A redação de emails é uma habilidade de comunicação indispensável nos dias de hoje. E é por isso que a etiqueta de email é tão importante.
Mas o que é etiqueta de email, qual a sua real importância e quais as melhores dicas para criar email atrativos e profissionais? Abaixo, explicamos tudo isso e muito mais.
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O que é etiqueta de email?
Em um mundo dominado pelas redes sociais, onde toda comunicação é acelerada, caótica e, muitas vezes, tóxica, a noção de etiqueta pode parecer absurda e antiquada. Mas não é bem assim.
Regras sobre como agir, que linguagem usar, como se referir a alguem e, é claro, o cuidado com normas gramaticais e de ortografia ainda são importantes.
Isso se aplica principalmente a situações onde precisamos ser mais formais, como ao trocar emails com empregadores, funcionários, autoridades ou qualquer pessoa que não conheçamos bem.
A etiqueta de email define diretrizes e boas práticas a serem seguidas na hora de criar emails mais profissionais.
Qual a importância da etiqueta de email?
Como você julga uma pessoa ao conhecê-la pessoalmente em um cenário profissional?
Geralmente é pelo aperto de mão ou pelo contato visual mantido durante a apresentação. Se a pessoa estava sentada, também é importante que ela se levante, fale seu nome com clareza e sorria (ou pelo menos não franza a testa).
Se a pessoa não fizer nada disso, qual seria a sua primeira impressão?
Provavelmente, a primeira coisa a passar pela sua cabeça seria “que falta de educação” ou “que pessoa esquisita”. Como resultado, seu interesse em trabalhar com a pessoa seria posto à prova.
Quando o assunto é email, no entanto, não temos como manter contato visual ou apertar a mão da outra parte com firmeza.
Mesmo assim, seguir uma etiqueta adequada é importantes se quisermos que o outro lado nos veja como profissionais dignos do seu tempo.
23 Regras de etiqueta de email e dicas para seguir
Como já mencionamos, existem diversas regras de etiqueta a serem seguidas quando a gente conhece alguém pessoalmente. Todo mundo aprende a maioria delas quando criança. A etiqueta de email, no entanto, é um pouquinho mais complicada, principalmente porque geralmente não há ninguém para ensiná-la.
1. Comece com uma linha de assunto clara
De acordo o Radicati Group, uma firma especializada em pesquisas de mercado em tecnologia, cerca de 347,3 bilhões de emails são enviados todos os dias em 2023.
Isso significa que, em média, um usuário comum recebe entre 100 e 200 email por dia, enquanto profissionais ativos enviam cerca de 40 emails por dia.
A maioria desses emails são spam e um número maior ainda acaba indo direto para a lixeira por um simples motivo: eles não têm uma linha de assunto clara.
A linha de assunto define o propósito do email. Ela é basicamente o título da mensagem. É provável que você tenha olhado para o título deste artigo e se interessado por ele porque o assunto lhe pareceu relevante (e esperamos que realmente seja). Da mesma forma, o destinatário do seu email vai conferir a linha de assunto antes de mais nada para determinar se vale a pena abri-la.
2. Revise o nome do destinatário
Como você se sentiria se alguém se dirigisse a você utilizando o nome errado?
Sua primeira impressão provavelmente seria que a pessoa nem ao mesmo se deu ao trabalho de pesquisar sobre você. Por que então você se daria ao trabalho de ouvi-la?
Usar o nome errado forma uma péssima primeira impressão, e não há motivos para cometer este tipo de equívoco ao enviar um email profissional. Especialmente se você for pedir algo da pessoa.
Ou seja, é extremamente importante que você revise o nome do destinatário antes de clicar no botão enviar.
Por exemplo, nomes como Carolina e Caroline, Marcos e Marco, Bruno e Breno, etc, podem ser parecidos, mas não são iguais e confundi-los pode até mesmo ofender a pessoa em questão.
O mesmo vale para apelidos comuns. A menos que, por exemplo, a Caroline prefira ser chamada de Carol, evite usar este apelido.
3. Utilize uma saudação adequada
Assim como quando se encontra alguém pessoalmente, uma saudação adequada é parte crucial da etiqueta de email.
Se uma linha de assunto clara é o que faz o destinatário abrir o email, uma saudação profissional é o impede de fechá-lo imediatamente.
A saudação mais adequada pode variar, dependendo do assunto do email e de quão bem você conhece o destinatário. Em geral, no entanto, é melhor utilizar uma das tres opçõe abaixo (da menos a mais formal):
- Olá [primeiro nome]
- Caro [primeiro nome]
- Prezado [primeiro nome]
4. Apresente-se
Ao enviar um email para alguém que você não conhece (ou que não conhece você), é pouco indicado pular direto para o assunto.
Você precisa se apresentar primeiro.
No entanto, isso não significa contar toda a história da sua vida ou algo do tipo. Uma simples e breve introdução sobre quem você é com informações relevantes para o assunto do email é suficiente.
Por outro lado, se você já tem familiaridade com o destinatário, não há razão para perder tempo se apresentando. A não ser, é claro, que você conheceu a pessoa há muito tempo atrás e acha uma boa ideia refrescar a sua memória mencionado seu último contato.
5. Vá direto ao ponto
Ninguém tem tempo para ficar lendo longas explicações e histórias.
Vá direto ao ponto.
Você leria este artigo se ele tivesse começado com todo tipo de informação irrelevante? É claro que não. E a paciência das pessoas ao ler emails é ainda mais curta.
Idealmente, o seu email não deve ter mais de 3 ou 5 parágrafos (fora as saudações) formados por entre 1 e 3 frases curtas.
Pronto para botar essas primeiras 5 regras em prática? Beleza, vamos para o próximo nível com as dicas a seguir!
6. Defina um objetivo
É melhor que seu e-mail tenha apenas um objetivo. No entanto, às vezes, pode ser necessário cobrir mais algumas coisas.
Se for esse o caso, ao invés de escrever uma mensagem muito longa, tente explicar brevemente o assunto principal do seu e-mail e resumir os assuntos secundários em tópicos curtos.
7. Utilize uma estrutura de email adequada
Todo email, formal ou informal, deve seguir uma estrutura muito simples, formada por 6 elementos-chave:
- Linha de assunto
- Saudação
- Frase de abertura
- Corpo/assunto principal
- Call to action (CTA)
- Despedida e assinatura
A ideia é fazer com que a mensagem seja o mais fácil de ler possível e que o destinatário possa encontrar detalhes importantes rapidamente. Isso significa que você deve cobrir o seguinte:
- Por que você está enviando o email (assunto)
- Para quem o email será enviado (saudação e introdução)
- O que você precisa (corpo e CTA)
8. Evite erros gramaticais e de ortografia
Erros gramaticais e de ortografia são uma forma certeira de perder o respeito do destinatário.
Por esse motivo, é importante que você revise o seu email com cuidado antes de enviá-lo. O processo não precisa levar mais de um minuto e não fazê-lo pode fazer com que você pareça preguiçoso e pouco profissional.
9. Não exagere nas fontes
Existem centenas de fontes por aí, mas nem todas elas são adequadas para uso em emails.
Algumas fontes são claramente ilegíveis, alguma tem aparência pouco profissional, enquanto outras são simplesmente usadas demais.
Geralmente, as melhores opções de fonte são as seguintes:
- Helvetica
- Verdana
- Baskerville
Enquanto as priores incluem:
- Times New Roman
- Gothic
- Comic Sans
10. Tenha cuidado com o tom do email
É importante que você tenha muito cuidado com o tom da mensagem, afinal, é difícil ter certeza sobre como a outra parte interpretará as suas palavras.
O destinatário não tem como ouvir a sua voz ou ver as suas expressões faciais.
Ainda mais, em uma conversa da vida real, você pode usar seu temperamento ou a situação para justificar uma explosão repentina, mas essa desculpa não existe quando se comunica com alguém online. Portanto, mesmo que você não concorde com alguém em algo, respire fundo e pense com cuidado no que precisa escrever.
Não há espaço para insultos e brigas dentro de emails profissionais.
11. Tenha cuidado ao fazer piadas
O que soa engraçado para algumas pessoas pode não ter graça, ou pior ainda, ser ofensivo para outras. A menos que você conheça bem o destinatário e saiba que ele reagirá bem a uma mensagem bem humorada, evite fazer piadas e utilizar sarcasmo.
12. Evite pontos de exclamação
A utilização do ponto de exclamação deve ser limitada a momentos apropriados, principalmente quando se trata de etiqueta de email.
Geralmente, não há problema em utilizar uma exclamação para demonstrar empolgação sobre algo uma vez durante o email. Mais do que isso, no entanto, pode parecer pouco profissional.
13. Evite Emojis
O emojis são ótimos, mas eles jamais devem ser utilizados em comunicações via email, muito menos em cenários profissionais. A menos que você conheça bem a outra pessoa, deixe as carinhas felizes e desenhos para as redes sociais.
14. Responda sempre que possível
Você pode ter sido demitido. Ou a sua candidatura a uma vaga de emprego pode ter sido rejeitada. Sejamos sinceros, os emails nem sempre trazem boas notícias.
De um jeito ou de outro, a etiqueta de email determina que todos os emails sejam respondidos prontamente.
Para CCs e CCOs, no entanto, as regras são um pouquinho diferentes.
15. Saiba quando “Responder a todos”
O botão responder a todos pode ajudar você a poupar tempo ao se comunicar com um grande grupo de pessoas, especialmente durante uma longa sequência de mensagens. Mas tudo tem hora e lugar.
A etiqueta de email quanto ao uso do “Responder a todos” é simples e direta:
A opção só deve ser utilizada quando a resposta é relevante para todos. Caso contrário, atenha-se a respostas diretas.
16. Tenha cuidado com a função CC
De vez em quando você vai precisar adicionar outra pessoa a uma sequência de emails existente além do destinatário original.
É para isso que serve a função CC ou “Com cópia”.
No entanto, nem todo mundo entende esta função e é comum que ela seja usada incorretamente.
Por exemplo, se você precisa de uma resposta direta, ou se o email não tem relevância alguma para a pessoa, a etiqueta de email determina que a função CC não seja utilizada.
17. Tenha ainda mais cuidado com a função CCO
A função CCO, ou “Com Cópia Oculta”, é uma excelente opção para quem fica preocupado ao utilizar a função CC, especialmente porque ela oferece mais privacidade.
O campo CCO é a melhor opção para quando você precisa enviar o email para outras pessoas interessadas, mas prefere preservar o anonimato dos outros destinatários. Ele também pode ser utilizado em situações que envolvem informações confidenciais ou sensíveis.
Quando a função CCO é utilizada, o endereço de email de um destinatário permanece oculto para os outros. Ou seja, a pessoa pode responder a mensagem sem revelar a sua identidade. Trata-se de uma camada extra de privacidade e segurança, tanto para o remetente quanto para os destinatários.
18. Encaminhe emails apenas quando necessário
Ao encaminhar um email, certifique-se primeiro de avisar o destinatário original. Você também deve ser particularmente criterioso com o encaminhamento de emails que contêm informações privadas ou confidenciais. Na dúvida, é melhor omitir estes detalhes ou resumir a mensagem para o novo destinatário..
19. Use anexos com cuidado
Quase todo mundo desconfia de anexos de email. E com razão, já que eles podem estar infectados com malware.
Por este motivo, é importante que você inclua anexos no email apenas quando o destinatário já estiver esperando por isso.
Por exemplo, quando você se candidata a um emprego, é perfeitamente normal e esperado que o seu currículo esteja em anexo. O mesmo vale para quando informações, fotos e documentos são especificamente solicitadas pelo destinatário
Em resumo, existem situações em que o envio de anexos é relevante. Em todos os outros casos, esta prática deve ser evitada.
20. Saiba como finalizar um email
O final do seu email não precisa ser extravagante. Ao invés disso, ele deve ser curto e profissional.
Seu propósito é encerrar a conversa no momento certo e, ao mesmo tempo, abrir a porta para outras.
É por isso que você precisa estar atento à forma como finaliza seus emails e a aparência da sua assinatura.
Para a despedida, um simples “Obrigado”, “Atenciosamente” ou “Abraços” é o suficiente. Já para a assinatura, tente ser breve, utilizando apenas o seu nome, cargo e informações de contato.
22. Não esqueça do follow-up
Enviou o email para uma pessoa mas ainda não recebeu uma resposta depois de um ou dois dias?
Paciência é uma virtude, mas ela tem limites. Seu tempo é tão precioso quanto o do destinatário e se você tinha um bom motivo para enviar o email, não há nada de errado em querer uma resposta o mais rápido possível.
Às vezes o destinatário só precisa de um empurrãozinho. A solução é um bom emails de follow-up.
23. Configure uma mensagem de ausência
E por falar em emails não respondidos, o motivo pode ser a ausência temporária do destinatário.
Ao invés de deixar emails sem resposta por um longo período de tempo, sugerimos a configuração de uma resposta de ausência automática para avisar as pessoas sempre que você estiver viajando ou longe do escritório.
Conclusão
Como você já deve ter percebido, existem várias regras de etiqueta de email a serem seguidas. Tem gente que se preocupa mais com como causar uma boa e última impressão, outros com como se comunicar de maneira mais profissional. No entanto, o objetivo é sempre o mesmo: ter mais chances de conseguir uma resposta.
Todas estas regras têm como objetivo garantir que você construa bons relacionamentos a pareça mais profissional.
Finalmente, lembre-se de proteger os seus dispositivos e de que usar um provedor de email seguro como o Mailfence não é apenas uma opção, mas sim uma necessidade quando o assunto é proteger a sua privacidade online.
