La gestion de votre boîte aux lettres électronique peut s’avérer difficile, les messages s’accumulant et rendant difficile la localisation de conversations spécifiques et la maîtrise des sujets importants. Cela est particulièrement vrai lorsque plusieurs personnes sont impliquées dans la discussion d’un projet.
Heureusement, ce problème peut être résolu en regroupant les courriels connexes dans un seul fil de discussion. Cela permet non seulement d’organiser votre boîte de réception, mais aussi d’assurer la fluidité de la conversation.
Dans cet article, nous vous proposons une vue d’ensemble du filtrage des courriels. Nous aborderons sa définition, ses avantages, ses inconvénients, les meilleures pratiques, les scénarios d’utilisation optimale et les instructions étape par étape pour l’activer dans les clients de messagerie les plus courants tels que Gmail, Microsoft Outlook, Mailfence, Yahoo ! Mail et Apple Mail.
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Qu’est-ce qu’un fil de discussion ?
Une approche courante dans les entreprises consiste à envoyer des messages électroniques individuels à chaque membre de l’équipe. Cependant, cette méthode conduit rapidement à une boîte de réception surchargée, ce qui rend difficile le suivi de la conversation en cours et du projet lui-même.
Pour éviter ce chaos, une solution pratique consiste à regrouper tous les courriels connexes dans un seul fil de discussion, où les messages les plus récents apparaissent en haut.
C’est ce que l’on appelle communément un fil de discussion.
Quelle est la différence entre un fil d’e-mails et une chaîne d’e-mails ?
Avant de donner la signification d’un fil de discussion, il est important de faire la distinction entre un “fil de discussion” et une “chaîne de discussion”.
Ces deux termes peuvent être facilement mal compris, car ils semblent avoir la même signification, mais ils présentent en fait des différences distinctes.
Un “fil de discussion” est une conversation entre plusieurs personnes autour d’un sujet spécifique.
En revanche, une “chaîne de courriels” est généralement utilisée pour décrire une série de courriels transférés ou liés qui ne tournent pas nécessairement autour d’un seul sujet.
Quels sont les avantages et les inconvénients de l’Email Threading ?
Maintenant que nous comprenons mieux ce qu’est un fil de discussion et comment il se distingue d’une chaîne de courriels, examinons les avantages et les inconvénients qui y sont associés.
Avantages
- Le suivi des courriels devient plus simple lorsqu’ils sont organisés en fonction de sujets spécifiques.
- Cela permet de réduire l’encombrement de votre boîte aux lettres électronique.
- Tous les courriels pertinents sont regroupés, ce qui favorise une meilleure organisation.
- Toutes les personnes concernées peuvent rester bien informées sur le projet ou la tâche en cours.
Inconvénients
- Les fils de courriels peuvent devenir excessivement longs, ce qui complique la navigation et la lecture.
- Tous les clients de messagerie ne prennent pas en charge le fil de discussion, ce qui peut donner lieu à des messages séparés plutôt qu’à un fil de discussion consolidé.
- Vous risquez de recevoir des courriels non pertinents qui contribuent à l’encombrement de la boîte de réception.
Quelles sont les meilleures pratiques pour l’utilisation des fils de discussion ?
Un aspect crucial à ne pas oublier lorsqu’il s’agit de fils de discussion par courrier électronique est de maintenir le professionnalisme et de se concentrer sur le sujet.
Il est important de noter que les fils de discussion ne sont pas destinés à une communication informelle.
Voici quelques bonnes pratiques à respecter :
- Utilisez des fils de discussion spécifiques pour un seul sujet ou projet. Si vous souhaitez discuter d’un sujet ou d’un projet différent, créez un fil de discussion distinct.
- Gardez un ton professionnel et fournissez des informations utiles dans vos réponses.
- Si une conversation ne nécessite pas de longs allers-retours, il n’est peut-être pas nécessaire de créer un fil de discussion par courrier électronique.
- N’incluez que les personnes directement impliquées dans le projet ou le sujet en question.
- Informez les participants existants du fil de discussion lorsqu’une nouvelle personne est ajoutée afin de vous assurer que tout le monde est au courant.
- Utilisez la fonction “Cc” à bon escient pour tenir les personnes concernées au courant.
- Évitez d’utiliser “Cci” dans les fils de discussion, car les destinataires en Cci ne verront pas les réponses.
- Si le fil de discussion devient trop long et que les points initiaux sont perdus, clarifiez-les à nouveau dans le fil de discussion.
- Reconnaître le moment opportun pour conclure un fil de discussion, par exemple lorsque le projet est achevé avec succès.
Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques en matière d’e-mail, consultez notre guide ultime de l’étiquette par e-mail.
Comment ajouter ou supprimer des personnes d’un fil de discussion par courriel ?
Au fur et à mesure de l’avancement de votre projet, il peut s’avérer nécessaire d’ajouter ou de supprimer des personnes du fil de discussion. Voici comment vous pouvez y remédier :
Pour ajouter des destinataires à un fil de discussion, il suffit de les inclure dans le champ “À” lors de la rédaction d’un message.
Si vous souhaitez tenir une personne informée sans la faire participer activement, vous pouvez lui envoyer un “Cc” pour l’inclure dans la conversation.
Il n’est généralement pas recommandé de mettre des personnes en “Cci” dans un fil de discussion, car cela empêche les autres de voir leur inclusion.
Pour ajouter une seule personne à un fil de discussion, envoyez un nouveau message dans le fil et incluez le nouveau destinataire. N’oubliez pas d’informer les autres participants de l’arrivée d’une nouvelle personne.
Par exemple, vous pouvez envoyer un message du type “Salut tout le monde, j’ai ajouté Jim au fil de discussion”, puis résumer à nouveau les principaux points du fil de discussion.
Si nécessaire, vous pouvez également transférer un fil de discussion entier. Cependant, si la conversation est longue, il peut être difficile pour une nouvelle personne de rattraper le temps perdu. Dans ce cas, vous devez récapituler les points clés au début du fil de discussion.
Voici un guide général sur le transfert d’un fil de discussion complet. Bien que les étapes puissent varier légèrement d’un client de messagerie à l’autre, le concept reste le même. Prenons l’exemple de Mailfence.
- Assurez-vous que l’option Fils de discussion est active dans Paramètres > Messages > Général > Affichage
- Sélectionnez la conversation que vous souhaitez transférer dans votre boîte de réception.
- Cliquez sur ” Avancer”.
- Dans le champ À , saisissez l’adresse électronique du nouveau destinataire.
Pour supprimer quelqu’un du fil de discussion, il vous suffit de supprimer son adresse électronique du champ À ou Cc lorsque vous commencez à rédiger un nouveau message.
Comment gérer les fils d’e-mails avec différents clients de messagerie ?
Comme indiqué précédemment, si certains clients de messagerie ne prennent pas en charge le fil de discussion, la majorité d’entre eux le font et l’activent souvent par défaut.
Toutefois, vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver le fil de discussion dans différents clients de messagerie :
Mailfence
Pour activer les fils de discussion dans Mailfence :
- Ouvrez Mailfence
- Cliquez sur le profil de votre compte et sélectionnez Paramètres
- Sélectionnez Messages > General
- Sur la droite, cherchez View et cochez la case à côté de Threads.
Gmail
- Ouvrez Gmail
- Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit pour ouvrir les paramètres.
- Sélectionnez Voir tous les paramètres
- Dans l’onglet Général , faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous voyiez Conversation View (Vue de la conversation).
- Sélectionnez l’affichage de la conversation sur
- Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer
Apple Mail
- Ouvrez Apple Mail
- Sélectionnez l’onglet View en haut de votre écran.
- Cliquez sur la coche de l’option Organiser par vue pour l’activer.
Microsoft Outlook
- Connectez-vous à votre compte Outlook
- Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée pour ouvrir les Paramètres
- Recherchez la liste des messages à organiser
- Sélectionnez le groupe dans les conversations
Yahoo Mail
- Ouvrez votre compte Yahoo Mail
- Cliquez sur Paramètres en haut à droite de votre écran (sous le nom du profil).
- Allez dans Plus de paramètres
- Sélectionnez Visualisation du courrier électronique
- Assurez-vous que le curseur situé à côté de ” Group by conversation ” est activé (bleu).
Conclusion
Les fils de discussion sont un moyen pratique de mieux organiser vos conversations. Nous espérons que vous comprenez maintenant la signification du fil de discussion et que vous savez comment le gérer sur différents clients de messagerie, y compris Mailfence.
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