Vai sair de férias, tirar uma licença médica ou apenas um dia de folga? Então é importante que as pessoas saibam que você não vai estar trabalhando. A melhor forma de fazer isso é com uma mensagem de ausência temporária.
Neste artigo você vai aprender como escrever mensagens de ausência para todo tipo de ocasião e também como, porque e quando utilizar este recurso.
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O que é uma mensagem de ausência?
Uma mensagem de ausência é um tipo de resposta automática que pode ser configurada para alertar outras pessoas de que você não poderá responder até uma data específica.
Aqui está um exemplo simples:
“Olá, estarei fora do escritório entre os dias de 1º e 15 de junho, pois estou de férias e sem acesso ao meu computador. Entrarei em contato com você assim que voltar.”
Quando usar mensagens de ausência?
Esse tipo de mensagem de email também é conhecido como out-of-office message, ou mensagem de resposta automática, e pode ser usado em qualquer ocasião em que você precise se ausentar por um dia ou mais do trabalho.
Por exemplo, você pode configurar uma mensagem de ausência se for:
- Sair de férias
- Tirar licença médica ou maternidade/paternidade
- Comparecer a conferências, reuniões ou workshops
- Comparecer a consultas médicas
- Tirar um dia de folga
Você não precisa utilizar este recurso se está apenas indo almoçar ou se períodos de espera mais longos forem comuns no seu trabalho. No entanto, se você trabalha em um ambiente dinâmico e com ritmo de trabalho acelerado, configurar uma mensagem de resposta automática pode ser uma boa ideia.
O que incluir na sua mensagem de ausência?
A sua mensagem de ausência não precisa ser muito longa. Geralmente, este tipo de email só precisa de três tipos de informação:
- A razão da sua ausência
- Quanto tempo você vai ficar fora
- Um contato de emergência
Mesmo assim, existem algumas outras coisas que você precisa considerar ao escrever a sua mensagem de ausência. Por exemplo:
Não entre em muitos detalhes. Dizer que você está saindo de férias é o suficiente. Você não precisa dizer para onde vai ou que vai fazer enquanto estiver ausente. E falando em férias, aqui estão algumas dicas para proteger os seus dispositivos quando você estiver viajando.
Além disso, você pode ser específico sobre o seu período de ausência (ex.: “entre os dias de 1º e 15 de junho”), ou informar quanto tempo você ficará fora do escritório de forma mais vaga (ex.: “pelas próximas duas semanas”). De modo geral, a segunda opção é mais indicada, a não ser que você saiba exatamente o dia em que vai voltar.
Outra prática inteligente é não prometer responder o contato imediatamente, no dia em que você voltar. Digamos que você recebeu 50 emails durante a sua ausência. Vai ser quase impossível responder a todos eles de forma eficiente em um único dia. Não faça promessas que não pode cumprir.
Finalmente, peça a permissão antes de definir um contato de emergência. Seus colegas provavelmente já estão ocupados o suficiente, sem precisar lidar com tarefas extra.
Como configurar uma mensagem de ausência no Mailfence?
Você pode configurar uma mensagem de ausência automática utilizando o serviço de email do Mailfence.
Abra a sua conta conta Mailfence, acesse o seu perfil e clique em Settings
No menu à esquerda, selecione Messages > Away message
Marque a opção Enable para escrever a linha de assunto da mensagem. Você também pode utilizar o modelo padrão pré-configurado. Se você sabe exatamente quando vai voltar, selecione a opção “Only between these dates” e defina o período da sua ausência.
Como configurar uma resposta automática no Gmail?
Obviamente, você pode fazer a mesma coisa com outros serviços de email. Para configurar uma mensagem de ausência no Gmail, por exemplo, siga as seguintes instruções:
- Abra a sua conta Gmail
- Clique no ícone de roda dentada (Configurações) no canto superior direito da janela
- Clique em Ver todas a configurações
- Role para baixo até encontrar a seção Resposta automática de férias
- Por padrão, a opção Resposta automática de férias desativada estará selecionada. Selecione a opção Resposta automática de férias ativada
- A seguir, você precisará definir o período da sua ausência e adicionar a linha de assunto e a mensagem (você pode conferir alguns exemplos abaixo)
- Selecione a opção Enviar resposta apenas às pessoas que estão nos meus Contatos (opcional)
- Por fim, clique no botão Salvar alterações para confirmar
Como configurar uma mensagem automática no Outlook?
A mesma coisa pode ser feita no Microsoft Outlook.
Para configurar uma respostas automática no Outlook, siga as seguintes instruções:
- Abra a sua conta Outlook
- Selecione Arquivo
- Selecione Respostas Automáticas
- Depois disso, selecione Enviar respostas automáticas
- Defina as datas de início e término da sua ausência e escreva a linha de assunto e o corpo da mensagem
- Finalmente, selecione OK para salvar e confirmar as novas configurações.
Importante: Este método só funciona nas versões 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, Office for Business e Microsoft 365 do Outlook. Para a versão 2007, acesse Ferramentas > Assistente de regras. O resto do processo é o mesmo.
Como escrever uma mensagem de ausência profissional (10 exemplos de respostas automáticas)
Nem todas as mensagens de ausência temporária precisam (ou devem) ser iguais. Por isso, é importante que você tenha acesso a pelo menos um modelo pronto para cada situação.
Aqui estão 10 exemplos de respostas automáticas que você pode utilizar (tudo o que você precisa fazer é preencher a informações corretas nos campos indicados):
Mensagem de ausência simples:
Olá,
Agradeço a sua mensagem. Estarei fora do escritório por [período de ausência] pois [motivo]. Se o assunto for urgente, favor contatar [e-mail de um colega].
Mensagem de ausência profissional:
Olá,
Agradeço o seu email. Estarei fora do escritório entre [data] e [data] pois [motivo] e não poderei responder emails durante esse período.
Se você precisar de ajuda urgente enquanto eu estiver fora, favor contatar [nome de um colega] em [informação de contato do colega].
Caso contrário, entrarei em contato com você assim que voltar.
Atenciosamente,
[Seu nome]
Mensagem automática de férias:
Olá,
Estarei de férias entre os dias [data de partida] e [data de retorno] e não terei acesso ao meu email durante este período.
Favor contatar [informação de contato de um colega] para assuntos urgentes. Caso contrário, entrarei em contato com você assim que voltar.
Tenha um ótimo dia,
[Seu nome]
Mensagem de ausência médica:
Olá,
Agradeço a sua mensagem. Infelizmente, estarei fora do escritório em licença médica entre [data de início] e [data de término] e não poderei responder emails durante este período.
Para assuntos urgentes, favor contatar [nome do colega] em [informação de contato do colega].
Agradeço pela sua compreensão,
[Seu nome]
Mensagem de licença materninada/paternidade:
Olá,
Agradeço pela mensagem! Estarei fora do escritório pelas próximas semanas em licença maternidade/paternidade.
(Sim, eu sou mamãe/papai agora!)
Entrarei em contato com você quando voltar. Enquanto isso, entre em contato com [nome do colega] em [informações de contato do colega] se precisar de algo com urgência.
Tenha um bom dia!
Mensagem de ausência para conferências:
Olá,
Agradeço a sua mensagem. Estarei fora do escritório participando de [nome da conferência] de [data de início] a [data de término] e talvez não possa responder imediatamente (estarei conferindo meus e-mails periodicamente).
Se precisar de ajuda imediata, entre em contato com meu assistente [nome do assistente] em [informações de contato do assistente].
Se estiver na área, adoraria encontrar você na conferência. Fique à vontade para visitar ou entrar em contato comigo em [seu número de telefone].
Atenciosamente,
[Seu nome]
Mensagem de ausência de feriado:
Olá,
Nossos escritórios estarão fechados para [feriado] a partir de [data inicial] e estaremos todos de volta em [data final]. Não poderemos responder a sua mensagem agora, mas entraremos em contato quando voltarmos ao trabalho.
Esperamos que você tenha um bom feriado!
[Sua empresa]
Mensagem de promoção:
Olá,
Agradeço a sua mensagem. Infelizmente, não estarei no escritório por [motivo] de [data de início] a [data de retorno], mas prometo responder quando voltar.
Enquanto isso, você pode baixar uma cópia gratuita do meu novo e-book [link do e-book] ou visitar meu site [link do site] para mais conteúdos.
Se você não está interessado, mas precisa de assistência urgente, entre em contato com meu assistente [nome do assistente] em [e-mail do assistente].
Atenciosamente,
[Seu nome]
Mensagem de ausência temporária (curto prazo):
Olá,
Estarei fora do escritório hoje por [motivo], de [horário de início] a [horário de término] e não terei acesso aos meus e-mails nesse meio tempo.
Entrarei em contato com você assim que voltar. Se você tiver alguma dúvida urgente, entre em contato com [nome do contato] em [informações de contato]
Atenciosamente,
[Seu nome]
Mensagem de ausência (com intervalos):
Olá,
Estarei fora do escritório entre [data de início] e [data de retorno]. Estarei verificando meus emails de vez em quando, mas talvez não possa responder imediatamente. Se precisar de algo urgente, sinalize a mensagem ou entre em contato com meu colega [nome do colega] em [e-mail do colega].
Entro em contato com você assim que voltar!
[Seu nome]
5 dicas para escrever uma boa mensagem de ausência
Escrever uma mensagem de ausência geralmente leva apenas um ou dois minutos, especialmente se você usar um desses modelos. Mesmo assim, considere estas últimas 5 dicas:
- Seja breve. Normalmente, uma mensagem curta, de 3 a 4 parágrafos é suficiente.
- Seja profissional. Embora você possa utilizar humor, dependendo da cultura da sua empresa, não tente ser excessivamente engraçado e direto.
- Evite erros gramaticais. Falando em profissionalismo, erros gramaticais podem prejudicar a sua imagem. Revise a sua mensagem com cuidado antes de ativá-la.
- Considere diferentes canais de comunicação. Se seus clientes entrarem em contato com você em outros canais, como Slack, Teams, SMS, correio de voz etc., ative uma mensagem automática neles também.
- Evite fazer promessas que não pode cumprir. É melhor não prometer que responderá assim que voltar. Você pode ter uma tonelada de e-mails não abertos, então não há garantia de quando você responderá cada um deles.
Conclusão
As mensagens de ausência são uma parte importante da comunicação com seus clientes Por isso, é importante que você tenha acesso fácil a alguns modelos prontos. Esperamos que este post tenha ajudado você a entender o que é uma mensagem de ausência temporária, como escrever respostas automáticas profissionais e em que tipo de situação utilizá-las.
