Les formules de politesse pour mail sont votre première occasion de faire bonne impression sur quelqu’un.
Saviez-vous que faire une bonne première impression lorsque vous rencontrez quelqu’un ne prend que 7 secondes ?
C’est pourquoi il est essentiel de commencer par une formule de politesse pour mail adéquate. Explorons le sujet.
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Qu’est-ce qu’une Formule de Politesse pour Mail?
Les formules de politesse pour mail sont l’équivalent d’un “bonjour” à quelqu’un dans la vie réelle. Il s’agit de la première ligne de l’e-mail, qui donne le ton de votre message.
Cette première phrase peut également déterminer si votre courriel sera lu ou jeté à la poubelle.
Un message d’accueil par courrier électronique comprend le nom du destinataire ou une salutation générale. Cela dépend du degré de familiarité et de formalité entre l’expéditeur et le destinataire.
Facteurs à Prendre en Compte lors du Choix des Formules de Politesse
Voici trois points essentiels à retenir lorsque vous choisissez votre formule de politesse pour mail.
1. À qui envoyez-vous un courriel ?
Le destinataire de votre courrier électronique est le principal déterminant du message d’accueil que vous choisissez. Posez-vous donc les questions suivantes :
- Le destinataire est-il quelqu’un que je connais ? Si vous connaissez le destinataire, avez-vous l’habitude de l’appeler par son prénom ? Ou l’appelez-vous toujours par son titre ? Si vous vous connaissez bien, une formule de salutation pour mail plus décontractée peut convenir.
- Le destinataire est-il un inconnu ? Dans ce cas, un étranger peut simplement désigner une personne que vous n’avez jamais rencontrée. Si vous écrivez à quelqu’un que vous ne connaissez pas personnellement, il est recommandé de s’en tenir à des salutations formelles par courrier électronique.
En outre, si vous envoyez un courriel à plusieurs personnes, il n’est pas pratique de s’adresser à chacune d’entre elles individuellement. Dans ce cas, il est préférable d’adopter une approche plus formelle.
2. Quel est le contexte culturel ?
La formalité d’une formule de politesse pour mail peut également varier en fonction de la culture de l’entreprise et de vos interactions habituelles.
Quelle est la coutume dans votre organisation ? Les gens se désignent-ils les uns les autres par leur titre? Ou les gens se tutoient-ils?
Si vous appelez généralement votre patron par son prénom, vous pouvez opter pour une formule de politesse moins formelle. Toutefois, certaines entreprises insistent sur l’utilisation des titres dans toutes les communications. Un deuxième facteur à prendre en compte est la culture d’entreprise du pays. Par exemple, les formules de politesse pour mail seront très différentes selon que vous vous adressez à une entreprise américaine ou japonaise.
Si vous vous adressez à un prospect pour la première fois, nous vous recommandons de comprendre sa propre culture. Si vous n’êtes pas sûr, optez pour une approche “trop formelle” plutôt que “pas assez formelle”.
3. Où en est la communication ?
Un troisième facteur à prendre en compte est le stade de votre communication.
Prenez-vous l’initiative d’un contact par un courriel froid ou envoyez-vous un suivi après un appel téléphonique? Ou répondez-vous simplement à un courriel précédent?
Par exemple, lorsque vous envoyez un courriel froid ou que vous assurez le suivi d’un appel professionnel, il est généralement préférable d’opter pour des messages d’accueil formels.
En revanche, lorsque vous répondez à un fil de discussion en cours, vous pouvez sauter la formule de politesse et passer directement au sujet. Cela nous amène à notre dernier point clé.
4. Autres facteurs à prendre en considération
D’autres aspects jouent un rôle dans la détermination de la bonne façon de commencer un courriel.
Prenez par exemple l’heure de la journée.
Ce point peut s’avérer délicat. Ce n’est pas parce que c’est le matin là où vous êtes qu’il en est de même pour votre destinataire. De plus, il se peut qu’il n’ouvre votre courriel que le lendemain matin. Nous vous recommandons donc de n’utiliser des messages d’accueil spécifiques que si vous êtes certain de l’heure à laquelle le destinataire lira l’e-mail.
Une autre considération importante est la préférence du destinataire pour les pronoms de genre.
L’utilisation des pronoms de genre a suscité un vif débat ces dernières années.
Une étude de Pew Research montre que les avis sont partagés quant au niveau de confort des gens vis-à-vis des pronoms neutres :
Il est intéressant de noter qu’il existe aujourd’hui 78 pronoms de genre, bien que la plupart d’entre eux utilisent He/Him, She/Her ou They/Them.
Si vous n’êtes pas sûr, consultez le profil LinkedIn de la personne. Vous pouvez également essayer de retrouver les courriels que vous avez pu recevoir de cette personne. Si les pronoms sont importants pour cette personne, il y a de fortes chances qu’ils soient mentionnés dans sa signature et/ou dans sa biographie LinkedIn.
Les Meilleures Formules de Politesse pour Toutes les Situations
L’objet de votre courrier électronique détermine souvent le type de message d’accueil que vous utiliserez. Il est clair qu’un courriel formel nécessitera un type de message d’accueil différent d’un courriel informel.
Meilleures formules de politesse pour mail informels
Pour les courriels informels, c’est-à-dire les courriels que vous envoyez à des amis, à des membres de votre famille ou à des collègues, par exemple, les formules de politesse suivantes sont appropriées :
- Bonjour [Nom], …
- Cher [Nom], …
- Salutations [Nom], …
Ces formules de politesse pour mail fonctionnent également si vous ne connaissez pas le nom du destinataire.
Notez que certaines de ces salutations par courrier électronique, comme “Salut!” sont très informelles. Assurez-vous donc que le contexte s’y prête avant de les utiliser.
Meilleures formules de politess pour mails formels
Lorsque la situation exige que vous soyez plus formel, voici quelques formules de politesse :
- Cher Monsieur/Madame [Nom], …
- Pour [Prénom et Nom], …
- A l’attention de [Prénom et Nom], …
De même, évitez les salutations suivantes :
- A qui de droit, …
- Madame, Monsieur, …
- Cher client, …
Ces salutations sont souvent perçues comme trop impersonnelles. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne mais que vous souhaitez rester formel, commencez simplement votre courrier électronique par “Cher, …”.
Meilleures formules de politesse pour suivi de mail
Si vous écrivez un courriel de suivi, vous pouvez passer directement au contenu de l’email.
Voici quelques excellentes façons de commencer un courriel de suivi :
- Suite à notre dernière conversation…
- Ce fut un plaisir de vous rencontrer [insérer l’endroit ou le jour où vous vous êtes rencontrés]…
- Je vous recontacte à propos de …
- Comme promis, voici …
- Je prends des nouvelles de …
- Comme nous en avons discuté [au téléphone, lors de notre réunion], …
Meilleures formules de politesse en réponse à un email
Si c’est vous qui répondez à un email, vous pouvez utiliser ces messages d’accueil :
- Merci de votre réponse
- Merci pour votre réponse rapide
- J’apprécie que vous me contactiez
- C’est un plaisir d’avoir de vos nouvelles.
- C’est un plaisir de vous entendre à ce sujet
- Ravi d’avoir eu de vos nouvelles [Prénom + Nom]
Meilleures formules de politesse pour mail de groupe
Lorsque vous envoyez un courriel à un groupe de personnes, il est généralement préférable d’éviter les salutations informelles et de privilégier les salutations professionnelles.
Par exemple, voici quelques messages d’accueil de groupe par courrier électronique que vous pouvez commencer à utiliser :
- Salutations à tous
- Bonjour à tous
- Bonjour l’équipe
- Bonjour [Prénom 1, Prénom 2, Prénom 3…]
Une chose à éviter lorsque vous envoyez des courriels de groupe est de commencer par quelque chose comme“les gars” à moins que vous ne soyez sûr qu’il s’agit d’un public masculin uniquement.
Les Pires Formules de Politesse pour Mail
Selon Perkbox, voici les formules de politesse pour mail qui sont les moins appréciées (en Anglais):
Comme vous pouvez le voir, il s’agit en grande partie de formules de politesse impresonnelles. Faut-il pour autant éviter ce genre de salutations ? Cela dépend en grande partie de la situation.
Comme nous l’avons déjà vu, vous pouvez sauter le message d’accueil si vous répondez à un courriel ou si vous écrivez un courriel de suivi.
Une conversation par courrier électronique doit être aussi fluide qu’une conversation réelle. Nous vous conseillons donc de ne pas trop vous préoccuper de ces règles et d’essayer de rendre votre conversation aussi naturelle que possible.
Enfin, n’oubliez pas d’inclure le prénom de la personne dans votre message d’accueil. C’est ainsi qu’elle saura que vous avez pris le temps de faire des recherches. Personne ne souhaite être appelé par son titre de poste. Il est donc préférable d’éviter les formules de politesse telles que ” Cher responsable du recrutement“, ” Cher assistant”, etc.
Qu’en est-il des premières phrases ?
Jusqu’à présent, nous avons abordé les meilleures formules de politesse pour mail.
Cependant, quelles sont les meilleures phrases d’introduction pour poursuivre ?
Voici 10 exemples que vous pouvez essayer :
- J’espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé.
- J’espère que vous passez une semaine productive.
- Je voulais revenir sur notre récente conversation.
- Je vous écris pour discuter de [sujet spécifique].
- Je vous remercie de votre réponse rapide à mon précédent courriel.
- Je vous remercie de prendre en considération ma demande.
- Je tenais à vous faire part de quelques mises à jour importantes.
- C’est un plaisir de communiquer avec vous par courrier électronique.
- J’espère que vous avez bien réussi votre [événement] hier.
- J’ai le plaisir de vous annoncer [nouveauté/développement].
Conclusion
Selon une étude de Mailchimp, le taux d’ouverture moyen des courriels est d’environ 20 %. C’est pourquoi il est essentiel de commencer par une formule de politesse pour mail de qualité.
Enfin, si vous voulez faire forte impression avec votre courrier électronique, cessez d’utiliser un domaine générique, comme “[at]gmail.com “, et utilisez plutôt un domaine personalisé.
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