Cómo RISS utiliza Mailfence como la alternativa perfecta a Sharepoint

En este Caso Práctico, compartimos la historia de RISS, una organización sin ánimo de lucro del sector de las telecomunicaciones, que adoptó Mailfence como la alternativa perfecta a Sharepoint para la colaboración documental.

En nuestra serie Éxito de clientes, pretendemos destacar historias reales de cómo nuestros clientes han afrontado retos y encontrado el éxito con Mailfence. Tendrá una perspectiva «tras bastidores» de algunos de los desafíos que enfrentaban, así como de las herramientas y estrategias que implementaron para superarlos.

Conozca a RISS, una organización sin ánimo de lucro dedicada a la gestión de datos

Fundada en 2002, RISS es una organización sin ánimo de lucro que apoya la implantación y el uso de un sistema de base de datos común de emplazamientos de antenas para redes de comunicación radial en Bélgica.

En la práctica, su misión es evitar que las empresas de telecomunicaciones de Bélgica construyan más antenas de las necesarias, permitiéndoles compartir los mismos emplazamientos. Para ello, la organización gestiona, actualiza y procesa los datos de estas empresas de telecomunicaciones.

Al ofrecer un conjunto de herramientas de colaboración, entre las que destacan Mailfence Mailfence Groups y Mailfence Documents, Mailfence estaba perfectamente posicionado para satisfacer las necesidades de RISS. En concreto, RISS necesitaba una plataforma en la que los documentos pudieran compartirse fácilmente entre varias organizaciones, y los derechos de acceso pudieran concederse en función de los grupos a los que pertenecieran los colaboradores.

Por desgracia, esto era imposible con la herramienta anterior que utilizaban, Sharepoint…

Por qué RISS necesitaba una alternativa a Sharepoint

Antes de implantar Mailfence, RISS utilizaba Sharepoint. Sin embargo, como nos cuenta Pascal Veracchia, Business Group Digital Leader, esto distaba mucho de ser lo ideal.

«Con Sharepoint, me resultaba imposible asumir el papel de Administrador y gestionar el acceso de nuevos usuarios», dice Pascal. «Además, Sharepoint ofrecía muy poca flexibilidad, la gestión de la aplicación es engorrosa y los costes eran elevados para una organización sin ánimo de lucro como nosotros».

La flexibilidad que necesita Pascal es un punto de fricción común con las Grandes Tecnológicas. Productos como Sharepoint de Microsoft ofrecen pocas opciones de personalización. Es un enfoque de «talla única» que solo permite elegir entre dos o tres planes como máximo.

Trabajar con Mailfence permitió a RISS exponer realmente sus necesidades empresariales y recibir una solución a medida.

Al final, fue la falta de autonomía lo que hizo que RISS buscara una alternativa a Sharepoint para la colaboración documental.

«Me resultaba imposible ser autónomo y gestionar yo mismo la aplicación», añade Pascal. «Cada vez que necesitaba crear un nuevo usuario, siempre tenía que pasar por nuestro administrador de Sharepoint, lo que era un problema cuando estaba de vacaciones porque no había sustituto».

Mailfence: la alternativa perfecta a Sharepoint

A través de uno de sus colegas, Pascal había oído hablar de Mailfence y del conjunto de herramientas de colaboración segura que ofrecía.

«Cuando empezamos a buscar una alternativa a Sharepoint, teníamos 3 criterios en mente: flexibilidad, autonomía y costes. Mailfence cumplía todos esos requisitos».

Tras una primera demostración del producto, Pascal conoció los Grupos de Mailfence, que son espacios de colaboración que permiten compartir datos entre usuarios. De hecho, Mailfence permite crear grupos para compartir datos, colaborar y comunicarse. Estos grupos pueden utilizarse como intranets o extranets para gestionar proyectos y colaborar con colegas, socios o estudiantes.

«Mailfence me permite definir derechos de acceso muy precisos a los documentos, en función del Grupo al que pertenezca un usuario», añade Pascal. «Todo el mundo puede encontrar fácilmente toda la información o documentos relevantes para él, porque todo está centralizado en un solo lugar. Pero la confidencialidad de determinados documentos siempre está garantizada, en función de los derechos de acceso que concedo».

Pascal también se dio cuenta de que la migración de datos de Sharepoint a Mailfence también estaría atendida. Esto acabó siendo un factor importante que contribuyó a la decisión de pasarse a Mailfence.

De hecho, según un estudio de Gartner, el 83% de los proyectos de migración de software superan las limitaciones presupuestarias o de plazos, o directamente fracasan.

Sustituir una herramienta que los empleados y colaboradores llevan años utilizando es un gran reto. Por eso es clave un procedimiento adecuado de migración de datos. Pascal añade: «Aprecié mucho el apoyo de Mailfence en el proceso de migración. Fue un auténtico valor añadido».

Lo que Mailfence puede hacer por usted

Al final, la personalización y la autogestión fueron los factores clave que hicieron que RISS optara por Mailfence como alternativa a Sharepoint. «Necesitaba autonomía para crear y gestionar usuarios yo mismo», dice Pascal. Y ése es exactamente el punto débil que Mailfence pudo resolver.

Desde la migración a Mailfence, Pascal afirma que la colaboración ha sido «excelente». «Mailfence es un gran socio, y siempre encuentra soluciones a mis peticiones. Ofrecen una serie de herramientas que se pueden adaptar a tus necesidades y que puedes gestionar tú mismo».

¿Tiene curiosidad por saber cómo Mailfence puede ayudar a su empresa? Eche un vistazo a Mailfence for Business y descubra cómo Mailfence puede ayudar a su organización a aprovechar nuestras herramientas de comunicación segura y colaboración documental:

• Versión personalizada de la solución de correo electrónico Mailfence (presentación gráfica, herramientas disponibles, perfiles de usuario, requisitos de seguridad, etc.).
• Integración con diferentes proveedores de autenticación o SSO.
• Sus propios nombres de dominio de correo electrónico.
• Panel de control y API para crear, actualizar y gestionar sus cuentas.
• Almacenamiento y funciones basadas en sus necesidades reales, no un enfoque de «talla única».

¿Su organización también busca una alternativa a Sharepoint? No dude en contactarnos para ver cómo Mailfence puede resolver sus necesidades de colaboración documental.