À l’ère numérique actuelle, être capable de rédiger un e-mail efficace est aussi crucial que de savoir tenir une conversation en face à face. C’est là que les règles de courtoisie des e-mails prennent toute leur importance.
Vous vous demandez peut-être : qu’est-ce que la courtoisie dans les e-mails ? Pourquoi est-ce si important ? Et comment l’appliquer pour donner une touche plus professionnelle à nos e-mails ? Pas de panique, nous allons défricher tout cela dans cet article. Alors, allons-y, explorons ensemble ce sujet sans plus tarder !
Qu’est-ce que la courtoisie dans les e-mails ?
Dans un monde dominé par des réseaux sociaux rapides, chaotiques et souvent pollués de négativité, l’idée d’une « courtoisie » peut sembler dépassée voire risible. Mais en réalité, ce n’est pas le cas. Nous avons toujours besoin de repères pour savoir comment nous comporter, le langage à adopter, comment nous adresser aux autres, ainsi que pour la grammaire et l’orthographe que nous devrions utiliser.
Cela devient particulièrement pertinent lorsque nous souhaitons adopter un ton plus formel, que ce soit envers notre employeur actuel, un futur employeur, des enseignants, des personnes en position d’autorité, ou tout simplement des personnes que nous ne connaissons pas très bien. La courtoisie dans les e-mails nous offre donc des directives précises pour rendre nos messages électroniques plus professionnels.
Pourquoi être professionnel dans ses e-mails est si importante ?
Imaginez rencontrer une personne pour la première fois en personne. Comment la jugez-vous ? Généralement, cela se fait par la qualité de sa poignée de main ou la façon dont elle vous regarde dans les yeux lors des présentations. Vous attendez aussi qu’elle se lève si elle était assise, qu’elle prononce clairement son nom et qu’elle affiche un sourire, ou tout du moins qu’elle ne grimace pas.
Et si cette personne ne faisait rien de tout cela ? Vous pourriez penser : « Quelle impolitesse ! » ou « Quel comportement bizarre », et vous n’auriez pas vraiment envie de collaborer avec elle.
Dans le cas des e-mails, bien sûr, il n’y a ni poignée de main ni contact visuel, et la plupart d’entre nous les rédigent assis. Néanmoins, le respect de la courtoisie appropriée reste essentiel pour être perçu comme professionnel et digne de l’attention de l’autre partie.
22 Règles et Conseils pour une Étiquette de l’E-mail Respectueuse
Nous avons déjà évoqué certaines règles d’étiquette à respecter lorsqu’on rencontre une nouvelle personne en face à face, et la plupart d’entre nous les ont, on l’espère, assimilées dès l’enfance. Cependant, l’e-mail peut s’avérer un peu plus complexe, car il n’y a généralement personne pour nous inculquer ces règles.
1. Commencez par un objet d’e-mail explicite
D’après le groupe de recherche Radicati, spécialiste du marché technologique, en 2023, on estime à 347,3 milliards le nombre d’e-mails envoyés et reçus chaque jour. Cela signifie qu’une personne reçoit en moyenne entre 100 et 120 e-mails par jour, tandis qu’un professionnel en envoie environ 40 quotidiennement.
La majorité de ces e-mails sont malheureusement des spams. De plus, beaucoup d’e-mails légitimes finissent à la poubelle pour une raison bien précise : ils n’ont pas d’objet clairement défini.
L’objet d’un e-mail, c’est un peu comme son titre. Il résume l’essence de votre message. Vous avez sans doute lu le titre de cet article pour juger s’il valait la peine d’être lu (nous l’espérons du moins). De la même manière, le destinataire de votre e-mail jettera un œil à l’objet de votre message pour décider s’il mérite d’être ouvert.
2. Vérifiez deux fois le nom du destinataire
Comment vous sentiriez-vous si quelqu’un vous appelait par un mauvais prénom ? Vous penseriez probablement que cette personne n’a pas pris la peine de vous connaître suffisamment, et que par conséquent, il n’y a aucune raison de lui prêter attention.
C’est une première impression désastreuse à donner, et il n’y a aucune excuse pour cela lors de l’envoi d’un e-mail à quelqu’un. C’est encore plus vrai si vous voulez demander un service à cette personne.
Par conséquent, assurez-vous d’avoir correctement orthographié son prénom. Par exemple, les prénoms « Jon » et « John » peuvent sembler similaires mais ne sont pas identiques, et un « Jon » pourrait être légèrement vexé si vous l’appelez « John », et vice versa.
Il convient également de respecter le prénom de la personne dans sa forme complète. À moins que vous ne sachiez, par exemple, que Jonathan préfère qu’on l’appelle Jon, utilisez toujours son prénom en entier lorsque vous vous adressez à lui dans votre e-mail.
3. Commencez par une formule de politesse appropriée
Tout comme lors d’une rencontre en face à face, une formule de politesse adéquate est essentielle dans l’e-mail. Si une ligne d’objet claire vous permet d’attirer l’attention, une salutation professionnelle dans l’e-mail assure que l’on ne vous ferme pas immédiatement la porte au nez.
La formule de politesse que vous utiliserez dans votre e-mail dépendra de la situation, de la personne à qui vous envoyez l’e-mail, de votre niveau de familiarité avec elle, etc. En général, cependant, il est préférable d’utiliser l’une de ces trois formules (allant de la moins à la plus formelle) :
- Salut [Prénom]
- Bonjour [Prénom]
- Cher/Chère [Prénom]
4. Présentez-vous
Si vous envoyez un e-mail à quelqu’un que vous ne connaissez pas (ou qui ne vous connaît pas), il n’est pas approprié de passer directement à votre demande. Vous devez d’abord vous présenter.
Cela ne signifie pas pour autant qu’il faut raconter votre vie. Une introduction simple et concise qui détaille qui vous êtes et donne quelques informations pertinentes à votre sujet suffira avant de passer à l’objet principal de votre e-mail.
Si vous connaissez déjà la personne à qui vous écrivez, il n’est pas nécessaire de vous présenter à nouveau. Cependant, si votre dernière rencontre remonte à un certain temps, il pourrait être utile de rafraîchir leur mémoire en mentionnant brièvement où et quand vous vous êtes rencontrés pour la dernière fois.
5. Allez droit au but rapidement
Personne n’a le temps de lire des explications ou des histoires interminables. Allez droit au but dès le début. Votre e-mail ne devrait pas comporter plus de 3 à 5 paragraphes, en excluant la partie des salutations, chaque paragraphe ne contenant que 1 à 3 phrases courtes.
Vous respectez déjà ces 5 règles ? Parfait, passons à des conseils plus avancés !
6. Quel est l’objectif de votre e-mail ?
Votre e-mail devrait idéalement n’avoir qu’un seul but. Cependant, parfois, vous devrez peut-être aborder plusieurs sujets. Si c’est le cas, au lieu d’écrire un long e-mail, essayez de résumer brièvement le sujet principal de votre e-mail et de réduire tous les sujets secondaires en points clés.
7. Utilisez un format d’e-mail approprié
Chaque e-mail, qu’il soit formel ou informel, doit suivre un format ou une structure simple, comprenant 6 éléments clés :
- Ligne d’objet
- Formule de politesse
- Phrase d’introduction
- Corps du message/objet principal
- Appel à l’action (CTA)
- Signature et formule de clôture
Par ailleurs, vous devez structurer votre e-mail de manière à ce qu’il soit facile à lire et que le destinataire puisse le parcourir rapidement. Cela signifie que vous devez clairement expliquer :
- Pourquoi : Pourquoi leur envoyez-vous un e-mail (ligne d’objet) ?
- Qui : Qui êtes-vous ? (salutation et introduction) ?
- Quoi : Qu’est-ce que vous voulez (corps du message et appel à l’action) ?
8. Assurez-vous que votre grammaire est correcte
Une mauvaise grammaire et orthographe peuvent nuire à votre message, surtout si vous voulez avoir un échange professionnel avec quelqu’un. C’est pourquoi vous devez prendre le temps de relire votre e-mail pour vérifier qu’il ne contient pas d’erreurs de grammaire ou d’orthographe avant de l’envoyer. Cela prend moins d’une minute et ne pas le faire donne une image de vous peu professionnelle et négligée.
9. N’utilisez pas des polices de caractères fantaisistes
Il existe des centaines de polices de caractères, mais elles ne sont pas toutes adaptées à l’usage dans un e-mail. Certaines sont tout simplement illisibles, d’autres donnent une image peu professionnelle, et d’autres encore sont trop utilisées. En général, voici quelques polices de caractères adaptées pour un e-mail :
- Helvetica
- Verdana
- Baskerville
Et voici quelques polices à éviter :
- Times New Roman
- Gothic
- Comic Sans
10. Faites attention à votre ton
Il est toujours important de garder un ton respectueux, car vous ne pouvez jamais être sûr de la façon dont l’autre interprétera vos propos. C’est encore plus important dans le cas des e-mails, car l’autre personne ne peut ni entendre votre intonation ni voir votre expression faciale. Même si vous êtes en désaccord avec quelqu’un, prenez une grande respiration et réfléchissez bien à ce que vous allez écrire. Il n’y a pas de place pour les insultes ou les disputes par e-mail.
11. Réservez vos blagues à ceux que vous connaissez
Ce qui peut être drôle pour vous ne l’est peut-être pas pour l’autre personne, ou peut même être insultant. À moins de connaître la personne et de savoir qu’elle apprécie votre humour, évitez les blagues, et en particulier l’ironie, et restez sérieux.
12. Utilisez les points d’exclamation avec parcimonie
Il y a un moment et un lieu appropriés pour utiliser les points d’exclamation, et vous devez être particulièrement attentif à cela quand il s’agit de rédiger des e-mails.
13. Avoid Emoji
Les émojis sont super, mais ils n’ont pas leur place dans vos e-mails professionnels. À moins que vous ne soyez en bons termes avec l’autre personne, gardez vos émojis pour les chats ou les réseaux sociaux où ils ont leur place.
14. Répondez toujours à vos e-mails
Vous pourriez perdre votre emploi, ou votre candidature à un poste pourrait être refusée. Soyons honnêtes, vous recevrez souvent des e-mails porteurs de mauvaises nouvelles.
Mais qu’ils soient bons ou mauvais, une bonne étiquette de l’e-mail dicte que vous devez répondre à chaque e-mail rapidement.
Pour les CC et BCC, les règles sont un peu différentes.
15. Sachez quand utiliser « Répondre à tous »
Le bouton « Répondre à tous » peut vous faire gagner beaucoup de temps lorsque vous communiquez avec un groupe de personnes, surtout dans une conversation par e-mail, mais il a son moment et son lieu.
La règle d’étiquette de l’e-mail pour « Répondre à tous » est très simple :
Utilisez-le lorsque votre réponse concerne tout le monde. Si ce n’est pas le cas, restez sur des réponses directes.
16. Soyez prudent avec le CC
Vous aurez souvent besoin d’introduire une autre personne dans la conversation par e-mail, autre que le destinataire « À ».
C’est à cela que sert la ligne CC ou « Copie carbone ».
Cependant, le CC est l’une des choses les moins comprises dans l’e-mail et beaucoup de gens se trompent.
Si, par exemple, vous avez besoin d’une réponse directe de la personne, ou si l’e-mail ne lui est pas du tout pertinent, alors la règle d’étiquette de l’e-mail est de ne pas l’ajouter en CC.
17. Et soyez encore plus prudent avec le BCC
Si vous vous êtes déjà demandé qui inclure dans la ligne CC d’un e-mail, vous serez soulagé de savoir que la ligne BCC, également connue sous le nom de « Copie carbone cachée », offre un plus grand niveau de confidentialité.
La ligne BCC est la meilleure option si vous souhaitez envoyer un e-mail à des personnes intéressées par le contenu de votre e-mail mais qui souhaitent rester anonymes par rapport aux autres destinataires. Elle peut être utile pour des situations qui impliquent une communication confidentielle ou sensible.
En utilisant la ligne BCC, l’adresse e-mail du destinataire reste cachée aux autres destinataires, de sorte qu’ils peuvent lire et répondre à l’e-mail sans révéler leur identité. Cela peut fournir un niveau supplémentaire de confidentialité et de sécurité pour l’expéditeur et les destinataires.
18. Procédez à la transmission d’emails uniquement si cela est nécessaire
Lorsque vous envisagez de transférer un e-mail, prenez d’abord soin d’informer la personne concernée. Il est impératif de faire preuve de discernement lors du transfert d’e-mails contenant des informations délicates ou privées. Dans l’idéal, il serait préférable d’exclure ces informations de l’e-mail que vous transférez et de résumer le message original pour le bénéfice du destinataire à qui vous le transférez.
19. Maniez les pièces jointes avec soin
Un grand nombre de destinataires d’e-mails se montrent prudents face aux pièces jointes, et cela pour une raison valable : elles peuvent souvent renfermer des logiciels malveillants. Si vous adressez un e-mail à quelqu’un, n’y ajoutez une pièce jointe que si cette personne s’attend à la recevoir de votre part.
Par exemple, lors de l’envoi d’une candidature pour un emploi, il est commun et même attendu d’y inclure votre CV ainsi qu’une lettre de motivation. De même, votre nouvel employeur pourrait vous demander de lui transmettre votre photo de profil pour l’ajouter sur le site web de l’entreprise.
Toutes ces pièces jointes sont pertinentes dans ces contextes. Si la pièce jointe n’est ni pertinente, ni attendue, abstenez-vous de l’envoyer.
20. Apprenez à terminer un e-mail correctement
La conclusion de votre e-mail n’a pas besoin d’être complexe. Au contraire, elle doit être brève et professionnelle. L’idée est de finir votre conversation de manière positive pour favoriser d’éventuelles futures interactions. Voilà pourquoi vous devriez prêter une attention particulière à la façon dont vous terminez vos e-mails et à la présentation de votre signature électronique. Pour les formules de clôture, optez pour « Cordialement », « Merci » ou « Meilleures salutations » et pour la signature, restez succinct, en incluant votre nom, votre fonction et vos coordonnées.
21. N’oubliez pas de faire un suivi
Vous avez envoyé un e-mail à quelqu’un et n’avez pas eu de nouvelles après un ou deux jours ? Il est vrai que la patience est une vertu, mais elle a ses limites. Votre temps est précieux, tout comme celui du destinataire, et si votre e-mail avait une raison d’être, vous attendez une réponse. Parfois, un petit rappel peut être nécessaire pour inciter à une réponse. C’est là que l’e-mail de suivi entre en jeu.
22. Paramétrez une réponse automatique d’absence du bureau
Plutôt que de laisser les e-mails sans réponse pendant une longue période, il est conseillé de paramétrer une réponse automatique d’absence du bureau pour informer les gens lorsque vous êtes en vacances, en déplacement ou simplement hors du bureau.
Conclusion
Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses règles d’étiquette à respecter en matière d’e-mail. Certaines visent à faire une bonne première ou dernière impression, d’autres à rendre votre e-mail professionnel, mais toutes visent un seul objectif : augmenter vos chances d’obtenir une réponse. En suivant ces conseils, vous disposerez d’outils précieux à chaque fois que vous souhaiterez nouer une relation avec quelqu’un tout en restant professionnel.
Enfin et surtout, n’oubliez jamais que la protection de vos appareils et l’utilisation d’un fournisseur de courrier électronique sécurisé comme Mailfence n’est pas seulement une option, mais une nécessité vitale dans le monde numérique d’aujourd’hui pour protéger vos informations personnelles et sensibles.
