O que é uma thread de email e quando usar este recurso?

É fácil deixar a caixa de entrada ficar desorganizada, o que acaba tornando difícil a localização de conversas específicas. Principalmente quando você está se comunicando com mais de uma pessoa sobre um determinado tópico projeto.

No entanto, é possível agrupar estas conversas em uma thread de email e garantir que tudo flua de forma organizada e fácil de acompanhar.

Neste artigo, explicaremos o que é uma thread de email, suas vantagens, desvantagens, melhores práticas, quando usar e como configurar este recurso nos principais serviços de email.

O que é uma thread de email?

Digamos que você seja o gerente de uma equipe e precise conversar com todos os membros sobre as tarefas envolvidas em um determinado projeto.

É possível fazer isso enviando mensagens de email separadas para cada pessoa. No entanto, sua caixa de entrada pode rapidamente virar uma bagunça, o que pode fazer com que você perca o controle da conversa, ou pior ainda, do projeto como um todo.

Para evitar que isso aconteça, a melhor opção é simplesmente organizar todos os email em um único grupo, conversa ou tópico de discussão e garantir que a mensagem mais recente sempre seja exibida primeiro.

É isso o que chamamos de thread de email.

Qual a diferença entre thread e corrente de email?

Antes de começarmos a explicar o que é uma thread de email, é importante deixar clara a diferença entre threads e correntes de email.

Estes dois termos costumam ser confundidos e até mesmo vistos como a mesma coisa. Entretanto, há uma importante diferença entre eles.

Uma thread de email é uma discussão entre várias pessoas sobre o mesmo tópico.

O termo corrente de email, por outro lado, é usado para descrever emails encaminhados ou agrupados, mas que não necessariamente seguem o mesmo tópico.

Quais as vantagens e desvantagens do threading?

Agora que deixamos claro o que é uma thread de email, vamos explicar algumas das suas principais vantagens e desvantagens.

Vantagens

Vantagens das threads de email.
Vantagens das threads de email.
  • Fica mais fácil de acompanhar emails que tratam do mesmo tópico
  • Reduz a bagunça na caixa de entrada
  • Todos os emails relacionados ficam agrupados
  • Todo mundo ficar melhor informado sobre o projeto e as tarefas relacionadas a ele

Desvantagens

Desvantagens das threads de email.
Desvantagens das threads de email.
  • Elas podem ser longas demais
  • Nem todos os serviços de email tem suporte para threads de email e você pode acabar recebendo emails separados
  • Você pode receber emails irrelevantes

Quais são as melhores práticas para a utilização de thread de email?

Uma coisa que você precisa ter em mente ao utilizar threads de email é a importância do profissionalismo e do foco no assunto. 

Uma thread de email não é lugar para conversas paralelas!

Aqui estão algumas das melhores práticas a serem seguidas:

  1. Atenha-se a um tópico ou projeto por thread. Se precisar discutir outro tópico ou projeto, crie outra thread.
  2. Certifique-se de que suas respostas sejam profissionais e úteis
  3. Se a conversa não exige mais do que algumas resposta, não crie uma thread
  4. Adicione apenas pessoas relevantes à thread (pessoas diretamente envolvidas em um projeto, por exemplo)
  5. Avise aos participante sempre que adicionar uma nova pessoa a thread
  6. Utilize a função Cc apenas quando necessário (como quando alguém precisa ser atualizado sobre discussões anteriores)
  7. Evite utilizar a função Cco. Use a função Cc, ao invés disso
  8. Se a thread se tornar muito longa e a conversa perder o fio da meada, esclareça o assunto na thread novamente
  9. Saiba quando encerrar a thread (quando o projeto for finalizado, por exemplo)

Como adicionar e remover pessoas de uma thread de email?

À medida que um projeto evolui, pode ser necessário adicionar novos participantes a conversa.

Para fazer isso, simplesmente adicione o seu email ao campo Para.

Você também pode usar o campo Cc se não quiser envolver a pessoa na conversa diretamente, mas precisar atualizá-la sobre o andamento do projeto.

Geralmente, não é uma boa ideia utilizar o campo Cco, já que os outros envolvidos não poderão ver quem foi adicionado a thread.

Para adicionar uma única pessoa a thread, tudo o que você precisa fazer é enviar uma nova mensagem para o grupo e incluir o novo destinatário. Novamente, lembre-se de avisar aos participantes de que uma nova pessoa foi adicionada thread.

Por exemplo, você pode enviar uma mensagem do tipo “Ei todo mundo, estou adicionando o Jim a esta thread” e depois explicar o assunto principal da thread novamente para que todos fiquem atualizados.

Você também pode encaminhar toda a thread de email para o novo participante. Entretanto, se a conversa for muito longa, a pessoa pode acabar ficando um pouco perdida. Neste caso, você também vai precisar explicar o assunto e os tópicos principais da thread em um novo email.

Aqui está como encaminhar uma thread de email completa. O processo funciona de forma parecida com a maioria dos serviços de email mais conhecidos, com apenas algumas diferenças de terminologia. Usaremos o Mailfence como exemplo.

  1. Habilite a opção Tópico de discussão em Configurações > Mensagens > Geral > Ver
  2. Selecione a conversa que você deseja encaminhar na sua caixa de entrada
  3. Clique em Encaminhar
  4. No campo Para, insira o endereço de email do destinatário

Para remover alguém de uma conversa, tudo o que você precisa fazer é remover o email do campo Para ou Cc ao enviar uma nova mensagem.

Como ativar a visualização de threads de email em diferentes serviços de email 

Como já mencionamos, alguns serviços de email não possuem suporte para threads de email, mas a maioria das opções conhecidas tem esta função habilitada por padrão.

Abaixo, explicamos como ativar as threads de email em diferentes serviços de email:

Mailfence

Para ativar as threads no Mailfence:

  1. Abra o Mailfence
  2. Clique na sua imagem de perfil e selecione Configurações
Thread de email Mailfence
  1. Selecione Mensagens > Geral
  2. À direita, procure pela opção Ver e marque a opção Tópico de discussão
Configuração de thread de email Mailfence

Gmail

  1. Abra o Gmail
  2. Clique no ícone de roda dentada no canto superior direito da tela para abrir as Configurações
  3. Selecione Ver todas as configurações
  4. Na aba Geral, procure pela seção Visualização de conversas
  5. Selecione a opção Visualização de conversas ativada
Configuração de thread de email Gmail
  1. Clique em Salvar alterações

Apple Mail

  1. Abra o Apple Mail
  2. Selecione a aba Visualizar no topo da tela
  3. Clique em Organizar por Conversa

Microsoft Outlook

  1. Faça o login na sua conta Outlook
  2. Clique no ícone de roda dentada
  3. Procure pela opção Organizar a lista de mensagens
  4. Selecione Grupo em conversas
Configuração de thread de email Outlook

Yahoo! Mail

  1. Abra a sua conta de email Yahoo! Mail
  2. Clique na opção Configuração (abaixo da sua foto de perfil)
  3. Clique em Mais configurações
  4. Selecione Visualizar e-mail
  5. Ative a opção Agrupar por conversas

Conclusão

As threads de email são bastante úteis para manter conversas importantes organizadas. Esperamos que você tenha o que é uma thread de email e como configurar este recurso nos principais serviços de email, incluindo o Mailfence.

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