Es muy fácil que la bandeja de entrada se sature de mensajes y resulte complicado encontrar una conversación específica o mantenerse al día con un tema específico. Esto es particularmente verdadero si se está comunicando con más de una persona acerca de un proyecto.
Para que la conversación tenga sentido y para mantener mejor organizados sus correos electrónicos, puede agrupar estas conversaciones en un hilo de correo electrónico.
En este artículo explicaremos qué es un hilo de correo electrónico, sus ventajas y desventajas, buenas prácticas, cuándo usarlo y cómo activarlo en Gmail, Microsoft Outlook, Yahoo! Mail, Apple Mail y, por supuesto, Mailfence.
¿Qué es un hilo de correo electrónico?
Digamos que usted es el director de un equipo y está comunicando un proyecto o una tarea grupal a varios miembros de su equipo.
Una manera de hacer esto es enviar mensajes independientes a todos, pero muy pronto sucederá que su bandeja de entrada se saturará y perderá la pista a la conversación, y también al proyecto.
Para evitar que esto ocurra, usted puede simplemente agrupar todos los correos electrónicos relacionados en un único grupo, en el que los mensajes más recientes aparecerán primero.
A esto se le conoce como un hilo de correo electrónico.
¿Cuál es la diferencia entre hilos y cadenas de correo electrónico?
Antes de explicar lo que es un hilo de correo electrónico, es importante comprender la diferencia entre un “hilo de correo electrónico” y una “cadena de correos electrónicos”.
Estos dos términos se pueden confundir entre sí, porque pueden significar lo mismo, pero hay una diferencia muy importante.
Un “hilo de correo electrónico” es una discusión entre varias personas acerca del mismo tema.
Por otra parte, una “cadena de correo electrónico” típicamente se usa para describir correos electrónicos reenviados o enlazados, y no tiene que tratar de un único tema.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los hilos?
Ahora que entendemos mejor qué es un hilo y en qué se diferencia de una cadena de correo electrónico, demos un vistazo a algunas de sus ventajas y desventajas.
Ventajas
- Es más fácil hacer seguimiento a los correos electrónicos cuando versan sobre el mismo tema.
- Reduce la saturación en su bandeja de entrada
- Todos los correos electrónicos relacionados están agrupados
- Cualquiera puede recibir más información del proyecto o tarea
Desventajas
- Pueden resultar demasiado largos.
- No todos los clientes de correo electrónico son compatibles con hilos de correo electrónico, así que es posible que reciba mensajes independientes.
- Es posible que reciba correos electrónicos irrelevantes que saturarán su bandeja de entrada.
¿Cuáles son las mejores prácticas para usar hilos de correo electrónico?
Una cosa que siempre hay que tener presente acerca de los HDC electrónico es que deben ser profesionales y limitarse a discutir un solo tema específico.
¡No son para charlar!
Aquí indicamos algunas de las mejores prácticas recomendadas:
- Úselos para un único tema o proyecto. Si necesita hablar acerca de un tema o proyecto diferentes, es mejor crear un hilo independiente.
- Haga que sus respuestas suenen profesionales y útiles.
- Si la conversación no necesita más que una o unas pocas respuestas, no hace falta crear un hilo de correo electrónico.
- Añada solamente a aquellos que deban estar en el hilo (es decir, que formen parte del proyecto)
- Deje que los demás integrantes del hilo sepan que va a añadir a alguien más.
- Incluya a destinatarios en CC cuando sea adecuado (si necesitan estar informados).
- Evite poner destinatarios en CCO en hilos de correo electrónico (use CC en su lugar)
- Si el hilo se vuelve demasiado largo y se pierden los puntos iniciales, aclárelos en el hilo nuevamente.
- Sepa cuándo finalizar un hilo (por ejemplo, cuando el proyecto esté completado).
¿Cómo añadir y eliminar personas de un hilo de correo electrónico?
A medida que el proyecto va evolucionando, es posible que necesite añadir algunas personas nuevas o eliminar a otras del hilo de correo electrónico.
Aquí le indico cómo se hace.
Para añadir destinatarios a un hilo, solo tiene que añadirlos al campo “Para”.
También los puede incluir en si no necesariamente quiere que participen en la conversación pero sí desea mantenerlos informados.
En general, no es una buena idea incluir a más integrantes al hilo en CCO, porque los demás no podrán verlos.
Para añadir a una persona al hilo, lo único que hace falta es enviar un nuevo mensaje al hilo e incluir al nuevo destinatario. De nuevo, es importante que los demás integrantes del hilo sepan que ha añadido a alguien nuevo.
Por ejemplo, puede enviar un mensaje del tipo “Hola a todos, estoy añadiendo a Jim al hilo”, y después aclarar los puntos principales del hilo nuevamente.
También puede enviar un hilo entero, aunque si la conversación es larga, puede resultar complicado para la nueva persona participar en este, así que necesitará repetir los puntos principales desde el inicio del hilo.
Aquí le indicaremos cómo reenviar un hilo de correo electrónico entero. Esto funciona más o menos igual para la mayoría de los clientes de correo electrónico; la terminología es la diferencia. Pondremos a Mailfence como ejemplo.
- Asegúrese de que la opción “Hilos” esté activada en Configuración > Mensajes > General > Vista.
- Seleccione la conversación que desea reenviar en su bandeja de entrada.
- Haga clic en “Reenviar”.
- En el campo “Para”, introduzca la dirección de correo electrónico del nuevo destinatario.
Para eliminar a alguien del hilo, lo único que tiene que hacer es eliminar su dirección de correo electrónico de los campos “Para” o “CC” al comenzar a redactar un nuevo mensaje.
Cómo gestionar hilos de correo electrónico con diferentes clientes de correo electrónico
Como hemos dicho anteriormente, algunos clientes de correo electrónico no ofrecen compatibilidad con hilos, pero la mayoría sí. Y además lo establecen como configuración predeterminada.
Aquí le indicamos cómo activar y desactivar la creación de hilos de correo electrónico para diversos clientes:
Mailfence
Para activar los hilos de correo electrónico en Mailfence:
- Abra Mailfence.
- Haga clic en el perfil de su cuenta y seleccione “Ajustes”.
- Seleccione Mensajes > General.
- A la derecha, busque “Vista” y marque la casilla junto a “Hilos”.
Seleccione “hilo de correo electrónico” en Mailfence
Gmail
- Abra Gmail.
- Haga clic en el ícono en forma de engranaje en la esquina superior derecha para abrir los “Ajustes”.
- Seleccione “Ver todas las configuraciones”
.
- En la pestaña “General”, deslícela hacia abajo hasta que vea la “Vista de conversación”.
- Seleccion “Vista de conversación en“.
- Haga clic en “Guardar cambios” para confirmar.
Apple Mail
- Abra Apple Mail.
- Seleccione la pestaña “Ver” en la parte superior de la pantalla.
- Haga clic en la marca Organizar por vista para activarla.
Microsoft Outlook
- Inicie sesión en su cuenta de Outlook.
- Haga clic en el ícono en forma de engranaje para abrir los “Ajustes”.
- Busque la lista de “Organizar mensajes”.
- Seleccione “Agrupar en conversaciones”.
Yahoo Mail
- Abra su cuenta de Yahoo Mail.
- Haga clic en “Ajustes” en la esquina superior derecha de su pantalla (bajo el nombre del perfil).
- Vaya a “Más ajustes”.
- Seleccione “Ver correo electrónico”.
- Asegúrese de que la barra deslizante junto a “Agrupar por conversación” esté activada (azul).
Conclusión
Los hilos son muy útiles para mantener organizadas las conversaciones. Con estas indicaciones, ahora ya sabe cómo funcionan los hilos de correo electrónico y cómo gestionarlos con diferentes clientes, incluyendo a Mailfence.
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