Auf einen Blick
- Ein White-Label-Email-Service macht es möglich, eine bestehende Email-Plattform einem Rebranding zu unterziehen und sie unter Ihrer eigenen Marke anzubieten.
- In diesem Leitfaden konzentrieren wir uns auf vier wesentliche Arten: Reseller-Hoster, Infrastrukturanbieter, Outreach-/Salestools und Unternehmensplattformen.
- Datenschutz und der Rechtsstandort der Daten sind wichtig – insbesondere für EU-Kund*innen oder regulierte Branchen.
- In der Praxis stellen nur relativ wenige Anbieter starke Datenschutz- und umfassende White-Label-Optionen auf eine gleichberechtigte Stufe; die meisten tendieren stärker zu einer der Optionen.
- Mailfence bietet Business- und White-Label-Lösungen an, die eine in der EU gehostete Infrastruktur mit einer auf OpenPGP basierenden Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vereinen.
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Was ist ein White-Label-Email-Service?
Ein White-Label- (oder auch Private-Label-) Email-Service verschafft Ihnen die Möglichkeit, die Email-Plattform eines anderen Anbieters zu nutzen und mit Ihrem eigenen Branding (Logo, Domain, Farben) zu versehen. Als solche können Sie sie dann als Bestandteil Ihres eigenen Serviceportfolios anbieten. Der ursprüngliche Anbieter betreibt weiterhin die zugrunde liegende Infrastruktur und kümmert sich um Server, Sicherheit und Updates. Sie kümmern sich um Kund*innen und Beziehungen.
Einfach, oder?
An der Stelle wird es knifflig. Der Begriff „White-Label-Email“ umfasst sehr unterschiedliche Produkte. Einige Anbieter bieten Mailbox-Hosting für Reseller an. Andere bieten eine Versandinfrastruktur für Entwickler*innen. Wieder andere konzentrieren sich auf Tools für Kundenansprache, Lead-Generierung und Verkaufskampagnen. Und einige richten sich speziell an Unternehmen mit Compliance-Anforderungen.
In diesem Leitfaden schlüsseln wir die vier wichtigsten Kategorien auf – mit Schwerpunkt auf Datenschutz, denn dieser gilt immer mehr als Unterscheidungskriterium zwischen guten Anbietern und solchen, die Sie vergessen können. Wenn Sie unter Ihrer eigenen Marke sichere Geschäfts-Email anbieten möchten, ist es wichtig, diese Abgrenzung zu kennen.
Wie bewerten Sie einen White-Label-Email-Service?
Bevor Sie bestimmte Anbieter vergleichen, benötigen Sie die Kriterien für Ihre Bewertung. Die folgenden Faktoren sind wichtig, unabhängig von der Kategorie:
Branding-Tiefe. Bei Anbietern mit oberflächlichem Branding können Sie ein Logo austauschen. Gute Anbieter bieten Ihnen eigene Domains, Anmeldeseiten mit Ihrem eigenen Branding, anpassbare Admin-Panels und überall Ihre eigenen Farben. Wenn das Branding des Anbieters an irgendeiner Stelle auftaucht, wo Kund*innen es sehen könnten, ist das als Warnhinweis zu sehen.
DNS und Zustellbarkeit. Ihre Email-Domain beeinflusst das Vertrauen und die Inbox-Platzierung. Hochwertige Anbieter kümmern sich um MX-Einträge sowie SPF-, DKIM- und DMARC-Konfiguration. Schlechte DNS-Einstellungen ruinieren die Zustellbarkeit.
Admin-Tools. Diese bestimmen, wie viel Arbeit das White Labeling verursacht. Achten Sie auf zentralisierte Konsolen, API-Bereitstellung, Gruppenkontrolle und Audit-Protokollierung. Wenn Sie skalieren, vervielfachen schwache Admin-Tools den Supportaufwand.
Datenschutz und Sicherheit. Kann der Anbieter gespeicherte Emails lesen? Gibt es eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung? Wer hat die Kontrolle über die Schlüssel? Diese Fragen geben Aufschluss darüber, ob der Schutz der Privatsphäre echt ist oder nur Marketingrhetorik.
Datenschutzrechtliche Gerichtsbarkeit. Der Ort, an dem Emails physisch gespeichert werden, bestimmt, welche Gesetze für sie gelten. In der EU gehostete Dienste fallen unter die DSGVO. In den USA gehostete Dienste fallen unter den CLOUD Act. Und in regulierten Branchen ist die Jurisdiktion eine Compliance-Anforderung – kein Nice-to-have.
Bei der Auswahl von Softwareanbietern – einschließlich White-Label-Email-Anbietern – geben Unternehmen immer wieder denselben Faktoren Priorität. Eine Gartner-Umfrage von 2024 unter mehr als 3.400 Software-Käufer*innen macht sichtbar, worauf es ihnen ankommt:
Sicherheit steht ganz oben auf der Liste: Fast die Hälfte der Käufer*innen nennt sie als eine der wichtigsten Prioritäten. Speziell für White-Label-Email bedeutet dies, dass Verschlüsselung, Compliance-Zertifizierungen und der Rechtsstandort der Daten keine Nice-to-haves sind, sondern echte Anforderungen.
Die 4 wesentlichen Arten von White-Label-Email-Anbietern
Der Markt unterteilt sich in vier Kategorien, die wir Ihnen hier in einem kurzen Vergleich vorstellen:
| Art | Das bekommen Sie | Am besten geeignet für | Beispiele |
| Reseller/White-Label-Hoster | Komplette Mailbox-Abonnements, Admin-Panels mit Ihrem Branding, Integration der Abrechnung | Webhoster, Managed Service Provider (MSPs), IT-Reseller | Qboxmail, PolarisMail, PrivateMail |
| Infrastruktur/Bausteine | APIs, SMTP-Relays, DNS-Kontrolle, dedizierte IP-Adressen | Entwickler, SaaS-Plattformen | Mailgun, Infraforge, Zoho ZeptoMail |
| Tools für Outreach/Sales | Sequenzautomatisierung, Bounce Management, Agentur-Branding | Sales-Agenturen, Lead-Gen-Firmen, SaaS | Reply.io, Snov.io, BigMailer |
| Unternehmen/High-End-Bereich | Compliance-Zertifikate, SLA-Garantien, dedizierter Support | Große Organisationen, regulierte Branchen | Atmail, Open-Xchange |
Sehen wir uns die einzelnen genauer an.
Reseller/White-Label-Hoster
Diese bieten gehostete Postfächer mit gebrandeten Admin-Panels, Webmail-Oberflächen und Abrechnungs-Integration. Sie als Kund*in verkaufen vollständige Email-Konten unter Ihrer eigenen Marke weiter.
Im Produkt/Service enthalten:
- individuelle Postfächer
- Kalender und Kontakte
- gebrandete Kontroll-Panels
- vollständige WHMCS-Lösung (Web Host Manager Complete Solution) / Abrechnungs-Integration
- manchmal Unterstützung mehrerer Reseller-Stufen
Top-Anbieter:
| Anbieter | Besonders überzeugend | Standort |
| Qboxmail | Postfächer mit bis zu 100 GB, starke White-Label-Funktionen | Italien (EU) |
| PolarisMail | WHMCS-Integration, Unterstützung von Sub-Resellern | USA |
| PrivateMail | Verschlüsselungsfunktionen, White-Label-Option | USA |
Am besten geeignet für: Webhosting-Anbieter, MSPs und IT-Reseller, die Email im Bundle mit anderen Diensten anbieten.
Anbieter von Infrastruktur/Bausteinen
Diese stellen Komponenten der unteren Ebene zur Verfügung: Mailserver, SMTP-Relays, DNS-Kontrolle, APIs. Als Kund*in erhalten Sie die Flexibilität, eigene Workflows zu erstellen oder Email in Ihren eigenen Stack zu integrieren.
Im Produkt/Service enthalten:
- API-zentriertes Design
- SMTP-Relay
- Tools für die Zustellbarkeit
- Detaillierte Protokollierung
- White-Label-Domains und dedizierte IP-Adressen
Top-Anbieter:
| Anbieter | Besonders überzeugend | Besonders geeignet für |
| Mailgun | API-fokussiert, gut skalierbar | Transaktions-Emails in großem Umfang |
| Infraforge | Cold-Email-Infrastruktur, automatisierte DNS | Outbound-Kampagnen |
| Zoho ZeptoMail | Transaktions-Emails, White-Label-Optionen | App-Benachrichtigungen |
Am besten geeignet für: Entwickler*innen, die Email in Anwendungen integrieren, und SaaS-Plattformen, die eine Infrastruktur für den Versand benötigen.
Outreach-/Cold-Email-/Sales-Tools
Plattformen, die für Outreach im Sales-Bereich, Sequenzautomatisierung und Bounce-Management entwickelt wurden. Viele bieten Branding-Optionen für Agenturen.
Im Produkt/Service enthalten:
- mehrstufige Sequenzen
- Leadverfolgung
- Bounce-Verarbeitung
- CRM-Integration
- Agentur-/White-Label-Modi
Top-Anbieter:
- Reply.io – Multi-Channel-Outreach mit White-Label-Funktionen
- Snov.io – Lead-Generierung und Outreach mit Agenturfunktionen
- BigMailer – günstige Kampagnentools mit unbegrenzten Unterkonten
Am besten geeignet für: Sales-Agenturen, Unternehmen für Lead-Generierung und Berater, die Outbound-Kampagnen durchführen.
Große Unternehmen / High-End-Plattformen
Lösungen, die für große Organisationen oder regulierte Branchen entwickelt wurden.
Im Produkt/Service enthalten:
- Compliance-Zertifizierungen (ISO 27001, SOC 2)
- Verfügbarkeit mit SLA-Garantie
- dedizierte Kundenbetreuung
- erweiterte Prüfpfade
- benutzerdefinierte Integrationen
Top-Anbieter:
- Atmail – über 20 Jahre Erfahrung im White-Label-Bereich, Rechenzentren in den USA oder der EU
- Open-Xchange – Carrier-Grade-E-Mail-Plattform für Telekommunikationsanbieter
Am besten geeignet für: große Unternehmen, Regierungsbehörden, Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen
Was ist mit datenschutzorientierten White-Label-Email-Anbietern?
Ein Punkt, den kaum jemand erwähnt: Die Schnittmenge zwischen Datenschutz und White Label ist überraschend klein.
Die meisten White-Label-Anbieter konzentrieren sich auf Funktionen und Skalierbarkeit – nicht auf die Vertraulichkeit von Daten. Sie hosten Ihre gebrandete Email, und sie (oder ihre Infrastrukturpartner) können in der Regel auf den Inhalt der Nachrichten zugreifen. Für viele Anwendungsfälle ist das in Ordnung.
Aber wenn Ihre Kund*innen mit sensiblen Informationen umgehen – zum Beispiel im Rechts- oder Gesundheitswesen, im Aktivismus oder Journalismus –, brauchen Sie Anbieter, bei denen Datenschutz keine Nebensache ist.
Sicherheits- oder datenschutzorientierte Anbieter mit White-Label-Optionen
| Anbieter | Stärke des Datenschutzes & Modell | White-Label-/Reseller-Tiefe | Standort der Daten |
|---|---|---|---|
| Mailfence | Ausgezeichnet (OpenPGP E2EE, keine Werbung, kein Data-Mining) | Business-/Private-Label-Implementierungen mit eigenen Domains, gebrandeter Oberfläche und Admin-Konsole für Unternehmen | Belgien (EU) |
| Qboxmail | OK in Sachen Datenschutz (Datenschutz der EU, kein werbefinanziertes Modell) | Starkes White Label: benutzerdefinierte Kontroll-Panels, Webmail mit eigenem Branding, komplette Reseller-Tools | Italien (EU) |
| PolarisMail | Sicherheitsorientiertes IMAP-Hosting mit Schwerpunkt auf Zuverlässigkeit und Schutz vor Spam | Starke Reseller/White-Label-Funktionen, einschließlich WHMCS-Integration, Sub-Reseller, Webmail mit eigenem Branding | gehostet in den USA |
| PrivateMail | Verschlüsselung und sicherer Cloud-Speicher für Emails und Dateien | Moderates White Label: Logo und benutzerdefiniertes Domain-Branding in Business-Tarifen, aber weniger Fokus auf tiefgehendem Multi-Tenant-Reselling | gehostet in den USA |
Starker Datenschutz, anderes Modell
Proton Mail und Tuta bieten eine sehr starke Leistung in Sachen Datenschutz und Verschlüsselung. Sie haben Business-Tarife mit Unterstützung für eigene Domains, sind aber keine klassischen White-Label-Reseller. In den meisten Szenarien behalten sie die direkte Kontrolle über die Konten und das Branding. Sie als Kund*in können deren Service nicht vollständig Ihrem eigenen Image anpassen. Einen detaillierten Vergleich dieser Anbieter finden Sie in unserem Leitfaden zu den besten sicheren Email-Anbietern.
In welche Kategorie gehört Mailfence?
Mailfence ist eine sichere Email-Lösung mit Serverstandort in der EU sowie Private-Label-Optionen für ausgewählte Institutionen – mit klarem Fokus auf Datenschutz und Privatsphäre.
Was bedeutet das in der Praxis? Mailfence bietet Private-Label-Email-Hosting für Universitäten, Unternehmen und Service-Provider, die markenkonforme Email mit Datenschutz benötigen. Dabei handelt es sich um verhandelte Partnerschaften und nicht um ein Angebot, für das Sie sich selbst registrieren können. Auf diese Weise können Unternehmen faire Preise und Ressourcenstufen abstimmen, die genau auf ihre spezifischen Bedürfnisse und die Anzahl ihrer Nutzenden zugeschnitten sind.
Das erhalten Sie mit dem Private-Label-Angebot von Mailfence:
- komplette Produktivitätssuite (Email, Kalender, Kontakte, Dokumente, Gruppen)
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über OpenPGP
- digitale Signaturen zur Absenderverifizierung
- Speicherort der Daten in der EU, nach belgischem Datenschutzrecht
- keine Werbung, kein Data-Mining, rein über Abonnements finanziert
Für Organisationen, die Kund*innen betreuen, die wirklich private Email benötigen – und nicht nur Email mit eigenem Branding –, bietet Mailfence for Business etwas, das kaum ein Anbieter bieten kann. Dafür ist ein Gespräch für eine Partnerschaft erforderlich, nicht nur ein Klick in Ihrem Online-Einkaufswagen.
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Die wichtigsten Erkenntnisse zum Thema White-Label-Email-Service
- Vier Kategorien: Reseller-Hoster, Infrastrukturanbieter, Outreach-Tools, Unternehmensplattformen
- Die meisten White-Label-Email-Anbieter stellen Funktionen über den Datenschutz – nur wenige können beides gut
- Auf Datenschutz oder Sicherheit ausgerichtete Anbieter mit White-Label-Angebot: Mailfence, Qboxmail, PolarisMail, PrivateMail
- Proton und Tutanota bieten starken Datenschutz, sind aber keine klassischen White-Label-Reseller-Modelle
Abschließende Gedanken
Mit einem White-Label-Email-Service können Sie professionelle Dienstleistungen anbieten, ohne eine Infrastruktur aufzubauen. Aber der Markt erstreckt sich über sehr verschiedene Produkte – und was den Datenschutz angeht, gibt es von Anbieter zu Anbieter große Unterschiede.
Wenn Ihre Kund*innen nur markenkonforme Postfächer benötigen, erfüllen viele Reseller-Hoster den Zweck. Wenn sie jedoch echten Datenschutz mit Gerichtsbarkeit in der EU und Verschlüsselung benötigen, werden Ihre Alternativen verschwindend gering. Erwägen Sie, sich tiefgehender mit sicheren Email-Hosting-Optionen zu befassen, bei denen Datenschutz und Privatsphäre im Vordergrund stehen.
Ermitteln Sie, welche Kategorie zu Ihrem Unternehmen passt, und seien Sie ehrlich in Bezug darauf, ob Datenschutz für Ihre Kund*innen wichtig ist. Die Antworten auf diese Fragen bestimmen die Richtung.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Welcher White-Label-Email-Service ist der beste?
Der beste White-Label-Email-Service ist derjenige, der wie Ihr eigenes Produkt wirkt und nicht wie ein neu gebrandetes Tool eines Drittanbieters. Er sollte:
- dem Versprechen Ihrer Marke entsprechen (günstig und zuverlässig vs. privat und sicher)
- sich den tatsächlichen Bedürfnissen Ihrer Kund*innen anpassen (Mailbox vs. Versand vs. Outreach)
- Ihre Werte respektieren (Datenstandort in der EU, Verschlüsselung, keine Werbung, kein Data-Mining)
Sind White-Label-Angebote illegal?
Nein. Es handelt sich dabei um eine gängige Geschäftspraxis. Sie benötigen die ausdrückliche Erlaubnis durch eine Reseller- oder Partnerschaftsvereinbarung – und das ist etwas anderes als ein unerlaubtes Nachmachen oder Produktpiraterie.
Kann ein Anbieter mit einem White-Label-Angebot wirklichen Datenschutz bieten?
Nur wenige verbinden beides gut. Die meisten White-Label-Anbieter können auf gespeicherte Emails zugreifen. Für echten Datenschutz sollten Sie auf eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung achten, bei der selbst der Anbieter Nachrichten nicht lesen kann – und prüfen Sie, wo die Daten gespeichert werden.
Wie kann ich eine Partnerschaft mit Mailfence für das Private-Label-Produkt eingehen?
Mailfence bietet ausgewählten Unternehmen und Institutionen über direkte Partnerschaften Private-Label-Lösungen an. Setzen Sie sich mit unserem Vertriebsteam in Verbindung, um Ihre Anforderungen zu besprechen. Eine eigenständige Registrierung ist dafür nicht möglich.
