Wie Sie eine Willkommensmail an neue Teammitglieder schreiben

Wie Sie eine "Willkommen im Team"-E-Mail schreiben – Willkommensmail

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Sie haben eine*n neue*n Mitarbeiter*in eingestellt? Sicher haben Sie hohe Erwartungen an Ihr neues Teammitglied. Doch bevor Sie es in eine schwierige Situation bringen, sollten Sie es unbedingt seinen neuen Kolleg*innen vorstellen. Das können Sie tun, indem Sie eine Willkommensmail an das Team schreiben.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie neue Mitarbeiter*innen ihren Teamkolleg*innen vorstellen und sicherstellen, dass vom ersten Tag an alle informiert sind.

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Warum ist es wichtig, eine Willkommensmail zu schreiben?

Warum sollten Sie sich die Mühe machen, eine E-Mail zur Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen zu schreiben? Wäre es nicht einfacher, ein Memo an die Teammitglieder zu verschicken, in dem Sie ankündigen, dass Herr*Frau Soundso von nun an mit ihnen zusammenarbeiten wird?

Für manche Unternehmen mag das ausreichend sein. Aber wenn Ihr Unternehmen nicht gerade eine hohe Fluktuationsrate hat und die Mitarbeiter*innen nur ein paar Monate bleiben, bauen neue Mitarbeiter*innen mit der Zeit immer engere Beziehungen zu ihren Teamkolleg*innen auf. Das kann es für sie schwierig machen, sich an Veränderungen anzupassen.

Nehmen wir beispielsweise an, Marta, eine beliebte Mitarbeiterin, die seit sieben Jahren in Ihrem Unternehmen tätig ist, beschließt, das Unternehmen zu verlassen. Die Person, die Sie als ihre*n Nachfolger*in einstellen, wird Unterstützung benötigen, um ihre Stelle einzunehmen und sich schnell in das Team zu integrieren.

Um diesen Übergang für alle zu erleichtern, auch für die neuen Mitarbeiter*innen und die bestehenden Teammitglieder, kann eine „Willkommen im Team“-E-Mail eine durchdachte und hilfreiche Geste sein

Wie sollte der Betreff lauten?

Eine E-Mail zur Vorstellung eines neuen Teammitglieds verfolgt zwei Hauptzwecke:

  1. Sie stellen den*die neue*n Mitarbeiter*in vor.
  2. Sie sorgen dafür, dass Ihre Nachricht deutlich ist und in einer prägnanten Ankündigung alle notwendigen Informationen enthält.

Aus diesem Grund ist die Betreffzeile der E-Mail, in der Sie eine*n neue*n Mitarbeiter*in willkommen heißen, besonders wichtig. Sie sollte klar und einfach sein.

Ein einfaches „Herzlich willkommen im Team“, gefolgt vom Namen des neuen Teammitglieds, ist für die Willkommensmail ausreichend.

Sie können in der E-Mail noch weitere Angaben machen, z. B. welche Position das neue Teammitglied in Ihrem Unternehmen bei seinem Eintritt einnehmen wird.

Hier sind einige Beispiele für E-Mail-Betreffzeilen, die Sie für die Vorstellung eines*einer neuen Kolleg*in verwenden können:

  • Willkommen im Team, [Name des*der Mitarbeiter*in]
  • Bitte begrüßen Sie [Name des*der Mitarbeiter*in] in unserem Team
  • Willkommen an Bord, [Name des*der Mitarbeiter*in]
  • Vielen Dank, dass Sie unser Team verstärken, [Name des*der Mitarbeiter*in]
  • Begrüßen Sie unsere*n neue*n [Position], [Name des*der Mitarbeiter*in]
  • Bitte begrüßen Sie unsere*n neueste*n Teamkolleg*in [Name des*der Mitarbeiter*in]

Je nach Ihrer Unternehmenskultur und der Art der Anrede, das heißt, ob es bei Ihnen üblich ist, sich untereinander zu siezen oder zu duzen, können Sie diese Beispiele natürlich entsprechend auf die informelle Anrede anpassen.

Was sollte in einer Willkommensmail stehen?

Was sollten Sie in Ihre „Herzlich willkommen im Team“-E-Mail aufnehmen?

Der Inhalt hängt von der Situation, Ihrem Unternehmen, der Abteilung, der Position und anderen Faktoren ab. Insgesamt sollte die E-Mail jedoch die folgenden Elemente enthalten:

  1. Eine herzliche Begrüßung und einen Ausdruck der Begeisterung für das neue Teammitglied. Die Aufnahme einer neuen Tätigkeit ist bereits ziemlich stressig, daher ist es das Mindeste, was Sie tun können, dass Sie das neue Teammitglied willkommen heißen und ihm eine positive Atmosphäre vermitteln.
  2. Den Namen und die Position des*der neuen Kolleg*in. Sie sollten auch erklären, was der*die neue Mitarbeiter*in tun wird. Sie können kurz seinen*ihren Hintergrund und seine*ihre Erfahrung erwähnen, falls dies relevant ist.
  3. Das Datum des Jobantritts. Geben Sie die wichtigsten Informationen über das Anfangsdatum, die Arbeitszeiten und alle notwendigen Informationen zur Einarbeitung an.
  4. Schlussworte und Begrüßung. Schließen Sie die E-Mail mit einer positiven Botschaft ab, in der Sie noch einmal Ihre Begeisterung darüber zum Ausdruck bringen, das neue Teammitglied an Bord zu haben.

Erfahren Sie mehr über wichtige E-Mail-Verhaltensregeln in unserem ultimativen Leitfaden für professionell wirkende E-Mails.

Beispiele für Willkommensmails für neue Mitarbeiter*innen

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für die E-Mail-Begrüßung neuer Mitarbeiter*innen, die Sie direkt verwenden können:

  • „Herzlich willkommen im Team“-E-Mail – Beispiel 1:

Hallo Team,

ich freue mich, Ihnen eine*n neue*n Mitarbeiter*in in unserem Team in [Abteilung] vorstellen zu dürfen. Bitte begrüßen Sie unsere*n neue*n [Position], [Name des*der neuen Mitarbeiter*in], ganz herzlich.

[Name des*der neuen Mitarbeiter*in] hat zuvor bei [vorheriges Unternehmen] als [letzte Position] gearbeitet, und ich bin davon überzeugt, dass er*sie mit seiner*ihrer Erfahrung eine großartige Ergänzung für unser Team sein wird.

[Name des*der neuen Mitarbeiter*in] wird an [Projekt] arbeiten. Wenn Sie Fragen dazu haben, können Sie sich gerne bei ihm*ihr melden.

Ich freue mich, [neue*r Mitarbeiter*in] an Bord zu begrüßen, und ich hoffe, dass Sie ihn*sie alle herzlich willkommen heißen.

  • Herzlich willkommen im Team“-E-Mail – Beispiel 2:

Hallo zusammen!

Ich möchte Ihnen unsere*n neue*n [Position], [Name des*der neuen Mitarbeiter*in], vorstellen, der*die am [Datum] zu uns stoßen wird.

[Name des*der neuen Mitarbeiter*in] hat bereits für [Unternehmen] an ähnlichen Projekten gearbeitet, und ich bin sicher, dass er*sie eine Menge hilfreicher Erfahrungen mitbringt, um dieses Projekt zum Erfolg zu führen.

Wenn Sie Fragen zu dem Projekt an [Name des*der neue*n Mitarbeiter*in] haben, zögern Sie bitte nicht, sich mit ihm*ihr in Verbindung zu setzen.

Ich hoffe, dass Sie alle gerne mit [Name des*der neuen Mitarbeiter*in] zusammenarbeiten werden!

  • Herzlich willkommen im Team“-E-Mail – Beispiel 3:

Team!

Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass wir ein neues Mitglied in unserem Team haben!

Ab dem [Tag] wird [Name des*der neuen Mitarbeiter*in] sich unserem Unternehmen in der [Abteilung] anschließen.

Er*Sie hat zuvor bei [Unternehmen] gearbeitet und wird eine Menge Erfahrung in [Abteilung] einbringen, mit der er*sie sicher zum Erfolg dieses Projekts beitragen wird.

Er*Sie wird eng mit [Name] zusammenarbeiten, damit er*sie sich schnell einleben kann.

Vielen Dank,

Ihr Name und Ihre Position

Passen Sie auch bei diesen Beispielen die Anrede gerne entsprechend der Gepflogenheiten in Ihrem Unternehmen an.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass bei der Einstellung eines*einer neuen Mitarbeiter*in zwei Aspekte von entscheidender Bedeutung sind: Er*Sie muss sich als Teil des Teams fühlen, und seine*ihre reibungslose Integration muss gewährleistet sein. Die Gestaltung einer herzlichen und aufrichtigen „Willkommen im Team“-E-Mail kann hierbei einen großen Unterschied machen.

Indem Sie sich die Zeit nehmen, den*die neue*n Mitarbeiter*in seinen*ihren Kolleg*innen vorzustellen und Ihre aufrichtige Freude über seine*ihre Ankunft zum Ausdruck bringen, schaffen Sie die idealen Voraussetzungen für eine positive und unterstützende Arbeitsumgebung. Es ist nicht nur eine Formalität, sondern eine Möglichkeit zu zeigen, dass jedes Teammitglied geschätzt und anerkannt wird.

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Vladimir Covic

Vladimir Covic

Vlad schreibt seit 2014 datenschutz- und sicherheitsbezogene Inhalte für Unternehmen in den Bereichen E-Mail-Datenschutz, VPN, Cloud Computing, DNS/WHOIS und anderen Bereichen. Er begann 2018 bei CTemplar im Bereich E-Mail-Datenschutz zu arbeiten, bevor er 2021 zu Mailfence kam. Sie können ihm auf LinkedIn @vladimircovic und auf Twitter @covic_vladimir folgen.

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