As saudações de e-mail são a sua primeira oportunidade de causar uma boa impressão.
Você sabia que leva apenas 7 segundos para formar uma boa primeira impressão quando você conhece alguém?
Por isso, é fundamental que você comece com a saudação de e-mail correta. Neste guia, exploraremos:
- O que são saudações por e-mail
- Como decidir que tipo de saudação de e-mail você deve usar
- As melhores saudações de e-mail para cada situação
Vamos começar.
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O que são saudações por e-mail?
Antes de mais nada: o que é uma saudação de e-mail?
As saudações de e-mail são o equivalente a dizer “Olá” a alguém na vida real.
É a linha de abertura do e-mail e define o tom da sua mensagem.
Ela também pode determinar se o e-mail será lido ou enviado para a lixeira.
A saudação de e-mail deve incluir o nome do destinatário ou uma saudação geral. Isso dependerá do nível de familiaridade e formalidade entre o remetente e o destinatário.
Fatores a serem considerados na escolha de saudações de e-mail
Existem várias formas de começar um e email e dizer “olá”. Aqui estão algumas coisas que você deve considerar na elaboração das suas de saudações de email:
1. Para quem o email será enviado?
O destinatário do seu e-mail é o principal determinante na escolha da saudação de e-mail. Portanto, faça a você mesmo as seguintes perguntas:
- O destinatário é alguém que eu conheço? Se você conhece o destinatário, costuma chamá-lo pelo primeiro nome?
Ou você ainda se refere a ele pelo título?
Se vocês se conhecem bem, uma saudação mais casual pode funcionar.
- O destinatário é um estranho? Nesse caso, “estranho” pode simplesmente significar alguém que você não conhece. Se você estiver escrevendo para alguém que não conhece pessoalmente, é recomendável usar saudações formais.
Além disso, se você estiver enviando e-mails para várias pessoas, não é conveniente se dirigir a cada uma delas individualmente. Nesse caso, a melhor abordagem é ser mais formal.
2. Qual é o contexto cultural?
A formalidade de uma saudação de e-mail também pode variar de acordo com a cultura da empresa e as interações habituais entre as partes.
O que é habitual em sua organização? As pessoas se referem umas às outras pelo cargo que ocupam? Ou todos se tratam pelo primeiro nome, independentemente do nível hierárquico?
Se você geralmente chama seu chefe pelo primeiro nome, não há problema em optar por uma saudação menos formal. Entretanto, algumas empresas insistem em usar títulos de cargos em todas as comunicações.
Um segundo fator a ser levado em conta é a cultura comercial do país. Por exemplo, as saudações de e-mail serão muito diferentes se você estiver entrando em contato com uma empresa americana ou japonesa.
Se você estiver entrando em contato com um cliente potencial pela primeira vez, recomendamos que entenda a cultura dele. Se você não tiver certeza, opte por uma abordagem “formal demais” ao invés de “não formal o suficiente”.
3. Em que fase está a conversa?
Um terceiro fator a ser considerado é o estágio da sua conversa.
Você está entrando em contato pela primeira vez, enviando um email de acompanhamento para uma conversa por telefone, ou simplesmente respondendo a um email anterior?
O contexto destes cenários pode até mesmo eliminar totalmente a necessidade de uma saudação de email.
Por exemplo, se você está enviando o primeiro email ou um acompanhamento depois de um contato por telefone, optar por uma saudação formal geralmente é a melhor opção.
No entanto, ao responder a uma thread de email recorrente, as saudações podem ser dispensadas. A melhor opção é ir direto ao ponto sem enrolação.
4. Outros fatores a serem considerados
Outros aspectos também desempenham um papel na hora de determinar a melhor forma de começar um email.
A hora do dia, por exemplo.
Esses tipos de saudações de e-mail incluem:
- Bom dia
- Boa tarde
Mas fique atento, o uso delas pode causar algumas complicações. Primeiro por que o horário pode ser diferente para o seu destinatário e segundo, porque o destinatário pode não ler o email até mais tarde, em um horário em que a saudação já não faz mais sentido.
Outra consideração importante é o gênero do destinatário.
O uso de pronomes de gênero tem gerado bastante debate nos últimos tempos.
Um estudo da Pew Research mostra uma opinião dividida sobre o nível de conforto das pessoas com pronomes de gênero neutro:
Curiosamente, existem cada vez mais pronomes de tratamento, embora a maioria das pessoas ainda use Ele/Dele e Ela/Dela. Tenha isso em mente ao elaborar as suas saudações.
Se você não tiver certeza, verifique o perfil da pessoa no LinkedIn. Como alternativa, você pode tentar encontrar e-mails anteriores que possa ter recebido dessa pessoa. Se os pronomes forem importantes para essa pessoa, é provável que eles sejam mencionados em sua assinatura e/ou biografia do LinkedIn.
As melhores saudações de e-mail para cada situação
O proposito do seu email tem impacto direto no tipo de saudação que você deve usar. Claramente, um email formal precisa de uma saudação diferente do que um email informal.
Melhores saudações de e-mail informais
Para emails informais, ou seja, email enviados param amigos, familiares ou colegas, recomendamos as seguintes saudações:
- Oi [Nome], …
- Olá [Nome], …
- Prezado [Nome], …
- Saudações [Name], …
- Caro [Name], …
Essas saudações de e-mail também funcionam se você não souber o nome do destinatário.
Observe que algumas saudações de e-mail, como “E aí…”, são muito informais. Portanto, verifique se o contexto está correto antes de usá-las!
Melhores saudações de e-mail formais
Quando a situação pede mais formalidade, aqui estão as melhores opções de saudação formal:
- Prezado Sr. / Sra. [Nome], …
- Para [Nome completo], …
Obviamente, isso não significa que você não possa usar saudações como “Oi” e “Olá”, mas de modo geral, estas são saudações mais indicas para situações informais.
Da mesma forma, evite as seguintes saudações:
- A quem possa interessar, …
- Prezado senhor ou senhora, …
- Prezado cliente, …
Essas saudações geralmente são vistas como muito impessoais. Se você não souber o nome da pessoa, mas quiser manter a formalidade, basta iniciar seu e-mail com “Prezado, …”
Melhores saudações de e-mail para e-mails de acompanhamento
Em emails de acompanhamento ou follow-up, você pode pular os comprimentos e ir direto ao assunto.
Aqui estão algumas maneiras excelentes de iniciar um e-mail de acompanhamento:
- Continuando nossa última conversa
- Foi um prazer conhecê-lo [inserir lugar onde vocês se conheceram]
- Estou entrando em contato novamente para falar sobre
- Como prometido, aqui está
- Estou checando
- Como discutimos [por telefone, em nossa reunião]
Melhores saudações de e-mail para respostas
Se você está apenas respondendo a um email, considere as seguintes saudações:
- Obrigado(a) por retornar
- Obrigado(a) pela resposta
- Obrigado(a) pela rápida resposta
- Agradeço pela resposta
- Agradeço pela rápida resposta
- É ótimo/bom ouvir de você
- É um prazer ouvir de você
- Muito bom ouvir de você [Nome]
Melhores saudações de e-mail para grupos
Ao enviar um email para um grupo de pessoas, é geralmente melhor evitar saudações casuais e optar por alternativas mais formais.
Aqui estão alguns dos melhores exemplos de saudações para grupos:
- Saudações a todos
- Olá a todos,
- Olá pessoal,
- Olá equipe,
- Olá [Nome 1, Nome 2, Nome 3…]
Outra coisa a se notar é que saudações como “Olá meninas/meninos” só devem ser utilizadas quando você tiver certeza de que todos os destinatários pertencem ao mesmo gênero.
Melhores saudações para a hora do dia
Como discutimos anteriormente, use essas saudações com cuidado e somente se você tiver certeza de que o destinatário vai ler a mensagem no horário certo.
Este tipo de saudação também pode ser utilizado para dar um tom mais amistoso ao seu email sem perder o profissionalismo.
Então aqui estão algumas saudações baseadas na hora do dia (e que você provavelmente já usa no seu dia a dia):
- Bom dia
- Boa tarde
- Boa noite
Piores saudações de e-mail
Antes de partirmos para as melhores saudações para quase toda situação, listamos algumas saudações que devem ser evitadas.
De acordo com o Perkbox, esses são os cumprimentos com os quais os destinatários menos se importam:
- Sem saudação – 53%
- A quem possa interessar – 37%
- E aí – 28%
- Feliz [data] – 23%
- Saudações – 22%
Mas isso significa que estas saudações nunca podem ser usadas? Isso depende muito da situação.
Como já mencionamos, saudações não são necessárias em respostas e emails de follow-up, por exemplo.
Conversas por email devem ser tão fluidas quando as conversas na vida real. Ou seja, nosso conselho é não se preocupar muito com as regras e se comunicar da forma mais natural possível.
Outro exemplo onde estas regras tão complexas não se aplicam é o “E aí”. Em geral, é melhor usar “Oi” ou “Olá”, no entanto, um “E aí” é perfeitamente aceitável se o destinatário for alguém próximo, como um colega de trabalho ou amigo.
Finalmente, tente sempre incluir o primeiro nome do destinatário na saudação. Esta é uma ótima forma de mostrar que você ao menos se deu ao trabalho de pesquisar sobre a pessoa. Ninguém gosta de ser chamado pelo seu título de trabalho. Por isso, evite saudações como “Caro gerente de contratação”, “Caro assistente”, etc.
E quanto às frases de abertura?
Até agora, abordamos as melhores saudações por e-mail para situações formais e informais.
No entanto, quais são algumas das melhores frases de abertura que você pode usar?
Aqui estão 10 exemplos que você pode experimentar:
- Espero que você esteja bem com este e-mail.
- Espero que você tenha uma semana produtiva.
- Gostaria de dar continuidade à nossa conversa recente.
- Estou escrevendo para falar sobre [specific topic].
- Agradeço sua pronta resposta ao meu e-mail anterior.
- Obrigado por considerar minha solicitação.
- Gostaria de compartilhar algumas atualizações importantes com você.
- É um prazer entrar em contato com você por e-mail.
- Espero que você tenha tido um [evento/reunião] bem-sucedido ontem.
- Tenho o prazer de anunciar [notícia/acontecimento].
Conclusão
De acordo com um estudo da Mailchimp, a taxa média de abertura de e-mails é de cerca de 20%. Por isso, é fundamental que você comece com uma ótima saudação de e-mail e uma frase de abertura.
No entanto, as saudações de e-mail não são suficientes para garantir que todos os seus e-mails sejam lidos. Para saber mais sobre a etiqueta de e-mail profissional adequada, confira as publicações do nosso blog aqui.
Finalmente, se você quer deixar uma boa primeira impressão com os seus email, pare de usar um domínio genérico, como “@gmail.com”. Ao invés disso, use um domínio personalizado para aumentar a confiança, consistência e simplicidade dos seus emails.
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