La etiqueta del correo electrónico comprende una gama de importantes normas cuyo aprendizaje puede tomar algún tiempo. Una de estas reglas implica comunicarse adecuadamente con un grupo de individuos, asegurándose a la vez que su privacidad sea respetada.
Es ahí donde entran en juego dos campos, que podrá ver junto al campo «Para«:
CC y CCO.
En un artículo anterior, conversamos acerca del CC (con copia), pero en este exploraremos lo que significa la función «Con Copia Oculta», o CCO en el correo electrónico y cómo usarla eficazmente.
¿Qué es CCO en el correo electrónico?
CCO significa «Con Copia Oculta», y le permite enviar una copia de un correo electrónico a cualquier persona que incluya en el campo «CCO».
El campo CCO en el correo electrónico tiene el mismo propósito que el campo CC, pero con una diferencia clave:
Al añadir a alguien al campo CCO, su dirección de correo electrónico permanece oculta a todos los demás. Por otra parte, cuando se usa el campo CC, todos los destinatarios pueden ver la dirección de correo electrónico de los demás.
Esto significa que la persona en el campo CCO puede ver y leer la conversación entera, pero que los demás en el correo electrónico no pueden detectar su presencia.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que el destinatario no puede usar la función «Responder a todos», y tampoco pueden ver a otros destinatarios en el campo CCO.
¿Dónde está el campo CCO en el correo electrónico?
Entonces, ¿cómo se puede ubicar el campo CCO?
Es fácil de hallar en la mayoría de los clientes de correo electrónico, incluyendo Gmail, YahooMail, Outlook, etc.
Si está usando Mailfence, una vez que haga clic en «Nuevo» para redactar un nuevo correo electrónico, verá el campo «CC/CCO» junto al campo «Para» (un poco más a la derecha).
Entonces, con solo hacer clic en CC/CCO, abrirá dos nuevos campos bajo el campo «Para»: CC y CCO.
Y listo. Qué fácil, ¿no?
Ahora, si está usando un servicio de correo electrónico diferente, como Gmail, la manera de ubicar la opción CCO puede variar ligeramente (pero no mucho).
Al abrir una ventana de «Nuevo Mensaje», encontrará las opciones CC y CCO posicionadas a la derecha del campo «Para». La distinción principal en este caso es que, si las clica individualmente, podrá abrir las opciones CC o CCO, pero no a la vez.
Vale, ahora que ya sabe dónde encontrar el campo CCO en su correo electrónico, es momento de entender cómo usarlo correctamente y cuándo es mejor evitarlo.
¿Cuándo usar CCO?
El 90 % de las veces, lo más probable es que use el campo «Para» al redactar y enviar correos electrónicos. Sin embargo, en situaciones en donde se quiera enviar un correo electrónico a un grupo de personas, usar CC y CCO es más apropiado.
Entonces, ¿cuándo usar CCO en vez de CC?
Una copia oculta puede resultar útil en hilos de correo electrónico muy largos. Existen tres motivos para esto:
- Para mantener informada a una persona: La CCO es una excelente herramienta para mantener informada a una persona, como su jefe u otro superior, sin sobrecargarlos con respuestas individuales o mensajes de «responder a todos».
- Mensajes masivos: Otra situación en la que la CCO resulta muy útil es cuando se desea enviar un correo electrónico a un grupo de personas. Si bien la CC puede cumplir el mismo propósito, la BCC brinda una capa adicional de protección ocultando las direcciones de correo electrónico y evitando su revelado accidental mediante las respuestas «Responder a todos».
- Para proteger la privacidad de la persona: En ambos de los casos antes mencionados, la CCO ofrece la ventaja adicional de salvaguardar la privacidad del destinatario. Garantiza que no se comparta accidentalmente, por ejemplo, la dirección de correo electrónico de su gerente con otra persona.
¿Cuándo no usar CCO?
Dicho esto, existen ocasiones en que usar CCO no es adecuado.
- Para hacer quedar mal a un colega. Si tiene una desavenencia o disputa con un colega, es mejor resolver el asunto directamente con este, y mejor si puede ser cara a cara. Si esto no es factible, puede considerar si le conviene discutir el tema con su superior, pero es crucial evitar actuar a sus espaldas. Tomar tales acciones puede perjudicar la confianza y crear un entorno laboral negativo. Es importante para manejar conflictos de manera respetuosa y transparente.
- Para permitir que alguien «espíe». Otro uso inadecuado del CCO en el correo electrónico es cuando se usa para permitir a una persona espiar en una conversación de la que no deberían formar parte. Por ejemplo, sería muy poco ético y antiprofesional enviar un mensaje CCO a una persona de otra empresa para brindarles la oportunidad de obtener información confidencial o interna. Es importante respetar la privacidad y confidencialidad de las conversaciones de correo electrónico y solo incluir a individuos que estén directamente relacionados o autorizados a acceder a la información que se comparte.
Para más información acerca de cómo proteger a su empresa contra el espionaje de datos, dele una mirada a este artículo.
Conclusión
La opción «con copia oculta» (CCO) es una herramienta útil en su arsenal para el correo electrónico, pero a veces se puede malentender. Esperamos que este artículo le haya brindado una comprensión clara de lo que es la función CCO en el correo electrónico y cuándo es adecuado usarla en el campo CCO.
Para más información, consulte estos artículos:
- El compromiso de privacidad de Mailfence
- ¿Puede ser privado un proveedor de correo electrónico seguro?
- Cómo proteger su proteger online con estos seis consejos
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