A “caixa de entrada zerada” é sonho indescritível que todos nós perseguimos. É quase como chegar ao topo do Monte Everest, só que o Everest não recebe mais e-mails a cada 10 minutos. E, embora zerar a caixa de entrada possa parecer fantasia, os filtros de e-mail podem fazer com que você chegue bem perto.
Pense na filtragem de e-mails como os guardiões da sua caixa de entrada, ajudando você a limpar o caminho e a gerenciar o fluxo interminável de mensagens.
Neste guia, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre filtros de e-mail: o que é, como funciona, como criar e as melhores dicas sobre como usá-los para aumentar sua produtividade.
Mailfence - Obtenha seu e-mail seguro e gratuito.
4.1 baseado em 177 avaliações de usuários
O que é um filtro de e-mail?
Antes de mais nada, vamos definir o que é um filtro de e-mail.
A filtragem de e-mail é o processo de aplicar ações automática a e-mails com base em regras pré-definidas.
Por um lado, temos as regras. Elas podem incluir critérios como o endereço do remetente, palavras específicas na linha de assunto ou até mesmo a hora do dia em que o e-mail foi enviado.
Por outro, temos as ações automáticas. Elas não passam de reações que são acionadas quando uma regra é atendida. Estas ações podem ser mover o e-mail para uma pasta específica, excluí-lo completamente, ou atribuir a ele uma tag específica.
Aqui está um exemplo em uma conta do Mailfence:
Neste exemplo, criamos um único filtro chamado “Translations folder” (Pasta de traduções). Esse filtro ajuda a manter a organização com os tradutores que trabalham para o blog do Mailfence:
- Na seção de regras, definimos o parâmetro lógico como “any”. Isso significa que, se qualquer uma das condições a seguir for atendida, uma ação será executada. Em seguida, escolhemos o campo “From” e listamos os endereços de e-mail dos tradutores.
- Na seção de ação , solicitamos que o filtro “Move messages to the folder ‘Translations'” (Mover mensagens para a pasta “Translations”).
Agora, qualquer e-mail recebido de um desses endereços de e-mail será automaticamente movido para a pasta “Translations”!
Como você pode ver, a filtragem de e-mails permite um melhor controle da sua caixa de entrada. Além disso, ela também economiza muito tempo, pois automatiza as tarefas para você. Vamos examinar mais detalhadamente alguns dos benefícios da filtragem de e-mail.
Benefícios do uso da filtragem de e-mail
A filtragem de e-mail traz uma série de vantagens, inlcuindo:
- Economia de tempo: automatizar o gerenciamento de e-mails reduz o trabalho manual, permitindo que você se concentre em tarefas importantes.
- Melhor organização: Os e-mails são classificados em pastas ou categorias relevantes, ajudando você a manter uma caixa de entrada limpa.
- Menos distrações: Com menos bagunça, você pode se concentrar melhor nas mensagens essenciais.
- Mais segurança: Os filtros podem ser configurados para desviar e-mails de spam ou phishing, protegendo sua caixa de entrada de conteúdo nocivo.
- Melhor produtividade: Ao priorizar automaticamente os e-mails críticos, você garante que as mensagens importantes fiquem na frente e no centro.
Vamos ver agora como criar filtros de e-mail nos serviços de e-mail mais comuns.
Como criar um filtro de e-mail?
A seguir, preparamos um guia sobre como criar filtros de e-mail em alguns dos cinco serviços de e-mail mais usados.
1. Outlook
No Outlook, os filtros de e-mail são conhecidos como “Regras”. Veja a seguir como você pode criar uma:
- Vá para “Settings” (Configurações) clicando no ícone de engrenagem na parte superior direita da janela;
- Em “Mail”, clique em “Rules” (Regras).
- Clique em “Add New Rule” (Adicionar nova regra);
- Dê um nome ao seu filtro e, em seguida, defina as condições para ele (por exemplo, remetente, linha de assunto);
- Escolha uma ação, como mover o e-mail para uma pasta ou marcá-lo como importante. Em seguida, clique em “Salve” (Salvar).
Observe que você pode adicionar várias regras a sua caixa de entrada no Outlook. No entanto, você não pode definir parâmetros lógicos, como “OU”, entre as condições; por padrão, todas as condições precisam ser atendidas.
2. Gmail
A configuração de filtros no Gmail é simples:
- Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito, em “Mostrar todas as configurações”;
- Selecione “Filtros e endereços bloqueados”;
- Clique em “Criar novo filtro”, e uma janela será aberta;
- Defina os critérios, como o remetente ou palavras específicas no assunto.
- Clique em “Criar filtro” e selecione a ação que você deseja aplicar (por exemplo, arquivar, categorizar ou marcar como lida).
- Pressione “Criar filtro” novamente para finalizar.
Observe que não recomendamos que você use o Gmail ou qualquer outro serviço do Google.
3. Yahoo!
Para filtrar e-mails no Yahoo! Mail:
- Vá para “Settings” (Configurações) e depois para “More settings” (Mais configurações).
- Em “Filters” (Filtros), clique em “Add new filter” (Adicionar novo filtro).
- Defina as condições (por exemplo, o endereço do remetente) e a ação (por exemplo, mover para uma pasta específica).
- Clique em “Save” (Salvar) para ativar o filtro.
4. Apple Mail
Criando filtros no Apple Mail:
- Navegue até “Preferences” (Preferências) e, em seguida, “Rules” (Regras).
- Clique em “Add Rule” (Adicionar regra) e especifique os critérios (por exemplo, assunto ou destinatário).
- Escolha uma ação, como mover o e-mail ou marcá-lo como lido.
- Clique em “OK” para salvar.
5. Mailfence
Como um dos provedores de e-mail mais privados e seguros, o Mailfence oferece opções abrangentes de filtragem de e-mail. Para criar um filtro:
- Clique no seu nome de usuário no canto superior direito e selecione “Settings” (Configurações);
- Em Messages (Mensagens), selecione “Filters” (Filtros);
- Clique em “Add filter” (Adicionar filtro);
- Escolha entre uma ampla gama de condições, como remetente, destinatário, tamanho do e-mail ou palavras-chave contidas no corpo do e-mail;
- Se várias condições forem definidas, você poderá escolher se todas ou nenhuma condição precisa ser atendida;
- Defina a ação que o filtro executará, como mover o e-mail para uma pasta.
- Salve o filtro para ativá-lo.
Parâmetros comuns de um filtro de e-mail
Com base no serviço de e-mail que você usa, os parâmetros com os quais você pode brincar variam. No entanto, vamos abordar os mais comuns e como você pode usá-los.
Tipos de regras
As condições mais comuns que você pode definir são:
- Assunto: a linha de assunto contém uma palavra específica? Com o Mailfence, você pode até decidir se deve haver uma correspondência exata ou não, se a linha de assunto deve começar ou terminar com uma palavra específica, etc.
- De: condição baseada em quem enviou o e-mail;
- Para: para quem o e-mail é enviado;
- Texto: condição baseada no conteúdo do e-mail (você pode definir uma palavra específica ou uma frase completa);
- Tamanho: condição baseada no tamanho do e-mail (em KB ou MB);
- All Emails (Todos os e-mails): Você pode ignorar essa etapa para que o filtro se aplique a todos os e-mails indiscriminadamente;
Tipos de ações
As ações mais comuns que você pode aplicar a um e-mail são:
- Mover para pasta: a ação mais comum é classificar o e-mail em uma pasta específica quando a(s) condição(ões) for(em) atendida(s);
- Encaminhar uma cópia para outro endereço de e-mail;
- Excluir o e-mail;
- Enviar uma resposta automática;
- Atribuir uma tag;
- Marcar o e-mail como lido.
Há muitos outros tipos de condições e ações que você pode explorar em sua conta do Mailfence para criar filtros extremamente precisos.
7 dicas para você tirar o máximo proveito da filtragem de e-mail
Agora que você sabe como configurar filtros, aqui estão sete dicas ajudar a maximizar a sua produtividade.
1. Combinação entre filtros e pastas
Uma das melhores maneiras de gerenciar sua caixa de entrada é combinar filtros com pastas. Por exemplo, crie pastas com base em projetos, clientes ou tipos de e-mails, como boletins informativos ou recibos. Em seguida, defina filtros para direcionar automaticamente os e-mails para a pasta apropriada. Isso mantém sua caixa de entrada livre de bagunça e facilita a localização de mensagens específicas quando necessário.
2. Priorização de e-mails importantes
Crie filtros que sinalizem ou movam e-mails de alta prioridade para uma pasta separada para que você receba atenção imediata. Por exemplo, você pode definir filtros para e-mails do seu chefe, de clientes específicos ou mensagens que contenham palavras-chave urgentes. Isso ajuda você a ficar por dentro das comunicações mais importantes sem se preocupar com as menos importantes.
3. Filtros por palavras-chave
Além de filtrar por remetente ou linha de assunto, considere o uso de palavras-chave para ajudar você a gerenciar e-mails com mais eficiência. Se você costuma receber e-mails relacionados a projetos específicos, defina filtros para sinalizar ou categorizar esses e-mails com base em palavras-chave específicas do projeto. Isso ajudará a manter sua caixa de entrada organizada e facilitará o acompanhamento das comunicações relacionadas ao projeto.
4. Filtros de spam e e-mails indesejados
Embora a maioria dos serviços de e-mail tenha filtros de spam incorporados, você pode melhorar isso configurando suas próprias regras. Se você recebe com frequência e-mails promocionais ou newsletters que não são mais úteis, crie filtros para enviá-los diretamente para a lixeira ou caixa de spam. Isso reduz a desordem e minimiza as distrações.
5. Organização de e-mails por data ou hora
A configuração de filtros para organizar os e-mails de acordo com a data de envio pode ser incrivelmente útil, especialmente se você receber muitas comunicações sensíveis ao tempo. Por exemplo, você pode criar um filtro para mover os e-mails recebidos nas últimas 24 horas para uma pasta prioritária, garantindo que você se concentre nos e-mails mais atuais e deixe os mais antigos para depois.
6. Revisão e ajuste de filtros
À medida que suas necessidades de e-mail evoluem, é importante revisar e atualizar seus filtros. Os projetos podem terminar, os clientes podem mudar e suas prioridades podem mudar. A cada poucos meses, reveja seus filtros para garantir que eles ainda atendam às suas necessidades e ajuste-os conforme necessário para manter-se organizado.
7. Filtros de várias etapas para ações complexas
Muitas plataformas de e-mail permitem filtros de várias etapas, o que significa que você pode configurar uma única regra para executar várias ações. Por exemplo, você pode querer que determinados e-mails sejam encaminhados para um colega e depois arquivados automaticamente em uma pasta. Ao usar esses filtros mais complexos, você pode otimizar ainda mais o gerenciamento da caixa de entrada.
Isso é tudo para este guia sobre filtragem de e-mail!
Com isso, você encerra este guia sobre filtros de e-mail! Esperamos que você o tenha achado útil e que agora possa usar eficientemente os filtros de e-mail para aumentar sua produtividade.
Você tem alguma dúvida? Você deixou passar alguma coisa? Entre em contato conosco pelo e-mail support@edmprod.com – ou visite nossa Base de Conhecimento.
