Sichere Business-eMail 2025: umfassender Vergleichsleitfaden

Auf einen Blick

Business-eMail mit echter Sicherheit bedeutet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, administrative Kontrollen und Datenschutz, damit Ihre Kommunikation privat bleibt. Standarddienste wie Gmail und Outlook scannen Ihre Nachrichten, und es mangelt ihnen an den Sicherheitsfunktionen, die Unternehmen für sensible Daten benötigen.

In diesem Leitfaden vergleichen wir sieben bekannte Anbieter für sichere Business-eMail. Wir werfen einen Blick auf Preise, Funktionen und Sicherheit. Sie erfahren, welche Lösungen sich am besten für verschiedene Branchen, Unternehmensgrößen und Compliance-Anforderungen eignen.

Mailfence bietet eine komplette Produktivitätssuite mit integrierter Sicherheit: Sie erhalten verschlüsselte eMail, Kalender, Kontaktmanagement und Speicherplatz für Dokumente auf einer einzigen Plattform – somit besteht keine Notwendigkeit mehr, mehrere Dienste zusammenzustückeln.

Einführung

Jeden Tag wickeln Sie über Ihre geschäftlichen eMails Kundenverträge, Finanzdaten und strategische Pläne ab. Ein einziges kompromittiertes Konto setzt all das einem Risiko aus: das geistige Eigentum, die Kundenbeziehungen und die Wettbewerbsvorteile, die Ihr Unternehmen wertvoll machen.

Standard-eMail-Dienste wurden nicht für den Schutz von Geschäftsdaten entwickelt. Gmail scannt Ihre Nachrichten, um Anregungen für Werbeeinblendungen zu finden. Outlook speichert Ihre Daten auf US-Servern, die für Regierungsanfragen zugänglich sind. Keiner von beiden bietet die Verschlüsselung und auch nicht die Verwaltungskontrollen, die Unternehmen tatsächlich benötigen.

Angriffe auf Business-eMails (BEC-Angriffe) machten im Jahr 2024 beachtliche 73 Prozent aller gemeldeten Cybervorfälle aus, mit Verlusten in Höhe von 2,8 Milliarden USD. Die durchschnittlichen Kosten pro erfolgreichem BEC-Angriff belaufen sich auf über 125.000 USD.¹ Dies sind nicht nur Statistiken – es sind Warnungen darüber, was passiert, wenn eMail-Sicherheit versagt.

Aber welcher sichere Anbieter für Business-eMail ist der richtige für Ihr Unternehmen? Der Markt ist überfüllt mit Diensten, die alle behaupten, „die sichersten“ zu sein. Einige konzentrieren sich rein auf die Verschlüsselung, bieten aber keine Tools für die Zusammenarbeit. Andere bieten umfassende Produktivitätssuiten, gehen aber beim Datenschutz Kompromisse ein.

In diesem Leitfaden schauen wir durch die Marketingaussagen hindurch und gehen der Sache auf den Grund. Sie erhalten einen detaillierten Vergleich der sieben wichtigsten Anbieter, inklusive der wirklichen Preise, der Sicherheitsfunktionen und Klarheit darüber, was die einzelnen Lösungen tatsächlich schützen. Wir gehen darauf ein, was eMail wirklich sicher macht, wie Sie die Anbieter objektiv bewerten können und welche Lösungen sich am besten für verschiedene Geschäftsanforderungen eignen.

Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das mit Kundendaten zu tun hat, eine Einrichtung des Gesundheitswesens, die Patientendaten verwaltet, oder eine Anwaltskanzlei, die vertrauliche Kommunikation schützt – hier finden Sie eine praktische Hilfe für die Auswahl und Implementierung eines sichereren Anbieters für Ihre Geschäfts-eMails.

Was macht Business-eMail wirklich sicher?

Sicheres eMail-Hosting für Unternehmen schützt Ihre Kommunikation unter Einsatz mehrerer Verteidigungsebenen. Dabei geht es nicht nur um Passwörter oder Spam-Filter – echte Sicherheit erfordert Verschlüsselung, Zugangskontrollen und eine für den Datenschutz konzipierte Infrastruktur.

Die Grundlage ist die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Ihre Nachrichten werden vor dem Versand auf Ihrem Gerät verschlüsselt und bleiben verschlüsselt, bis der*die Empfänger*in sie öffnet. Selbst Ihr eMail-Anbieter kann den Inhalt nicht lesen. Dies ist ein grundlegender Unterschied zu Standard-eMail-Anbietern, die die Nachrichten ungehindert scannen können.

Außerdem brauchen Sie die Kontrolle über den physischen Speicherort Ihrer Daten. Wo eMails gespeichert werden, ist sowohl für die Sicherheit als auch für die Einhaltung von Gesetzen wichtig. Europäische Server unter der DSGVO bieten einen stärkeren Schutz der Privatsphäre als US-Server, die dem PATRIOT Act und dem CLOUD Act unterliegen.

Zwischen Juli 2018 und Februar 2023 haben die EU-Regulierungsbehörden 1.576 DSGVO-Geldstrafen in Höhe von insgesamt über 5,88 Milliarden Euro verhängt und damit eine ernsthafte Durchsetzung der Datenschutzanforderungen demonstriert. Als Reaktion darauf haben 73 Prozent der europäischen Organisationen ihre Verfahren zur Verwaltung von Kundendaten verbessert, und 62 Prozent haben ihre Investitionen in die Cybersicherheit erhöht.²

Mit administrativen Kontrollen können Sie verwalten, wer worauf zugreift. Wenn Mitarbeitende ausscheiden, benötigen Sie die Möglichkeit, den Zugriff sofort zu sperren. Wenn Geräte verloren gehen, müssen Sie per Fernzugriff die Daten auf ihnen löschen können. Diese Kontrollen verhindern interne Sicherheitslücken, die von Hacker*innen gerne ausgenutzt werden.

Mechanismen für die Authentifizierung fügen eine weitere Ebene hinzu. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, starke Passwortrichtlinien und eine Sitzungsverwaltung verhindern den unbefugten Zugriff. Da 91 Prozent der Cyberangriffe mit einer Phishing-eMail beginnen,³ dienen diese Schutzmaßnahmen als erste Verteidigungslinie gegen Datenmissbrauch. Die besten Lösungen für sichere Business-eMail setzen diese Schutzmechanismen standardmäßig durch, anstatt sie nur optional anzubieten.

Die Sicherheitsfunktionen: Welche Sie wirklich brauchen

Nicht alle Sicherheitsfeatures sind gleich wichtig. Erfahren Sie hier, was Ihr Unternehmen tatsächlich schützt – und was zwar beeindruckend klingt, aber keine messbaren Auswirkungen bringt.

Entscheidende Funktionen (nicht verhandelbar):

• Mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bleiben Ihre Nachrichten von dem Augenblick an, in dem Sie auf „Senden“ klicken, bis zum Öffnen durch den*die Empfänger*in privat. Ohne eine solche Verschlüsselung können Sie nur darauf hoffen, dass Ihr eMail-Anbieter Ihre Nachrichten nicht liest. Doch Hoffnung ist keine Sicherheitsstrategie.
• Zero-Knowledge-Architektur: Mit dieser kann Ihr Provider nicht auf Ihre Daten zugreifen, selbst wenn er es wollte. Ihre Verschlüsselungschiffre bleiben auf Ihren Geräten, nicht auf den Servern des Anbieters. Dies schützt Sie sowohl vor internen Bedrohungen als auch vor staatlichen Datenanfragen.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: verhindert unbefugten Zugriff, selbst wenn Passwörter kompromittiert werden. Sie sollte für alle Konten obligatorisch sein, nicht optional. Hier kommt es auf die administrative Durchsetzung an.

Wichtige Funktionen (ausdrücklich empfohlen):

• Unterstützung für eigene Domains: Sorgen Sie für professionelle und portable eMail-Adressen. Sie besitzen Ihre eigene eMail-Identität, unabhängig vom Provider. Dies vereinfacht auch den Umzug, wenn Sie einmal den Dienst wechseln.
• Erweiterte administrative Kontrollen: Sie können Richtlinien festlegen, Benutzer*innen verwalten und verdächtige Aktivitäten überwachen. Sie benötigen zentralisierte Dashboards, um die Sicherheit nach Maß zu verwalten, während Ihr Team wächst.
• Digitale Signaturen: Überprüfen Sie die Identität des*der Absender*in und die Integrität der Nachricht. Die Empfänger*innen wissen, dass die eMail tatsächlich von Ihnen stammt und während der Übertragung nicht manipuliert wurde. Dies verhindert, dass sich jemand als Sie ausgibt, und schafft Vertrauen.

Nice-to-have (nützlich, aber nicht unbedingt erforderlich):

• Anonyme eMail-Funktion: Damit können Sie Nachrichten versenden, ohne Ihre Identität preiszugeben. Dies ist wichtig für Whistleblowing oder sensible Kommunikation, wird aber für den täglichen Geschäftsgebrauch nicht benötigt.
• Selbstzerstörende Nachrichten: Diese werden nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht. Dies ist nützlich für hochsensible Informationen, bedeutet aber für normale Arbeitsabläufe zusätzliche Arbeit.
• Passwortgeschützte eMails: Damit können Sie Informationen mit Personen außerhalb Ihres sicheren Systems teilen. Sie sind praktisch, aber sie erzeugen Reibungsverluste im Benutzererlebnis.

Vergleich: 7 Lösungen für sichere Business-eMail

Sieben bekannte Anbieter beherrschen den Markt für sichere eMail, wobei jeder ein anderes Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit findet. Hier erfahren Sie, worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt.

1. Mailfence: Komplette Produktivitätssuite mit belgischem Datenschutz

Mailfence bietet umfassende Kollaorationstools, die auf einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung basieren. Bei Mailfence erhalten Sie eMail, Kalender, Kontaktverwaltung und Dokumentenspeicher, die alle sicher zusammenarbeiten.

Die Plattform unterliegt belgischem Recht und der DSGVO, sodass Sie einen starken rechtlichen Schutz für Ihre Daten genießen. Die Server von Mailfence stehen in Europa und das Unternehmen hat keinen Zugriff auf Ihre verschlüsselten Nachrichten. Das macht es besonders attraktiv für Unternehmen, die europäische Kund*innen bedienen.

Die OpenPGP-Verschlüsselung funktioniert automatisch und ohne technisches Fachwissen. Ihr Team muss sich nicht mit Kryptografie auskennen – die Sicherheit läuft im Hintergrund ab. Zu den administrativen Kontrollen, die Mailfence bietet, gehören eine Benutzerverwaltung, Sicherheitsrichtlinien und detaillierte Aktivitätsprotokolle.

Die Oberfläche wirkt modern und reaktionsfähig. Sie ist nicht so ausgefeilt wie Google Workspace, aber intuitiver als die meisten datenschutzfreundlichen Alternativen. Ihr Team kann sofort mit der Nutzung beginnen, ohne eine ausführliche Schulung zu benötigen.

Am besten geeignet für: kleine bis mittlere Unternehmen, die umfassende Produktivitätstools mit starkem Datenschutz wünschen. Besonders gut geeignet für Unternehmen, die der DSGVO unterliegen.

2. Proton Mail: Schweizer Privatsphäre mit wachsenden Funktionen

Proton Mail leistete bereits 2014 Pionierarbeit mit benutzerfreundlichen verschlüsselten eMails. Der Dienst unterliegt dem Schweizer Datenschutzgesetz, das selbst im Vergleich zur DSGVO starken Datenschutz bietet.

EMails zwischen Proton-Mail-Benutzer*innen werden automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt. An externe Kontakte können Sie passwortgeschützte Nachrichten versenden, auf die die Empfänger*innen über ein Webportal zugreifen – weniger elegant als die native Verschlüsselung, funktioniert aber mit jeder eMail-Adresse.

Das Business-Abonnement umfasst Kalender, Cloud-Speicher (Proton Drive) und VPN-Dienste. Diese wirken jedoch eher wie separate Produkte als eine integrierte Suite. Je nachdem, was Sie gerade tun, wechseln Sie zwischen verschiedenen Oberflächen.

Die Infrastruktur von Proton Mail ist beeindruckend. Die Server arbeiten in unterirdischen Bunkern mit einer physischen Sicherheit, die man von einem Bond-Bösewicht erwarten würde. Das Unternehmen hat mehrere Rechtsstreitigkeiten geführt, um die Privatsphäre der Benutzer*innen zu schützen.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die Wert auf den Schutz durch das Schweizer Recht legen und eine Option suchen, die nachweislich dem Druck der Regierung standhält.

Sehen Sie sich in einem ausführlichen Test den direkten Vergleich an: Proton Mail vs. Mailfence

3. Tuta: Deutsche Effizienz trifft auf Verschlüsselung

Tuta integriert die Verschlüsselung von Grund auf in alles. Im Gegensatz zu OpenPGP-basierten Diensten hat der Anbieter ein eigenes Verschlüsselungssystem entwickelt, das sich auf Betreffzeilen, Kontakte und Kalendereinträge erstreckt.

Der Dienst unterliegt strengen deutschen Datenschutzgesetzen. Tuta hat eine klare Erfolgsbilanz beim Schutz der Benutzerdaten und veröffentlicht regelmäßig Transparenzberichte. Die Server stehen ausschließlich in Deutschland.

Zu den Business-Funktionen gehören eigene Domains, Kalender, Kontakte und grundlegende Verwaltungsfunktionen. Die Oberfläche ist aufgeräumt, aber minimalistisch. Sie werden keine erweiterten Kollaborationsfunktionen wie die Bearbeitung von Dokumenten oder einen Chat finden.

Die Preisgestaltung ist aggressiv wettbewerbsfähig. Tuta kostet weniger als die meisten Alternativen und bietet gleichzeitig hohe Sicherheit. Das macht das Produkt attraktiv für budgetbewusste Unternehmen, die keine umfangreichen Produktivitätstools benötigen.

Am besten geeignet für: kleine Unternehmen mit einfachem eMail-Bedarf und begrenztem Budget. Gut für Unternehmen, die Wert auf den Schutz durch deutsche Datenschutzgesetze legen.

Den direkten Vergleich finden Sie in einem umfassenden Test: Tuta vs Mailfence

4. Microsoft 365: Unternehmensfunktionen ohne echten Datenschutz

Microsoft 365 (früher Office 365) bietet die umfassendste Produktivitätssuite auf dem Markt. Sie erhalten eMail, Büroanwendungen, Cloud-Speicher, Videokonferenzen und Tools für die Zusammenarbeit, die Milliarden von Benutzer*innen bereits kennen.

Allerdings enthält Microsoft 365 standardmäßig keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Microsoft kann auf Ihre Nachrichten zugreifen und scannt die Inhalte von eMails für verschiedene Zwecke. Sie können die Verschlüsselung über Tools von Drittanbietern hinzufügen, aber sie ist nicht in die Plattform integriert.

Die Sicherheitsfunktionen konzentrieren sich eher auf die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien als auf den Datenschutz. Sie erhalten Schutz vor Datenverlust, Aufbewahrungsrichtlinien und Audit-Protokolle. Diese helfen Ihnen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, verhindern aber nicht, dass Microsoft auf Ihre Daten zugreift.

Die administrativen Kontrollen sind ausgezeichnet. Über das Admin-Center haben Sie eine detaillierte Kontrolle über Berechtigungen, Sicherheitsrichtlinien und die Benutzerverwaltung. Die Integration mit Active Directory macht die Lösung ideal für größere Organisationen.

Am besten geeignet für: große Unternehmen, die Microsoft-Office-Integration und erweiterte Compliance-Funktionen benötigen, aber keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und keinen Datenschutz vom Anbieter verlangen.

5. Google Workspace: vertraute Oberfläche, erhebliche Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes

Google Workspace bietet Ihnen eMail, Kalender, Dokumente, Tabellen und Videokonferenzen in einem ausgefeilten, intuitiv bedienbaren Paket. Die Benutzeroberfläche entspricht dem, was die meisten Menschen bereits persönlich nutzen – was die Einarbeitungszeit minimiert.

Google scannt ausdrücklich die Inhalte Ihrer eMails, auch wenn das Unternehmen behauptet, dass dies bei Geschäftskonten nicht für Werbung gedacht ist. Ihre Daten befinden sich auf US-Servern und können auf Anfrage von den Behörden eingesehen werden. Google kann Ihre Nachrichten lesen und hat bereits tausende Male Daten an Behörden weitergegeben.

Der Plattform fehlt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Sie vertrauen darauf, dass Google Ihre Privatsphäre schützt – während sich das Geschäftsmodell des Unternehmens auf die Erfassung von Daten stützt. Dies führt zu inhärenten Konflikten zwischen den Interessen des Unternehmens und Ihren eigenen.

Zu den Sicherheitsfunktionen gehören eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Verwaltung mobiler Geräte und ein erweiterter Phishing-Schutz. Diese Funktionen schützen vor externen Bedrohungen, aber nicht vor dem Zugriff von Google auf Ihre Daten.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die den Kollaborationsfunktionen und dem Google-Ökosystem Vorrang gegenüber dem eMail-Datenschutz einräumen. Geeignet, wenn sich Ihr Bedrohungsmodell auf externe Hacker*innen konzentriert, aber nicht auf den Anbieter.

Einen direkten Vergleich mit detaillierter Bewertung lesen Sie hier: Gmail vs. Mailfence

6. Zoho Mail: preiswerte Lösung mit grundlegender Sicherheit

Zoho Mail bietet eine erschwingliche Lösung für Business-eMail mit Standard-Sicherheitsfunktionen. Sie erhalten eigene Domains, eine grundlegende Verschlüsselung während der Übertragung und werbefreie eMails zu Preisen, die unter denen der meisten Wettbewerber liegen.

Der Dienst umfasst Kalender, Kontakte, Notizen und Aufgaben. Die vollständige Suite von Zoho umfasst auch CRM-, Projektmanagement- und Buchhaltungstools, falls Sie diese benötigen. Alles ist recht gut integriert.

Was Zoho nicht bietet, ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die Nachrichten werden während der Übertragung verschlüsselt, aber Zoho kann auf Ihre gespeicherten eMails zugreifen. Die Datenschutzrichtlinien erlauben das Sammeln von Daten zur Verbesserung des Service und für Analysen.

Die Verwaltungskontrollen umfassen eine grundlegende Benutzerverwaltung und Sicherheitseinstellungen. Sie werden keine erweiterten Funktionen wie detaillierte Prüfprotokolle oder ausgefeilte Zugriffsrichtlinien finden.

Am besten geeignet für: sehr kleine Unternehmen mit knappem Budget, die grundlegende eMail-Sicherheit benötigen, aber keine hochsensiblen Daten verarbeiten.

7. FastMail: Australischer Datenschutz mit Power-User-Funktionen

FastMail richtet sich an technische Benutzer*innen, die Kontrolle und individuelle Anpassungsmöglichkeiten wünschen. Der Dienst bietet starke Sicherheit ohne Verschlüsselung und konzentriert sich stattdessen auf den Datenschutz durch Richtlinien und australisches Recht.

Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erhalten Sie hier nicht. FastMail verfolgt einen anderen Ansatz: Das Unternehmen verspricht, Ihre eMails nicht zu scannen, und arbeitet nach australischem Datenschutzrecht. Sie vertrauen eher auf die Richtlinien des Unternehmens als auf den kryptografischen Schutz.

Die Oberfläche ist leistungsstark, aber veraltet. Sie bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, die technisch versierte Benutzer*innen lieben und normale Menschen eher überfordert. Kalender und Kontakte funktionieren gut, können aber nicht mit modernen Produktivitätssuites mithalten.

FastMail zeichnet sich durch hervorragende Funktionen zur eMail-Verwaltung aus. Leistungsstarke Filter, benutzerdefinierte Regeln und eine hervorragende Suchfunktion machen das Produkt ideal für Menschen, die in ihrem Posteingang wohnen. Der Support ist sachkundig und reagiert schnell.

Am besten geeignet für: technische Teams, die eine leistungsstarke eMail-Verwaltung und -Anpassung wünschen, aber keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung benötigen.

Wenn Sie eine ausführlichere Bewertung möchten, finden Sie hier einen direkten Vergleich: Mailfence vs FastMail

Funktionsvergleich: Sicherheit, Produktivität und Datenschutz

In der nachfolgenden Tabelle sehen Sie, wie die einzelnen Anbieter in Bezug auf die Funktionen abschneiden, die für sichere Business-eMail wirklich wichtig sind:

Funktion	Mailfence	Proton Mail	Tuta	Microsoft 365	Google Workspace	Zoho Mail	FastMail
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung	Ja (OpenPGP)	Ja (OpenPGP)	Ja (proprietär)	Nein	Nein	Nein	Nein
Zero-Knowledge	Ja	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein
Verschlüsselter Kalender	Ja	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein
Verschlüsselte Kontakte	Ja	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein
Speicherung von Dokumenten	Ja	Ja (Proton Drive)	Begrenzt	Ja	Ja	Ja	Nein
Eigene Domain	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Scannen von eMails	Nie	Nie	Nie	Ja	Ja	Ja	Nur Richtlinien
Admin-Kontrollen	Stark	Stark	Einfach	Grundlegend	Ausgezeichnet	Grundlegend	Mäßig
Zwei-Faktor-Authentifizierung	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Digitale Signaturen	Ja	Ja	Ja	Optional	Optional	Nein	Nein
DSGVO-konform	Ja (Belgien)	Ja (Schweiz)	Ja (Deutschland)	Nur Framework	Nur Framework	Begrenzt	Australisches Recht
Mobile Apps	iOS, Android	iOS, Android	iOS, Android	iOS, Android	iOS, Android	iOS, Android	iOS, Android
Offline-Zugang	Begrenzt	Begrenzt	Begrenzt	Komplett	Komplett	Begrenzt	Komplett
Open source	Nein (proprietärer Code, Open-Source-Verschlüsselungsstandards)	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein

Preisvergleich der Anbieter für sichere Business-eMail

Der Preis ist wichtig, aber um die wahren Kosten zu berechnen, müssen Sie den Blick über die monatlichen Kosten hinaus richten. Erfahren Sie nachfolgend, was die einzelnen Lösungen kosten und was Sie dafür bekommen:

Anbieter	Einstiegsvariante	Mittlere Lösung	Premium-Variante	Speicherplatz	Anmerkungen
Mailfence	2,50 €/Benutzer*in und Monat (Base)	7,50 €/Benutzer*in und Monat (Pro)	25 €/Benutzer*in und Monat (Ultra)	5–50 GB	Einstiegs-Abonnement 2,50 €/Monat, Pro 7,50 €/Monat, Ultra 25 €/Monat
Proton Mail	4,99 €/Benutzer*in und Monat	9,99 €/Benutzer*in und Monat	29,99 €/Benutzer*in und Monat	15–500 GB	Mail Plus 12,99 €/Monat oder 9,99 €/Monat jährlich, Unbegrenzter Tarif verfügbar
Tuta	3 €/Benutzer*in und Monat	6–8 €/Benutzer*in und Monat	8 €/Benutzer*in und Monat	20–500 GB	Revolutionary 3 €, Legend 8 €, Business Essential 6 €, Business Advanced 8 €
Microsoft 365	4,20 €/Benutzer*in und Monat	10,50 €/Benutzer*in und Monat	16,90 €/Benutzer*in und Monat	50 GB – 1 TB	Business Basic 4,20 €, Standard 10,50 €, Premium 16,90 € (ohne MwSt.)
Google Workplace	6,90 €/Benutzer*in und Monat	13,80 €/Benutzer*in und Monat	22 €/Benutzer*in und Monat	30 GB – 5 TB	Starter 6,90 €, Standard 13,80 €/Monat; Preiserhöhung ab 2025 mit Gemini AI
Zoho Mail	0,90 €/Benutzer*in und Monat	3,60 €/Benutzer*in und Monat	5,40 €/Benutzer*in und Monat	5–100 GB	Abos für 0,90 € bis 5,40 €/Monat
FastMail	2,75 €/Benutzer*in und Monat	5,50 €/Benutzer*in und Monat	9,20 €/Benutzer*in und Monat	5–100 GB	3 USD bis 9 USD/Monat

Während die Preise für Einzelpersonen eine Sache sind, sprechen die Kosten für Teams eine andere Sprache und zeigen eine ganz andere Wirtschaftlichkeit auf:

Die Anbieter handhaben die Skalierung unterschiedlich. Nehmen wir als Beispiel ein elfköpfiges Team (zehn Benutzer*innen plus ein*e Administrator*in). Bei Mailfence können Sie die Tarife der einzelnen Benutzer*innen ganz flexibel nach den tatsächlichen Anforderungen wählen. Das heißt, Sie können für erfahrene Power-User*innen Entry-Abonnements (3,50 €/Monat) buchen, und für Benutzer*innen, die lediglich einfache eMail-Funktionen nutzen, den Base-Tarif (2,50 €/Monat) abonnieren.

Diese Flexibilität setzt voraus, dass der*die Administrator*in ein Pro-Abonnement (7,50 €/Monat) hat, um mehr als vier Benutzer*innen zu verwalten. Bei anderen Anbietern wie Tuta und Google Workspace benötigen Sie ein einheitliches Abonnement für alle Benutzer*innen, während Zoho es mit niedrigen Pauschalpreisen einfach hält.

Jährliche Kosten für Teams aus 11 Benutzer*innen

Anbieter	Konfiguration	Jährliche Kosten	Das bekommen Sie
Zoho Workplace	Einheitliches Workplace-Abonnement	396 €	eMail + Kollaborationssuite, 5 GB/Benutzer*in
Mailfence	1 Pro (Admin) + 10 Base	414 €	Gemischte Abonnements, europäischer Datenschutz, Produktivitätssuite
FastMail	Business Basic (alle Benutzer*innen)	528 €	5 GB/Benutzer*in, Kalender, Kontakte
Microsoft 365	Business Basic (alle Benutzer*innen)	554 €	eMail + Office-Webanwendungen + Teams
Tuta	Business Essential (alle Benutzer*innen)	792 €	50 GB/Benutzer*in, quantensichere Verschlüsselung
Google Workspace	Business Starter (alle Benutzer*innen)	911 €	30 GB gemeinsam genutzter Speicherplatz, Gemini AI, komplette Suite

Die einzelnen Anbieter bedienen unterschiedliche Prioritäten: Zoho bietet mit 36 €/Monat den maximalen Wert für das gesamte Team, während Mailfence mit seinem Tarifmix eine Kostenoptimierung für Teams mit unterschiedlichen Anforderungen ermöglicht. Unternehmen, die Wert auf Datenschutz legen, können zwischen dem flexiblen Ansatz von Mailfence und der einheitlichen Premium-Verschlüsselung von Tuta für 792 €/Jahr wählen.

Google Workspace und Microsoft 365 bieten umfassende Produktivitätssuiten, die über eMail hinausgehen. Der Schlüssel liegt darin, die spezifischen Anforderungen Ihres Teams – sei es eine effiziente Nutzung des Budgets, Datenschutzstandards, Speicherplatzanforderungen oder integrierte Office-Tools – mit den Stärken des richtigen Anbieters in Einklang zu bringen.

Versteckte Kosten, die Sie berücksichtigen sollten:

Migrationszeiten und potenzielle Ausfallzeiten kosten Geld, auch wenn sie nicht einzeln aufgeführt sind. Planen Sie Zeit ein, damit Ihre IT-Abteilung die Konten einrichten, die Daten übertragen und die Benutzer*innen schulen kann. Dies dauert bei kleinen Unternehmen in der Regel fünf bis zehn Stunden, bei komplizierten Migrationen länger.

Schulungen verringern vorübergehend die Produktivität. Die Benutzer*innen wenden Zeit dafür auf, das neue System zu erlernen, anstatt zu arbeiten. Dies ist bei vertrauten Oberflächen wie Google Workspace minimal, fällt bei datenschutzfreundlichen Alternativen jedoch mehr ins Gewicht.

Überschüssiger Speicherplatz summiert sich schnell, wenn Sie den falschen Tarif wählen. Berechnen Sie Ihre derzeitige Nutzung und addieren Sie einen Wachstumspuffer von 30 Prozent. Ein späteres Upgrade ist oft teurer als die Wahl des richtigen Tarifs.

Die Kosten für Support variieren stark. Bei Microsoft und Google ist der Support in den Business-Tarifen enthalten. Einige kleinere Anbieter stellen alles, was über Hilfe zu eMail hinausgeht, in Rechnung. Berücksichtigen Sie dies, wenn Ihr Team nicht über technisches Fachwissen verfügt.

Objektive Sicherheitsbewertung von Business-eMail

Im Folgenden wollen wir anhand einheitlicher Kriterien eine Einschätzung der einzelnen Anbieter treffen. In diesem Framework werden wir auf einer 100-Punkte-Skala die Sicherheitsfunktionen, den Schutz der Privatsphäre und die Eignung für den Businessbereich bewerten.

Methodik für die Punktevergabe:

• Verschlüsselung und Datenschutz (40 Punkte): Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zero-Knowledge-Architektur, Speicherort der Daten, Richtlinien für den Zugriff durch den Anbieter
• Geschäftsfunktionen (30 Punkte): Produktivitätstools, Verwaltungskontrollen, Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften, Integrationsfähigkeit
• Sicherheitskontrollen (20 Punkte): Authentifizierungsoptionen, Zugriffsverwaltung, Audit-Protokollierung, Sicherheitsrichtlinien
• Transparenz und Vertrauen (10 Punkte): offener Quellcode, Datenschutz-Audits, Transparenzberichte, juristische Erfolgsbilanz

Sicherheitsscores

Mailfence: 87/100

• Verschlüsselung und Datenschutz: 36/40 (OpenPGP-Verschlüsselung, belgisches Datenschutzgesetz, europäische Server)
• Business-Funktionen: 26/30 (komplette Produktivitätssuite, starke Verwaltungskontrollen)
• Sicherheitskontrollen: 17/20 (Zwei-Faktor-Authentifizierung, digitale Signaturen, detaillierte Protokollierung)
• Transparenz und Vertrauen: 8/10 (klare Richtlinien, Datenschutz-Audits, allerdings nicht open source)

Proton Mail: 89/100

• Verschlüsselung und Datenschutz: 38/40 (starkes OpenPGP, Schweizer Gesetz, Untergrund-Server)
• Business-Funktionen: 23/30 (wachsende Suite, aber weniger integriert)
• Sicherheitskontrollen: 18/20 (ausgezeichnete Authentifizierung, Zugangskontrollen)
• Transparenz und Vertrauen: 10/10 (open source, transparent, nachweislicher rechtlicher Widerstand)

Tuta: 84/100

• Verschlüsselung und Datenschutz: 37/40 (proprietäre Verschlüsselung, deutsches Recht, beschränkt auf eMail/Kalender)
• Business-Funktionen: 20/30 (grundlegende Produktivität, minimale Zusammenarbeit)
• Sicherheitskontrollen: 17/20 (gute Sicherheit, weniger erweiterte Optionen)
• Transparenz und Vertrauen: 10/10 (quelloffen, Transparenzberichte)

Microsoft 365: 61/100

• Verschlüsselung und Datenschutz: 12/40 (keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, umfassender Datenzugriff)
• Business-Funktionen: 30/30 (unübertroffene Produktivitätssuite)
• Sicherheitskontrollen: 18/20 (ausgezeichnete Unternehmenssicherheit)
• Transparenz und Vertrauen: 1/10 (schlechte Datenschutz-Bilanz, nicht quelloffen)

Google Workspace: 58/100

• Verschlüsselung und Datenschutz: 10/40 (keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bekannt für das Scannen von Daten)
• Business-Funktionen: 29/30 (hervorragende Kollaboration, einige Funktionen für Unternehmen fehlen)
• Sicherheitskontrollen: 17/20 (starke externe Sicherheit)
• Transparenz und Vertrauen: 2/10 (Konflikte aufgrund des auf Datensammlung beruhenden Geschäftsmodells)

Zoho Mail: 52/100

• Verschlüsselung und Datenschutz: 15/40 (grundlegende Verschlüsselung, kann auf Nachrichten zugreifen)
• Business-Funktionen: 22/30 (ordentliche Suite, grundlegende Kollaboration)
• Sicherheitskontrollen: 13/20 (gute Sicherheit, weniger erweiterte Kontrollen)
• Transparenz und Vertrauen: 2/10 (eingeschränkte Transparenz, unklare Datenpraktiken)

FastMail: 67/100

• Verschlüsselung und Datenschutz: 20/40 (keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, auf Richtlinien basierender Datenschutz)
• Business-Funktionen: 24/30 (starke Features, veraltete Oberfläche)
• Sicherheitskontrollen: 16/20 (gute Kontrollen für einen nicht verschlüsselten Dienst)
• Transparenz und Vertrauen: 7/10 (transparente Richtlinien, australisches Recht)

Branchenspezifische Empfehlungen für Business-eMail

Für unterschiedliche Branchen gibt es unterschiedliche Bedrohungen und Anforderungen. Im Folgenden erfahren Sie, welche Lösung für sichere Business-eMail für bestimmte Sektoren am besten geeignet ist:

Juristische Dienstleistungen (Anwaltsgeheimnis)

Erste Wahl: Mailfence oder Proton Mail

Das Anwaltsgeheimnis erfordert absolute Vertraulichkeit. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt vertrauliche Kommunikation vor Anfragen zur Offenlegung und dem Zugriff der Behörden.

Das Schweizer Recht (Proton Mail) bietet einen besonders starken Schutz vor rechtlichen Anfragen aus dem Ausland. Die belgischen Gesetze (Mailfence) bieten als Bestandteil des EU-Rahmens einen ähnlichen Schutz. Werfen Sie einen Blick in unsere Fallstudie, warum Mailfence die perfekte eMail-Lösung für Anwält*innen ist.

Digitale Signaturen verifizieren die Authentizität von Dokumenten und verhindern eine Manipulation. Beide Lösungen bieten diese Funktion. Microsoft 365 und Google Workspace bieten digitale Signaturen an, haben allerdings Zugriff auf Ihre dahinterliegenden Daten.

Finanzdienstleistungen (SEC/FINRA-Compliance)

Erste Wahl: Microsoft 365 oder Mailfence

Für Finanzdienstleister, die die Vorschriften der SEC/FINRA einhalten müssen, ist Microsoft 365 aufgrund seiner umfassenden Aufbewahrungsrichtlinien, der Prüfprotokolle und der Archivierungsfunktionen, die auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften einschließlich WORM-Speicherung ausgelegt sind, die erste Wahl. Die Lösung bietet integrierte Überwachungs- und eDiscovery-Tools, die für die formelle Compliance unerlässlich sind.

Mailfence bietet echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und starken Datenschutz gemäß DSGVO sowie grundlegende Compliance-Funktionen wie administrative Kontrollen und Aufbewahrungsrichtlinien. Allerdings fehlen dem Produkt die umfangreichen regulatorischen Funktionen zur Archivierung und Überwachung, die Microsoft 365 bietet.

Microsoft 365 zeichnet sich durch eine Infrastruktur für die Einhaltung von Vorschriften aus, während Mailfence besser für Unternehmen geeignet ist, die Wert auf eine sichere, verschlüsselte Kommunikation mit einigen Compliance-Kontrollen, aber weniger regulatorischer Einhaltung legen.

Wählen Sie Microsoft 365, wenn Sie volle SEC/FINRA-Compliance benötigen. Entscheiden Sie sich für Mailfence, wenn Sie ein datenschutzorientiertes Finanzunternehmen mit weniger regulatorischen Anforderungen sind.

Technologieunternehmen (Schutz von Geschäftsgeheimnissen)

Erste Wahl: Proton Mail oder Mailfence

Technologieunternehmen sind mit Industriespionage und dem Diebstahl geistigen Eigentums konfrontiert. Ihre eMail enthält Produkt-Roadmaps, Quellcode-Diskussionen und Wettbewerbsstrategien, auf die Ihre Konkurrent*innen gerne zugreifen würden.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt sowohl vor externen Hacker*innen als auch vor Regierungsanfragen, durch die Ihr geistiges Eigentum preisgegeben werden könnte. Dies ist besonders für international tätige Unternehmen wichtig, bei denen ausländische Regierungen Daten anfordern könnten.

Suchen Sie nach Anbietern außerhalb des Five-Eyes-Geheimdienstbündnis (USA, Vereinigtes Königreich, Kanada, Australien, Neuseeland). Dienste aus der Schweiz und aus Belgien bieten einen besseren Schutz vor Überwachung.

Kleine Unternehmen (unter 50 Mitarbeitenden)

Erste Wahl: Mailfence oder Tuta

Kleine Unternehmen brauchen Sicherheit, die ohne eigenes IT-Personal funktioniert. Mit der automatischen Verschlüsselung und den integrierten Produktivitätstools von Mailfence ist die Lösung ideal für Teams, die einfach nur ihre Arbeit erledigen müssen.

Tuta bietet einen ähnlichen Datenschutz zu geringeren Kosten, wenn Sie nur grundlegende eMail-Funktionalität benötigen. Allerdings benötigen Sie separate Tools für Kalender, Dokumente und die Zusammenarbeit.

Vermeiden Sie Microsoft 365 und Google Workspace, es sei denn, Sie benötigen deren erweiterte Funktionen. Sie zahlen für Funktionen, die Sie nicht benötigen, und opfern gleichzeitig Ihre Privatsphäre.

Konzerne (über 500 Mitarbeitende)

Erste Wahl: Microsoft 365, Mailfence oder Proton Mail

Große Organisationen benötigen ausgefeilte Verwaltungskontrollen, die Integration in bestehende Systeme und erweiterte Compliance-Funktionen. Microsoft 365 dominiert hier mit der Active-Directory-Integration und umfangreichen Tools für Großunternehmen.

Proton Mail bietet Unternehmenstarife mit ähnlichen Verwaltungsfunktionen und einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Nachteile sind die weniger ausgeprägte Integration in bestehende Systeme und die höheren Kosten pro Benutzer*in.

Erwägen Sie einen hybriden Ansatz. Nutzen Sie Microsoft 365 für die allgemeine Produktivität und setzen Sie Proton Mail oder Mailfence für Führungskräfte und sensible Abteilungen ein. Dies schafft ein Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit, wo sie am wichtigsten ist.

Migrationsstrategie: Umstellung auf sichere Business-eMail

Ein Wechsel des eMail-Anbieters muss nicht zu einer Störung oder Unterbrechung Ihres Geschäftsbetriebs führen. Im Folgenden beschreiben wir eine bewährte Vorgehensweise für den Umzug in sechs Wochen:

Woche 1 und 2: Vorbereitung

Prüfen Sie die derzeitige Nutzung (Konten, Datenvolumen, Integrationen) und dokumentieren Sie Ihre eMail-Konfiguration einschließlich MX-Einträgen und Sicherheitsrichtlinien. Testen Sie den von Ihnen gewählten Anbieter mit einem Testkonto, und beziehen Sie wichtige Benutzer*innen in den Test mit ein, die Probleme erkennen können, die Sie vielleicht übersehen. Identifizieren Sie die Prozesse, die am stärksten von eMails abhängen – diese benötigen besondere Aufmerksamkeit.

Woche 3: Pilot-Migration

Beginnen Sie mit fünf bis zehn technisch versierten Benutzer*innen, die Feedback geben und später anderen helfen können. Nutzen Sie die automatischen Migrationstools Ihres neuen Anbieters (in der Regel dauert es 6–24 Stunden bis zur Fertigstellung) und testen Sie gründlich kritische Arbeitsabläufe: externe eMail-Zustellung, Kalendereinladungen, mobiler Zugriff. Beheben Sie Probleme, bevor Sie die Migration ausweiten.

Woche 4 und 5: etappenweiser Rollout

Migrieren Sie die Benutzer*innen in Gruppen von 20–50, beginnend mit Abteilungen, die weniger von eMail abhängig sind. Aktualisieren Sie die DNS/MX-Einträge, sobald sie fertig sind (geben Sie 24–48 Stunden für die Verbreitung) und lassen Sie Ihr altes System 30 Tage lang mit aktivierter Weiterleitung noch weiterlaufen. Konfigurieren Sie unmittelbar SPF, DKIM und DMARC, um Probleme mit der Zustellbarkeit zu vermeiden, während Ihre Domainreputation aufgebaut wird.

Woche 6: Schulung & Optimierung

Führen Sie praktische Schulungen zu den Themen Verschlüsselung, Kalenderverwaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten durch. Erstellen Sie Kurzanleitungen mit Screenshots und ernennen Sie erfahrene User*innen aus Ihrer Pilotgruppe zu Ansprechpartner*innen in der Abteilung. Überwachen Sie die Akzeptanz genau – der erste Monat entscheidet über Erfolg oder Misserfolg, also sorgen Sie für eine gute Unterstützung und sammeln Sie kontinuierliches Feedback.

Wie wählen Sie den besten Anbieter für sichere Business-eMail?

Lassen Sie uns das konkretisieren. Beantworten Sie die folgenden Fragen, um herauszufinden, welcher Dienst für sichere Business-eMail Ihren Anforderungen entspricht:

1: Benötigen Sie eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung?

• Ja → Erwägen Sie Mailfence, Proton Mail oder Tuta
• Nein → Microsoft 365, Google Workspace oder FastMail könnten für Sie funktionieren

2: Wie groß ist Ihr Unternehmen?

• Unter 25 Mitarbeitenden → Mailfence oder Zoho bieten den besten Wert
• 25–100 Mitarbeitende → Mailfence oder Proton Mail wachsen gut mit Ihrem Bedarf mit
• 100–500 Mitarbeitende → Proton Mail Enterprise oder Mailfence
• Über 500 Mitarbeitende → Microsoft 365 oder Proton Mail Enterprise

3: Benötigen Sie integrierte Produktivitätstools?

• Ja, unbedingt → Mailfence, Microsoft 365 oder Google Workspace
• Gewünscht, aber nicht notwendig → Proton Mail (wachsende Suite)
• Ich brauche nur eMail → Tuta oder Mailfence

4: In welcher Branche sind Sie tätig?

• Juristischer Bereich → Proton Mail (Schweizer Recht) oder Mailfence
• Finanzwesen → Mailfence oder Microsoft 365 (Compliance-Funktionen)
• Technik/Start-ups → Proton Mail oder Mailfence
• Allgemein → Mailfence oder Tuta

5: Wie hoch ist Ihr monatliches Budget pro Benutzer*in?

• Unter 3,50 € → Mailfence oder Zoho Mail
• 3,50 € bis 10 € → Tuta oder Proton Mail
• Über 10 € → Proton Mail Premium oder Microsoft 365

6: Wo befinden sich Ihre Kund*innen?

• Hauptsächlich in der EU → Mailfence oder Tuta (fallen unter die DSGVO)
• Überwiegend in den USA → alle vorgestellten Anbieter sind geeignet
• Weltweit → Proton Mail (Schweizer Neutralität) oder Mailfence

Wie steht es mit Gmail und Outlook für sichere Business-eMail?

Lassen Sie uns dies direkt ansprechen, da Google Workspace und Microsoft 365 die Welt der Business-eMail dominieren. Sollten Sie sie als Anbieter für sichere Business-eMail in Betracht ziehen?

Wann sie sinnvoll sind

• Sie nutzen bereits ausgiebig die Microsoft-Office-Anwendungen. Die Integration zwischen Outlook und Word/Excel/PowerPoint ist unübertroffen. Ein Wechsel des eMail-Anbieters bei gleichzeitiger Beibehaltung von Office verursacht Reibungsverluste.
  
• Ihr Team ist groß und verteilt. Microsoft 365 und Google Workspace lassen sich mühelos auf Tausende Benutzer*innen skalieren. Sie bewältigen Unternehmensaufgaben, mit denen sich kleinere Lösungen schwer tun.
  
• Sie benötigen erweiterte Compliance-Funktionen für Finanzdienstleistungen. Microsoft 365 bietet ausgefeilte Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Hold und Audit-Funktionen, die nur wenige alternative Lösungen bieten.
  
• Ihre Sicherheitsprioritäten konzentrieren sich auf externe Bedrohungen. Beide Plattformen bieten hervorragenden Schutz vor Phishing, Malware und der Übernahme von Konten. Ihre Sicherheitsteams sind weltklasse.

Wann sie es nicht sind

• Sie benötigen echten Datenschutz bei Ihrem eMail-Anbieter. Sowohl Google als auch Microsoft können auf Ihre Nachrichten zugreifen. Sie verschlüsseln die Daten während der Übertragung und im Ruhezustand, aber sie haben die Schlüssel. Das ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
  
• Sie machen sich Sorgen wegen staatlicher Überwachung. In den USA ansässige Dienste müssen auf rechtliche Anfragen unter dem CLOUD Act und dem PATRIOT Act reagieren.
  
• In Ihrer Branche werden hochsensible Informationen verarbeitet. Anwaltsgeheimnisse, Patientenakten, Geschäftsgeheimnisse – all diese erfordern einen Schutz, der über das Vertrauen in die Richtlinien Ihres Anbieters hinausgeht.
  
• Sie möchten die Datenerfassung minimieren. Das Geschäftsmodell von Google stützt sich auf Daten und hängt von ihnen ab. Microsoft sammelt Telemetrie- und Nutzungsdaten. Optionen, die sich auf den Schutz der Privatsphäre konzentrieren, sammeln gemäß ihrer Gestaltung nur wenige Daten.

Die reine Wahrheit

Google Workspace und Microsoft 365 sind hervorragende Produktivitätsplattformen mit solider Sicherheit in Bezug auf externe Bedrohungen. Sie bieten jedoch kein sicheres eMail-Hosting für Unternehmen, wie es von Mailfence, Proton Mail und Tuta bereitgestellt wird. Bei Google und Microsoft tauschen Sie echte Privatsphäre gegen Komfort und Funktionen.

Für einige Unternehmen ist dieser Kompromiss sinnvoll. Eine lokale Bäckerei braucht wahrscheinlich keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Eine Anwaltskanzlei, die Firmenkunden verteidigt, braucht sie unbedingt.

Die Quintessenz: Finden Sie heraus, was Ihr Bedrohungsmodell ist, und wählen Sie entsprechend.

Sichere Business-eMail: die wichtigsten Erkenntnisse

• Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist die Grundlage: Wenn Ihr Anbieter Ihre Nachrichten lesen kann, haben Sie keine sichere eMail – in dem Fall haben Sie verschlüsselte eMail mit einer dritten Partei, der Sie vertrauen müssen.
• Der Standort des Diensts ist wichtig für den Datenschutz: Schweizer, belgische und deutsche Dienste bieten einen stärkeren rechtlichen Schutz als Dienste mit Sitz in den USA, die Gesetzen zur Überwachung unterliegen.
• Schaffen Sie ein Gleichgewicht aus Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit: Die sicherste Lösung, die Sie auch tatsächlich nutzen, schlägt die theoretisch perfekte Option, deren Nutzung Ihr Team umgeht.
• Berechnen Sie die Gesamtbetriebskosten: Migrationsdauer, Schulung und potenzieller Produktivitätsverlust übersteigen oft die monatlichen Abonnementkosten.
• Die Anforderungen der Branche bestimmen die Entscheidungen: Das Gesundheitswesen braucht HIPAA-Compliance, juristische Dienstleister*innen benötigen den Schutz des Anwaltsgeheimnisses und das Finanzwesen braucht Richtlinien zur Aufbewahrung.
• Erst testen, dann festlegen: Jeder Anbieter bietet eine Testversion – nutzen Sie diese, um zu überprüfen, ob die Funktionen mit Ihren tatsächlichen Arbeitsabläufen funktionieren, bevor Sie die Migration durchführen.
• Produktivitätswerkzeuge sind wichtig: Die Trennung von eMail und Kalender führt zu Reibungsverlusten, die die Akzeptanz verringern und Sicherheitslücken schaffen, wenn die Mitarbeitenden das System umgehen.

Abschließende Gedanken zum Thema Business-eMail

Ihre geschäftlichen eMails enthalten Informationen, durch die Ihr Unternehmen wertvoll und wettbewerbsfähig wird. Kundenbeziehungen, strategische Pläne, Finanzdaten und geistiges Eigentum werden täglich über eMails übertragen.

Standard-eMail-Dienste für Verbraucher*innen wurden nicht zum Schutz dieser Informationen entwickelt. Deren Geschäftsmodell ist eher, diese zu Geld zu machen. Google scannt Ihre Nachrichten, um seine Dienste zu verbessern. Microsoft sammelt Telemetriedaten zu Ihrer Nutzung. Beide Unternehmen können auf Ihre Daten zugreifen und haben sie bereits tausendfach an Behörden weitergegeben.

Das prognostizierte Wachstum des Marktes für eMail-Verschlüsselung von 5,1 Milliarden USD im Jahr 2024 auf 19,75 Milliarden USD im Jahr 2034 spiegelt die wachsende Erkenntnis der Unternehmen wider, dass eMail-Sicherheit keine Option ist, sondern eine Grundvoraussetzung für moderne Geschäftsabläufe. Die durchschnittlichen Kosten einer Datenpanne belaufen sich weltweit auf 4,88 Millionen USD, und 73 Prozent der Cyber-Vorfälle sind Angriffe auf die eMail-Sicherheit von Unternehmen⁴ – somit ist die Frage nicht, ob Sie in sichere Business-eMail investieren sollten, sondern welche Lösung für Ihre Bedürfnisse geeignet ist.

Mailfence verfolgt einen anderen Ansatz. Ihre Nachrichten bleiben Ende-zu-Ende verschlüsselt, das heißt, niemand außer den vorgesehenen Empfänger*innen kann sie lesen. Das belgische Datenschutzgesetz und die DSGVO bieten einen rechtlichen Schutz, mit dem US-Dienste nicht mithalten können. Sie erhalten eMail, Kalender, Kontakte und Dokumente in einer integrierten Suite – Sie müssen nicht mehrere Dienste zusammenflicken oder zugunsten der Sicherheit auf Funktionen verzichten.

Die Wahl zwischen den Optionen hängt letztlich von Ihrem Bedrohungsmodell und Ihren geschäftlichen Anforderungen ab. Kleine Unternehmen, die Standard-Geschäftskommunikation betreiben, bevorzugen vielleicht den budgetfreundlichen Ansatz von Zoho. Anwaltskanzleien benötigen den Datenschutz von Mailfence. Organisationen des Gesundheitswesens benötigen HIPAA-Compliance, welche Dienste für Verbraucher*innen völlig ausschließt.

Was jedes Unternehmen braucht, ist eine ehrliche Bewertung der eMail-Sicherheit. Verwechseln Sie nicht eine Verschlüsselung während der Übertragung mit echtem Ende-zu-Ende-Schutz. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr derzeitiger Anbieter Ihre Daten schützt, nur weil er eine Zwei-Faktor-Authentifizierung anbietet. Und warten Sie nicht auf einen Einbruch, um festzustellen, dass Ihre Kommunikation besser geschützt werden muss.

Testen Sie einige Lösungen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Migrieren Sie eine kleine Pilotgruppe, bevor Sie sich zu unternehmensweiten Änderungen entscheiden. Ihre elektronische Post ist zu wichtig – daher sollten Sie Ihre Entscheidungen auch basierend auf tatsächlichen Funktionen treffen – und nicht auf Marketingaussagen.

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FAQ rund um sichere Business-eMail

Quellen

1. FBI Internet Crime Complaint Center (IC3), Jahresbericht 2024; Coalition, “2025 Cyber Claims Report”, Mai 2025; Abnormal Security, “BEC & VEC Attack Trends Report”, Oktober 2024 ↩︎
2. Data Privacy Manager, “20 Biggest GDPR Fines So Far [2025]”, März 2025; PrivacyEngine, “GDPR Statistics Worldwide 2024”, Januar 2025; StationX, “80+ Top Data Privacy Statistics for 2025”, Mai 2025 ↩︎
3. Keepnet Labs, “2025 Phishing Statistics”, aktualisiert im August 2025 ↩︎
4. Fact.MR, “Email Encryption Market Share | Industry Statistics – 2034”, Marktanalysebericht, 2024 ↩︎