Comment RISS utilise Mailfence comme Alternative Parfaite à Sharepoint

Dans ce Customer Success Story, nous partageons l’histoire de RISS, une organisation à but non lucratif dans le secteur des télécommunications, qui a adopté Mailfence comme l’alternative parfaite à Sharepoint pour la collaboration en matière de documents.

Dans notre série Customer Success Story, nous souhaitons mettre en lumière des histoires sur la façon dont nos clients ont relevé les défis et trouvé le succès avec Mailfence. Vous découvrirez les coulisses de certains des défis auxquels ils ont été confrontés, ainsi que les outils et les stratégies qu’ils ont mis en œuvre pour les surmonter.

Rencontrez RISS, une ASBL Spécialisée dans la Gestion des Données

Fondée en 2002, RISS est une organisation à but non lucratif qui soutient la mise en œuvre et l’utilisation d’un système de base de données commun des sites d’antennes pour les réseaux de radiocommunication en Belgique.

Concrètement, sa mission est d’empêcher les entreprises de télécommunications en Belgique de construire plus d’antennes que nécessaire en leur permettant de partager les mêmes sites. Pour ce faire, l’organisation gère, met à jour et traite les données de ces entreprises de télécommunications.

En offrant une suite d’outils de collaboration, notamment Mailfence Groupes et Mailfence Documents, Mailfence était parfaitement positionné pour répondre aux besoins de RISS. En particulier, RISS avait besoin d’une plateforme où les documents pouvaient être facilement partagés entre plusieurs organisations et où les droits d’accès pouvaient être accordés en fonction des groupes auxquels appartiennent les collaborateurs.

Malheureusement, cela était impossible avec l’outil précédent qu’ils utilisaient, Sharepoint…

Pourquoi RISS avait Besoin d’une Alternative à Sharepoint

Avant de mettre en place Mailfence, RISS utilisait Sharepoint. Cependant, comme nous l’explique Pascal Veracchia, Business Group Digital Leader, cette solution était loin d’être idéale.

« Avec Sharepoint, il m’était impossible d’assumer le rôle d’administrateur et de gérer l’accès des nouveaux utilisateurs », explique Pascal. « De plus, Sharepoint offrait très peu de flexibilité, la gestion de l’application est lourde et les coûts étaient élevés pour une association comme la nôtre ».

Le manque de flexibilité auquel Pascal fait référence est un point commun entre les Big Tech. Des produits tels que Sharepoint de Microsoft offrent peu d’options de personnalisation. Il s’agit d’une approche « taille unique » où vous avez le choix entre deux ou trois plans au maximum.

Travailler avec Mailfence a permis à RISS de réellement expliquer ses besoins commerciaux et de recevoir une solution sur mesure.

Au final, c’est surtout le manque d’autonomie qui a poussé RISS à chercher une alternative à Sharepoint pour la collaboration en matières de documents.

« Il m’était impossible d’être autonome et de gérer l’application moi-même », ajoute Pascal. « Chaque fois que j’avais besoin de créer un nouvel utilisateur, je devais toujours passer par notre administrateur Sharepoint, ce qui posait problème lorsqu’il était en vacances car il n’y avait pas de backup ».

Mailfence : l’Alternative Parfaite à Sharepoint

Par l’intermédiaire d’un de ses collègues, Pascal avait entendu parler de Mailfence et de la suite d’outils de collaboration sécurisée qu’elle offrait.

« Lorsque nous avons commencé à chercher une alternative à Sharepoint, nous avions trois critères en tête : la flexibilité, l’autonomie et les coûts. Mailfence répondait à tous ces critères ».

Après une première démonstration du produit, Pascal a découvert les groupes Mailfence, qui sont des espaces de collaboration permettant le partage de données entre utilisateurs. En effet, Mailfence permet de créer des groupes afin de partager des données, de collaborer et de communiquer. Ces groupes peuvent être utilisés comme intranets ou extranets afin de gérer des projets, de collaborer avec des collègues, des partenaires ou des étudiants.

« Mailfence me permet de définir des droits d’accès très précis aux documents, en fonction du groupe auquel appartient l’utilisateur », ajoute Pascal. « Chacun peut facilement trouver toutes les informations ou documents qui le concernent, car tout est centralisé en un seul endroit. Mais la confidentialité de certains documents est toujours garantie, en fonction des droits d’accès que j’accorde ».

Pascal a également apprécié que la migration des données de Sharepoint vers Mailfence soit également prise en charge. Cela a été un facteur déterminant dans sa décision de passer à Mailfence.

En effet, selon une étude de Gartner, 83% des projets de migration de logiciels dépassent les contraintes budgétaires ou échouent purement et simplement.

Remplacer un outil que les employés et les collaborateurs utilisent depuis des années est un défi majeur. C’est pourquoi une procédure adéquate de migration des données est essentielle. Pascal ajoute : « J’ai vraiment apprécié le soutien de Mailfence dans le processus de migration. C’est une véritable valeur ajoutée ».

Ce que Mailfence peut Faire pour Vous

La personnalisation et l’autogestion ont été les facteurs clés qui ont poussé RISS à opter pour Mailfence comme alternative à Sharepoint. « J’avais besoin d’autonomie pour créer et gérer moi-même les utilisateurs », explique Pascal. « Et c’est exactement le problème que Mailfence a été en mesure de résoudre ».

Depuis qu’il a migré vers Mailfence, Pascal affirme que la collaboration a été « excellente. Mailfence est un excellent partenaire qui trouve toujours des solutions à mes demandes. Ils offrent une gamme d’outils qui s’adaptent à vos besoins et que vous pouvez gérer vous-même ».

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