Entre todas las funciones que tiene el correo electrónico, el botón «responder a todos» seguramente es el que crea más metidas de pata Esta función puede crear momentos embarazosos, tanto si se pulsa accidentalmente queriendo pulsar solo «responder» como cuando se usa en el momento equivocado.
En este artículo, le ayudaremos a evitar estas situaciones y le mostraremos cuándo usar el «responder a todos» en sus correos electrónicos para que sus mensajes lleguen únicamente a quien debe recibirlos.
¿Qué es la función «responder a todos» del correo electrónico?
Al responder a un correo electrónico, esta función le permite comunicarse a la vez con el remitente original y con todos los contactos en los campos «Para» y «CC» que recibieron el mensaje original.
Sin embargo, no incluye aquellos en el campo «CCO» o «Con copia oculta».
¿Cómo comenzar de manera correcta?
Al redactar un mensaje de «responder a todos», es fundamental emplear el saludo adecuado.
Para ser inclusivos y evitar errores de género en el tratamiento a los destinatarios, es mejor evitar saludos como:
- «¡Hola, chicos!»
- «Hola, señores»
- «Hola, chicas»
Porque el hilo puede contener tanto a hombres como a mujeres.
En lugar de eso, es mejor usar alguna de las siguientes opciones:
- «Saludos a todos,
- «Hola, equipo»
- «¡Hola a todos!»
¿Cuándo se usa «responder a todos»?
La función «responder a todos» del correo electrónico se debe usar en los siguientes casos:
- Su respuesta afecta a los demás.
Use «responder a todos» si su respuesta puede afectar a otras personas. Por ejemplo, si su empresa organiza un ejercicio para el equipo el próximo sábado en Palm Springs, California y esto le interesa, puede usar «responder a todos» para compartirlo.
- Su pregunta es importante para todos:
Si tiene una pregunta que pudiera ser relevante para la mayoría de las personas en la cadena de correo electrónico, como solicitar una aclaratoria acerca del día exacto del evento, entonces «responder a todos» es la mejor opción.
- Le han pedido que use «responder a todos».
Si la persona que envió el correo original le pide que use «responder a todos», entonces eso es lo que hay que hacer. Es posible que consideren que sus aportes pueden ser útiles para todos los implicados.
- Desea cerrar la conversación:
Usar «responder a todos» puede ser una buena manera de cerrar una cadena de correos electrónicos.
¿Cuándo no usarlo?
Hay ocasiones en las que usar «responder a todos» no es lo mejor. Aquí hay algunos ejemplos:
- Información irrelevante
Si tiene información para compartir que solo sea relevante para el remitente original o algunas personas del hilo, no hace falta enviar la respuesta a todos. Como regla general, si la respuesta es irrelevante para la mayoría de los destinatarios, no use la función «responder a todos».
- Corregir errores
Poner en evidencia un error de alguien mediante el «responder a todos» puede crear una atmósfera tóxica y se considera poco profesional. Si necesita hablarle a alguien acerca de un error, hágalo usando el botón «responder», o mejor todavía, cara a cara.
- Quejas
Evite involucrar a todo el mundo en un hilo al expresar descontento. Comuníquese directamente con la persona con la que está en desacuerdo.
- Preguntas personales
Si tiene una pregunta para el remitente que solamente es relevante para usted y para nadie más en ese hilo, use «responder» en vez de «responder a todos».
¿Cuáles son las alternativas a «responder» y «responder a todos»?
Existen situaciones en las que ni «Responder a todos» ni «Responder» son las adecuadas.
Por ejemplo, imagínese que quiere responder a todos los destinatarios, pero hay uno en específico que no debería recibir la respuesta.
También puede ocurrir el caso opuesto: hay una persona importante que falta en la lista de destinatarios.
En estas situaciones, lo que más conviene usar es:
- Añadir/eliminar destinatarios de la línea de «para»
Al hacer clic en «responder a todos», puede cambiar la línea de «para». No dude en añadir a cualquier persona que considere fundamental para la conversación, o en eliminar a aquellos a quienes no le concierne.
- Usar la opción Con Copia (CC)
Si quiere mantener «informada» a una persona, pero esta no necesita contribuir personalmente, la función CC puede ser valiosa.
- Usar la opción Con Copia Oculta (CCO)
Por último, si quiere incluir a una persona en el hilo y mantenerla notificada, pero no necesariamente quiere que los demás lo sepan, la CCO le permite ocultar su dirección a otros destinatarios.
Los fallos más famosos con el «responder a todos»
- «Ambos son basura»
Antes del mundial de fútbol de 2002, BBC Sports añadió a los comentaristas Andy Gray y Jonathan Pearce al equipo. Sin embargo, la persona que dirigía BBC Sports no estaba muy contenta con la decisión. Quería enviar un correo expresando su descontento a un colega, pero terminó enviándolo por error a 500 miembros del personal, incluyendo a Gray y a Pearce. Su mensaje decía: «Creo que ambos son basura».
Dándose cuenta de su error, lo admitió y expresó estar impresionado por su propio mal comportamiento, diciendo que no podía creer que se hubiera portado «como un auténtico imbécil».
Fuente: The first post
- «Que le cuente a todo el mundo lo malos que somos»
Dos pasajeros enviaron una queja a Spirit Airlines debido a una mala experiencia de viaje. Querían que se les compensara por un vuelo retrasado que les hizo perderse un concierto. La aerolínea les ofreció 200 USD en vales, pero los pasajeros no quedaron conformes y enviaron un nuevo correo solicitando una mejor compensación.
Este correo electrónico se le envió al director general (CEO) de la empresa. El CEO opinó que los pasajeros no tenían una razón válida para quejarse y cometió el error de compartirles su opinión mediante el «Responder a todos». Su correo decía: «Respóndale, Pasquale, pero opino que realmente no le debemos nada. Que le cuente a todo el mundo lo malos que somos. Igual nunca había volado con nosotros antes, y regresará a nosotros cuando le represente ahorrarse aunque sea un centavo».
Fuente: Budget Travel
Conclusión
El correo electrónico nos brinda diversas opciones para responder. Podemos responder a una sola persona con la función «responder» normal y añadir más personas en los campos «Para», «CC» o «CCO», pero en ocasiones sucede que todos deben escuchar lo que tenemos que decir.
La función «responder» también puede resultar útil, pero como vemos, es necesario conocer las normas de etiqueta para responder correos electrónicos para saber cuándo usarla.
