Nesta História de Sucesso do Cliente, compartilhamos a história da RISS, uma organização sem fins lucrativos do setor de telecomunicações, que adotou o Mailfence como a alternativa perfeita ao Sharepoint para o compartilhamento de documentos.
Em nossa série Customer Success, pretendemos destacar histórias reais de como nossos clientes enfrentaram desafios e alcançaram sucesso com o Mailfence. Você terá uma visão real dos bastidores de alguns dos desafios que eles enfrentaram, bem como das ferramentas e estratégias que implementaram para superá-los.
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Conheça a RISS, uma organização sem fins lucrativos especializada em gerenciamento de dados
Fundada em 2002, a RISS é uma organização sem fins lucrativos. Ela que apoia a implementação e o uso de um sistema de banco de dados comum entre redes de radiocomunicação na Bélgica.
Em termos práticos, sua missão é evitar que as empresas de telecomunicações da Bélgica construam mais antenas do que o necessário, permitindo que elas compartilhem os mesmos locais. Para isso, a organização gerencia, atualiza e processa os dados dessas empresas de telecomunicações.
Ao oferecer um conjunto de ferramentas colaborativas, principalmente o Mailfence Groups e o Mailfence Documents, o Mailfence estava perfeitamente posicionado para atender às necessidades da RISS. Em particular, a RISS precisava de uma plataforma em que os documentos pudessem ser facilmente compartilhados entre várias organizações e os direitos de acesso pudessem ser concedidos com base nos grupos aos quais os colaboradores pertencem.
Infelizmente, isso era impossível com a ferramenta anterior que eles usavam, o Sharepoint…
Por que a RISS precisava de uma alternativa ao Sharepoint
Antes de implementar o Mailfence, a RISS usava o Sharepoint. No entanto, como nos conta Pascal Veracchia, Líder Digital do Grupo de Negócios, a solução estava longe de ser ideal.
“Com o Sharepoint, era impossível para mim assumir a função de administrador e gerenciar o acesso de novos usuários”, diz Pascal. “Além disso, o Sharepoint oferecia muito pouca flexibilidade, o gerenciamento do aplicativo era complicado e os custos eram altos para uma organização sem fins lucrativos como nós”.
A flexibilidade necessária para Pascal é um ponto de atrito comum com as grandes empresas de tecnologia. Produtos como o Sharepoint da Microsoft oferecem poucas opções de personalização. É uma abordagem “tamanho único” em que você pode escolher entre dois ou três planos, no máximo.
Trabalhar com a Mailfence permitiu que a RISS realmente expusesse suas necessidades comerciais e recebesse uma solução personalizada.
No final, foi a falta de autonomia que fez com que a RISS procurasse uma alternativa ao Sharepoint para a colaboração de documentos.
“Era impossível para mim ser autônomo e gerenciar o aplicativo sozinho”, acrescenta Pascal. “Toda vez que eu precisava criar um novo usuário, sempre tinha que passar pelo nosso administrador do Sharepoint, o que era um problema quando ele estava de férias, pois não havia backup.”
Mailfence: a alternativa perfeita para o Sharepoint
Por meio de um de seus colegas, Pascal ouviu falar sobre o Mailfence. Ele também foi informado sobre o conjunto de ferramentas de colaboração segura que a empresa oferecia.
“Quando começamos a procurar uma alternativa para o Sharepoint, tínhamos três critérios em mente: flexibilidade, autonomia e custos. O Mailfence preencheu todos esses requisitos”.
Após uma primeira demonstração do produto, Pascal foi apresentado aos Grupos do Mailfence. Eles são espaços de colaboração que permitem o compartilhamento de dados entre os usuários. De fato, o Mailfence permite a criação de grupos para compartilhar dados, colaborar e se comunicar. Esses grupos podem ser usados como intranets ou extranets para gerenciar projetos e colaborar com colegas, parceiros ou alunos.
“O Mailfence me dá a capacidade de definir direitos de acesso muito precisos aos documentos, com base no grupo ao qual o usuário pertence”, acrescenta Pascal. “Todos podem encontrar facilmente todas as informações ou documentos relevantes para eles, pois tudo está centralizado em um só lugar. Mas a confidencialidade de determinados documentos é sempre garantida, dependendo dos direitos de acesso que eu concedo”.
Pascal também percebeu que a migração de dados do Sharepoint para o Mailfence também seria feita. Isso acabou sendo um dos principais fatores que contribuíram para a decisão de migrar para o Mailfence.
De fato, de acordo com um estudo da Gartner, 83% dos projetos de migração de software excedem as restrições de orçamento ou cronograma ou fracassam completamente.
Substituir uma ferramenta que os funcionários e colaboradores vêm usando há anos é um grande desafio. É por isso que um procedimento adequado de migração de dados é fundamental. Pascal acrescenta: “Apreciei muito o suporte da Mailfence no processo de migração. Foi um verdadeiro valor agregado”.
O que o Mailfence pode fazer por você
No final, a personalização e o autogerenciamento fizeram a RISS optar pelo Mailfence como alternativa ao Sharepoint. “Eu precisava de autonomia para criar e gerenciar usuários por conta própria”, diz Pascal. E esse é exatamente o ponto problemático que o Mailfence conseguiu resolver.
Desde que migrou para a Mailfence, Pascal diz que a colaboração tem sido “excelente”. “A Mailfence é uma grande parceira e sempre encontra soluções para minhas solicitações. Eles oferecem uma gama de ferramentas que podem ser adaptadas para atender às suas necessidades e que você mesmo pode gerenciar”.
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- Painel de controle e API para criar, atualizar e gerenciar suas contas;
- armazenamento e recursos com base em suas necessidades reais, e não em uma abordagem “tamanho único”.
Sua organização também está procurando uma alternativa para o Sharepoint? Fique à vontade para entrar em contato conosco e descobrir como o Mailfence ajudar!
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