiden Sie Emojis

Emojis sind toll, aber in geschäftlichen E-Mails haben sie nichts zu suchen. Wenn Sie nicht gerade ein gutes Verhältnis zu Ihrem Gegenüber haben, sollten Sie sich Smileys und Tränen-Emojis für Chats oder Social Media aufheben, wo sie hingehören.

14. Beantworten Sie Ihre E-Mails. Immer.

Sie könnten gefeuert worden sein. Oder Ihre Bewerbung ist abgelehnt worden. Seien wir ehrlich, viele E-Mails, die wir erhalten, bringen schlechte Nachrichten.

Aber ganz egal, ob gut oder schlecht, eine gute E-Mail-Etikette schreibt vor, dass Sie jede E-Mail umgehend beantworten.

Für Cc und Bcc gelten etwas andere Regeln.

15. Seien Sie sich bewusst, wann Sie „Allen antworten” sollten

Der „Allen antworten”-Button kann Ihnen viel Zeit sparen, wenn Sie mit einer Gruppe von Personen kommunizieren, insbesondere in einem E-Mail-Thread. Aber es gibt Anwendungsfälle, wann ein Klick auf diesen Button angebracht ist.

Die Regel aus dem E-Mail-Knigge für „Allen antworten” ist sehr einfach:

Antworten Sie nur dann an alle, wenn Ihre Antwort auch für alle relevant ist. Ist Ihre Antwort nicht für alle relevant? Dann bleiben Sie bei direkten Antworten.

16. Seien Sie vorsichtig mit Cc

Oftmals müssen Sie in einem E-Mail-Thread eine weitere Person hinzufügen, die nicht der*die direkte Empfänger*in im An-Feld ist, sondern die E-Mail in Kopie erhält.

Dafür gibt es die Cc-Zeile (Cc kommt von „Carbon Copy“, also Kopie).

Allerdings ist Cc eines der am wenigsten verstandenen Elemente in E-Mails, und viele Menschen verwenden es falsch.

Wenn Sie beispielsweise eine direkte Antwort von der Person benötigen oder die E-Mail für sie überhaupt nicht relevant ist, dann sollten Sie sie laut dem E-Mail-Knigge auch nicht in Kopie nehmen.

17. Und noch vorsichtiger mit Bcc

Wenn Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht haben, wen Sie in einer E-Mail über Cc in Kopie nehmen sollen, beruhigt es Sie vielleicht zu wissen, dass die Bcc-Zeile („Blind Carbon Copy“, also Blindkopie) ein höheres Maß an Privatsphäre bietet.

Die Bcc-Zeile ist die beste Option, wenn Sie eine E-Mail an Personen senden möchten, die am Inhalt Ihrer E-Mail interessiert sind, aber gegenüber anderen Empfänger*innen anonym bleiben möchten. Dies kann in Situationen nützlich sein, in denen es um vertrauliche oder sensible Kommunikation geht.

Durch die Verwendung der Bcc-Zeile bleibt die E-Mail-Adresse des*der Empfänger*in der Blindkopie für andere Empfänger*innen verborgen. So können die „blinden” Empfänger*innen die E-Mail lesen und beantworten, ohne ihre Identität preiszugeben. Dies kann sowohl für Absender*innen als auch für Empfänger*innen ein zusätzliches Maß an Privatsphäre und Sicherheit bieten.

18. Leiten Sie E-Mails nur weiter, wenn es nötig ist

Wenn Sie eine E-Mail weiterleiten, informieren Sie die andere Person zuvor darüber. Seien Sie besonders kritisch, wenn Sie E-Mails weiterleiten, die sensible oder private Informationen enthalten. Am besten lassen Sie diese in Ihrer weitergeleiteten E-Mail weg und fassen die ursprüngliche Nachricht zudem für den*die Empfänger*in, an den*die Sie sie weiterleiten, zusammen.

19. Verwenden Sie Anhänge mit Bedacht

Die meisten E-Mail-Empfänger*innen sind vorsichtig mit Anhängen – und zwar aus gutem Grund, denn diese enthalten oft Malware.

Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, fügen Sie nur dann einen Anhang hinzu, wenn Ihr Gegenüber diesen bereits von Ihnen erwartet.

Wenn Sie sich beispielsweise auf einen Job bewerben, ist es normal und wird sogar erwartet, dass Sie Ihren Lebenslauf und ein Anschreiben beifügen. Oder Ihr*e neue*r Arbeitgeber*in könnte Sie bitten, ihm*ihr Ihr Profilbild für die Website zu schicken.

All dies sind in diesen Situationen relevante Anhänge. Wenn der Anhang nicht relevant ist oder nicht erwartet wird, senden Sie ihn nicht.

20. Beenden Sie die E-Mail ordentlich

Der Abschluss Ihrer E-Mail sollte nichts Ausgefallenes sein, sondern kurz und professionell.

Der Sinn dabei ist, auch beim Beenden Ihrer Konversation den richtigen Ton zu treffen, damit Sie eine bessere Chance haben, dass es zu einer weiteren kommt.

Deshalb sollten Sie besonders darauf achten, wie Sie Ihre E-Mails beenden und wie Ihre E-Mail-Signatur aussieht.

Verabschieden Sie sich „Mit freundlichen Grüßen”, „Vielen Dank” oder „Beste Grüße”. Ihre Signatur sollte kurz sein und Ihren Namen, Ihre Position und Ihre Kontaktdaten enthalten.

21. Vergessen Sie nicht, nachzufassen

Sie haben jemandem eine E-Mail geschickt und nach ein oder zwei Tagen noch keine Antwort erhalten?

Geduld ist zwar eine Tugend, aber sie hat ihre Grenzen. Ihre Zeit ist genauso wertvoll wie die Ihres Gegenübers, und wenn Sie einen guten Grund hatten, der Person eine E-Mail zu schreiben, möchten Sie auch eine Antwort erhalten.

Manchmal braucht Ihr Gegenüber vielleicht einen kleinen Anstoß, um zu antworten. Hier kommt eine Folge-E-Mail ins Spiel.

22. Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz ein

Apropos nicht auf E-Mails antworten … Wenn jemand nicht auf Ihre E-Mail reagiert, könnte das daran liegen, dass er nicht im Büro ist.

Anstatt E-Mails über einen längeren Zeitraum unbeantwortet zu lassen, empfehlen wir Ihnen, eine automatische Abwesenheitsnotiz einzurichten, damit andere, die Ihnen eine E-Mail senden, darüber informiert werden, wenn Sie im Urlaub, auf Reisen oder einfach nicht im Büro sind.

Fazit

Wie Sie sehen können, gilt es eine Reihe von Regeln des E-Mail-Knigge zu befolgen. Bei einigen geht es darum, einen guten ersten oder letzten Eindruck zu hinterlassen, bei anderen darum, wie Sie dafür sorgen, dass Ihre E-Mail professionell aussieht, aber alle haben Eines zum Ziel: die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Sie eine Antwort erhalten.

Mit diesen Tipps haben Sie tolle Instrumente an der Hand, wenn Sie eine Beziehung zu jemandem aufbauen und professionell auftreten möchten.

Denken Sie abschließend daran, dass der Schutz Ihrer Geräte und die Nutzung eines sicheren E-Mail-Anbieters wie Mailfence nicht nur eine Option ist – in der heutigen digitalen Welt ist es eine unbedingte Notwendigkeit, um Ihre persönlichen und sensiblen Informationen zu schützen.