E-Mail-Filter: 7 Tipps, wie Sie sie 2025 verwenden

Aaah, „0 Nachrichten im Posteingang“ – dieser kaum fassbare Traum, dem wir alle nachjagen. Es ist fast so, als würde man den Gipfel des Mount Everest erklimmen, nur dass auf dem Everest nicht alle zehn Minuten mehr E-Mails eingehen. Und auch wenn es sich wie eine (zugegebenermaßen wunderbare) Fantasie anfühlt, es zu einem leeren Posteingang zu schaffen, können E-Mail-Filter Sie diesem Ziel ziemlich nahe bringen.

Betrachten Sie E-Mail-Filter als Sherpas für Ihren Posteingang, die Ihnen helfen, den Weg freizumachen und den niemals enden wollenden Strom von Nachrichten zu bewältigen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über E-Mail-Filter wissen müssen: was sie sind, wie sie funktionieren und wie Sie Ihre ersten Filter erstellen. Außerdem teilen wir unsere besten Tipps, wie Sie mit Filtern Ihre Produktivität steigern.

Was sind E-Mail-Filter?

Beginnen wir mit dem Wichtigsten: Lassen Sie uns definieren, was E-Mail-Filter überhaupt sind.

Bei der E-Mail-Filterung wird eine automatische Aktion für eine E-Mail durchgeführt. Diese Aktion basiert auf der Grundlage einer von Ihnen festgelegten Regel.

Auf der einen Seite haben wir also eine Regel. Diese kann Kriterien wie die Adresse des*der Absender*in, bestimmte Wörter in der Betreffzeile und sogar die Tageszeit, zu der die E-Mail gesendet wurde, enthalten.

Auf der anderen Seite haben wir die automatische Aktion. Dies ist die Reaktion, die ausgelöst wird, wenn die Regel erfüllt ist. Diese Aktion könnte zum Beispiel veranlassen, dass die E-Mail in einen bestimmten Ordner verschoben wird. Oder dass sie direkt gelöscht wird. Oder dass ihr ein bestimmter Tag zugewiesen wird.

Sehen wir uns ein Beispiel an, das ich in meinem Mailfence-Konto erstellt habe:

In diesem Beispiel habe ich einen einzelnen Filter mit dem Namen „Translations folder“ erstellt. Dieser Filter hilft mir, bei den Übersetzer*innen, die für den Mailfence-Blog arbeiten, den Überblick zu behalten:

• Im Abschnitt für die Regeln habe ich den logischen Parameter auf „eine“ gesetzt. Das bedeutet, dass die Aktion ausgeführt wird, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist. Dann habe ich das Feld „Von“ ausgewählt und die E-Mail-Adressen der Übersetzer*innen aufgelistet.
  
• Im Abschnitt mit den Aktionen habe ich den Filter angewiesen, Nachrichten in den Ordner „Translations“ zu verschieben.

Jetzt wird jede E-Mail, die ich von einer dieser E-Mail-Adressen erhalte, automatisch in den Ordner „Translations“ verschoben!

Wie Sie sehen können, ermöglicht die E-Mail-Filterung eine bessere Kontrolle über Ihren Posteingang. Und nicht nur das: Sie sparen auch enorm viel Zeit, da Aufgaben für Sie automatisiert werden. Werfen wir einen genaueren Blick auf einige Vorteile der E-Mail-Filterung.

Vorteile der Nutzung von E-Mail-Filtern

Die E-Mail-Filterung bietet eine Reihe von Vorteilen:

• Zeitersparnis: Die Automatisierung der E-Mail-Verwaltung reduziert die manuelle Arbeit und ermöglicht es Ihnen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
  
• Bessere Organisation: E-Mails werden in relevante Ordner oder Kategorien sortiert, was Ihnen hilft, Ihren Posteingang aufgeräumt zu halten.
  
• Weniger Ablenkungen: Mit weniger Durcheinander können Sie sich besser auf wichtige Nachrichten konzentrieren.
  
• Mehr Sicherheit: Die Filter können so eingestellt werden, dass sie Spam- oder Phishing-E-Mails umleiten und Ihren Posteingang vor schädlichen Inhalten schützen.
  
• Höhere Produktivität: Durch die automatische Priorisierung wichtiger E-Mails stellen Sie sicher, dass wichtige Nachrichten im Vordergrund stehen.

Sehen wir uns jetzt für die gängigsten E-Mail-Dienste an, wie Sie E-Mail-Filter erstellen.

Wie kann ich einen E-Mail-Filter erstellen?

Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zur Erstellung von E-Mail-Filtern in den fünf am häufigsten genutzten E-Mail-Diensten.

1. Outlook

In Outlook werden E-Mail-Filter als „Regeln“ bezeichnet. So erstellen Sie eine:

• Gehen Sie in die „Einstellungen“, indem Sie rechts oben im Fenster auf das Icon mit dem Zahnrad klicken.
• Klicken Sie unter „Mail“ auf „Regeln“.

• Klicken Sie auf „Neue Regel hinzufügen“.
• Geben Sie Ihrem Filter einen Namen und legen Sie dann die Bedingungen für Ihren Filter fest (z. B. Absender*in oder Betreff).
• Wählen Sie eine Aktion, z. B. Verschieben der E-Mails in einen Ordner oder Markieren als wichtig. Klicken Sie dann auf „Speichern“.

Beachten Sie, dass Sie in Outlook mehrere Bedingungen hinzufügen können. Sie können diese jedoch nicht mit einem logischen Parameter wie „ODER“ verknüpfen – in Outlook müssen standardmäßig alle Bedingungen erfüllt sein.

2. Gmail

Die Einrichtung von Filtern in Gmail ist einfach:

• Klicken Sie rechts oben auf das Icon mit dem Zahnrad und dann auf „Alle Einstellungen aufrufen“.
• Wählen Sie „Filter und blockierte Adressen“.
• Klicken Sie auf „Neuen Filter erstellen“, woraufhin sich ein Fenster öffnet.

• Legen Sie die Kriterien fest, z. B. den*die Absender*in oder bestimmte Wörter im Betreff.
• Klicken Sie auf „Filter erstellen“ und wählen Sie dann die Aktion, die ausgeführt werden soll (z. B. Archivieren, Kennzeichnen oder Als gelesen markieren).
• Klicken Sie zum Abschluss noch einmal auf „Filter erstellen“.

Beachten Sie, dass wir Ihnen nicht empfehlen, Gmail oder einen anderen Google-Dienst zu nutzen.

3. Yahoo! Mail

So filtern Sie E-Mails in Yahoo! Mail:

• Gehen Sie in die „Einstellungen“ und dann zu „Weitere Einstellungen“.
• Klicken Sie unter „Filter“ auf „Neuen Filter hinzufügen“.
• Definieren Sie die Bedingungen (z. B. die Adresse des*der Absender*in) und die Aktion (z. B. Verschieben in einen bestimmten Ordner).
• Klicken Sie zum Aktivieren des Filters auf „Speichern“.

4. Apple Mail

Gehen Sie zum Erstellen von E-Mail-Filtern in Apple Mail so vor:

• Navigieren Sie zu „Einstellungen“ und dann zu „Regeln“.
• Klicken Sie auf „Regel hinzufügen“ und geben Sie die Kriterien an (z. B. Betreff oder Empfänger*in).
• Wählen Sie eine Aktion, z. B. Verschieben der E-Mail oder Als gelesen markieren.
• Klicken Sie zum Speichern auf „OK“.

5. Mailfence

Als einer der privatesten und sichersten E-Mail-Anbieter stellt Mailfence umfassende Optionen für E-Mail-Filter bereit. So erstellen Sie einen E-Mail-Filter in Mailfence:

• Klicken Sie oben rechts auf Ihren Benutzernamen und wählen Sie dann „Einstellungen“.
• Wählen Sie unter Nachrichten die Option „Filter“.
• Klicken Sie auf „Add filter“ oder unten in der Mitte auf „Neu“.
• Wählen Sie aus einer Vielzahl von Bedingungen, wie z. B. Absender*in, Empfänger*in, Größe der E-Mail oder Schlüsselwörter im Text.

• Wenn Sie mehrere Bedingungen angegeben haben, können Sie wählen, ob nur eine oder alle Bedingungen erfüllt sein müssen.
• Legen Sie fest, welche Aktion der Filter durchführen soll, z. B. das Verschieben der E-Mail in einen Ordner.
• Speichern Sie den Filter, um ihn zu aktivieren.

Übliche Parameter eines E-Mail-Filters

Die Parameter, die Ihnen zur Auswahl stehen, variieren je nach genutztem E-Mail-Dienst. Werfen wir einen Blick auf die gebräuchlichsten und schauen uns an, wie Sie sie verwenden können.

Arten von Regeln

Dies sind die gängigsten Bedingungen:

• Betreff: Enthält die Betreffzeile ein bestimmtes Wort? Mit Mailfence können Sie sogar entscheiden, ob es eine exakte Übereinstimmung geben soll oder nicht, ob die Betreffzeile mit einem bestimmten Wort beginnen oder enden soll etc.
• Von: Bedingung, die darauf basiert, wer die E-Mail gesendet hat.
• An: An wen die E-Mail gesendet wurde.
• Text: Bedingung basierend auf dem Inhalt der E-Mail (Sie können ein bestimmtes Wort oder einen ganzen Satz festlegen).
• Größe: Von der Größe der E-Mail (in KB) abhängige Bedingung.
• Alle E-Mails: Sie können diesen Schritt umgehen, sodass Ihr Filter auf alle E-Mails angewendet wird.

Arten von Aktionen

Dies sind die gängigsten Aktionen, die Sie auf eine E-Mail anwenden können:

• In einen Ordner verschieben: Die häufigste Aktion besteht darin, die E-Mail in einen bestimmten Ordner zu sortieren, wenn die Bedingungen erfüllt sind.
• Weiterleiten einer Kopie der E-Mail an eine andere E-Mail-Adresse.
• Löschen der E-Mail.
• Senden einer automatischen Antwort.
• Zuweisen eines Tags.
• Die E-Mail Als gelesen markieren.

Es gibt noch viele weitere Arten von Bedingungen und Aktionen, die Sie in Ihrem Mailfence-Konto erkunden können, um äußerst präzise Filter zu erstellen.

7 Tipps, mit denen Sie das Meiste aus Ihren E-Mail-Filtern herausholen

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie E-Mail-Filter einrichten können, haben wir hier sieben Tipps für die Feinabstimmung Ihres Systems für Sie zusammengestellt. Damit können Sie eine maximale Produktivität erreichen.

1. Kombinieren Sie Filter mit Ordnern

Eine der besten Möglichkeiten, Ihren Posteingang zu verwalten, ist die Kombination von Filtern und Ordnern.

Erstellen Sie zum Beispiel Ordner nach Projekten, Kund*innen oder E-Mail-Arten (denken Sie beispielsweise an Newsletter, Eingangsbestätigungen oder Rechnungen). Setzen Sie dann Filter ein, um E-Mails automatisch in den entsprechenden Ordner weiterzuleiten. So bleibt Ihr Posteingang aufgeräumt und Sie können bestimmte Nachrichten bei Bedarf leichter finden.

2. Priorisieren Sie wichtige E-Mails

Erstellen Sie Filter, die E-Mails mit hoher Priorität markieren oder in einen separaten Ordner verschieben, damit Sie sich sofort darum kümmern können. Sie können zum Beispiel Filter für E-Mails von Ihrem*Ihrer Chef*in, bestimmten Kund*innen oder Nachrichten mit dringenden Stichwörtern einrichten. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über die wichtigsten Nachrichten, ohne sich mit weniger wichtigen E-Mails aufhalten zu müssen.

3. Verwenden Sie Keywords in Filtern

Neben der Filterung nach Absender*in oder Betreff können Sie auch Schlüsselwörter verwenden, um E-Mails effizienter zu verwalten. Wenn Sie häufig E-Mails zu bestimmten Projekten erhalten, können Sie Filter einrichten, die diese E-Mails anhand von projektspezifischen Keywords markieren oder kategorisieren. So bleibt Ihr Posteingang übersichtlich und Sie können die projektbezogene Kommunikation leichter verfolgen.

4. Filtern Sie Spam und unerwünschte E-Mails heraus

Die meisten E-Mail-Dienste verfügen zwar über integrierte Spam-Filter, doch Sie können diese verbessern, indem Sie Ihre eigenen Regeln aufstellen. Wenn Sie häufig Werbe-E-Mails oder Newsletter erhalten, die Sie nicht mehr nützlich finden, können Sie Filter einrichten, um diese direkt in den „Papierkorb“- oder „Spam“-Ordner zu schicken. Dies reduziert das Wirrwarr und minimiert die Ablenkungen.

5. Ordnen Sie E-Mails nach Datum oder Uhrzeit

Die Einrichtung von Filtern, mit denen Sie E-Mails nach dem Zeitpunkt ihres Versands sortieren können, kann unglaublich hilfreich sein, insbesondere wenn Sie viele zeitkritische Nachrichten erhalten. Sie können zum Beispiel einen Filter erstellen, der E-Mails, die in den letzten 24 Stunden eingegangen sind, in einen Prioritätsordner verschiebt. So können Sie sicherstellen, dass Sie sich auf die aktuellsten E-Mails konzentrieren, während Sie ältere E-Mails für später aufheben.

6. Überprüfen und passen Sie Ihre Filter regelmäßig an

Während sich Ihre E-Mail-Bedürfnisse weiterentwickeln, ist es wichtig, Ihre Filter zu überprüfen und zu aktualisieren. Projekte können enden, Kund*innen können kommen und gehen, und Ihre Prioritäten können sich verlagern. Gehen Sie alle paar Monate Ihre Filter durch, um sicherzustellen, dass sie immer noch Ihren Bedürfnissen entsprechen, und passen Sie sie bei Bedarf an, damit Sie organisiert bleiben.

7. Verwenden Sie mehrstufige Filter für komplexe Aktionen

Viele E-Mail-Plattformen ermöglichen mehrstufige Filter, das heißt Sie können eine einzige Regel für mehrere Aktionen einrichten. So können Sie zum Beispiel bestimmte E-Mails an eine*n Kolleg*in weiterleiten und dann automatisch in einem Ordner archivieren lassen. Durch die Verwendung dieser komplexeren Filter können Sie die Verwaltung Ihres Posteingangs weiter optimieren.

Abschließende Worte zum Thema E-Mail-Filter

Damit sind wir am Ende dieses Leitfadens zum Thema E-Mail-Filter angekommen! Wir hoffen, dass er Ihnen nützlich war und Sie jetzt in der Lage sind, E-Mail-Filter effizient einzusetzen, um Ihre Produktivität zu steigern.

Haben Sie noch Fragen? Haben wir etwas übersehen? Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an support@mailfence.com oder besuchen Sie unsere Wissensdatenbank (derzeit noch in englischer Sprache).