Sharepoint-Alternativen: In dieser Kunden-Erfolgsgeschichte erzählen wir Ihnen die Geschichte von RISS, einer gemeinnützigen Organisation im Telekommunikationssektor, die Mailfence als perfekte Sharepoint-Alternative zur Kollaboration an Dokumenten einsetzt.
In unserer Kundenerfolgsreihe möchten wir Geschichten aus dem echten Leben hervorheben und Ihnen zeigen, wie unsere Kund*innen Herausforderungen gemeistert und mit Mailfence zum Erfolg gefunden haben. Sie erhalten einen echten Blick hinter die Kulissen und erfahren, mit welchen Herausforderungen sie konfrontiert waren und welche Tools und Strategien sie eingesetzt haben, um diese zu überwinden.
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4.1 basierend auf 177 Benutzerbewertungen
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Dürfen wir vorstellen? RISS, eine gemeinnützige Organisation zur Datenverwaltung
RISS ist eine 2002 gegründete gemeinnützige Organisation. Sie setzt sich für die Einführung und Nutzung eines gemeinsamen Datenbanksystems für Antennenstandorte für Funkkommunikationsnetze in Belgien ein.
Praktisch gesehen besteht ihre Aufgabe darin, Telekommunikationsunternehmen in Belgien daran zu hindern, mehr Antennen als nötig zu bauen, indem sie ihnen die gemeinsame Nutzung von Standorten ermöglicht. Zu diesem Zweck verwaltet, aktualisiert und verarbeitet die Organisation die Daten dieser Telekommunikationsunternehmen.
Mit unserem Angebot an kollaborativen Tools, vor allem Mailfence Gruppen und Mailfence Dokumente, war Mailfence perfekt positioniert, um die Anforderungen von RISS zu erfüllen. Insbesondere benötigte RISS eine Plattform, auf der Dokumente problemlos über mehrere Organisationen hinweg gemeinsam genutzt werden können. Außerdem mussten Zugriffsrechte auf der Grundlage der Gruppen, denen die Mitarbeitenden angehören, gewährt werden können.
Leider war dies mit Sharepoint, dem vorher verwendeten Tool, nicht möglich …
Warum RISS eine Alternative zu Sharepoint brauchte
Vor der Implementierung von Mailfence hatte RISS Sharepoint im Einsatz. Wie uns Pascal Veracchia, Business Group Digital Leader von RISS, berichtet, war dies jedoch alles andere als ideal:
„Mit Sharepoint war es für mich unmöglich, die Rolle eines Administrators zu übernehmen und den Zugang neuer Nutzer*innen zu verwalten“, so Pascal. „Darüber hinaus bot Sharepoint nur wenig Flexibilität, die Verwaltung der App ist umständlich und die Kosten waren für eine gemeinnützige Organisation wie uns hoch.“
Die Flexibilität, die Pascal benötigt, ist ein häufiger Schmerzpunkt bei Big-Tech-Unternehmen. Produkte wie Sharepoint von Microsoft bieten kaum Anpassungsmöglichkeiten. Es ist ein „One-Size-Fits-All“-Einheitsansatz, bei dem Sie höchstens die Wahl zwischen zwei oder drei Abonnements haben.
Durch die Zusammenarbeit mit Mailfence konnte RISS seine geschäftlichen Anforderungen genau abbilden und eine maßgeschneiderte Lösung erhalten.
Letztendlich war es der Mangel an Autonomie, der RISS dazu veranlasste, sich nach einer Sharepoint-Alternative für die Zusammenarbeit mit Dokumenten umzusehen.
„Es war unmöglich für mich, die Anwendung selbständig zu verwalten“, fügt Pascal hinzu. „Jedes Mal, wenn ich eine*n neue*n Nutzer*in anlegen wollte, musste ich den Umweg über unseren Sharepoint-Administrator gehen, was ein Problem war, wenn er im Urlaub war, weil es kein Backup gab.“
Mailfence: Die perfekte Alternative zu Sharepoint
Durch einen seiner Kollegen hatte Pascal von Mailfence und der Suite sicherer Kollaborationstools gehört, die wir anbieten.
„Als wir uns auf die Suche nach einer Alternative zu Sharepoint machten, hatten wir drei Kriterien im Kopf: Flexibilität, Autonomie und Kosten. Mailfence erfüllte all diese Kriterien.“
Nach einer ersten Produktdemonstration haben wir Pascal Mailfence Gruppen vorgestellt. Dabei handelt es sich um Kollaborationsbereiche, die die gemeinsame Nutzung von Daten durch Nutzende ermöglichen.
Mailfence ermöglicht die Erstellung von Gruppen, um Daten auszutauschen, zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Diese Gruppen können als Intranets oder Extranets genutzt werden, um Projekte zu verwalten und mit Kolleg*innen, Partner*innen oder Studierenden zusammenzuarbeiten.
„Mailfence gibt mir die Möglichkeit, sehr präzise Zugriffsrechte auf Dokumente zu definieren, je nachdem, zu welcher Gruppe ein*e Nutzer*in gehört“, fügt Pascal hinzu. „Jeder kann leicht alle für ihn relevanten Informationen oder Dokumente finden, weil sich alles zentral an einem Ort befindet. Aber die Vertraulichkeit bestimmter Dokumente ist immer gewährleistet, je nach den Zugriffsrechten, die ich erteile.“
Außerdem hat Pascal erkannt, dass auch die Migration der Daten von Sharepoint zu Mailfence übernommen werden würde. Dies war schließlich ein wichtiger Faktor für die Entscheidung, zu Mailfence zu wechseln.
Tatsächlich überschreiten laut einer Gartner-Studie 83 Prozent der Software-Migrationsprojekte die Budget- oder Zeitvorgaben oder scheitern sogar ganz.
Das Ersetzen eines Tools, das Mitarbeiter*innen und Kolleg*innen seit Jahren nutzen, ist eine große Herausforderung. Deshalb ist eine ordnungsgemäße Datenmigration der Schlüssel. Pascal fügt hinzu: „Ich habe die Unterstützung von Mailfence beim Migrationsprozess sehr geschätzt. Das war ein echter Mehrwert.“
Was Mailfence für Sie tun kann
Letztendlich waren die Anpassungsmöglichkeiten und Selbstverwaltung die Schlüsselfaktoren, warum sich RISS für Mailfence als Alternative zu Sharepoint entschieden hat. „Ich brauchte die Autonomie, um selbst Nutzer*innen anzulegen und zu verwalten“, sagt Pascal. Und das ist genau der Punkt, den Mailfence erfüllen konnte.
Seit der Migration zu Mailfence sagt Pascal, dass die Zusammenarbeit „hervorragend“ war. „Mailfence ist ein großartiger Partner, der immer Lösungen für meine Anfragen findet. Sie bieten eine Reihe von Tools an, die an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können und die man selbst verwalten kann.“
Sind Sie neugierig, wie Mailfence Ihrem Unternehmen helfen kann? Informieren Sie sich über Mailfence for Business und erfahren Sie, wie Mailfence Ihrer Organisation helfen kann, unsere Tools für die sichere Kommunikation und die Zusammenarbeit an Dokumenten zu nutzen:
- angepasste Version der E-Mail-Lösung von Mailfence (grafische Darstellung, verfügbare Tools, Benutzerprofile, Sicherheitsanforderungen etc.)
- Integration mit verschiedenen Authentifizierungs- und SSO-Anbietern
- Ihre eigenen E-Mail-Domainnamen
- Control Panel und API zur Erstellung, Aktualisierung und Verwaltung Ihrer Konten
- Speicherplatz und Funktionen, die auf Ihren tatsächlichen Bedürfnissen basieren, und nicht auf einem Einheitsansatz à la „One Size Fits All“.
Ist Ihre Organisation auch auf der Suche nach einer Alternative zu Sharepoint? Setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie Mailfence Ihre Anforderungen an die Zusammenarbeit an Dokumenten erfüllen kann!
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