Même si l’e-mail est une technologie qui a maintenant plusieurs décennies, ses origines sont bien plus anciennes et remontent à une époque où toute communication se faisait sur papier.
L’exemple le plus significatif en est la fonction Cc dans les e-mails. Dans cet article, nous allons décortiquer ce que signifie Cc dans le contexte d’un e-mail, comment ajouter quelqu’un en Cc, et comment utiliser adéquatement cette fonctionnalité.
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Petite rétrospective sur la copie carbone et son intégration dans les e-mails
Avant que l’e-mail ne fasse son apparition en 1971, grâce à Ray Tomlinson, les correspondances étaient manuscrites. Cette méthode présentait une contrainte majeure : il n’était possible d’envoyer qu’une seule lettre à une seule personne à la fois.
Et si vous vouliez envoyer la même lettre à plusieurs personnes ?
Vous auriez bien pu réécrire la même lettre encore et encore, mais cela aurait été extrêmement chronophage. De plus, chaque nouvelle lettre écrite augmenterait le risque d’erreur.
Pour remédier à cela, les gens avaient une astuce : Ils plaçaient une feuille de papier vierge sous une feuille de papier carbone, elle-même sous le document original. En traçant les lignes sur le document original, le texte se transférait sur la feuille vierge située en dessous, créant ainsi une copie parfaite.
Lorsque les machines à écrire ont gagné en popularité, la pratique de la copie carbone a pris son essor. Il était alors courant d’ajouter l’acronyme « Cc » pour signifier au destinataire principal qu’une copie carbone du document avait été réalisée.
Cependant, avec l’apparition du photocopieur, l’usage de la copie carbone a commencé à s’estomper. En 1971, l’avènement de l’email a sonné la fin de cette pratique bien que la fonction Cc demeure toujours dans l’usage courant de l’email.
Qu’est-ce que le « Cc » dans un e-mail ?
Lorsqu’il est employé dans un e-mail, le « Cc » vous permet d’envoyer une « copie conforme » du même message à d’autres destinataires que le destinataire principal désigné dans le champ « À ».
Alors, une question se pose naturellement : « Pourquoi faut-il utiliser le « Cc » si on peut ajouter plusieurs destinataires dans le champ « À » ? En fait, tout est une question de bonne pratiques dans la correspondance électronique. Il est préférable de réserver le champ « À » pour le ou les destinataires principaux du message.
Qui doit-on inclure dans le champ « Cc » d’un e-mail ?
Il est recommandé d’utiliser le champ « Cc » pour les personnes qui ne sont pas les destinataires principaux du message, mais que vous souhaitez néanmoins tenir informées des informations échangées dans la conversation par e-mail.
Cela peut par exemple concerner des personnes travaillant sur le même projet que vous, un nouveau contact, des parties prenantes, etc.
Quand est-il déconseillé d’utiliser le « Cc » ?
Comprendre quand et comment utiliser le « Cc » dans les e-mails est primordial. Cela fait partie des bonnes pratiques de la correspondance électronique, surtout dans le cadre de messages professionnels ou formels. Et vous savez quoi ? Il est tout aussi important de savoir quand ne pas utiliser le « Cc ».
Il est préférable de s’abstenir d’inclure quelqu’un en « Cc » si :
- Le contenu de l’e-mail ne le concerne pas (par exemple, si la personne n’est pas impliquée dans le projet évoqué) ;
- Vous n’avez pas prévenu ou obtenu le consentement du destinataire principal ;
- Vous attendez une réponse directe de cette personne (les destinataires mis en « Cc » peuvent seulement « répondre à tous ») ;
- L’e-mail contient des informations sensibles.
Où se trouve le « Cc » dans l’e-mail ?
Le champ « Cc » est généralement situé à droite des lignes « De » ou « À ».
Si vous utilisez Mailfence, vous trouverez le champ « Cc/Cci » à côté de la ligne « De ». En cliquant dessus, deux nouvelles lignes apparaissent sous la ligne « À », respectivement pour le « Cc » et le « Cci ».
Qu’est-ce qui distingue les champs « Cc » et « Cci » dans un e-mail ?
Nous avons déjà mentionné que « Cc » correspond à « Copie carbone ». Toutefois, il existe une autre ligne ayant une fonction similaire : « Cci ».
« Cci » est l’acronyme de « Copie carbone invisible ». La différence majeure réside dans le fait qu’en ajoutant une personne en « Cc », son adresse e-mail est visible par les autres destinataires. En revanche, si vous l’ajoutez en « Cci », son adresse e-mail demeure cachée.
Un autre point de distinction notable est que les destinataires en « Cci » ne reçoivent pas les réponses envoyées à tous les autres destinataires (« Répondre à tous »), qu’ils soient directement mentionnés (« À ») ou en « Cc ».
Conclusion
Le « Cc » peut s’avérer un outil précieux, notamment dans les conversations par e-mail. Il est essentiel de savoir comment et quand l’employer correctement. Nous espérons que cet article vous a permis de mieux comprendre la signification du « Cc » dans un e-mail et comment l’utiliser afin de respecter les bonnes pratiques de la correspondance électronique.
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