Saviez-vous qu’il y a des petites règles à connaître pour bien envoyer des courriels ? L’une d’elles, c’est de savoir comment écrire à plusieurs personnes tout en respectant la confidentialité de chacun. Avez vous déjà remarqué le champ Cci quand vous rédigez un courriel, juste à côté du champ « À » ?
Nous avons déjà évoqué le champ Cc dans un autre article, qui permet d’inclure quelqu’un en copie. Mais aujourd’hui, parlons du mystérieux Cci, ou « Copie Carbone Invisible ».
L’avantage avec la Copie Carbone Invisible, c’est qu’elle vous permet d’inclure quelqu’un en copie sans que les autres destinataires le sachent. Par exemple, si vous mettez quelqu’un en Cci, son adresse email est invisible pour les autres. C’est différent du Cc où tout le monde voit qui a reçu le courriel. Mais attention, celui qui est en Cci ne verra pas les réponses au courriel, et il ne verra pas non plus les autres personnes en Cci.
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Où trouve-t-on le champ Cci ?
Que vous utilisiez Gmail, YahooMail, Outlook ou d’autres, vous le trouverez facilement. Avec Mailfence, par exemple, cliquez sur « Nouveau » pour écrire un courriel, et juste à côté de « À », vous verrez « Cc/Cci ».
Cliquez dessus et les champs Cc et Cci s’afficheront.
Voilà, rien de sorcier !
Si vous êtes sur un autre service comme Gmail, le champ Cci pourrait être un poil différent, mais rien de bien compliqué.
Maintenant que vous savez où il est, pensez à l’utiliser judicieusement. Et parfois, il vaut mieux s’abstenir de l’utiliser.
Quand utiliser le champ Cci ?
90 % du temps, vous utiliserez probablement le champ “À” lors de la rédaction et de l’envoi de courriels. Cependant, lorsque vous souhaitez envoyer un courriel à un groupe, Cc et Cci pourraient être plus adaptés.
Alors, quand devriez-vous utiliser Cci plutôt que Cc ?
La copie carbone invisible est pratique lorsque vous gérez des fils de courriels longs. Voici trois raisons d’utiliser Cci plutôt que Cc :
- Tenir quelqu’un informé : Cci est utile si vous voulez tenir quelqu’un, comme votre supérieur, au courant sans le submerger de réponses individuelles ou de messages « répondre à tous ».
- Messages en masse : Cci est également utile lorsque vous voulez envoyer un courriel à un groupe. Bien que Cc puisse avoir le même effet, Cci offre une protection supplémentaire en masquant les adresses courriel et en empêchant des divulgations accidentelles via les réponses « Répondre à tous ».
- Protéger la confidentialité : Dans les deux cas mentionnés, Cci offre l’avantage de protéger la confidentialité du destinataire. Cela garantit que vous ne partagez pas, par exemple, l’adresse courriel de votre manager avec quelqu’un d’autre.
Quand ne pas utiliser Cci ?
Cela étant dit, il y a des moments où l’utilisation du Cci n’est pas appropriée.
- Pour faire mauvaise impression d’un collègue. Si vous êtes en désaccord ou en conflit avec un collègue, il est toujours préférable de régler le problème directement avec lui. Si cela n’est pas possible, envisagez de discuter de la question avec son responsable, mais il est essentiel d’éviter de passer derrière son dos en mettant ses managers ou d’autres personnes en Cci. De telles actions peuvent nuire à la confiance et créer un environnement de travail hostile. Il est important de gérer les conflits de manière respectueuse et transparente.
- Pour espionner. Une autre utilisation incorrecte du Cci dans les courriels est lorsqu’il est utilisé pour permettre à quelqu’un d’écouter une conversation à laquelle il ne devrait pas participer. Par exemple, il serait hautement contraire à l’éthique et non professionnel de mettre en Cci une personne d’une autre entreprise afin de lui fournir des informations confidentielles ou privilégiées. Il est essentiel de respecter la vie privée et la confidentialité des conversations par courriel et de n’inclure que les personnes directement concernées ou autorisées à accéder aux informations partagées.
Pour en savoir plus sur comment protéger votre entreprise de l’espionnage, jetez un coup d’oeil à notre article dédié.
Conclusion
La copie carbone invisible est un outil utile dans votre boîte à outils de courriel, mais elle peut parfois être mal utilisée. Nous espérons que cet article vous a donné une compréhension claire de ce qu’est le Cci dans un courriel et de quand il est approprié d’en faire usage.
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