Die europäische Datenschutz-Grundverordnung wurde 2018 eingeführt, und viele Unternehmen kämpfen noch mit ihrer Einhaltung. Insbesondere die Handhabung von E-Mails spielt eine entscheidende Rolle, wenn es um die digitale Privatsphäre und Sicherheit geht. Auf welche Punkte müssen Sie achten, um DSGVO-konform zu sein? Die Antwort finden Sie in unseren Tipps in diesem Artikel.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bringt signifikante Auswirkungen auf die Handhabung und die Weitergabe von personenbezogenen Daten über E-Mail mit sich. Außerdem wird die Sicherheit von E-Mail mit dieser Verordnung zu einer gesetzlichen Pflicht.
Wenn Sie diese EU-Datenschutz-Grundverordnung nicht einhalten, kann dies zu schweren Folgen für Ihr Unternehmen führen. Es ist also von wesentlicher Bedeutung, dass Sie Ihre E-Mail-Praktiken verbessern. In dieser Anleitung besprechen wir sechs Tipps von Experten in Sachen DSGVO-Konformität bei Captain Compliance. (Der Begriff kann Ihnen übrigens auch in seiner englischen Variante GDPR Compliance begegnen.) Die Tipps beziehen sich auf diese Themen:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- DSFAs
- und mehr
Wenn Sie sich an diese Tipps halten, wahren Sie den Sicherheitsstandard für Ihre E-Mail und sind gleichzeitig DSGVO-konform. Werfen wir einen genaueren Blick darauf.
Warum ist es so wichtig für die E-Mail-Sicherheit, dass Sie DSGVO-konform sind?
Für die E-Mail-Sicherheit sind mehrere DSGVO-Artikel von Bedeutung.
Für die DSGVO-Compliance besonders wichtig ist in diesem Fall zum Beispiel der DSGVO-Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit (DSGVO-Artikel 5), da er aussagt, Daten müssen:
„in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“);“
Der DSGVO-Check: Im Kern geht es bei der Datenschutz-Grundverordnung um Einwilligung, Datenschutz und die Rechte des*der Einzelnen. Die Einwilligung muss ausdrücklich, in Kenntnis der Sachlage und aus freien Stücken erteilt werden, sodass dem*der Einzelnen eine aktive Rolle bei der Verwaltung seiner*ihrer DSGVO-Einwilligung zukommt. Dies gilt insbesondere in Bezug auf die E-Mail-Kommunikation.
Ein weiterer entscheidender Aspekt ist der Datenschutz, der verlangt, dass personenbezogene Daten in E-Mails mit der größtmöglichen Sicherheit behandelt werden. Dies beinhaltet den Schutz vor unbefugtem Zugriff und die Sicherstellung, dass die Daten für den vorgesehenen Zweck verwendet werden. Darüber hinaus haben Einzelpersonen im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung erweiterte Rechte. So zum Beispiel das Recht, auf ihre Daten zuzugreifen, Berichtigungen zu verlangen oder sogar ihre Daten löschen zu lassen.
Die E-Mail-Kommunikation ist nicht nur weit verbreitet, sondern weist auch inhärente Schwachstellen auf. Wenn die DSGVO-Einhaltung nicht gewährleistet ist, stellen diese ein erhebliches Risiko dar.
Insbesondere Phishing-Angriffe, unbeabsichtigte Datenschutzverletzungen und unzureichende Datensicherheitsmaßnahmen in E-Mail-Systemen können zu einer unbefugten Offenlegung von Daten führen. Auch unsachgemäß verwaltete E-Mail-Listen oder das Versäumnis, eine Zustimmung für die Kommunikation einzuholen, können zu Verstößen gegen die DSGVO und zu schweren Strafen für die Organisation führen.
Daher ist es nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, dass Sie die Grundsätze der DSGVO verstehen und in Ihren E-Mails implementieren, sondern es ist auch ein entscheidender Schritt zum Schutz der Privatsphäre und der Rechte des*der Einzelnen.
Best Practices für Ihre E-Mail-Sicherheit, damit Sie DSGVO-konform bleiben
Verwenden Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Implementieren Sie die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Ihre E-Mail-Kommunikation, um sicherzustellen, dass der Inhalt Ihrer E-Mails nur für den*die vorgesehene*n Empfänger*in lesbar ist. Diese Vorgehensweise ist dringend notwendig, um Ihre sensiblen personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff und dem Mitlesen oder Abfangen während der Übertragung zu schützen.
Führen Sie regelmäßige Updates Ihrer Sicherheitsmaßnahmen durch
Halten Sie Ihre E-Mail-Systeme mit den neuesten Sicherheits-Patches und -Protokollen auf dem neuesten Stand. Regelmäßige Updates helfen, Sie vor Schwachstellen und Cyberbedrohungen zu schützen, und stellen sicher, dass die Einhaltung der Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung in Bezug auf die Wahrung der Integrität und Vertraulichkeit von Daten gewahrt wird.
Implementieren Sie starke Zugangskontrollen für die Einhaltung der DSGVO
Richten Sie robuste Authentifizierungsmethoden für den E-Mail-Zugriff ein, zum Beispiel eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Dies senkt das Risiko von unbefugtem Zugriff auf personenbezogene Daten in E-Mails und steht im Einklang mit der Betonung der Datensicherheit in der EU-DSGVO.
Führen Sie Datenschutz-Folgeabschätzungen (DSFAs) durch
Führen Sie regelmäßig DSFAs für E-Mail-bezogene Prozesse durch, insbesondere wenn Sie neue Technologien oder Verfahren einführen. Diese Abschätzungen helfen Ihnen, die Risiken im Umgang mit personenbezogenen Daten abzuschwächen, und dies macht einen wesentlichen Aspekt im DSGVO-Gesetz aus.
DSGVO-konform? Schulen Sie Ihre Mitarbeiter*innen in Bezug auf DSGVO und E-Mail-Sicherheit
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter*innen in Bezug auf die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und sichere Vorgehensweisen rund um E-Mail. Sensibilisierung und eine DSGVO-Schulung senken das Risiko von menschlichem Versagen, was eine häufige Ursache für Datenschutzverletzungen ist.
Sie möchten wissen, wo Sie anfangen sollen? Lesen Sie hier unseren umfassenden Aufklärungskurs zu den Themen E-Mail-Sicherheit und Online-Privatsphäre.
Richten Sie klare Vorgehensweisen im Falle von Datenschutzverletzungen ein
Erstellen und pflegen Sie einen Reaktionsplan für potenzielle E-Mail-Datenschutzverletzungen. Sofortige Maßnahmen und die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen zur Meldung von Datenschutzverletzungen sind im Falle einer unbefugten Offenlegung von Daten entscheidend.
Fazit
E-Mail bleibt in unserer digitalen Welt auch weiterhin ein grundlegendes Instrument. Die Einhaltung der DSGVO-Standards ist nicht nur eine regulatorische Notwendigkeit, sondern auch ein Grundpfeiler in Bezug auf digitales Vertrauen und Sicherheit.
Doch wenn Sie DSGVO-konform sein und bleiben möchten, ist dies eine fortwährende Reise, keine einmalige Aufgabe. Diese Reise erfordert kontinuierliche Wachsamkeit, Updates und Weiterbildung.
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