Lorsque vous écrivez un courriel à votre patron ou à une personne que vous n’avez jamais rencontrée, comme un client potentiel, veillez à ce que votre message soit amical et professionnel.
Dans cet article, nous vous expliquons les étapes de la rédaction d’un courrier électronique formel. Nous ajouterons même un modèle utile et quelques exemples concrets pour vous aider dans différentes situations. Plongeons dans le vif du sujet !
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Qu’est-ce qu’un courriel formel ?
Alors, comment trouver le format d’e-mail formel parfait ? Quelle est la bonne façon de commencer et de conclure ?
Un courriel formel de qualité doit comporter les éléments clés suivants :
- Il s’adresse à une personne que vous ne connaissez peut-être pas bien, comme votre patron ou un client potentiel.
- Il aborde un sujet essentiel, souvent lié au travail.
- Il s’en tient à un langage professionnel, des salutations aux signatures.
- Il est clairement organisé et facile à lire.
Différences entre les courriels formels et informels
Il est clair que tous les courriels que nous envoyons ne sont pas formels. Le ton et la structure dépendent de la personne avec laquelle vous communiquez et du sujet traité.
Par exemple, si vous envoyez simplement une note à un collègue au sujet d’un projet commun, votre ton peut être plus décontracté. En revanche, si vous vous adressez à un client potentiel ou si vous présentez votre démission à votre patron, une approche formelle s’impose.
Voici un tableau pratique qui présente les différences entre les courriels formels et informels afin de vous aider à déterminer quand utiliser tel ou tel format :
| Différences | Courriel officiel | Courriel informel |
| Audience | Quelqu’un à qui vous voulez témoigner du respect, des personnes en position d’autorité, des personnes que vous ne connaissez pas bien… | Amis, collègues, famille, connaissances… |
| Contenu | Informatif, professionnel, lié au travail | Personnel, décontracté, axé sur le divertissement |
| Formatage | Moins de place pour les préférences personnelles (langage formel, texte court et concis) | Plus de place pour les préférences personnelles (corps de texte plus long, utilisation d’un langage plus décontracté, etc.) |
| Orthographe et grammaire | Utilise les règles de grammaire appropriées, sans fautes d’orthographe | La grammaire n’est pas aussi essentielle (les fautes d’orthographe ne sont pas la fin du monde), et vous pouvez utiliser l’argot, les abréviations et le ton de la conversation. |
Cela devrait vous donner une idée plus précise de la manière de rédiger le bon courriel en fonction de la situation.
Comment rédiger un courriel formel (avec modèle et exemples) ?
Tout courriel formel comporte six parties :
- Sujet
- Salutation
- Ligne d’ouverture
- Corps principal
- Fermeture
- Signature
Ce n’est pas si différent d’un courriel informel. La véritable différence réside dans l’organisation et la structure.
Pour mieux comprendre comment rédiger un courriel formel, voici un modèle que vous pouvez utiliser :
Objet : [Soyez succinct et direct]
Salutation : Cher [Nom] (consultez nos conseils sur la façon de rédiger des messages d’accueil par courrier électronique)
Première phrase : Je m’appelle [votre nom]. Je suis [expliquez qui vous êtes et quel est votre intérêt pour le destinataire]. Je vous envoie un courriel parce que [expliquez pourquoi vous lui envoyez un courriel]
Corps : [Indiquez vos intentions et donnez quelques informations sur vous-même ainsi que toute autre information pertinente, tout en veillant à ce que le message soit bref et concis].
Ligne de clôture : N’hésitez pas à me faire part de vos questions. Je me réjouis de vous entendre.
Signature : [Votre signature (c.-à-d., Sincèrement,)]
[Votre nom complet]
[Vos coordonnées professionnelles (courriel, numéro de téléphone, etc.)
Exemples de courriels formels
Le modèle fourni n’est qu’un point de départ. Le ton et le contenu varieront en fonction de la personne à qui vous vous adressez et de la raison pour laquelle vous le faites.
Nous avons préparé quelques exemples fictifs pour vous montrer comment commencer et conclure un courriel formel en fonction de différents scénarios :
Objet : Demande de poste de professeur de psychologie
Cher Monsieur Friedman,
Je m’appelle Chris Perry. Je vous écris pour me renseigner sur le poste de professeur de psychologie à pourvoir au lycée Elk Grove.
Je vous contacte pour m’informer sur ce poste et obtenir de plus amples informations à son sujet. Quels sont les cours qui font partie du programme d’études et s’agit-il d’un emploi à temps plein ou à temps partiel ?
Toute information que vous pouvez me donner est très appréciée.
Je vous serais reconnaissant de bien vouloir répondre à cet e-mail ou de m’appeler au numéro ci-dessous.
J’espère avoir bientôt de vos nouvelles.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées,
Chris Perry
chrisperry@email.com
(61) 483-927-376
Modèle de démission officielle
Objet : Avis de démission
Cher Monsieur Sullivan,
Je vous écris pour vous informer de ma démission en tant que responsable de la recherche et du développement.
Je suis reconnaissant de l’opportunité qui m’ a été donnée de participer à ce projet.nité de travailler dans votre organisation et d’en faire partie au cours des sept dernières années. Cela m’a permis d’apprendre beaucoup de choses.
N’hésitez pasà me contacter sur cet e-mail pour discuter des détails et faciliter la transition jusqu’à ce que vous trouviez la personne qui me remplacera.
Je vous souhaite bonne chance,
Samuel Guevara
Modèle de courriel de suivi
(Consultez notre article Comment rédiger un courriel de suivi après un entretien pour plus de conseils)
Objet : Merci pour votre temps
Chère Madame Beavis,
Je vous remercie de m’avoir rencontré aujourd’hui et de m’avoir fait passer un entretien pour le poste de concepteur informatique au sein de votre entreprise, Owlimited.
Après en avoir appris davantage sur les valeurs fondamentales de votre entreprise, je suis encore plus enthousiaste à l’idée de faire partie de votre équipe.
N’hésitez pas à me faire savoir si je peux vous fournir de plus amples informations,
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées,
Marc Andretti
Marc.Andretti@email.com
(44) 483-927-376
Demande formelle
Objet : Demande d’assistance pour le projet en cours
Cher Monsieur Hager,
Je m’appelle Dave et je travaille chez Micropoint.
Je vous contacte au sujet de notre projet actuel (voir pièce jointe ci-dessous).
J’apprécierais vos conseils et votre soutien pour ce projet. Pouvons-nous nous rencontrer dans le courant de la semaine pour en discuter ?
Je vous remercie de votre coopération dans ce domaine,
Avis,
John Ruthen
John_Ruthen@email.com
(31) 970-016-54365
Bien entendu, il ne s’agit là que de quelques exemples de la manière de commencer et de terminer un courrier électronique formel.
Conclusion
Alors que beaucoup considèrent les courriels comme un mode de communication formel, ils peuvent tout aussi bien être informels.
Le ton dépend vraiment du sujet et de la personne à qui vous envoyez l’e-mail.
Par exemple, lorsque vous vous adressez à une personne que vous estimez ou que vous discutez d’une question cruciale, un courriel formel bien rédigé peut augmenter considérablement vos chances d’obtenir une réponse positive. Apprenez-en plus sur l’étiquette des courriels afin de maîtriser vos compétences en matière de communication par courriel.
Avant de partir, consultez ces articles qui vous aideront à mieux protéger votre vie privée et à éviter les erreurs de sécurité :
- Sécurité, confidentialité et anonymat des données des utilisateurs
- Les sept plus grandes erreurs à éviter en matière de sécurité du courrier électronique
- Comment protéger votre vie privée en ligne grâce à nos six conseils
- Courriels signés numériquement. Qu’est-ce que c’est et comment fonctionnent les signatures numériques ?
