¿Planea irse de vacaciones, tomar una baja por enfermedad o simplemente necesita un día para recuperarse? Entonces, es importante informar a los demás que no estará en la oficina. La mejor manera de hacerlo es mediante un mensaje de «fuera de la oficina»
En este artículo verá cómo redactar un mensaje de «fuera de la oficina» profesional para cada ocasión, y también por qué es importante contar con estos mensajes y cuándo usarlos.
¿Qué es un mensaje de «fuera de la oficina»?
Un mensaje de «fuera de la oficina» es un tipo de respuesta automática que se puede configurar para notificar a otra persona de que no se estará disponible para responder hasta una cierta fecha.
Por ejemplo, un mensaje de fuera de la oficina podría lucir así:
«Hola. No estaré disponible desde el 1 de junio hasta el 15 de junio por vacaciones, puesto que no tendré acceso al ordenador durante este período. Responderé tan pronto como regrese».
¿Cuándo usar un mensaje de «fuera de la oficina»?
Este tipo de mensaje de correo electrónico también se conoce como «mensaje de ausencia», por el acrónimo «OOO» (del inglés «out of office») o mensaje de respuesta automática, y puede ser útil cuando se espera no estar disponible durante al menos un día en adelante.
Por ejemplo, es buena idea configurar un mensaje de «OOO» si planea:
- Irse de vacaciones.
- Tomar una baja por enfermedad o maternidad.
- Asistir a una conferencia, reunión empresarial o taller fuera de la ciudad.
- Asistir a una cita médica.
- Simplemente tomarse un día.
No hay necesidad de redactar un mensaje de «fuera de la oficina» si simplemente ha salido a comer o si los tiempos de espera dilatados no son problema en su trabajo. Sin embargo, si trabaja en un entorno muy dinámico, en el que hace falta responder muy rápido, es posible que necesite configurarlos.
¿Qué debe incluir un mensaje de «fuera de la oficina»?
Un mensaje de fuera de la oficina no tiene por qué ser muy largo. De hecho, solo tiene que incluir estos tres elementos:
- El motivo de la ausencia.
- Cuánto tiempo estará ausente.
- Información de contacto de emergencia.
Ahora, hay algunas cosas para tener en cuenta cuando se redacta un mensaje de «OOO», como por ejemplo:
No es necesario dar muchos detalles. Es suficiente con decir «Me voy de vacaciones», sin explicar exactamente a dónde. Y hablando de vacaciones, aquí le ofrecemos algunos consejos para proteger sus dispositivos al viajar.
Además, al informar al lector cuánto tiempo estará ausente, puede aportar datos muy específicos (del 1 al 15 de junio) o ser más general (las próximas dos semanas). En general, lo mejor es decantarse por la última opción, a menos que conozca la fecha exacta en la que regresará.
Otro elemento importante para tener en cuenta es no prometer que responderá tan pronto regrese. Digamos, por ejemplo, que ha recibido 50 correos electrónicos mientras no estuvo disponible. Hará falta tiempo para leer todo eso. No genere ninguna expectativa que no se pueda cumplir.
Por último, asegúrese de pedirle permiso a la persona a incluir como contacto de emergencia. Sus colegas probablemente ya estarán bastante ocupados, así que vale la pena ser amable.
¿Cómo configurar un mensaje de «fuera de la oficina» en Mailfence?
Es fácil configurar un mensaje de fuera de la oficina si usa el servicio de correo electrónico de Mailfence.
Abra su cuenta de Mailfence, vaya a su perfil y seleccione «Ajustes».
En el menú de la izquierda, seleccione Mensajes > Mensaje de fuera de la oficina.
Marque «Activar» para escribir la línea de asunto y el mensaje. O puede dejarlo tal como está predeterminado en la plantilla. Si conoce la fecha exacta, marque también las casillas «Soloentreestasfechas» y seleccione las fechas «Desde» y «Hasta».
¿Cómo configurar un mensaje de fuera de la oficina en Gmail?
Por supuesto, esto se puede hacer con otros servicios de correo electrónico. De hecho, para configurar un mensaje de ausencia en Gmail, lo que hay que hacer es:
- Abra su cuenta de Gmail.
- Haga clic en el ícono en forma de engranaje (Ajustes) en la parte superior derecha de su ventana de Gmail.
- Vaya a «Ver todas las configuraciones».
- Deslizar la pantalla hasta abajo hasta llegar a la sección Respuestas de vacaciones.
- De manera predeterminada, se seleccionará Respuestas de vacaciones desactivadas. Deberá seleccionar Respuestas de vacaciones activadas.
- A continuación, deberá seleccionar un rango de fechas y escribir su línea de asunto y mensaje de fuera de la oficina (puede usar alguno de los ejemplos que le indicamos a continuación).
- Marque la casilla «Enviar respuesta solamente a personas en mis Contactos» (opcional).
- Por último, haga clic en el botón «Guardar cambios» para confirmar.
¿Cómo configurar un mensaje de ausencia en Outlook?
También se puede hacer los mismo con Microsoft Outlook.
Para configurar un mensaje de ausencia de Outlook, esto es lo que hay que hacer:
- Abra su cuenta de Outlook.
- Vaya a Archivo.
- Seleccione «Respuestas automáticas».
- Después, seleccione «Enviar respuestas automáticas».
- Configure sus horas de inicio y finalización y escriba el asunto y mensaje que quiera usar cuando esté ausente.
- Por último, seleccione «ACEPTAR» para guardar y confirmar su nueva configuración.
Nota: Este método funciona con Outlook 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, Office for Business y Outlook for Microsoft 365. Para Outlook 2007, en vez de ir a Archivo > Respuestas automáticas, deberá ir a Herramientas > Asistente de fuera de la oficina. Todo lo demás es igual.
Cómo escribir un mensaje profesional de «fuera de la oficina» para cualquier situación (10 ejemplos)
No todos los correos electrónicos de OOO lucirán iguales, así que es buena idea tener una o dos plantillas de mensajes de ausencia listas para utilizar.
Aquí les ofrecemos 10 ejemplos listos para usar (lo único que hace falta es rellenar los espacios en blanco y listo):
General:
Hola,
Gracias por su mensaje. Estaré fuera de la oficina durante [tiempo de ausencia] por [motivo]. Si su mensaje es urgente, por favor contacte a [correo electrónico del compañero].
Profesional:
Hola,
Gracias por su mensaje. Estaré fuera de la oficina desde el [fecha] hasta el [fecha de regreso] por [motivo], y no podré responder a su mensaje hasta que regrese.
Si necesita ayuda con urgencia durante mi ausencia, por favor contacte a [nombre del compañero] a [información de contacto del compañero]
De lo contrario, le contactaré al regresar.
Saludos,
[Nombre]
De vacaciones:
Hola,
Estaré de vacaciones desde el [fecha de salida] al [fecha de regreso] y tendré acceso limitado al correo electrónico durante este tiempo.
Por favor, contacte a [información de contacto del compañero] si es urgente. De lo contrario, le contactaré después de regresar.
Deseándole un gran día, se despide
Baja médica:
Hola,
Gracias por su mensaje. Desafortunadamente, estaré fuera de la oficina por baja médica desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de finalización], así que no podré responder correos electrónicos mientras tanto.
Para temas urgentes, por favor contactar a [nombre del compañero] a [información de contacto del compañero]
Agradeciendo de antemano su comprensión,
[Nombre]
Baja de maternidad o paternidad:
Hola,
¡Gracias por el mensaje! No estaré en la oficina durante las próximas ocho semanas, puesto que estaré de baja por maternidad/paternidad.
(¡Sí, ahora soy mamá/papá!)
Me pondré en contacto cuando regrese, el [fecha de regreso]. Mientras tanto, puede contactar a [nombre del compañero] a [información de contacto del compañero] si necesita algo con urgencia.
¡Que tenga un buen día!
Conferencia:
Hola,
Gracias por su mensaje. Estaré fuera de la oficina porque asistiré a [nombre de la conferencia] desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de finalización] y es posible que no pueda responder de inmediato (estaré revisando el correo periódicamente).
Si necesita asistencia inmediata, contacte a mi asistente [nombre de el/la asistente] a [correo electrónico de el/la asistente].
Si piensa asistir a la conferencia, me encantaría que nos encontrásemos allí. No dude en visitar o contactarme al [su número telefónico].
Saludos,
[Nombre]
Oficina cerrada por festivo:
Hola,
Nuestras oficinas estarán cerradas por [festivo] a partir del [fecha de inicio]. Estaremos de regreso el [fecha de finalización]. No podremos responder a su mensaje ahora mismo, pero nos pondremos en contacto cuando estemos de vuelta.
¡Le deseamos un feliz festivo!
[Su empresa]
Promoción:
Hola,
Muchas gracias por tu mensaje. Desafortunadamente, no estaré en la oficina por [motivo] desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de regreso], pero te responderé tan pronto como regrese.
Mientras tanto, puedes descargar un ejemplar gratuito de mi nuevo e-book [enlace al e-book] o visitar mi página web [enlace a la página web] para ver más libros.
Si lo que deseas no es comprar mis libros, sino que necesitas asistencia urgente, por favor contacta a mi asistente [nombre de el/la asistente] a [correo electrónico de el/la asistente].
Saludos,
[Nombre]
Corto plazo:
Hola,
No estaré disponible en el ordenador debido a [motivo] hoy desde las [hora de inicio] hasta las [hora de finalización], y no podré revisar mis correos durante este período.
Responderé tan pronto como regrese a la oficina. Si el motivo de su mensaje es urgente, por favor contacte a [nombre del contacto] a [su información de contacto]
Gracias,
[Nombre]
OOO (pero revisando periódicamente el correo electrónico):
Hola,
No estaré disponible desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de regreso]. Estaré revisando mi correo electrónico periódicamente, pero es posible que no pueda responder de inmediato. Si necesita algo con urgencia, indíquelo en el mensaje o contacte a mi colega [nombre del compañero] a [correo electrónico del compañero].
¡Responderé tan pronto como regrese!
[Nombre]
5 consejos para redactar un buen mensaje de «fuera de la oficina»
- Redactar un mensaje de «fuera de la oficina» solo le llevará uno o dos minutos, especialmente si usa una de estas plantillas, pero nunca está de más contar con algunos consejos para que salga perfecto, así que le ofrecemos 5:
- Que sea corto. Con 3 o 4 párrafos es suficiente.
- Que suene profesional. Si bien hay espacio para probar ciertas cosas según la cultura de cada empresa, lo mejor es no tratar de ser excesivamente ingenioso e ir al grano.
- Evite errores ortográficos. Y hablando de profesionalismo: pocas cosas restan tanto profesionalismo como los errores ortográficos. Asegúrese de revisar bien su plantilla de mensaje de «fuera de la oficina» antes de usarla, para identificar cualquier error que se pueda haber colado y corregirlo.
- Abarque todos los canales de comunicación. Si sus clientes le contactan por otros canales, como Slack, Teams, SMS, correo de voz, etc., asegúrese de que todos estos canales tengan también un mensaje de «fuera de la oficina».
- Evite hacer promesas que no pueda cumplir. Lo mejor es no prometer que responderán tan pronto como regrese. Es posible que tenga un montón de correos electrónicos sin abrir, así que no se puede garantizar una fecha u hora específicas para esto.
Conclusión
Redactar un mensaje de ausencia es una parte importante de las comunicaciones con los clientes, y es necesario tener disponibles algunas plantillas. Esperamos que este artículo le haya ayudado a comprender mejor lo que es un mensaje de ausencia, cómo escribir un mensaje de ausencia profesional y cuándo utilizarlos.
