Die Begrüßung Ihres Gegenübers in Ihren E-Mails ist Ihre erste Gelegenheit, einen guten Eindruck bei jemandem zu hinterlassen.
Wussten Sie, dass es nur sieben Sekunden dauert, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, wenn Sie jemanden kennenlernen?
Deshalb ist es wichtig, mit der richtigen E-Mail-Begrüßung zu beginnen. In diesem Leitfaden gehen wir auf folgende Fragestellungen ein:
- Was ist eine E-Mail-Begrüßung?
- Wie entscheiden Sie, welche Art von E-Mail-Begrüßung Sie verwenden möchten?
- Plus: Die besten E-Mail-Begrüßungen für jede Situation.
Los geht’s.
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Was ist eine E-Mail-Begrüßung?
Das Wichtigste zuerst: Was ist eine E-Mail-Begrüßung?
Eine E-Mail-Begrüßung ist das Äquivalent dazu, jemandem im wirklichen Leben „Hallo“ zu sagen. Es ist die Eröffnungszeile der E-Mail und gibt den Ton Ihrer Nachricht an. Sie kann auch darüber entscheiden, ob Ihre E-Mail gelesen wird oder im Papierkorb landet.
Eine E-Mail-Begrüßung enthält den Namen des Empfängers oder eine allgemeine Anrede. Dies hängt vom Grad der Vertrautheit und Förmlichkeit zwischen Absender und Empfänger ab.
Faktoren, die bei der Auswahl einer E-Mail-Begrüßung zu berücksichtigen sind
Der Beginn einer E-Mail und die Begrüßung Ihres Gegenübers können auf verschiedene Weise erfolgen. Hier sind drei wichtige Punkte, die Sie bei der Wahl Ihrer E-Mail-Begrüßung beachten sollten.
1. An wen senden Sie eine E-Mail?
Der*Die Empfänger*in Ihrer E-Mail ist ausschlaggebend für die von Ihnen gewählte Begrüßung. Stellen Sie sich daher die folgenden Fragen:
- Ist der*die Empfänger*in jemand, den ich kenne? Wenn Sie den*die Empfänger*in kennen, sprechen Sie ihn*sie dann normalerweise mit dem Vornamen an? Oder sprechen Sie ihn*sie immer noch mit seinem*ihrem Titel an? Wenn Sie sich gut kennen, kann eine lockere Begrüßung funktionieren.
- Ist der*die Empfänger*in ein*e Fremde*r? In diesem Fall kann sich der Begriff „Fremde*r“ einfach auf jemanden beziehen, den Sie noch nicht getroffen haben. Wenn Sie jemandem schreiben, den Sie nicht persönlich kennen, sollten Sie sich an eine formelle E-Mail-Begrüßung halten.
Wenn Sie mehrere Personen per E-Mail anschreiben, ist es außerdem unpraktisch, jede Person einzeln anzusprechen. In diesem Fall ist es am besten, einen formelleren Ansatz zu wählen.
2. Was ist der kulturelle Kontext?
Die Förmlichkeit einer E-Mail-Begrüßung kann auch von der Unternehmenskultur und Ihren üblichen Interaktionen abhängen.
Was ist in Ihrem Unternehmen üblich? Sprechen sich die Leute gegenseitig mit ihrer Berufsbezeichnung an? Oder spricht sich jeder mit dem Vornamen an, unabhängig von der Dienstaltersstufe?
Wenn Sie Ihre*n Chef*in in der Regel mit dem Vornamen ansprechen, ist es in Ordnung, wenn Sie sich für eine weniger formelle Begrüßung entscheiden.
Einige Unternehmen bestehen jedoch darauf, bei jeder Kommunikation die Berufsbezeichnung zu verwenden. Ein zweiter Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, ist die Geschäftskultur des jeweiligen Landes. Die Begrüßung per E-Mail ist beispielsweise sehr unterschiedlich, wenn Sie sich an ein amerikanisches oder ein japanisches Unternehmen wenden.
Wenn Sie sich zum ersten Mal an eine*n potenzielle*n Kund*in wenden, empfehlen wir Ihnen, dessen*deren Kultur zu verstehen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, entscheiden Sie sich lieber für einen „zu formellen“ als für einen „nicht formellen“ Ansatz.
3. Wo befindet sich die Kommunikation?
Ein dritter Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, ist das Stadium Ihrer Kommunikation.
Nehmen Sie den Kontakt mit einer E-Mail auf oder senden Sie nach einem Telefonat ein Follow-up? Oder antworten Sie lediglich auf eine frühere E-Mail?
Der Kontext dieser Szenarien kann manchmal die Notwendigkeit einer E-Mail-Begrüßung überflüssig machen.
Wenn Sie zum Beispiel eine Kaltakquise-E-Mail versenden oder nach einem geschäftlichen Anruf nachfassen, ist es in der Regel am besten, eine formelle E-Mail-Begrüßung zu wählen.
Wenn Sie jedoch auf einen laufenden E-Mail-Thread antworten, können Sie die Begrüßung überspringen und direkt zum Thema übergehen. Und damit sind wir auch schon bei unserem letzten wichtigen Punkt.
4. Andere zu berücksichtigende Faktoren
Andere Aspekte spielen eine Rolle bei der Bestimmung der richtigen Art, eine E-Mail zu beginnen.
Nehmen Sie zum Beispiel die Tageszeit.
Zu dieser Art von E-Mail-Begrüßung gehören:
- Guten Morgen
- Guten Tag
Das kann knifflig sein. Nur weil es bei Ihnen morgens ist, heißt das nicht, dass es bei Ihrem*Ihrer Empfänger*in auch so ist. Außerdem öffnet er*sie Ihre E-Mail vielleicht erst am nächsten Morgen. Wir empfehlen daher, zeitabhängige Grüße nur dann zu verwenden, wenn Sie sicher sind, dass der*die Empfänger*in die E-Mail lesen wird.
Eine weitere wichtige Überlegung ist die Bevorzugung des Geschlechtspronomens durch den*die Empfänger*in.
Die Verwendung von Geschlechterpronomen hat in den letzten Jahren eine heftige Debatte ausgelöst.
Eine Studie von Pew Research zeigt ein geteiltes Meinungsbild über die Akzeptanz geschlechtsneutraler Pronomen in der Bevölkerung:
Interessanterweise gibt es jetzt 78 Geschlechtspronomen, obwohl die meisten Er/Him, Sie/Sie oder Sie/Sie verwenden.
Wenn Sie unsicher sind, sehen Sie sich das LinkedIn-Profil der Person an. Alternativ können Sie auch versuchen, frühere E-Mails zu finden, die Sie von dieser Person erhalten haben. Wenn Pronomen für diese Person wichtig sind, ist es wahrscheinlich, dass sie in ihrer Signatur und/oder LinkedIn-Bio erwähnt werden.
Jetzt, wo wir die
Die besten E-Mail-Begrüßungen für jede Situation
Der Zweck Ihrer E-Mail bestimmt oft die Art der E-Mail-Begrüßung, die Sie verwenden werden. Eine formelle E-Mail erfordert natürlich eine andere Art der Begrüßung als eine informelle E-Mail.
Die besten informellen E-Mail-Begrüßungen
Für informelle E-Mails, das heißt E-Mails, die Sie an Freund*innen, Familienmitglieder oder Kolleg*innen senden, sind beispielsweise die folgenden E-Mail-Begrüßungen geeignet:
- Hallo [Name], …
- Hallo [Name], …
- Liebe [Name], …
- Grüße [Name], …
- Hallo [Name], …
Diese E-Mail-Begrüßungen funktionieren auch, wenn Sie den Namen des*der Empfänger*in nicht kennen. Zum Beispiel:
Beachten Sie, dass einige dieser E-Mail-Begrüßungen, wie zum Beispiel „Hallo“, sehr informell sind. Stellen Sie also sicher, dass der Kontext stimmt, bevor Sie sie verwenden!
Die besten formellen E-Mail-Begrüßungen
Wenn die Situation es erfordert, dass Sie förmlicher sind, finden Sie hier einige Begrüßungen:
- Sehr geehrter Herr/Frau [Last Name], …
- Zu [First and Last Name], …
Das soll natürlich nicht heißen, dass Sie keine Begrüßung wie „Hallo“ oder „Hello“ verwenden können, aber im Allgemeinen sind diese in informelleren Situationen besser geeignet.
Vermeiden Sie auch die folgenden Begrüßungen:
- An alle, die es angeht, …
- Sehr geehrte Damen und Herren, …
- Sehr geehrter Kunde, …
Diese Grüße werden oft als zu unpersönlich empfunden. Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, aber formell bleiben wollen, beginnen Sie Ihre E-Mail einfach mit “Sehr geehrte, …”.
Die besten Begrüßungen für Follow-up-E-Mails
Wenn Sie eine Folge-E-Mail schreiben, können Sie den Teil „Hallo/Hallo/Dear“ überspringen und direkt zum Thema kommen.
Hier finden Sie einige hervorragende Möglichkeiten, eine Folge-E-Mail zu beginnen:
- Anknüpfend an unser letztes Gespräch…
- Es war mir ein Vergnügen, Sie kennenzulernen [insert place or day you met]…
- Ich melde mich bei Ihnen wegen …
- Wie versprochen, hier ist …
- Ich schaue nach …
- Wie wir [am Telefon, bei unserem Treffen] besprochen haben, …
Die beste Begrüßungen für E-Mail-Antworten
Wenn Sie derjenige sind, der auf eine Nachricht antwortet, können Sie diese Grüße verwenden:
- Vielen Dank für Ihren Rückruf
- Vielen Dank für Ihre Antwort
- Vielen Dank für die schnelle Antwort
- Ich freue mich über Ihren Rückruf
- Es ist schön, von Ihnen zu hören
- Ich freue mich, von Ihnen darüber zu hören
- Schön, von Ihnen zu hören [First Name]
„Danke“ wird im Allgemeinen als freundlicher empfunden als „Danke“. Achten Sie also darauf, dass Sie es nur in einem eher informellen Kontext verwenden.
Die besten E-Mail-Begrüßungen für Gruppen-E-Mails
Wenn Sie eine Gruppe von Personen per E-Mail anschreiben, sollten Sie im Allgemeinen eine informelle Begrüßung vermeiden und sich eher für eine professionelle Variante entscheiden.
Hier sind zum Beispiel einige Begrüßungen für Gruppen-E-Mails, mit denen Sie beginnen können:
- Grüße an alle
- Hallo zusammen
- Hallo zusammen
- Hallo Team
- Hallo [Vorname 1, Vorname 2, Vorname 3…]
Eine Sache, die Sie beim Versenden von Gruppen-E-Mails vermeiden sollten, ist es, mit etwas wie „Hey guys/boys“ zu beginnen, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass es sich nur um eine männliche Zielgruppe handelt.
Die besten Begrüßungen für die Tageszeit
Wie wir bereits besprochen haben, verwenden Sie diese Grüße je nach Tageszeit mit Bedacht und nur, wenn Sie sicher sind, dass jemand sie zu dieser Zeit lesen wird.
Solche Begrüßungen können auch gut sein, um einen freundlicheren Ton in Ihren E-Mails anzuschlagen und gleichzeitig professionell zu bleiben.
Hier sind also einige Grüße, die sich nach der Tageszeit richten (Sie kennen sie wahrscheinlich aus dem Alltag):
- Guten Morgen
- Guten Tag
- Guten Abend
Die schlimmsten E-Mail-Begrüßungen
Bevor wir Ihnen die besten E-Mail-Begrüßungen für fast jede Situation nennen, ist es gut, einige Begrüßungen zu kennen, die Sie nicht weiterbringen und die Sie vermeiden sollten.
Laut Perkbox sind dies die Begrüßungen, die den Empfänger*innen am wenigsten wichtig sind:
Sollten Sie solche Begrüßungen also immer vermeiden? Das hängt weitgehend von der jeweiligen Situation ab.
Wie wir bereits gesehen haben, können Sie die Begrüßung ganz weglassen, wenn Sie auf eine E-Mail antworten oder eine Folge-E-Mail schreiben.
Eine E-Mail-Konversation sollte so reibungslos verlaufen wie ein echtes Gespräch. Daher raten wir Ihnen, sich nicht zu sehr um diese Regeln zu kümmern, sondern zu versuchen, Ihre Konversation so natürlich wie möglich zu gestalten.
Ein weiteres Beispiel, bei dem solche komplexen Regeln nicht immer zutreffen, ist „Hey“. Im Allgemeinen ist es besser, „Hi“ oder „Hallo“ zu verwenden. Allerdings ist „Hey“ durchaus akzeptabel, wenn Sie eine E-Mail an jemanden schreiben, zu dem Sie ein gutes Verhältnis haben (zum Beispiel eine*n Kolleg*in).
Zu guter Letzt sollten Sie darauf achten, dass Sie den Vornamen der Person in der Begrüßung erwähnen. Nur so weiß man, dass Sie sich die Zeit genommen haben, ihn zu recherchieren. Niemand möchte mit seiner Berufsbezeichnung angesprochen werden. Vermeiden Sie also am besten Grußformeln wie Sehr geehrter Personalchef, Sehr geehrte Assistentin, etc.
Was ist mit einleitenden Sätzen?
Bis jetzt haben wir die besten E-Mail-Begrüßungen für formelle und informelle Situationen behandelt.
Doch welche Eröffnungssätze sind am besten geeignet, um darauf aufzubauen?
Hier sind zehn Beispiele, die Sie ausprobieren können:
- Ich hoffe, dass es Ihnen mit dieser E-Mail gut geht.
- Ich hoffe, Sie haben eine produktive Woche.
- Ich möchte an unser letztes Gespräch anknüpfen.
- Ich schreibe Ihnen, um über [specific topic] zu diskutieren.
- Ich danke Ihnen für Ihre prompte Antwort auf meine vorherige E-Mail.
- Danke, dass Sie meine Anfrage berücksichtigt haben.
- Ich möchte einige wichtige Neuigkeiten mit Ihnen teilen.
- Es ist mir ein Vergnügen, mit Ihnen per E-Mail in Kontakt zu treten.
- Ich hoffe, Sie hatten gestern einen erfolgreichen [event/meeting].
- Ich freue mich, [news/development] ankündigen zu können.
Fazit
Laut einer Studie von Mailchimp liegt die durchschnittliche Öffnungsrate von E-Mails bei etwa 20 Prozent. Deshalb ist es so wichtig, die E-Mail mit einer guten Begrüßung und einem einleitenden Satz einzuleiten.
Eine E-Mail-Begrüßung reicht jedoch nicht aus, um sicherzustellen, dass Ihre gesamte E-Mail auch gelesen wird. Wenn Sie mehr über die richtige professionelle E-Mail-Etikette erfahren möchten, lesen Sie unsere Blogbeiträge hier.
Und schließlich sollten Sie, wenn Sie mit Ihrer E-Mail einen starken Eindruck hinterlassen wollen, keine generische E-Mail-Domain wie „[at]gmail.com“ verwenden, sondern eine hochwertige E-Mail-Domain. Dies wird das Vertrauen, die Konsistenz und die Einfachheit Ihrer E-Mails erhöhen.
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